ماده ۹ آیین‌نامه مالی و معاملاتی دانشگاه‌های علوم پزشکی؛ جایگاه، اختیارات و مسئولیت مدیر امور مالی (خزانه‌دار)
متن ماده ۹ و تبصره‌ها
ماده ۹ مدیر امور مالی (خزانه‌دار) به مدت چهار سال از بین کارشناسان واجد صلاحیت رشته‌های امور مالی با حداقل چهار سال تجربه حرفه‌ای و اجرایی، به پیشنهاد معاون پشتیبانی و تأیید رئیس مؤسسه و با تصویب هیأت امنا و ابلاغ رئیس مؤسسه، به منظور اعمال نظارت مالی و تأمین هماهنگی لازم بر اساس مفاد این آیین‌نامه انتخاب و به این سمت جهت انجام وظایف مشروح زیر منصوب می‌شود:
۱ تهیه و تدوین صورت‌های مالی مؤسسه از طریق نظارت مستمر بر عملیات امور مالی و محاسباتی، نگهداری و تنظیم حساب‌ها بر اساس این آیین‌نامه، مقررات حاکم بر تحریر دفاتر و ضوابط مربوطه، صحت و سلامت آنها و تهیه گزارشات مالی مدیریتی.
۲ اعمال نظارت بر اجرای قوانین و مقررات حاکم بر عملیات مالی مؤسسه و واحدهای اجرایی.
۳ تبادل اطلاعات مالی مؤسسه حسب مورد با دستگاه‌های نظارتی قانونی با هماهنگی رئیس مؤسسه یا مقام مجاز از طرف ایشان.
۴ نگهداری و تحویل و تحول وجوه، نقدینه‌ها، سپرده‌ها و اوراق بهادار و نظارت بر وصول به‌موقع درآمدهای مؤسسه.
۵ نظارت بر عملکرد مالی واحدهای اجرایی مستقل و غیرمستقل.
۶ شناسایی و نگهداری حساب مقداری و ریالی اموال، ماشین‌آلات، تجهیزات و دارایی‌های مؤسسه.
۷ اطلاع و کنترل کلیه تفویض اختیارات جهت امضاهای مجاز.
۸ اجرای نظام نوین مالی بر اساس دستورالعمل‌های ابلاغی وزارت متبوع.
۹ اجرای آن بخش از عملیات مالی مؤسسه که در چارچوب بودجه تفصیلی مصوب هیأت امنا بر عهده مدیر امور مالی می‌باشد.
۱۰ پیگیری و به‌روزرسانی مانده حساب‌های سنواتی.
تبصره ۱ در صورتی که مدیر امور مالی (خزانه‌دار) تأییدشده هیأت امنا از سمت خود استعفا دهد یا به هر دلیل قادر به همکاری نباشد، رئیس مؤسسه می‌تواند فرد واجد شرایطی را تا تشکیل اولین جلسه هیأت امنا به عنوان سرپرست امور مالی منصوب نماید. مؤسسه مکلف است در اولین جلسه هیأت امنا نسبت به تعیین تکلیف مدیر امور مالی (خزانه‌دار) طبق تبصره ۵ این ماده اقدام نماید. مدیر امور مالی (خزانه‌دار) می‌تواند وظایف تعیین‌شده خود را در این آیین‌نامه به معاونین یا رؤسای امور مالی واحدهای غیرمستقل حسب مورد تفویض نماید.
تبصره ۲ مدیر مالی قبلی و بعدی مکلفند حداکثر ظرف سه ماه از تاریخ اشتغال مدیر مالی جدید نسبت به تنظیم صورت‌مجلس تحویل و تحول اقدام نمایند. این صورت‌مجلس باید به امضای تحویل‌دهنده و تحویل‌گیرنده رسیده باشد و نسخه اول آن به حسابرس مؤسسه ارائه شود. در مواردی که مدیر مالی از تحویل ابواب‌جمعی خود استنکاف نماید یا به هر علتی حضور وی برای امر تحویل و تحول میسر نباشد، ابواب‌جمعی وی با حضور حسابرس، نماینده رئیس مؤسسه و مدیر مالی جدید تحویل خواهد شد. این موارد در خصوص رئیس امور مالی واحدهای اجرایی نیز صادق بوده و لازم است مدیر امور مالی مؤسسه نیز نظارت داشته باشد.
تبصره ۳ مؤسسه می‌تواند انجام امور مالی خود را به صورت جزئی یا کلی در قالب مدیریت پیمان، با تأیید مدیر امور مالی مؤسسه، به مؤسسات واجد صلاحیت واگذار نماید. این بند مشمول واحدهای وصول درآمد نمی‌باشد.
تبصره ۴ اصلاحی: عزل و تغییر مدیر امور مالی به پیشنهاد رئیس مؤسسه و موافقت هیأت امنا مقدور می‌باشد و انتخاب مجدد ایشان به صورت متوالی برای حداکثر یک دوره با تأیید هیأت امنا بلامانع می‌باشد.
تبصره ۵ حداقل سه نفر از افراد واجد شرایط موضوع این ماده جهت انتخاب به عنوان مدیر امور مالی (خزانه‌دار) باید به هیأت امنا معرفی گردند.
مدیر امور مالی فقط مسئول حسابداری و پرداخت نیست
عبارت کلیدی ماده ۹ «اعمال نظارت مالی» است. مدیر امور مالی در دانشگاه علوم پزشکی صرفا مسئول ثبت اسناد، صدور چک یا تهیه صورت‌های مالی نیست؛ بلکه یکی از ارکان اصلی کنترل مالی مؤسسه است.
این جایگاه در مقررات هیأت‌امنایی نیز صریح‌تر شده است؛ به‌گونه‌ای که اعمال و انجام نظارت مالی در دانشگاه‌ها و مؤسسات مشمول، به جای ذی‌حساب بر عهده مدیر امور مالی قرار گرفته است.
بنابراین از حیث کارکرد نظارت مالی، شباهت قابل توجهی میان مدیر امور مالی دانشگاه و «ذی‌حساب» موضوع ماده ۳۱ قانون محاسبات عمومی وجود دارد؛ اما این دو از نظر جایگاه حقوقی و شیوه انتصاب یک مقام واحد نیستند. ذی‌حساب در نظام عمومی دولت سازوکار انتصاب خاص خود را دارد، در حالی که مدیر امور مالی دانشگاه از مسیر پیشنهاد، تأیید، تصویب هیأت امنا و ابلاغ رئیس مؤسسه منصوب می‌شود.
این تمایز با توجه به نظام خاص هیأت‌امنایی دانشگاه‌ها اهمیت بیشتری پیدا می‌کند؛ زیرا قوانین عمومی از جمله قانون محاسبات عمومی و قانون برگزاری مناقصات را نمی‌توان بدون بررسی مقررات خاص دانشگاه مستقیما بر دانشگاه تسری داد.
مرز مسئولیت رئیس مؤسسه و مدیر امور مالی کجاست؟
پاسخ عملی این سؤال را ماده ۴۴ آیین‌نامه می‌دهد:
تشخیص، انجام تعهد، تسجیل و حواله بر عهده رئیس مؤسسه و مقامات مجاز از طرف اوست؛ اما تأمین اعتبار و تطبیق پرداخت با آیین‌نامه بر عهده مدیر امور مالی و مقامات مجاز از طرف وی قرار دارد.
پس امضای مدیر امور مالی یک امضای تشریفاتی نیست. او باید قبل از پرداخت بررسی کند که اعتبار لازم وجود دارد و پرداخت با مقررات مالی مؤسسه انطباق دارد.
همین منطق در چک‌لیست‌های کنترلی خزانه‌داری نیز دیده می‌شود؛ تأمین اعتبار و کنترل آن در جریان انجام هزینه یکی از کنترل‌های اصلی مقام مالی محسوب شده است. این چک‌لیست‌ها قانون حاکم بر دانشگاه نیستند، اما برای شناخت کنترل‌های عملیاتی مورد انتظار از مقام مالی اهمیت دارند.
مدیر مالی در معاملات هم نقش نظارتی دارد
مسئولیت مدیر امور مالی به مرحله پرداخت بعد از انجام معامله محدود نشده است.
طبق ماده ۵۹ آیین‌نامه، مدیر امور مالی یا نماینده او یکی از سه عضو اصلی کمیسیون مناقصه است و کمیسیون فقط با حضور هر سه عضو رسمیت پیدا می‌کند.
همچنین طبق مواد ۷۷ و ۷۸، مدیر امور مالی یکی از سه عضو کمیسیون ترک تشریفات مناقصه است و باید درباره گزارش توجیهی و نحوه انجام معامله اظهارنظر کند.
این ساختار با قانون برگزاری مناقصات نیز قابل مقایسه است؛ زیرا در آن قانون نیز «ذی‌حساب یا بالاترین مقام مالی دستگاه» در ترکیب کمیسیون مناقصه حضور دارد.
پس نظارت مالی مدیر امور مالی از زمانی آغاز نمی‌شود که سند برای پرداخت روی میز او قرار بگیرد؛ در برخی معاملات، خود آیین‌نامه او را وارد فرآیند تصمیم‌گیری معاملاتی کرده است.
اگر مدیر مالی پرداختی را خلاف مقررات بداند چه می‌شود؟
یکی از مهم‌ترین مکمل‌های ماده ۹، ماده ۹۰ آیین‌نامه است.
اگر مدیر امور مالی دستوری را خلاف مقررات تشخیص دهد، مکلف است موضوع را کتبا و با ذکر مورد به مقام صادرکننده دستور اعلام کند. اگر صادرکننده همچنان اجرای دستور را بخواهد، باید مجددا و به صورت کتبی دستور دهد و عبارت «به مسئولیت اینجانب» را قید کند.
در این صورت مدیر امور مالی موضوع را به حسابرس مؤسسه گزارش می‌کند تا در فرآیند نظارتی مقرر در ماده ۹۰ رسیدگی شود.
این سازوکار از نظر منطق کنترل مالی شباهت زیادی به ماده ۹۱ قانون محاسبات عمومی درباره اختلاف ذی‌حساب و مقام دستوردهنده دارد؛ با این تفاوت که آیین‌نامه دانشگاه مسیر نظارتی متناسب با ساختار هیأت‌امنایی خود را پیش‌بینی کرده است.
البته صدور دستور با عبارت «به مسئولیت اینجانب» را نباید به معنای قانونی‌شدن هر پرداخت خلاف مقررات دانست. این سازوکار اساسا برای تعیین مسئولیت، مستندسازی اختلاف و فعال‌شدن مسیر نظارتی اهمیت دارد و نمی‌تواند یک ممنوعیت آمره یا حکم قانونی بالادستی را از بین ببرد.
تفویض اختیار، مسئولیت را از بین نمی‌برد
مدیر امور مالی می‌تواند در حدود ماده ۹ برخی وظایف خود را به معاونان یا رؤسای امور مالی واحدهای غیرمستقل تفویض کند؛ اما این موضوع نباید با انتقال بی‌قیدوشرط مسئولیت اشتباه شود.
ماده ۱۱ درباره رئیس امور مالی واحد اجرایی تصریح کرده است که فرد در حدود وظایف و اختیارات محوله شخصا در مراجع قانونی و نظارتی پاسخگو خواهد بود.
ماده ۴۴ نیز همین منطق را در مورد تفویض مسئولیت‌های مالی تأیید می‌کند و پاسخگویی شخصی کارکنان در برابر وظایف اصلی و محوله را حفظ کرده است.
بنابراین تفویض اختیار در امور مالی، زنجیره مسئولیت را حذف نمی‌کند؛ بلکه مسئولیت هر شخص باید بر اساس اختیار و وظیفه‌ای که واقعا به او محول شده بررسی شود.
مدیر امور مالی و رؤسای امور مالی واحدها
ساختار نظارت مالی دانشگاه فقط در ستاد مؤسسه متمرکز نشده است. ماده ۱۱ برای واحدهای اجرایی نیز رئیس امور مالی پیش‌بینی کرده و عملیات مالی واحدهای مستقل را تحت نظارت مدیر امور مالی مؤسسه قرار داده است. رئیس امور مالی واحد نیز در حدود اختیارات خود مسئول و در برابر مراجع قانونی و نظارتی شخصا پاسخگو است.
به همین دلیل، مدیر امور مالی مؤسسه را می‌توان رأس شبکه نظارت مالی دانشگاه دانست، اما این به معنای حذف مسئولیت رئیس مؤسسه، رئیس واحد اجرایی یا رئیس امور مالی واحد نیست.
تنخواه و ابواب‌جمعی؛ یک مسئولیت عملی مهم
ماده ۳۳ نیز در واگذاری تنخواه‌گردان پرداخت برای مدیر امور مالی نقش مستقیم پیش‌بینی کرده است.
در چک‌لیست‌های خزانه‌داری کل کشور نیز در مقررات تنخواه از عبارت «ذی‌حساب و یا مدیر امور مالی» استفاده شده و برای مقام مالی در موضوع ثبت رویدادهای مربوط به تنخواه، پیگیری اسناد و رسیدگی به کسری ابواب‌جمعی مسئولیت‌هایی پیش‌بینی شده است.
این منبع را نباید جایگزین آیین‌نامه دانشگاه دانست، اما از نظر عملی نشان می‌دهد که مسئولیت مقام مالی فقط کنترل نهایی اسناد نیست و موضوعاتی مانند تنخواه، کسری ابواب‌جمعی و ثبت به‌موقع رویدادهای مالی نیز بخشی از نظام کنترل مالی محسوب می‌شوند.
نگاه استانداردهای بین‌المللی به این جایگاه
در ادبیات حسابداری بخش عمومی نیز وظیفه مالی صرفا به ثبت حساب‌ها محدود نمی‌شود. IPSAS بر پاسخگویی نسبت به منابع تحت کنترل واحد گزارشگر و ارائه اطلاعاتی تأکید دارد که برای ارزیابی عملکرد و تصمیم‌گیری درباره تخصیص منابع قابل استفاده باشد.
از منظر کنترل داخلی نیز تفکیک وظایف میان ایجاد تعهد، کنترل مالی، پرداخت، نگهداری دارایی و ثبت حسابداری یکی از اصول شناخته‌شده است. ساختاری که در آیین‌نامه دانشگاه میان رئیس مؤسسه، مدیر امور مالی، رئیس واحد اجرایی، رئیس امور مالی واحد و حسابرس ایجاد شده را می‌توان در همین چارچوب نیز تحلیل کرد.
البته منابع و استانداردهای بین‌المللی در اینجا برای مقایسه و فهم بهتر منطق کنترل مالی استفاده می‌شوند و جایگزین قوانین و مقررات حاکم بر دانشگاه نیستند.
اصلاح مهم سال ۱۴۰۴ درباره دوره تصدی مدیر امور مالی
طبق اصلاح تبصره ۴ ماده ۹ در مصوبه هیأت امنا مورخ ۱۴۰۴/۰۹/۲۶، انتخاب مجدد مدیر امور مالی «به صورت متوالی برای حداکثر یک دوره» امکان‌پذیر است.
این عبارت نسبت به متن قبلی که انتخاب مجدد را بدون تعیین چنین سقفی مجاز می‌دانست، تغییر مهمی است.
با توجه به اینکه دوره اصلی مدیر امور مالی در صدر ماده چهار سال تعیین شده، نتیجه آن است که انتخاب متوالی وی در حالت عادی می‌تواند حداکثر شامل دوره نخست چهار ساله و یک دوره چهار ساله دیگر باشد.
همچنین عزل و تغییر مدیر امور مالی صرفا با تصمیم داخلی رئیس مؤسسه انجام نمی‌شود؛ طبق تبصره ۴، پیشنهاد از سوی رئیس مؤسسه است اما موافقت هیأت امنا نیز ضرورت دارد.
جمع‌بندی
ماده ۹ مدیر امور مالی را در جایگاه مقام اصلی نظارت مالی مؤسسه قرار داده است، نه صرفا مدیر واحد حسابداری.
تهیه و صحت صورت‌های مالی، کنترل عملیات مالی، نگهداری وجوه و سپرده‌ها، نظارت بر درآمد و دارایی‌ها، کنترل واحدهای اجرایی، تأمین اعتبار و تطبیق پرداخت، حضور در کمیسیون مناقصه و ترک تشریفات، کنترل تنخواه و نظارت بر تفویض اختیارات، همگی اجزای این جایگاه هستند.
در نظام عمومی دولت، بخش قابل توجهی از این کارکردها با عنوان «ذی‌حساب» شناخته می‌شود؛ اما در ساختار خاص هیأت‌امنایی دانشگاه‌های علوم پزشکی، این نقش با عنوان مدیر امور مالی (خزانه‌دار) سازمان‌دهی شده است.
بنابراین مهم‌ترین نکته عملی ماده ۹ این است:
مدیر امور مالی فقط مسئول ثبت و پرداخت نیست؛ او یکی از نقاط اصلی کنترل، پاسخگویی و حفاظت از منابع مالی دانشگاه است و امضا، تأیید یا سکوت او در فرآیندهای مالی می‌تواند واجد مسئولیت مستقل باشد.
منبع : سایت حسابداری بیمارستان
کانال تلگرام @hospitalaccounting