ثبت حسابداری بستن و افتتاح حساب‌ها در پایان سال مالی در دانشگاه‌های علوم پزشکی
طبق ماده ۳ آیین‌نامه مالی و معاملاتی، سال مالی از اول فروردین تا پایان اسفند است (ماده ۳؛ سال مالی). پایان اسفند فقط پایان مصرف پول نیست؛ پایان دوره گزارشگری است. واحد باید پس از تهیه صورت وضعیت مالی، صورت تغییرات در وضعیت مالی و یادداشت‌های توضیحی، حساب‌های مالی و بودجه‌ای را ببندد و در ابتدای سال بعد افتتاح کند. طبق ماده ۴، صورت‌های مالی نهایی باید تا پایان تیر سال بعد تهیه و پس از امضای مدیر امور مالی، معاون پشتیبانی، اکثریت هیأت رئیسه و رئیس مؤسسه به حسابرس مستقل ارائه شود (ماده ۴؛ صورت‌های مالی نهایی).
پیش از بستن حساب‌ها
- ذخیره پاداش پایان خدمت و مرخصی استفاده‌نشده بر اساس آخرین حکم محاسبه و تعدیل شود (ذخیره پاداش پایان خدمت و مرخصی).
- تعهدات مازاد بر تخصیص (کالا و خدمات دریافت‌شده بدون اعتبار) به عنوان ذخیره تعهدات هزینه‌ای ثبت شود (تعهدات مازاد بر تخصیص).
- ذخیره مطالبات مشکوک‌الوصول (از جمله کسورات احتمالی بیمه) ثبت شود.
- انبارگردانی انجام و کسری و اضافه انبار توجیه شود (انبارگردانی پایان سال).
- تنخواه کارپرداز تسویه یا برگشت داده شود؛ تنخواه دارایی نقدی است و برای آن ذخیره شناسایی نمی‌شود (عدم شناسایی ذخیره برای تنخواه). کارت‌های هدیه باقی‌مانده به بانک برگردانده شود (کارت هدیه).
- صورت مغایرت بانکی همه حساب‌ها تهیه و مانده وجوه واریزی نامشخص با سند اختتامیه به سال بعد منتقل شود (صورت مغایرت بانکی، وجوه نامشخص).
- تعهدات اسفند ثبت شود؛ پایان سال، تعهدی را که ایجاد شده از بین نمی‌برد و پرداخت آن در سال بعد انجام می‌شود.
ثبت ۱: بستن حساب‌های موقت
درآمدها و هزینه‌ها به حساب خالص تغییر در وضعیت مالی (حساب موقت و واسطه) و مانده آن به همراه تعدیلات سنواتی به ارزش خالص انباشته منتقل می‌شود:
| حساب | بدهکار | بستانکار |
|---|---|---|
| درآمدها، دریافتی بابت عملیات جاری، هدایا و کمک‌ها، دریافتی از سایر منابع، درآمدها - انتقالات | ** | |
| هزینه‌ها به تفکیک طبقه‌بندی اقتصادی، هزینه‌ها - انتقالات، انتقال به خزانه | ** | |
| خالص تغییر در وضعیت مالی (مازاد یا کسری) | حسب مورد | حسب مورد |
| ارزش خالص انباشته | حسب مورد | حسب مورد |
ثبت ۲: بستن حساب‌های دائمی
بدهی‌ها و ذخایر بدهکار و دارایی‌ها بستانکار می‌شوند و تفاوت به ارزش خالص انباشته می‌رود:
| حساب | بدهکار | بستانکار |
|---|---|---|
| حساب‌ها و اسناد پرداختنی، بیمه و مالیات پرداختنی، سپرده پرداختنی | ** | |
| ذخیره احکام، ذخیره تعهدات هزینه‌ای، ذخیره مزایای پایان خدمت، ذخیره مرخصی، سایر ذخایر | ** | |
| ارزش خالص انباشته | ** | |
| بانک‌ها، کارت هدیه، تنخواه‌گردان، مطالبات از خزانه | ** | |
| دریافتنی بن غیرنقدی، اسناد واخواهی، کسری ابواب‌جمعی | ** | |
| موجودی‌ها، پیش‌پرداخت بابت عملیات جاری | ** |
اگر واحد طبق مقررات مجاز به انتقال تنخواه‌گردان به سال بعد باشد، مانده آن نیز در همین ثبت بسته و افتتاح می‌شود.
ثبت ۳: بستن حساب‌های انتظامی
طرف حساب‌های انتظامی (علی‌الحساب، تضمین‌های دریافتی، اسناد وصولی از عاملین ذیحساب، کسری ابواب‌جمعی برداشتی و کنترل دریافتی‌ها بابت اعتبار) بدهکار و حساب‌های انتظامی مقابل آن‌ها بستانکار می‌شوند.
ثبت ۴: بستن حساب‌های بودجه‌ای
بودجه اعتبار هزینه و بودجه اعتبار هزینه انتقالی بدهکار و همه حساب‌های اعتبار (اعتبار هزینه، تخصیص یافته، حواله، ابلاغی، تأمین شده، مصرف شده، پرداخت‌های غیرقطعی، اسناد واخواهی و کسری ابواب‌جمعی و انتقالی‌های آن‌ها) بستانکار می‌شوند.
ثبت ۵: افتتاح حساب‌ها در سال بعد
- حساب‌های دائمی: معکوس ثبت ۲؛ دارایی‌ها بدهکار، بدهی‌ها، ذخایر و ارزش خالص انباشته بستانکار.
- حساب‌های انتظامی: معکوس ثبت ۳ (به جز کنترل دریافتی‌ها بابت اعتبار).
- حساب‌های بودجه‌ای با پسوند «انتقالی»: اعتبار هزینه انتقالی، تأمین شده انتقالی، بابت پرداخت‌های غیرقطعی انتقالی، اسناد واخواهی انتقالی و کسری ابواب‌جمعی انتقالی بدهکار و بودجه اعتبار هزینه انتقالی بستانکار. سه حساب آخر با سطح تفصیلی «سنواتی» و بدون تغییر منتقل می‌شوند.
رویدادهای سال‌های قبل در سال جدید
- تأمین اعتبار از وجوه انتقالی: اعتبار هزینه انتقالی تأمین شده بدهکار، اعتبار هزینه انتقالی بستانکار؛ هنگام پرداخت، حساب‌های انتقالی مصرف شده یا پرداخت‌های غیرقطعی با سطح تفصیلی «سال جاری» ثبت می‌شوند.
- برگشت نقدی پیش‌پرداخت سال‌های قبل: بانک بدهکار، پیش‌پرداخت بستانکار؛ حساب‌های بودجه‌ای انتقالی در سطح سنواتی کاهش و تضمین‌های دریافتی تعدیل می‌شود.
- برگشت علی‌الحساب سال‌های قبل: بانک بدهکار و تعدیلات سنواتی (یا موجودی‌ها) بستانکار؛ حساب انتظامی علی‌الحساب بسته می‌شود.
- واریز وجوه انتقالی به خزانه (اگر مقررات الزام کند): انتقال به خزانه بدهکار، بانک بستانکار؛ اعتبار انتقالی نیز بسته می‌شود.
مثال
با ارقام پست‌های قبلی این مجموعه، فرض کنید حساب‌های موقت بیمارستان «الف» در پایان سال این مانده‌ها را دارند: درآمد ویزیت سرپایی ۱٬۷۹۴٬۳۰۰٬۰۰۰، هزینه جبران خدمت ۴۴۰٬۳۱۱٬۴۱۳ و هزینه مزایای پایان خدمت ۲۶۰٬۸۳۶٬۴۸۱ ریال:
| حساب | بدهکار | بستانکار |
|---|---|---|
| درآمدهای واحد - ویزیت سرپایی | ۱٬۷۹۴٬۳۰۰٬۰۰۰ | |
| هزینه جبران خدمت کارکنان | ۴۴۰٬۳۱۱٬۴۱۳ | |
| هزینه مزایای پایان خدمت کارکنان | ۲۶۰٬۸۳۶٬۴۸۱ | |
| خالص تغییر در وضعیت مالی (مازاد) | ۱٬۰۹۳٬۱۵۲٬۱۰۶ | |
| خالص تغییر در وضعیت مالی | ۱٬۰۹۳٬۱۵۲٬۱۰۶ | |
| ارزش خالص انباشته | ۱٬۰۹۳٬۱۵۲٬۱۰۶ |
مازاد ۱٬۰۹۳٬۱۵۲٬۱۰۶ ریال به ارزش خالص انباشته اضافه می‌شود و حساب‌های موقت برای سال بعد با صفر شروع می‌شوند.
منبع : سایت حسابداری بیمارستان
کانال تلگرام @hospitalaccounting