ثبت حسابداری تنخواه‌گردان و پیش‌پرداخت در دفاتر عامل ذیحساب در دانشگاه‌های علوم پزشکی

طبق ماده ۳۶ قانون محاسبات عمومی کشور، عامل ذیحساب مأموری است که با موافقت ذیحساب و به حکم دستگاه اجرایی از میان مستخدمان رسمی (و در دستگاه‌های فاقد عنوان رسمی، مستخدمان ثابت یا پیمانی) واجد صلاحیت منصوب می‌شود و بخشی از وظایف ذیحساب به او محول می‌گردد. کارپردازان و واحدهایی که تنخواه‌گردان پرداخت دریافت می‌کنند، از نظر مقررات واریز تنخواه در حکم عامل ذیحساب هستند. تنخواه‌گردان پرداخت طبق ماده ۲۷ همان قانون، وجهی است که از محل تنخواه‌گردان حسابداری برای انجام برخی هزینه‌ها در اختیار واحدها گذاشته می‌شود.

این پست ثبت‌های دریافت‌کننده تنخواه را توضیح می‌دهد؛ ثبت‌های واحد واگذارکننده در ثبت حسابداری تنخواه‌گردان عاملین ذیحساب آمده است. در دفاتر عامل ذیحساب، دو نوع بدهی جدا نگه داشته می‌شود: بدهی به واگذارکننده تنخواه (با علامت * در کتاب) و بدهی به اشخاص ذی‌نفع مانند فروشندگان (با علامت **).

ثبت ۱: دریافت تنخواه

با دریافت اعلامیه بانکی واریز تنخواه به حساب عامل ذیحساب، در سطح تفصیلی «اشخاص»، واگذارنده تنخواه مشخص می‌شود:

حساب	بدهکار	بستانکار
بانک وجوه سایر منابع	**
حساب‌ها و اسناد پرداختنی - بدهی به واگذارکننده تنخواه		**

دریافت تنخواه‌گردان رد وجوه سپرده هم به همین شکل ثبت می‌شود.

ثبت ۲: پیش‌پرداخت به فروشنده یا پیمانکار

ابتدا تضمین طرف قرارداد در حساب انتظامی و سپس پیش‌پرداخت ثبت می‌شود:

حساب	بدهکار	بستانکار
حساب انتظامی - تضمین‌های دریافتی	**
طرف حساب انتظامی - تضمین‌های دریافتی		**
پیش‌پرداخت بابت عملیات جاری	**
بانک وجوه سایر منابع		**

ثبت ۳: خرید کالا یا دریافت خدمت

کالای انباری موجودی و خدمت یا کالای مصرفی هزینه شناسایی و بدهی به فروشنده ثبت می‌شود. اگر پیش‌پرداخت داده شده باشد، به میزان منقضی‌شده از آن کسر و تضمین نیز به همان میزان کاهش می‌یابد:

حساب	بدهکار	بستانکار
موجودی‌ها یا هزینه‌ها	**
پیش‌پرداخت بابت عملیات جاری (به میزان منقضی‌شده)		**
حساب‌ها و اسناد پرداختنی - بدهی به ذی‌نفع		**
طرف حساب انتظامی - تضمین‌های دریافتی	**
حساب انتظامی - تضمین‌های دریافتی		**

ثبت ۴: پرداخت با کسور قانونی

حساب	بدهکار	بستانکار
حساب‌ها و اسناد پرداختنی - بدهی به ذی‌نفع	**
بیمه پرداختنی		**
مالیات پرداختنی		**
سپرده‌های پرداختنی		**
بانک وجوه سایر منابع		**

کسور بیمه و مالیات در موعد مقرر به حساب سازمان‌های مربوط و سپرده به بانک دریافت وجوه سپرده واریز می‌شود. اگر بخشی از بدهی به صورت علی‌الحساب پرداخت شود، کسور متناسب با مبلغ پرداختی کسر و مبلغ ناخالص علی‌الحساب در حساب انتظامی - علی‌الحساب بابت عملیات جاری نگهداری می‌شود تا در پرداخت نهایی بسته شود.

ثبت ۵: ارسال و تأیید اسناد

پس از ارسال اسناد هزینه به واگذارکننده، حساب انتظامی - اسناد ارسالی به واگذارنده تنخواه‌گردان ثبت و پس از تأیید، تعدیل می‌شود. با تأیید اسناد، هزینه، موجودی و پیش‌پرداخت از دفاتر عامل ذیحساب خارج و در مقابل بدهی به واگذارکننده بسته می‌شود:

حساب	بدهکار	بستانکار
حساب‌ها و اسناد پرداختنی - بدهی به واگذارکننده تنخواه	**
هزینه‌ها		**
موجودی‌ها		**
پیش‌پرداخت بابت عملیات جاری		**

اقلام باز (پیش‌پرداخت، علی‌الحساب، تضمین، بدهی‌ها و سپرده‌ها) برای پیگیری در حساب‌های انتظامی نگهداری می‌شوند. اگر عامل ذیحساب تعهدی مازاد بر تنخواه ایجاد کرده و تأیید شده باشد، در همین ثبت منظور می‌شود.

ثبت ۶: برگشت مانده تنخواه

حساب	بدهکار	بستانکار
حساب‌ها و اسناد پرداختنی - بدهی به واگذارکننده تنخواه	**
بانک وجوه سایر منابع		**

طبق ماده ۸ آیین‌نامه نحوه واگذاری تنخواه‌گردان‌ها، تنخواه تا ده روز پیش از پایان مهلت تعهد و پرداخت قابل استفاده است و مانده آن باید حداکثر پنج روز پیش از پایان مهلت واریز و اسناد آن تحویل شود. طبق ماده ۱۰، کارپردازانی که از عامل ذیحساب وجه گرفته‌اند مکلف به واریز در همین مواعدند و عامل ذیحساب باید تأخیر یا کسری آن‌ها را کتبا به ذیحساب و رئیس واحد گزارش کند (آیین‌نامه تنخواه‌گردان‌ها، تنخواه کارپرداز).

اقلام دوره‌های قبل

پیش‌پرداخت، علی‌الحساب و بدهی‌هایی که از سال قبل باز مانده‌اند، در سال جدید در حساب‌های «جاری بابت پیش‌پرداخت»، «جاری بابت علی‌الحساب» و «جاری با واگذارنده تنخواه‌گردان» ثبت می‌شوند: با منقضی شدن پیش‌پرداخت یا تسویه علی‌الحساب، هزینه یا موجودی در مقابل حساب جاری مربوط شناسایی و پس از تأیید اسناد، حساب جاری و حساب‌های انتظامی بسته می‌شوند. اگر پیش‌پرداخت یا علی‌الحساب سال قبل نقدا برگردانده شود، بانک در مقابل حساب جاری مربوط بدهکار و پس از واریز به حساب واگذارنده، بسته می‌شود.

مثال

قرینه مثال پست واگذارکننده: عامل ذیحساب بیمارستان «الف» ۲٬۰۰۰ میلیون ریال تنخواه دریافت می‌کند؛ ۱٬۵۰۰ میلیون ریال هزینه تعمیرات و ۳۰۰ میلیون ریال لوازم مصرفی انبار می‌پردازد، اسناد تأیید می‌شود و ۲۰۰ میلیون ریال مانده را برمی‌گرداند (برای ساده ماندن، کسور در نظر گرفته نشده است؛ ارقام به میلیون ریال):

رویداد	حساب	بدهکار	بستانکار
دریافت تنخواه	بانک وجوه سایر منابع	۲٬۰۰۰
	بدهی به واگذارکننده تنخواه		۲٬۰۰۰
خرید و پرداخت	هزینه تعمیرات	۱٬۵۰۰
	موجودی لوازم مصرفی	۳۰۰
	بانک وجوه سایر منابع		۱٬۸۰۰
تأیید اسناد	بدهی به واگذارکننده تنخواه	۱٬۸۰۰
	هزینه تعمیرات		۱٬۵۰۰
	موجودی لوازم مصرفی		۳۰۰
برگشت مانده	بدهی به واگذارکننده تنخواه	۲۰۰
	بانک وجوه سایر منابع		۲۰۰

پس از این ثبت‌ها همه حساب‌های عامل ذیحساب صفر است و هزینه و موجودی در دفاتر واگذارکننده ثبت شده است.

منبع : سایت حسابداری بیمارستان
کانال تلگرام @hospitalaccounting