ضوابط و نظام‌نامه فعالیت دبیرخانه هیأت امنای دانشگاه‌ها و دانشکده‌های علوم پزشکی
ضوابط و نظام‌نامه فعالیت دبیرخانه هیأت امنای دانشگاه‌ها/
با توجه به نقش و اهمیت هیأت امناء در دانشگاه‌ها/
تشکیلات و ساختار
رئیس دبیرخانه دائمی دانشگاه با معرفی فرد مورد نظر و واجد شرایط توسط رئیس مؤسسه به هیأت امناء و پس از تأیید توسط ایشان، با ابلاغ ریاست دانشگاه/
پست‌های سازمانی در نظر گرفته‌شده برای این دبیرخانه، علاوه بر مشاور و رئیس دبیرخانه، دو پست کارشناسی به عناوین «کارشناس دبیرخانه هیأت امناء» و «کارشناس امور اداری» برابر شرح وظایف و شرایط احراز مصوب‌شده آن می‌باشد. با این وجود برای پشتیبانی سایر فعالیت‌های لازم چون تایپیست یا اپراتور کامپیوتر، مسئول بایگانی و نیروهای خدماتی، حسب نیاز و فضا و امکانات و تسهیلات و سایر توسعه‌های مورد نظر، رئیس دبیرخانه با نظر ریاست دانشگاه به این مجموعه اضافه نموده و در دبیرخانه به‌کار گمارده می‌شوند.
چارچوب کلی وظایف دبیرخانه هیأت امنای دانشگاه/دانشکده/مؤسسه
- همکاری و فعالیت‌ها با ریاست دانشگاه جهت اقدامات و تکالیف مرتبط با مصوبات هیأت امناء و مشارکت حسب نیاز با معاونین ذی‌ربط و نیز مشارکت و مساعدت در برگزاری و پیگیری اقدامات هیأت امنای بیمارستان‌ها.
- برنامه‌ریزی و هماهنگی در تدوین پیشنهادات و دستور جلسات هیأت امناء دانشگاه و مشارکت با دبیرخانه مرکزی هیأت امناء وزارت متبوع در تدوین دستورالعمل‌ها، دستورات مشترک و تنظیم صورتجلسات، جمع‌آوری مستندات مصوبات و... و اخذ تأییدیه اولیه پیشنهادات قابل طرح در جلسه از دبیرخانه مرکزی هیأت امناء در وزارت متبوع.
- برگزاری جلسات هیأت امنای دانشگاه حسب ضرورت با نظر ریاست مؤسسه به‌صورت فوق‌العاده یا عادی خارج از جلسات برنامه‌ریزی‌شده سالیانه توسط دبیرخانه مرکزی وزارت متبوع و فراهم نمودن امکانات لازم در ارسال مستندات کامل جلسه به اعضا با فاصله زمانی مناسب (حداقل ده روز قبل از تشکیل جلسه) و دبیرخانه مرکزی.
- مطالعه، هماهنگی و همکاری در تدوین برنامه‌ها و سیاست‌های دانشگاه با مبادی ذی‌ربط بخشی و فرابخشی در راستای سیاست‌های کلان و تسری آنها در مصوبات هیأت امناء (در دانشگاه یا حسب نیاز در بیمارستان‌ها).
- هماهنگی و مشارکت با مدیریت مالی و مدیریت بودجه دانشگاه در تنظیم و تهیه جداول و گزارشات بودجه‌ای و مالی، هماهنگی در راستای مصوبات هیأت امناء و پیگیری نهایی نمودن جداول پیشنهادی جهت تصویب در فصل بودجه‌ریزی و مشارکت در ارائه گزارشات مالی و حسابرسی حسب نیاز و مورد در هیأت امناهای دانشگاه یا بیمارستان‌ها.
- مطالعه، پژوهش و برنامه‌ریزی در پایش و نظارت بر حسن اجرای مصوبات هیأت امناء، ارزیابی عملکرد آن و ارائه گزارش.
- مشارکت و همکاری با معاونت‌ها و واحدهای تخصصی زیرمجموعه دانشگاه به‌منظور برنامه‌ریزی و جمع‌آوری اطلاعات و مستندات و پیشنهادات جهت تهیه و تدوین نهایی پیش‌نویس مصوبات و تصویب آن در هیأت امناء دانشگاه و حسب مورد و نیاز در بیمارستان‌ها.
- برنامه‌ریزی جلسات هیأت امناء و برگزاری جلسات و مشارکت و پیگیری در تنظیم، اصلاح و تأیید امضای صورتجلسات، گزارشات عملکرد، حسابرسی، جداول بودجه و مالی و... با همکاری واحدهای تخصصی ذی‌ربط دانشگاه.
- بازنگری و مطالعه دستورالعمل‌ها، قوانین مرتبط، جداول مالی و اداری و ارائه اصلاحات در زمینه‌های مدیریت و فعالیت‌های دانشگاه مرتبط با مصوبات هیأت امناء.
- مستندسازی و طبقه‌بندی اطلاعات و ایجاد ارتباط و هماهنگی با اعضای هیأت امناء، دبیرخانه مرکزی هیأت امناء وزارت متبوع.
- هماهنگی در راه‌اندازی و فعالیت کمیته‌های تخصصی هیأت امناء در سطح دانشگاه‌ها در راستای مصوبات، پیشنهادات، تکالیف جلسات هیأت امناء و نیازهای کارشناسی دانشگاه.
کلیات وظایف و فعالیت رئیس دبیرخانه دائمی هیأت امناء دانشگاه
رئیس دبیرخانه دائمی و مشاور ریاست دانشگاه، وظیفه هماهنگی و ایجاد ارتباط فعال و کارشناسی مستمر بین اعضای هیأت امناء، دبیرخانه مرکزی و تمامی معاونین و مشاورین دانشگاه را داشته و جهت یافتن راهکارهای اجرایی مناسب و اطمینان از انجام تکالیف مختلف مندرج در صورتجلسات هیأت امناء، پیگیری مناسب را حسب مورد به‌عمل می‌آورد و در ضمن زیر نظر ریاست دانشگاه به منظور اطلاع از کلیه اقدامات در سطح دانشگاه و مشارکت در تهیه گزارشات، پیش‌نویس مصوبات، ثبت و پیگیری تصمیمات و سیاست‌گذاری‌های اتخاذشده در جلسات هیأت امناء، به‌عنوان عضو ثابت در کلیه جلسات هیأت رئیسه، شوراهای معاونین و مدیران و حسب مورد جلسات هیأت امنای بیمارستان‌ها یا کمیته‌های تخصصی شرکت می‌نماید.
رئیس دبیرخانه دائمی موظف است گزارشات دوره‌ای در خصوص اجرایی شدن مصوبات هیأت امناء، بودجه و عملیات مالی و حسابرسی را با هماهنگی ریاست دانشگاه به دبیرخانه مرکزی و کلیه اعضای هیأت امناء ارائه و برنامه‌ریزی لازم را جهت حضور اعضای محترم هیأت امناء در سطح دانشگاه خارج از زمان‌های شرکت در جلسات و ایجاد ارتباط با سطوح مختلف مدیریتی به منظور آشنایی هر چه بیشتر اعضاء با شرایط و وضعیت دانشگاه به دفعات لازم در طول سال به‌عمل آورد. در ضمن مستندسازی و ایجاد بانک اطلاعات از مصوبات، گزارشات و عملکرد و آخرین وضعیت اجرایی شدن مصوبات از مهم‌ترین اقدامات دبیرخانه می‌باشد. این اقدامات در صورت نیاز با نظر ریاست دانشگاه با توجه به امکانات موجود در هیأت‌های امنای بیمارستان‌ها نیز تسری می‌یابد.
کلیات وظایف و فعالیت‌های کارشناسان دبیرخانه
کارشناس یا کارشناسان دبیرخانه (ترجیحا و حسب تشخیص ریاست دانشگاه در دانشگاه‌های بزرگ ۲ نفر، در دانشگاه‌های کوچک‌تر یا دانشکده‌ها و مؤسسات یک تا دو نفر حسب نیاز) علاوه بر اجرای وظایف و دستورات ناشی از مسئولیت‌های مشاور و رئیس دبیرخانه دائمی، می‌بایست از توان و آگاهی لازم جهت مباحث بودجه‌ای، مالی، قوانین و مقررات هیأت امناء، آیین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌های مربوطه و نیز آشنایی کامل با رایانه برخوردار باشند تا بتوانند ضمن ارتباط و همکاری با واحدهای مختلف دانشگاه در ثبت و گزارش‌دهی داده‌ها، تنظیم جداول و نیز پالایش مصوبات پیشنهادی با انجام مطالعات کارشناسی و مطابقت با قوانین و مقررات مرتبط، تنظیم صورتجلسات و پیگیری مصوبات و حضور کارشناسی در کمیته‌های تخصصی هیأت امناء تحت نظر و با مدیریت رئیس دبیرخانه اقدام نمایند. حداقل مدرک تحصیلی برای این مسئولیت کارشناسی می‌باشد.
اعتبارات و عملیات مالی دبیرخانه دائمی
در انجام وظایف و فعالیت‌های تکلیف‌شده برای دبیرخانه دائمی هیأت امنای دانشگاه/دانشکده/مؤسسه، ضروری است اعتبار کافی با توجه به حجم عملیات برای اقدامات مورد نظر از قبیل قراردادهای موقت نیروی کار پشتیبانی و کارشناسی، پذیرایی، امکانات رفاهی، ایاب و ذهاب مدعوین جلسات، حق‌الزحمه جلسات، هدایا و... از طرف ریاست دانشگاه از محل اعتبارات جاری، درآمد اختصاصی، سایر منابع و یا سهم خارج از شمول ریاست دانشگاه (ترجیحا سهم در اختیار طبق آیین‌نامه مالی و معاملاتی) حسب مورد تخصیص و هزینه گردد.
نظر به جایگاه حضور اعضای هیأت امناء و نیز حمایت و تشویق از صاحب‌نظران و کارشناسان در جلسات هیأت امناء یا جلسات کارشناسی و مشورتی در قالب کمیته‌های کارشناسی-فنی، رئیس دبیرخانه دائمی مبالغی را به منظور جبران همکاری، خدمات و مسئولیت‌پذیری ایشان بر مبنای میزان مشارکت، سطح علمی، جایگاه سازمانی و حجم امور محوله، با همکاری معاون توسعه مدیریت و منابع و مدیر امور مالی مؤسسه و یا هماهنگی با دبیرخانه مرکزی هیأت امناء در وزارت متبوع حسب مورد، می‌تواند پیشنهاد و پس از تأیید ریاست دانشگاه از محل خارج از شمول در اختیار خود طبق آیین‌نامه مالی و معاملاتی، برای هر جلسه یا در دوره‌های ۶ ماهه براساس محاسبه تعداد جلسات برگزار و شرکت کرده‌شده به عناوین حق جلسه، حق‌الزحمه کارشناسی، جبران خدمت یا هدایا به اعضا و شرکت‌کنندگان در جلسات یا کسانی که در برگزاری جلسات همکاری دارند پرداخت شود.
تشخیص افراد مشمول این پرداخت‌ها با ریاست دانشگاه بوده و دانشگاه می‌تواند حداکثر یکصد ساعت در طول یک سال برای مجموع حضور در تمامی جلسات برای هر فرد در نظر گرفته و میزان ریالی آن را برمبنای تا سقف یک بیستم حق مدیریت ریاست دانشگاه/
امتیازات و ارتقای شغلی کارکنان در دبیرخانه دائمی هیأت امناء
- رئیس دبیرخانه با پست سازمانی در سطح مدیر بوده و از بین کارکنان هیأت علمی یا غیرهیأت علمی منصوب می‌شود. فرد متصدی این پست از حداکثر سقف درصد تعیین‌شده در ردیف ۵ جدول حق مدیریت مصوب هیأت امناء تا زمان تصدی پست مربوطه بهره‌مند می‌باشد.
- رئیس دبیرخانه در صورت قراردادی بودن، پس از ۴ سال تصدی این مسئولیت با استفاده از اختیارات هیأت امناء و ریاست دانشگاه، بدون آزمون و با رعایت ضوابط و مقررات آیین‌نامه اداری و استخدامی (هیأت علمی یا غیرهیأت علمی) از محل سهمیه مجوزهای موردی ریاست دانشگاه به استخدام پیمانی تبدیل وضعیت شده و در صورت پیمانی بودن با سابقه حداقل ۳ سال به استخدام رسمی آزمایشی تبدیل وضعیت می‌یابد. (تبدیل وضع‌های مذکور در هر مرحله باید در هیأت امنا طرح و تصویب شود و نیز طی مراحل جذب جهت عضویت هیأت علمی الزامی است.)
- کارشناسان دبیرخانه دائمی هیأت امناء (هیأت امنا و امور اداری) در صورت داشتن شرایط احراز و تصدی پست مورد نظر، پس از ۵ سال در این مسئولیت، در صورت قراردادی بودن به استخدام پیمانی (بدون آزمون و به‌صورت موردی با رعایت ضوابط در آیین‌نامه اداری و استخدامی و دستورالعمل‌های مربوطه) و پس از ۳ سال از پیمانی به رسمی آزمایشی تبدیل وضعیت می‌یابند. (تبدیل وضع‌های مذکور در هر مرحله باید در هیأت امنا طرح و تصویب شود.)
- کارشناس دبیرخانه هیأت امناء پس از ۷ سال سابقه در پست مورد تصدی، با تصویب و تغییر سطح پست سازمانی توسط مدیریت تحول اداری دانشگاه و تأیید ریاست دانشگاه، به سطح کارشناس مسئول ارتقا (بدون نیاز به تغییر نمودار و ساختار تشکیلاتی) و از تمامی مزایای این عنوان و سطح پست سازمانی (درج در حکم حقوقی) تا زمان تصدی پست مربوطه بهره‌مند می‌گردد. سابقه بیش از ۱۵ سال در این پست سازمانی به سطح معاون رئیس دبیرخانه هم‌تراز و از کلیه مزایای این سطح پست سازمانی (درج در حکم حقوقی) تا زمان تصدی پست مربوطه بهره‌مند می‌شود.
- کارشناسان دبیرخانه هیأت امناء از مزایای حق مدیریت جدول مصوب‌شده توسط هیأت امناء (ردیف ۸) تا سقف ۲۰٪ ریاست دانشگاه با نظر رئیس دبیرخانه دائمی و تأیید ریاست، پس از ۳ سال تصدی مسئولیت در دبیرخانه دائمی تا زمان تصدی پست مربوطه بهره‌مند می‌شوند.
- مشاور و رئیس دبیرخانه هیأت امناء در صورت تصدی ۵ سال در این سمت، در صورتی‌که هیأت علمی باشد علاوه بر امتیازات و شرایط مرتبه و ارتقا طبق ضوابط آیین‌نامه مربوط، از یک پایه تشویقی هیأت امناء حتی در صورت کسب پایه‌های تشویقی و ارفاقی قبلی طبق آیین‌نامه اداری و استخدامی هیأت علمی بهره‌مند می‌شود. در صورتی‌که غیرهیأت علمی باشد از ۳۰۰ امتیاز تشویقی هیأت امناء در حق شاغل علاوه بر امتیازات شغلی خود در حکم حقوقی برخوردار و به سرجمع امتیازات ایشان افزوده می‌شود. (صرفا برای یک‌بار در طول تصدی مسئولیت و طول خدمت)
- کارشناسان هیأت امناء در صورت تصدی ۶ سال در سمت‌های سازمانی مربوطه، علاوه بر امتیازات و شرایط ارتقا طبق ضوابط آیین‌نامه اداری و استخدامی مربوط، از ۲۰۰ امتیاز تشویقی از طرف هیأت امناء در حق شاغل بهره‌مند و به سرجمع امتیازات ایشان در حکم حقوقی افزوده می‌شود. (صرفا برای یک‌بار در طول تصدی مسئولیت و طول خدمت)
امکانات و فضای فیزیکی (محل استقرار)
دبیرخانه هیأت امناء در دانشگاه بایستی به‌گونه‌ای طراحی و استقرار یابد که حداقل فضای فیزیکی متناسب با فعالیت‌های این دبیرخانه در ستاد دانشگاه فراهم شود. علاوه بر تأمین فضاهای لازم جهت استقرار ریاست دبیرخانه و نیز کارشناسان، اتاقی نیز با ابعاد و امکانات مناسب جهت حضور اعضای محترم هیأت امناء در محل دانشگاه و برگزاری جلسات گفتگو با مسئولین دانشگاهی و کارکنان به‌عنوان دفتر اعضای هیأت امناء در مجموعه دبیرخانه دانشگاه پیش‌بینی و تأمین شود.
انتظار می‌رود با هماهنگی رئیس دانشگاه و نیز مشاور ایشان در دبیرخانه هیأت امناء، اعضاء در طول سال به دفعات برای آشنایی با امور جاری دانشگاه، استماع مشکلات و یا مشورت در برنامه‌های دانشگاه و نیز پایش مصوبات خود و بعضا شرکت در کمیته‌های کارشناسی و مدیریتی که حسب مورد از تکالیف هیأت امناء خواهد بود دعوت و حضور یابند.
منبع : سایت حسابداری بیمارستان
کانال تلگرام @hospitalaccounting