ماده ۴۰ آیین‌نامه مالی و معاملاتی؛ تأمین اعتبار (به همراه تشخیص و مسئولیت‌ها در مواد ۳۹ و ۴۴)

متن ماده ۴۰

ماده ۴۰ — تأمین اعتبار: عبارت است از اختصاص دادن تمام یا قسمتی از اعتبار مندرج در بودجه تفصیلی مؤسسه برای انجام هزینه و خرید دارایی و ایجاد تملک دارایی و تعهد که مبنای آن، دفتر اعتبارات امور مالی مؤسسه و واحد اجرایی خواهد بود.

تأمین اعتبار یعنی اختصاص مبلغ مشخصی از اعتبار موجود به یک هزینه یا تعهد مشخص. بنابراین صرف تشخیص نیاز یا موافقت مقام مسئول برای انجام یک خرید، به معنی تأمین اعتبار آن نیست؛ باید اعتبار مرتبط با آن هزینه واقعا در اختیار واحد قرار گرفته و در دفتر اعتبارات قابل کنترل باشد.

اعتبار مصوب یا اعتبار بودجه تفصیلی؟

ماده ۴۰ در اصل از ماده ۱۸ قانون محاسبات عمومی کشور اقتباس شده است. ماده ۱۸، تأمین اعتبار را «اختصاص دادن تمام یا قسمتی از اعتبار مصوب برای هزینه معین» تعریف می‌کند. تفاوت مهم اینجاست که قانون محاسبات از «اعتبار مصوب» صحبت می‌کند، ولی آیین‌نامه دانشگاه ملاک را «اعتبار مندرج در بودجه تفصیلی مؤسسه» قرار داده است؛ زیرا اعتبارات دانشگاه براساس بودجه تفصیلی مصوب هیأت امنا قابل هزینه است.

تأمین اعتبار و تأمین منابع مالی در مناقصه

در معاملات این موضوع باید در کنار مواد ۹ و ۱۰ قانون برگزاری مناقصات دیده شود. ماده ۹، تأمین منابع مالی را از مراحل ابتدایی مناقصه می‌داند و ماده ۱۰ نیز دستگاه را مکلف می‌کند قبل از انجام معامله از پیش‌بینی منابع مالی آن در طول قرارداد اطمینان حاصل کند (نمونه: استعلام تعیین منابع تأمین اعتبار در اسناد مناقصه). البته «تأمین منابع مالی» با «تأمین اعتبار» دقیقا یکی نیست؛ اولی ناظر بر وجود منبع مالی معامله است و دومی یعنی اختصاص مبلغ مشخصی از اعتبار به آن هزینه یا تعهد.

از طرف دیگر، ماده ۱۱ قانون الحاق برخی مواد به قانون تنظیم بخشی از مقررات مالی دولت (۲) مقرر کرده که تعهدات دانشگاه باید در سقف منابع در اختیار تأمین شود و از ایجاد تعهد مازاد بر منابع ابلاغی جلوگیری گردد. بنابراین حتی وجود یک ردیف در بودجه تفصیلی نیز به‌تنهایی کافی نیست؛ واحد باید اعتبار قابل استفاده برای آن موضوع را در اختیار داشته باشد.

یک مثال عملی

فرض کنید رئیس یک واحد اجرایی اعلام می‌کند که واحد به یک چرخ‌گوشت صنعتی جدید نیاز دارد. این تشخیص، مجوز خرید است اما به معنای وجود اعتبار برای آن نیست. اگر طبق طبقه‌بندی بودجه‌ای، خرید باید از محل اعتبارات تملک دارایی انجام شود و چنین اعتباری در اختیار واحد نباشد، ابتدا باید معاونت توسعه یا مرجع ذی‌ربط اعتبار لازم را برای این موضوع به واحد اختصاص دهد. امور مالی نمی‌تواند صرفا بر اساس درخواست رئیس واحد، خرید را تأمین اعتبار کند.

ممکن است قبلا اعتباراتی به واحد داده شده باشد، اما این اعتبارات معمولا برای برنامه‌ها یا هزینه‌های مشخصی است که از قبل برای آنها اعتبار پیش‌بینی و ابلاغ شده است؛ بنابراین نمی‌توان هر اعتبار موجود در واحد را بدون توجه به محل و موضوع آن برای یک خرید جدید مصرف کرد.

تنخواه‌گردان تأمین اعتبار نیست

در واحدهایی که امور مالی از طریق عامل ذیحساب، کارپرداز یا تنخواه‌گردان انجام می‌شود نیز دریافت تنخواه به معنی تأمین اعتبار نیست. حتی در صورت تفویض نگهداری عملکرد بودجه‌ای به عامل ذیحساب، مسئولیت واحد واگذارکننده در کنترل حساب‌های بودجه‌ای باقی می‌ماند و اسناد عامل نیز با تأیید ذیحساب یا مدیر مالی مربوط رسمیت پیدا می‌کند.

ماده ۸۹ آیین‌نامه نیز صراحتا تأمین اعتبار را ضروری دانسته و ایجاد دین بیش از اعتبارات را موجب مسئولیت می‌داند (بیشتر: تعهد زائد بر اعتبار).

ماده ۳۹ و ماده ۴۴؛ تشخیص و تقسیم مسئولیت

مطابق ماده ۳۹، تشخیص عبارت است از تعیین و انتخاب کالا و خدمات و سایر پرداخت‌هایی که تحصیل یا انجام آنها برای نیل به اجرای برنامه‌های مؤسسه و واحدهای اجرایی ضروری است.

مطابق ماده ۴۴، مسئولیت تشخیص و انجام تعهد و تسجیل و حواله به عهده رئیس مؤسسه و مسئولیت تأمین اعتبار و تطبیق پرداخت با این آیین‌نامه به عهده مدیر امور مالی (خزانه‌دار) مؤسسه است. مسئولیت‌های فوق در مورد واحدهای اجرایی مستقل نیز به عهده رئیس واحد و رئیس امور مالی واحد می‌باشد. مراحل بعدی در تعهد و تسجیل (مواد ۴۱ و ۴۲) و حواله (ماده ۳۸) آمده است.

خلاصه ماده ۴۰: تشخیص نیاز، وجود ردیف بودجه و حتی موافقت مقام مسئول کافی نیست؛ برای ایجاد تعهد و انجام هزینه باید اعتبار مرتبط، در حدود منابع موجود، واقعا برای همان موضوع تأمین شده باشد.

دانلود فایل کامل (PDF): تشخیص، تأمین اعتبار و مراحل خرج (ماده ۳۹، ۴۰ و ۴۴)

منبع : سایت حسابداری بیمارستان
کانال تلگرام @hospitalaccounting