چه کسی سند تعهدآور دانشگاه را امضا می‌کند؟ | ماده ۵ آیین‌نامه مالی و معاملاتی
ماده ۵ — کلیه اسناد و اوراق تعهدآور مالی (از جمله: چک، سفته، و اوراق بهادار و موارد مشابه)، با امضاء رییس مؤسسه (یا مقامات مجاز از طرف ایشان) و مدیر امور مالی مؤسسه (یا مقامات مجاز از طرف وی) و در مورد واحدهای اجرایی مستقل نیز با امضاء رییس واحد و رییس امورمالی واحد معتبر خواهد بود و همچنین قراردادهای مؤسسه بر اساس قوانین و مقررات مربوطه و به استناد ماده ۴۴ این آیین‌نامه خواهد بود.
ماده ۵ دو حکم متفاوت را در یک جمله کنار هم گذاشته است و همین کنار هم آمدن، منشأ بیشترین برداشت‌های نادرست از این ماده است. حکم نخست درباره اسناد و اوراق تعهدآور مالی است و شرط اعتبار آن‌ها را تعیین می‌کند؛ حکم دوم درباره قراردادهای مؤسسه است و به‌جای آنکه شرط اعتباری تعیین کند، آن‌ها را به «قوانین و مقررات مربوطه» و به ماده ۴۴ همین آیین‌نامه ارجاع می‌دهد. بنابراین نمی‌توان حکم امضای چک را بدون بررسی بیشتر به قرارداد تعمیم داد.
امضای مالی روی سند تعهدآور، تشریفات اداری نیست
برای چک، سفته، اوراق بهادار و موارد مشابه، ماده ۵ امضای مشترک مقام اجرایی و مقام مالی را لازم دانسته است. در این موارد امضای مدیر امور مالی یک تأیید تشریفاتی پس از تصمیم نیست؛ در کنار امضای رئیس مؤسسه یا مقام مجاز از طرف ایشان، یکی از شرایط اعتبار خود آن سند است. سندی که تنها یکی از این دو امضا را داشته باشد، در چارچوب این آیین‌نامه سند معتبری برای مؤسسه به شمار نمی‌رود.
ماده ۵ در همان جمله، امکان تفویض اختیار را برای هر دو طرف پیش‌بینی کرده است: «یا مقامات مجاز از طرف ایشان» برای رئیس مؤسسه و «یا مقامات مجاز از طرف وی» برای مدیر امور مالی. در واحدهای اجرایی مستقل نیز همین ساختار دو امضایی تکرار می‌شود، این بار با امضای رئیس واحد و رئیس امور مالی واحد. یعنی الگو در سطح دانشگاه و در سطح واحد یکی است و آنچه تغییر می‌کند، سطح مقام امضاکننده است، نه اصل دو امضایی بودن سند.
قرارداد حکم جداگانه‌ای دارد و به ماده ۴۴ ارجاع می‌شود
درباره قراردادهای مؤسسه، متن ماده ۵ حکم مستقلی وضع نمی‌کند و به مقررات مربوطه و ماده ۴۴ ارجاع می‌دهد. متن ماده ۴۴ چنین است:
ماده ۴۴ — مسئولیت تشخیص و انجام تعهد و تسجیل و حواله به عهده رییس مؤسسه و مقامات مجاز از طرف ایشان و مسئولیت تأمین اعتبار و تطبیق پرداخت با این آیین‌نامه به عهده مدیر امور مالی (خزانه‌دار) مؤسسه و مقامات مجاز از طرف وی می‌باشد. مسئولیت‌های فوق در مورد واحدهای اجرایی مستقل نیز به عهده رییس واحد و رییس امور مالی واحد می‌باشد.
ماده ۴۴ دو زنجیره موازی می‌سازد. در یک سو، مراحل ایجاد و تحقق تعهد — تشخیص، انجام تعهد، تسجیل و حواله — بر عهده رئیس مؤسسه و مقامات مجاز از طرف ایشان است. در سوی دیگر، تأمین اعتبار و تطبیق پرداخت با آیین‌نامه بر عهده مدیر امور مالی (خزانه‌دار) و مقامات مجاز از طرف وی است. نکته‌ای که در نقل‌قول‌های کوتاه از این ماده اغلب جا می‌افتد این است که امکان تفویض اختیار در هر دو زنجیره پیش‌بینی شده، نه فقط در زنجیره اجرایی. بنابراین اختیار ایجاد تعهد قراردادی و مسئولیت کنترل مالی دو موضوع متفاوت‌اند که هر کدام مسیر تفویض خود را دارند.
بررسی مالی قرارداد با تنظیم قرارداد یکی نیست
شرح وظایف منتشرشده مدیریت امور مالی دانشگاه‌ها همین تفکیک را نشان می‌دهد. آنچه در این شرح وظایف آمده، «بررسی قراردادها از نظر انطباق با اصول و موازین مالی و مستند بودن به امضاهای مجاز» و «تحت کنترل داشتن قراردادهای منعقده از لحاظ انجام تعهدات و رعایت مفاد آن» است؛ یعنی نگاه مالی به قرارداد و نظارت بر اجرای مالی آن. تنظیم مفاد حقوقی قرارداد در این فهرست نیست. در مقابل، تهیه پیش‌نویس قرارداد، بررسی حقوقی مفاد آن و پیگیری قراردادها در شرح وظایف اداره حقوقی و امور قراردادها قرار دارد.
در عمل، اگر قراردادی برای خرید تجهیزات یا دریافت خدمات منعقد شود، ضرورت معامله، موضوع قرارداد، مشخصات فنی و شرایط اجرایی آن در مسیر رئیس مؤسسه، مقام دارای تفویض اختیار و واحدهای تخصصی و حقوقی تعیین می‌شود. مدیر امور مالی در حدود وظایف خود باید وجود اعتبار، آثار مالی، شرایط پرداخت و امکان پرداخت مطابق مقررات را کنترل کند. تأیید مالی قرارداد به معنای انتقال مسئولیت مفاد تخصصی و تصمیم اجرایی آن به امور مالی نیست.
مقایسه با نظام‌های دانشگاهی دیگر
همین تفکیک را می‌توان در نظام‌های دانشگاهی دیگر نیز با سه عنوان جداگانه توصیف کرد: اختیار انعقاد قرارداد (Contract Authority)، بررسی مالی (Financial Review) و اختیار پرداخت (Payment Authority). کسی که سازمان را وارد رابطه قراردادی می‌کند، همیشه همان کسی نیست که کنترل مالی یا پرداخت را انجام می‌دهد. این تقسیم مسئولیت یکی از مصادیق اصل تفکیک وظایف در کنترل داخلی است و از تمرکز اختیار ایجاد تعهد و پرداخت در یک نقطه جلوگیری می‌کند.
جمع‌بندی
ماده ۵ را باید در کنار ماده ۴۴ خواند. برای اسناد و اوراق تعهدآور مالی، امضای مالی شرط اعتبار سند است. برای قرارداد، مقام اجرایی دارای اختیار مؤسسه را وارد رابطه قراردادی می‌کند و امور مالی در حدود وظایف خود، تأمین اعتبار و انطباق عملیات مالی و پرداخت را کنترل می‌کند.
مهم‌ترین پیام ماده ۵
«امضای مالی روی سند تعهدآور، شرط اعتبار سند است؛ اما تأیید مالی قرارداد، مسئولیت مفاد قرارداد را به امور مالی منتقل نمی‌کند.»
منبع : سایت حسابداری بیمارستان
کانال تلگرام @hospitalaccounting