موارد مورد نیاز در حسابداری کالا و خدمات در هنگام انبارگردانی پایان سال

انبارگردانی پایان سال مالی

انجام کلیه نکات پیش از شروع، در حین انجام و در پایان انبارگردانی.
تهیه و تنظیم لیست انبارگردانی برای کلیه انبارهای دارای گردش مالی.
بستن دسترسی کلیه انبارها برای کاربران انبار در زمان انبارگردانی.
ارسال نامه توجیهی برای کسری و اضافه انبارها.
عدم استفاده از کالاهای 1 ریالی.
عدم انباشت کالا در انبارها (اقلام راکد انبارها).

نکات مدیریت کالا و خدمات

تسلط کافی کلیه کارشناسان حسابداری تعهدی به فرایندهای مدیریت کالا و خدمات.
نوع خطای انباردار و کارپرداز مشخص شود و راهکار اصلاحی داده شود (مطابق فایل اموزشی مدیریت کالا و خدمات).
اسناد رسید انبار در مرحله صدور اسناد حسابداری نهایی شود.
در واحد مبدا، نرخ گذاری رسید اولیه انجام و نهایی شود تا در مقصد، رسید دریافتی دارای نرخ و قابل نهایی کردن باشد.
با کد حساب *16 و *2595 هیچ گونه ثبت سند دستی اصلاحی زده نشود. در صورتی که در این دو کد حساب خلاف ماهیت تراز وجود دارد، با ثابت نگه داشتن کد حساب و تفصیل یک مربوطه، تفصیل2 از محلی که مانده دارد سند اصلاحی دستی زده شود. دقت شود مانده کد حساب موجودی کالا و اموال موجود در انبار نباید کم و زیاد شود.
دسترسی کاربران به انبارها بررسی شود.
رسید هدایا و کمک های دریافتی صرفا برای کالاهایی است که به عنوان هدیه تحویل واحد شده است؛ دریافت کالا به صورت امانی شامل این نوع رسید نمی شود و ضمنا تفصیل2 این رسید منبع 51 است.
در صورتی که از محل نقدینگی هدایا کالایی خریداری شود، تفصیل2 هدایا برای رسید خرید عادی ثبت می شود.
اگر نرخ رسیدی اشتباه ثبت شده باشد، در مرحله رسیدگی قابل برگشت به نرخ گذاری است.
تا زمانی که رسید ثبت شده در حسابداری نهایی نشده باشد، حواله صادر می شود ولی سند حسابداری ان قابل رویت نیست.
رسید تحویل مستقیم به واحد تابعه ثبت نشود.
کالاهای دریافتی از واحدهای تابعه از نظر مبلغ ریالی در کد حساب‌های فی مابین شامل 681101 و 681102 و 770296 و 770297 کنترل شود.
گردش ریالی انبار با مانده دفاتر کنترل و اصلاحات لازم انجام شود.
خلاف ماهیت انبارها با سند اصلاحی تفصیل2 و بدون تغییر انبار زده شود.

اصلاح اشتباه در نوع جنس یا تعداد رسید

اگر رسیدی از لحاظ نوع جنس یا تعداد اشتباه ثبت شده و شماره سریال هم گرفته باشد، برای اصلاح ان موارد زیر بررسی می گردد:

نوع رسید را از لحاظ مصرفی و غیر مصرفی (اموالی) بودن بررسی می کنیم.
از طریق کاردکس کالا بررسی می کنیم که ایا برای ان رسید، حواله صادر شده یا نه.

اگر حواله صادر نشده باشد:

رسید را چه مصرفی و چه غیر مصرفی (اموالی) نهایی کرده و از قسمت مدیریت کالا و خدمات، نگهداری کالا، حواله و اصلاح تعداد و مقدار، رسید را برگشت داده و مجددا رسید صحیح را می زنیم. در این موارد از حواله مرجوعی استفاده نمی شود.
حواله مرجوعی برای برگشت اقلام خریداری شده به فروشنده استفاده می شود و دریافت کننده به صورت خودکار و با توجه به رسید مرجع انتخاب خواهد شد.

اگر حواله صادر شده باشد، بررسی می کنیم رسید مصرفی است یا پلاک خور:

اگر رسید مصرفی باشد، باید رسید و حواله نهایی گردد، سپس کنترل خرید رسید و هزینه حواله صادر شده را با ثبت دستی می بندیم و سپس رسید صحیح را می زنیم. نکته: اگر اقلام رسید کامل حواله نشده باشد، باید کل اقلام حواله گردد و با ثبت دستی، کنترل خرید و هزینه را ببندیم.
اگر رسید غیر مصرفی (اموالی) باشد، رسید و حواله نهایی گردد، سپس طبق صورتجلسه و با هماهنگی اداره اموال، حواله مربوطه ابطال گردد. در زمان ابطال یا حذف کارت اموال، کد حساب مربوطه بایستی کنترل خرید زده شود، سپس رسید صحیح ثبت گردد.

در ثبت نوع رسید دقت شود؛ اگر اقلام تحویلی از طرف خیر باشد، نوع رسید هدایا ثبت گردد. سپس از تفصیل1 خیرین یا هدایا گزارش گرفته شود (عدم وجود تعهدات برای این کد تفصیل1) و کد حساب تعهدات به سرفصل *68 اصلاح گردد.
اگر ارسالی به واحدهای دانشگاه باشد، از حواله ارسال به واحد تابعه استفاده گردد. حتی الامکان از رسید تحویل مستقیم استفاده نشود (برای موارد غیر قابل شمارش).

نرخ گذاری اشتباه و انتخاب اشتباه فروشنده

نرخ گذاری اشتباه رسید تا زمانی که به حسابداری ارسال نشده قابل ویرایش است. در صورت ارسال به حسابداری، تا زمانی که شماره سند حسابداری نگرفته است قابل برگشت و ویرایش است. اگر در مرحله تامین اعتبار باشد، به مرحله رسیدگی برگشت داده می شود، سپس از قسمت امکانات، حذف سند رسید انتخاب می شود تا به مرحله نرخ گذاری جهت ویرایش برگردد.
در صورتی که رسید مذکور شماره سند حسابداری گرفت، ثبت حواله اصلاح تعداد و مقدار زده می شود و رسید درست از ابتدا ثبت می شود.
در اشتباه انتخاب فروشنده یا تامین کننده، تا زمانی که رسید شماره سند نگرفته یا تایید نشده قابل ویرایش است و نیازی به هیچ گونه اصلاحی از طرف انباردار وجود ندارد. در صورت نهایی شدن، صرفا در حسابداری سندی برای اصلاح تفصیل1 مربوط به کنترل خرید زده می شود.

پیگیری رسید و حواله و تعاریف پایه انبار

برای بررسی نوع رسید و حواله ها و اینکه در کدام مرحله هستند، از مسیر «مدیریت کالا و خدمات / لیست رسید و حواله ها» استفاده می شود. پس از باز شدن لیست، از قسمت امکانات، گزینه نمایش لیست از ابتدای سال انتخاب می شود تا کل رسید و حواله نمایش داده شود. کلیه جزئیات رسید و حواله (نوع رسید و حواله، وضعیت سند و …) از این قسمت قابل پیگیری است.

برگشت از توزیع و مصرف: صرفا برای کالاهای مصرفی که طی حواله توزیع و مصرف و رسید تحویل مستقیم از انبار خارج شده اند استفاده می شود.
حواله مرجوعی: بابت برگشت کالاهای دریافتی به فروشنده استفاده می شود و فقط برای رسید خرید و رسید برگشت از توزیع و مصرف بکار می رود.
اقلام مصرفی: اقلامی هستند که بر اثر استفاده، جزئی تغییر وضعیت داده یا کلا از بین می روند (کد کالای 1).

منبع: دانشگاه علوم پزشکی اصفهان

دانلود فایل کامل (PDF): مدیریت کالا و خدمات و انبارگردانی پایان سال

کانال تلگرام @hospitalaccounting
منبع : سایت حسابداری بیمارستان