تشخیص، تعهد، تسجیل، حواله و تأمین اعتبار؛ اختیارات تفویض‌شده به رؤسای واحد و رؤسای مالی
تقسیم مسئولیت‌ها: ماده ۴۴
ماده ۴۴ آیین‌نامه مالی و معاملاتی — مسئولیت تشخیص (ماده ۳۹)، انجام تعهد (ماده ۴۱)، تسجیل (ماده ۴۲) و حواله (ماده ۳۸) به عهده رئیس مؤسسه و مقامات مجاز از طرف ایشان، و مسئولیت تأمین اعتبار و تطبیق پرداخت با این آیین‌نامه به عهده مدیر امور مالی (خزانه‌دار) مؤسسه و مقامات مجاز از طرف وی می‌باشد.
پنج مرحله، پنج تعریف
- تشخیص (ماده ۳۹): تعیین و انتخاب کالا و خدمات و سایر پرداخت‌هایی که تحصیل یا انجام آنها برای نیل به اجرای برنامه‌های مؤسسه و واحدهای اجرایی ضروری است.
- تأمین اعتبار (ماده ۴۰): اختصاص دادن تمام یا قسمتی از اعتبار مندرج در بودجه تفصیلی مؤسسه برای انجام هزینه، خرید دارایی، ایجاد تملک دارایی و تعهد؛ مبنای آن دفتر اعتبارات امور مالی مؤسسه و واحد اجرایی است.
- تعهد (ماده ۴۱): ایجاد دین بر ذمه مؤسسه ناشی از: الف) تحویل کالا یا خدمت، ب) اجرای قراردادهایی که با رعایت مقررات منعقد شده باشد، ج) احکام صادرشده از مراجع قانونی و ذی‌صلاحیت، د) پیوستن به قراردادهای بین‌المللی و عضویت در سازمان‌ها یا مجامع بین‌المللی با اجازه قانون.
- تسجیل (ماده ۴۲): تعیین میزان بدهی قابل پرداخت به موجب اسناد و مدارک مثبته.
- حواله (ماده ۳۸): اجازه‌ای است که کتبا به وسیله مقامات مجاز برای تأدیه تعهدات و بدهی‌های قابل پرداخت از محل اعتبارات مربوطه، عهده مدیر امور مالی (خزانه‌دار) و رئیس امور مالی واحد و در وجه ذی‌نفع صادر می‌شود.
آنچه به رؤسای واحدها و رؤسای مالی تفویض می‌شود
در ابلاغ رؤسای واحدها، مواد ۳۰، ۳۸ و ۴۴ و بند ب ماده ۶۲ تفویض می‌شود؛ در ابلاغ رؤسای امور مالی واحدها، تأمین اعتبار (ماده ۴۰). شرح وظایف رئیس امور مالی واحد را در ماده ۱۱ آیین‌نامه مالی و معاملاتی ببینید.
ماده ۳۰ — کلیه پرداخت‌ها با دستور رئیس مؤسسه یا مقامات مجاز از طرف ایشان و در واحدهای مستقل با دستور رئیس واحد اجرایی پس از تأمین اعتبار انجام می‌پذیرد. انواع پرداخت‌های مؤسسه عبارت است از: ۱- تنخواه‌گردان، ۲- پیش‌پرداخت، ۳- علی‌الحساب، ۴- هزینه، ۵- خرید اموال، ماشین‌آلات، تجهیزات و تملک دارایی سرمایه‌ای، ۶- سایر.
ماده ۳۱ (یادآوری مهم) — کلیه پرداخت‌های مؤسسه و یا واحدهای اجرایی جز در مواردی که قوانین و مقررات ترتیب دیگری مقرر داشته، باید از طریق حساب‌های بانکی و به وسیله چک انجام گیرد، منوط به آنکه گواهی بانک حاکی بر یکی از این موارد باشد: انتقال وجه به حساب ذی‌نفع؛ پرداخت وجه به ذی‌نفع یا قائم‌مقام قانونی او؛ حواله در وجه ذی‌نفع یا قائم‌مقام قانونی او.
تبصره ماده ۳۱ — در موارد استثنائی که با تشخیص رئیس مؤسسه یا مقام مجاز از طرف ایشان، و در واحدهای مستقل با تشخیص و مسئولیت رئیس واحد اجرایی، اخذ امضا از گیرنده وجه مقدور یا به مصلحت نباشد، تأیید یکی از مقامات مذکور دایر بر پرداخت وجه به ذی‌نفع (به صورت چک یا نقد) رسید دریافت‌کننده وجه تلقی و سند قابل احتساب به هزینه قطعی است؛ مانند کارت هدیه یا تحویل هدایا در جشن‌ها.
بند ب ماده ۶۲ و فرم آن
بند ب ماده ۶۲ — کارپرداز یا مأمور خرید باید با توجه به کم و کیف موضوع معامله (کالا، خدمت یا حقوق) درباره بهای آن تحقیق نماید و با رعایت صرفه و صلاح و اخذ حداقل سه فقره استعلام کتبی، با تأمین کیفیت مورد نظر، چنانچه بهای به‌دست‌آمده مورد تأیید مسئول واحد تدارکاتی یا مقام مسئول هم‌تراز وی باشد، معامله را با عقد قرارداد یا اخذ فاکتور انجام دهد. چنانچه اخذ سه فقره استعلام کتبی به هر دلیلی ممکن نباشد، با تأیید و موافقت رئیس مؤسسه یا مقامات مجاز، به تعداد موجود کفایت می‌شود.
نکات مهم فرم بند ب:
- مسئول مالی فرم بند ب را امضا نمی‌کند.
- تشخیص و پذیرش مسئولیت با رئیس مرکز است.
- دلایل توجیهی باید در صورتجلسه آورده شود.
- تصمیم باید قبل از انجام خرج گرفته شده باشد، نه بعد از آن.
نمونه صورتجلسه آماده را در نمونه صورتجلسه بند ب ماده ۶۲ خرید خدمات ببینید.
منبع : دانشگاه علوم پزشکی اصفهان
منبع : سایت حسابداری بیمارستان
کانال تلگرام @hospitalaccounting