ثبت‌های حسابداری چک‌های بین‌راهی در نظام حسابداری بخش عمومی ۱۴۰۵؛ آموزش ساده از شناسایی تا واریز به خزانه
این مطلب بازنویسی آموزشی بخش «حسابداری وجوه چک‌های بین راهی» از فصل هفتم «نظام حسابداری بخش عمومی (نسخه سال ۱۴۰۵)» است.
چک بین‌راهی چیست؟
واحد گزارشگر (مثلا ذیحسابی دانشگاه) چکی صادر می‌کند و به ذینفع تحویل می‌دهد، ولی ذینفع تا روز تهیه صورت مغایرت بانکی آن را به بانک نبرده است. در دفاتر ما پول پرداخت شده، اما هنوز از حساب بانک کم نشده است. به این چک‌ها چک بین‌راهی می‌گویند.
دو نکته در همین تعریف مهم است:
- چک باید به ذینفع تحویل شده باشد. چکی که صادر شده ولی تحویل نشده، چک بین‌راهی نیست؛ باید حداکثر ظرف یک ماه از تاریخ صدور باطل شود و ثبت‌های مربوط هم اصلاح شود.
- این دستورالعمل فقط برای پرداخت با چک است؛ واحدهایی که از حواله الکترونیک استفاده می‌کنند، مجاز به استفاده از آن نیستند.
قاعده سه ماه: پول چک نقدنشده کجا می‌رود؟
اگر ذینفع سه ماه از تاریخ صدور چک به بانک مراجعه نکند، پول نباید در حساب بانک دستگاه بماند. ذیحسابی و اداره کل امور مالی مکلف است وجه این چک‌ها را به حساب مشخصی نزد خزانه واریز کند و تأییدیه آن را بگیرد.
چک‌های بزرگ: پنجاه میلیون ریال و بیشتر
اگر مبلغ هر چک حداقل پنجاه میلیون ریال باشد، پیش از واریز به خزانه باید این بررسی‌ها انجام شود:
- تحقیق درباره دریافت‌کننده چک، خدمتی که انجام شده یا کالایی که تحویل شده، و اینکه آیا رقمی اشتباه در اسناد مالی درج نشده است؛
- پیدا کردن دلیل مراجعه نکردن ذینفع به بانک؛
- بررسی صورت مغایرت بانکی و اطمینان از اینکه رقم مشابهی در مغایرت ماه‌های قبل وجود ندارد؛
- تأیید گزارش این بررسی‌ها توسط مقامات مجاز و ذیحساب و مدیرکل امور مالی.
بعد از این مراحل، وجه چک به خزانه واریز می‌شود.
ابطال چک از طریق مراجع قضایی
در اجرای ماده ۱۰۵ قانون محاسبات عمومی کشور، واحد گزارشگر باید از طریق دفتر حقوقی خود و با توجه به قانون صدور چک و مقررات بانکی، و با اعلام مدیران مالی، چک‌های بین‌راهی را از طریق مراجع قضایی باطل کند و نتیجه را به بانک عامل و واحد گزارشگر اعلام کند.
اگر ذینفع بعدا برای گرفتن پول آمد؟
ذیحسابی از خزانه درخواست وجه می‌کند. خزانه پس از گرفتن تأییدیه چک بین‌راهی و بررسی مدارک، وجه را به همان حساب بانک عامل اولیه برمی‌گرداند. صدور چک جدید فقط پس از تحویل لاشه چک قبلی به ذیحسابی یا امور مالی و ابطال آن ممکن است.
حساب‌هایی که درگیر می‌شوند
| حساب کل | حساب معین | سطح تفصیلی | ماهیت |
|---|---|---|---|
| موجودی نقد (دارایی جاری) | بانک ... | به تفکیک مشخصات حساب‌های بانکی | بدهکار |
| حساب‌ها و اسناد دریافتنی حاصل از عملیات مبادله‌ای (دارایی جاری) | مطالبات از خزانه | به تفکیک سال، اشخاص و موضوع مطالبات | بدهکار |
| سایر بدهی‌های جاری | بدهی بابت چک‌های بین‌راهی | به تفکیک سال، اشخاص و موضوع بدهی | بستانکار |
به زبان ساده: وقتی چک باطل می‌شود، پول به حساب بانک برمی‌گردد ولی ما هنوز به ذینفع بدهکاریم؛ این بدهی در حساب «بدهی بابت چک‌های بین‌راهی» نگه داشته می‌شود. وقتی پول را به خزانه می‌فرستیم، از خزانه طلبکار می‌شویم؛ این طلب در حساب «مطالبات از خزانه» می‌نشیند.
شش ثبت حسابداری، قدم به قدم
ثبت ۱: شناسایی و ابطال چک بین‌راهی (با تأیید بانک عامل)
چک باطل شده و پول به حساب بانک برگشته، ولی بدهی ما به ذینفع باقی است.
| بدهکار | بستانکار |
|---|---|
| بانک ... | بدهی بابت چک‌های بین‌راهی |
ثبت ۲: انتقال وجه چک‌های بین‌راهی به خزانه
پول از حساب بانک دستگاه به حساب خزانه می‌رود و ما از خزانه طلبکار می‌شویم.
| بدهکار | بستانکار |
|---|---|
| مطالبات از خزانه | بانک ... |
ثبت ۳: دریافت وجه از خزانه (وقتی ذینفع مراجعه کرد)
خزانه پول را به حساب بانک دستگاه برمی‌گرداند و طلب ما از خزانه تسویه می‌شود.
| بدهکار | بستانکار |
|---|---|
| بانک ... | مطالبات از خزانه |
ثبت ۴: پرداخت وجه به ذینفع
بدهی به ذینفع پرداخت و تسویه می‌شود. (یادتان باشد: چک جدید فقط بعد از تحویل لاشه چک قبلی و ابطال آن.)
| بدهکار | بستانکار |
|---|---|
| بدهی بابت چک‌های بین‌راهی | بانک ... |
ثبت ۵: بستن حساب‌ها در پایان سال
| بدهکار | بستانکار |
|---|---|
| بدهی بابت چک‌های بین‌راهی | بانک ... / مطالبات از خزانه |
ثبت ۶: افتتاح حساب‌ها در ابتدای سال بعد
| بدهکار | بستانکار |
|---|---|
| بانک ... / مطالبات از خزانه | بدهی بابت چک‌های بین‌راهی |
نکته: در متن کتاب، طرف بستانکار ثبت ۶ «بدهی بابت وجوه نامشخص» چاپ شده است؛ با توجه به ثبت ۵ و موضوع این بخش، حساب مورد نظر «بدهی بابت چک‌های بین‌راهی» است. بستن و افتتاح همه حساب‌ها را در ثبت‌های حسابداری بستن و افتتاح حساب‌ها در پایان سال مالی ببینید.
خلاصه در یک نگاه
- چک صادر و تحویل شده ولی نقد نشده ← چک بین‌راهی؛ در مغایرت بانکی از موجودی صورتحساب بانک کسر می‌شود.
- سه ماه گذشت ← وجه به خزانه واریز و تأییدیه گرفته می‌شود.
- چک ۵۰ میلیون ریال به بالا ← اول تحقیق و گزارش تأییدشده توسط ذیحساب و مدیرکل امور مالی.
- ابطال از طریق مراجع قضایی (ماده ۱۰۵ قانون محاسبات عمومی).
- ذینفع برگشت ← درخواست وجه از خزانه و چک جدید فقط با تحویل لاشه چک قبلی.
منبع : سایت حسابداری بیمارستان
کانال تلگرام @hospitalaccounting