راهنمای کنترل تنخواه‌گردان پرداخت ۱۴۰۵؛ ۱۴ نکته برای ذیحساب، عامل ذیحساب و امور مالی
چک‌لیست کنترل تنخواه‌گردان پرداخت — فصل اول «چک‌لیست‌های اعتبارات هزینه‌ای» از مجموعه کنترل‌های مالی در حسابرسی داخلی بخش عمومی، وزارت امور اقتصادی و دارایی (ابلاغ ۱۴۰۵/۰۵/۱۷)
زیر هر کنترل، متن کامل مستند قانونی آن آمده است. بیشتر مستندها از آیین‌نامه نحوه واگذاری و میزان مورد استفاده از انواع تنخواه‌گردان‌ها مصوب ۱۴۰۲ است و دو کنترل به مواد ۲۷ و ۷۶ قانون محاسبات عمومی کشور و یک کنترل به بخشنامه دیوان محاسبات (پیوست شیوه‌نامه نگهداری و امحای اسناد مالی) ارجاع داده‌اند. ثبت حسابداری این تنخواه‌ها در ثبت‌های حسابداری عامل ذیحساب: تنخواه‌گردان و پیش‌پرداخت آمده است.
کنترل ۱
آیا تنخواه‌گردان از طرف ذیحساب و با تأیید وزیر یا رئیس موسسه و یا مقامات مجاز از طرف آنها اختصاص می‌یابد؟
مستند: ماده ۲۷ قانون محاسبات عمومی کشور
ماده ۲۷ - تنخواه‌گردان پرداخت عبارت است از وجهی که از محل تنخواه‌گردان حسابداری از طرف ذیحساب با تایید وزیر یا رئیس موسسه و یا مقامات مجاز از طرف آنها برای انجام برخی از هزینه‌ها در اختیار واحدها و یا مامورینی که به موجب این قانون و آیین‌نامه‌های اجرایی آن مجاز به دریافت تنخواه‌گردان هستند قرار می‌گیرد تا به تدریج که هزینه‌های مربوط انجام می‌شود اسناد هزینه تحویل و مجددا وجه دریافت دارند.
کنترل ۲
آیا اسناد هزینه‌های انجام‌شده از محل تنخواه‌گردان پرداخت حداکثر در پایان هر ماه به ذیحساب یا مدیر امور مالی مربوط تحویل شده است؟
مستند: ماده ۷ و تبصره آیین‌نامه نحوه واگذاری و میزان و ترتیب استفاده از تنخواه‌گردان‌ها (شماره ۲۰۶۷۲۸ مورخ ۱۴۰۲/۱۰/۲۴)
ماده ۷- اسناد و مدارک مربوط به استفاده از تنخواه گردان پرداخت بایستی حداکثر در پایان هر ماه به ذیحساب یا مدیر امور مالی مربوط تحویل شود. ذیحساب یا مدیر امور مالی ذیربط پس از رسیدگی و تأیید اسناد و مدارک یاد شده و در صورت تقلیل مانده تنخواه گردان پرداخت به کمتر از پنجاه درصد میزان اولیه می‌تواند نسبت به تکمیل آن تا معادل اسناد و مدارک تأیید شده اقدام نماید.
تبصره: مهلت اشعاری در این ماده در مورد تنخواه گردان پرداخت واحدهای خارج از کشور موضوع ردیف ۳ بند (ب) ماده ۲ حداکثر تا بیستم ماه بعد خواهد بود.
کنترل ۳
آیا مصرف و عودت مانده مصرف‌نشده تنخواه‌گردان پرداخت در انطباق با مهلت‌های مقرر در ماده ۸ آیین‌نامه اجرایی موضوع ماده ۵۴ قانون محاسبات عمومی کشور انجام شده است؟
مستند: ماده ۸ و ذیل آن آیین‌نامه نحوه واگذاری و میزان و ترتیب استفاده از تنخواه‌گردان‌ها (شماره ۲۰۶۷۲۸ مورخ ۱۴۰۲/۱۰/۲۴)
ماده ۸- تنخواه گردان پرداخت واگذار شده از محل اعتبارات هزینه و اعتبارات تملک دارایی‌های سرمایه‌ای هر سال حداکثر تا ده روز پیش از پایان مهلت قانونی تعهد و پرداخت قابل استفاده خواهد بود. مانده مصرف نشده به حساب بانک پرداخت دستگاه اجرایی ذیربط واریز و با تحویل اسناد قابل قبول مربوط به پرداخت‌های انجام شده در مواعد زیر تسویه می‌گردد:
تنخواه گردان موضوع ردیف‌های (۱، ۲، ۳، ۴، ۵ و ۷) بند (ب) ماده ۲ در مورد تنخواه گردان پرداخت واگذار شده از محل اعتبارات هزینه هر سال و اعتبارات تملک دارایی‌های سرمایه‌ای هر سال حداکثر تا پنج روز پیش از پایان مهلت قانونی تعهد و پرداخت.
تنخواه گردان موضوع ردیف ۶ بند (ب) ماده ۲ حداکثر ظرف مدت یک هفته پس از انجام مأموریت مربوط و پنج روز پیش از پایان مهلت قانونی تعهد و پرداخت.
کنترل ۴
آیا تأدیه تنخواه‌گردان از طریق صدور چک (حواله الکترونیک) صورت می‌گیرد؟
در چک‌لیست برای این کنترل مستند قانونی درج نشده است.
کنترل ۵
آیا مانده تنخواه‌گردان در فواصل زمانی مشخص بررسی و مغایرت‌گیری می‌شود؟
مستند: ماده ۱۴ آیین‌نامه نحوه واگذاری و میزان و ترتیب استفاده از تنخواه‌گردان‌ها (شماره ۲۰۶۷۲۸ مورخ ۱۴۰۲/۱۰/۲۴)
ماده ۱۴- عاملین ذیحساب و سایر دریافت کنندگان تنخواه گردان پرداخت موضوع ردیف‌های (۲، ۵ و ۷) بند (ب) ماده ۲ مکلفند در پایان هر ماه خلاصه حساب حاوی اطلاعات مربوط به میزان دریافتی تنخواه گردان پرداخت و پرداخت‌های انجام شده از محل دریافت مذکور و مانده مصرف نشده تا پایان ماه مورد عمل تهیه و به ذیحساب و یا مدیر امور مالی ذیربط ارایه نمایند. خلاصه حساب مذکور بایستی مستند به اسناد و مدارک مثبته باشد.
کنترل ۶
آیا عامل ذیحساب مراتب تأخیر در واریز یا بروز کسری در ابواب‌جمعی کارپردازان و یا سایر مأمورانی که از طرف عامل ذیحسابی وجوهی در اختیار آنان گذاشته‌شده است را به‌موقع و کتبا به ذیحساب و رئیس واحد اجرایی و سایر مراجع ذیربط گزارش نموده است؟
مستند: ماده ۱۰ و تبصره ذیل آن آیین‌نامه نحوه واگذاری و میزان و ترتیب استفاده از تنخواه‌گردان‌ها (شماره ۲۰۶۷۲۸ مورخ ۱۴۰۲/۱۰/۲۴)
ماده ۱۰- کارپردازان و سایر مأمورانی که از طرف عامل ذیحساب وجوهی در اختیار آنان گذارده شده است مکلفند نسبت به واریز وجوه مذکور به ترتیب مواعد مقرر در ماده ۸ این آیین نامه اقدام نمایند.
تبصره: عاملین ذیحساب مکلفند در مورد واریز وجوه مزبور در این ماده پیگیری‌های مستمر و لازم معمول نمایند و در صورت تأخیر در واریز و یا ایجاد کسری ابواب جمعی در تنخواه گردان پرداخت ضمن انجام اقدامات لازم و به موقع مراتب را کتبا به ذیحساب و یا مدیر امور مالی مربوط و بالاترین مقام دستگاه اجرایی مربوط گزارش نمایند.
کنترل ۷
آیا میزان تنخواه‌گردان پرداخت حسب مورد مطابق با ردیف‌های شماره ۱، ۲، ۳، ۴، ۵ و ۶ بند ب آیین‌نامه تنخواه‌گردان است؟
مستند: ردیف‌های ۱ تا ۶ بند (ب) ماده ۲ آیین‌نامه نحوه واگذاری و میزان و ترتیب استفاده از تنخواه‌گردان‌ها (شماره ۲۰۶۷۲۸ مورخ ۱۴۰۲/۱۰/۲۴)
ب- تنخواه گردان پرداخت: به منظور ایجاد تسهیل در پرداخت برخی از مخارج توسط ذیحساب و یا مدیر امور مالی از محل اعتبارات به میزان و ترتیب زیر واگذار می‌گردد:
۱- به واحدهایی که دارای عامل ذیحساب هستند در شهرستان محل استقرار ذیحساب و یا مدیر امور مالی تا میزان پرداخت‌های یک ماه بر اساس میانگین عملکرد سال قبل و یا برآورد پرداخت‌های ماهانه و در شهرستان‌های خارج از محل استقرار ذیحساب و یا مدیر امور مالی تا میزان پرداخت‌های حداکثر سه ماه بر اساس میانگین عملکرد سال قبل و یا برآورد پرداخت‌های ماهانه از محل اعتبارات هزینه به تفکیک برنامه فعالیت و فصول هزینه.
۲- به واحدهای تدارکاتی مرکزی دستگاه اجرایی تا میزان پرداخت‌های یک ماه بر اساس میانگین عملکرد سال قبل و یا برآورد پرداخت‌های ماهانه از محل اعتبارات هزینه به تفکیک برنامه فعالیت و فصول هزینه.
۳- به واحدهای خارج از کشور دستگاه اجرایی تا میزان متوسط پرداخت‌های شش ماه بر اساس میانگین عملکرد سال قبل و یا برآورد پرداخت‌های ماهانه از محل اعتبارات هزینه به تفکیک برنامه و فصول هزینه.
۴- به واحدهای مستقر در خارج از محل استقرار ذیحساب و یا مدیر امور مالی که دارای عامل ذیحساب هستند تا میزان ده درصد اعتبارات هر یک از پروژه‌ها یا طرح‌های تملک دارایی‌های سرمایه‌ای به تفکیک طرح پروژه و فصول.
۵- به مأمور خرید یا کارپرداز برای خریدهای جزئی حداکثر تا مبلغ نصاب معاملات کوچک قانون برگزاری مناقصات که هر ساله توسط هیأت محترم وزیران تعیین می‌شود.
۶- به فرد یا هیأت‌هایی که به منظور انجام طرح‌های مطالعاتی و تحقیقاتی و نظارت فنی و یا سایر موارد به خارج از شهر محل خدمت خود اعزام می‌گردند و انجام مأموریت آنها ملازمه با پرداخت هزینه‌هایی در محل مأموریت دارد و متناسب با هزینه‌های مذکور (به استثنای فوق العاده روزانه و هزینه‌ی سفر که پرداخت آن تابع مقررات مربوط می‌باشد) حداکثر تا مبلغ نصاب معاملات کوچک قانون برگزاری مناقصات.
کنترل ۸
آیا تأدیه تنخواه‌گردان موضوع ردیف‌های ذیل بند (ب) ماده (۲) آیین‌نامه تنخواه‌گردان منحصرا به حساب بانکی مجاز موضوع ماده (۷۶) قانون محاسبات عمومی کشور انجام می‌شود؟
مستند: ماده ۷۶ قانون محاسبات عمومی کشور
ماده ۷۶ - برای وزارتخانه‌ها و موسسات دولتی و شرکت‌های دولتی (به استثنای بانک‌ها و شرکت‌های بیمه و موسسات اعتباری) و واحدهای تابعه آنها در مرکز و شهرستان‌ها حسب مورد از طرف خزانه و یا نمایندگی خزانه در استان‌ها در بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران و یا سایر بانک‌های دولتی که از طرف بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران نمایندگی داشته باشند، به تعداد مورد نیاز حساب‌های بانکی برای پرداخت‌های مربوط افتتاح خواهد شد. استفاده از حساب‌های مزبور در مورد وزارتخانه‌ها و موسسات دولتی با امضای مشترک ذیحساب و یا مقام مجاز از طرف او و لااقل یک نفر دیگر از مقامات مسئول و مجاز دستگاه مربوط به معرفی خزانه و یا نمایندگی خزانه در استان به عمل خواهد آمد و کلیه پرداخت‌های دستگاه‌های نامبرده منحصرا از طریق حساب‌های بانکی مذکور مجاز خواهد بود. استفاده از حساب‌های بانکی شرکت‌های دولتی با امضای مشترک مقامات مذکور در اساسنامه آنها و ذیحساب شرکت یا مقام مجاز از طرف او ممکن خواهد بود.
تبصره - موسسات و نهادهای عمومی غیر دولتی موضوع ماده (۵) این قانون مادامی که از محل درآمد عمومی وجهی دریافت می‌دارند در مورد وجوه مذکور مشمول مقررات این ماده خواهند بود و وجوه اعتباراتی که در قانون بودجه کل کشور برای این قبیل دستگاه‌ها به تصویب می‌رسد، توسط خزانه و یا نمایندگی خزانه در استان منحصرا از طریق حساب‌های بانکی مذکور قابل پرداخت می‌باشد.
کنترل ۹
آیا اسناد تنخواه‌گردان عاملین ذیحساب برای حسابرس دیوان محاسبات استان مربوط ارسال می‌گردد؟
مستند: بند ۳ نامه شماره ۲/۴۰۰/۲۳۸ دیوان محاسبات کشور (در چک‌لیست: مورخ ۷۱/۸/۲۷؛ در شیوه‌نامه نگهداری اسناد دیوان: مورخ ۱۳۸۱/۸/۲۷)
۳- در مواردی که اجرای عملیات مالی و اجرایی خارج از محل استقرار ذیحساب صورت می پذیرد اسناد و مدارک مربوط پس از تنظیم به دیوان محاسبات استان محل انجام رویداد مالی ارائه گردد. دیوان مذکور مکلف است با بررسی اسناد و انجام اقداماتی که در دستورالعمل‌های صادره برای آنها منظور گردیده مجوز ارسال آن به ذیحسابی را صادر نماید. بدیهی است رسیدگی مزبور صرفا به منظور یادداشت اطلاعات مالی و عملیاتی در استان بوده و نافی وظایف ذیحسابان مربوطه در تطبیق پرداخت‌ها با قوانین و مقررات نخواهد بود.
مستند: بند ۳ نامه شماره ۲/۴۰۰/۳۹ مورخ ۸۲/۲/۳۰ دیوان محاسبات کشور
متن این نامه در منابع در دسترس ما پیدا نشد؛ فقط شماره آن در چک‌لیست آمده است.
کنترل ۱۰
آیا دریافت‌ها و پرداخت‌های تنخواه‌گردان‌ها از طریق حساب‌های بانکی مجاز صورت می‌گیرد؟
مستند: تبصره ۱ ماده ۲ آیین‌نامه نحوه واگذاری و میزان و ترتیب استفاده از تنخواه‌گردان‌ها (شماره ۲۰۶۷۲۸ مورخ ۱۴۰۲/۱۰/۲۴)
تبصره ۱: کلیه وجوه تنخواه گردان موضوع این آیین نامه به حساب‌های بانکی مجاز که از طرف خزانه یا خزانه معین استان افتتاح شده است و یا تنخواه کارت بخش عمومی حسب مورد واریز می‌شود و یا به صورت اعتباری واگذار می‌گردد.
کنترل ۱۱
آیا وجوه تنخواه‌گردان دریافتی بابت هریک از مواد هزینه و یا هر طرح برای همان هزینه یا طرح استفاده شده است؟
مستند: ماده ۶ آیین‌نامه نحوه واگذاری و میزان و ترتیب استفاده از تنخواه‌گردان‌ها (شماره ۲۰۶۷۲۸ مورخ ۱۴۰۲/۱۰/۲۴)
ماده ۶- استفاده از تنخواه گردان پرداخت واگذار شده از محل اعتبارات هزینه با رعایت برنامه فعالیت و فصول و از محل اعتبارات تملک دارایی‌های سرمایه‌ای با رعایت طرح پروژه و فصول (مطابق با فرم شماره ۱ پیوست) مجاز می‌باشد.
کنترل ۱۲
آیا اقدامات لازم در خصوص عدم رفع نقص اسناد دریافتی از عاملین ذیحساب تا پایان مهلت‌های اشعاری در ماده ۸ (پنج روز پیش از پایان مهلت قانونی تعهد و پرداخت برای ردیف‌های ۱، ۲، ۳، ۴، ۵ و ۷ بند (ب) ماده (۲) و یک هفته پس از انجام مأموریت مربوط و پنج روز پیش از پایان مهلت قانونی تعهد و پرداخت تنخواه‌گردان موضوع ردیف ۶ بند (ب) ماده ۲) انجام شده است؟
مستند: ماده ۱۲ آیین‌نامه نحوه واگذاری و میزان و ترتیب استفاده از تنخواه‌گردان‌ها (شماره ۲۰۶۷۲۸ مورخ ۱۴۰۲/۱۰/۲۴)
ماده ۱۲- در صورتی که اسناد و مدارک مخارج انجام شده از محل تنخواه گردان پرداخت که به ذیحساب و یا مدیر امور مالی ارایه می‌نمایند دارای نواقصی باشد، عاملین ذیحساب و سایر کسانی که به موجب این آیین نامه مجاز به دریافت تنخواه گردان مذکور از ذیحساب و یا مدیر امور مالی می‌باشند مکلفند در اسرع وقت نسبت به رفع نواقص مربوط اقدام نمایند. در صورتی که رفع نقص برخی از این اسناد و مدارک به علت کوتاهی فرصت تا پایان مهلت‌های اشعاری در ماده ۸ مقدور نگردد، ذیحساب و یا مدیر امور مالی به منظور جلوگیری از تأخیر در تهیه گزارش‌های مالی رویدادهای مربوط به اسناد و مدارک یاد شده را مطابق نظام حسابداری بخش عمومی در دفاتر واحد گزارشگر اعمال حساب نماید.
در صورت واخواهی اسناد و مدارک یاد شده بابت تنخواه گردان پرداخت مسئولیت پاسخگویی و پیگیری آن برعهده واحد دریافت کننده تنخواه گردان می‌باشد. در ضمن واحد واگذار کننده تنخواه گردان پرداخت باید پیگیری‌های لازم را برای رفع واخواهی ایجاد شده انجام دهد.
کنترل ۱۳
آیا اقدامات لازم توسط ذیحساب در خصوص کسری ابواب‌جمعی عاملین ذیحساب صورت گرفته است؟
مستند: ماده ۱۳ آیین‌نامه نحوه واگذاری و میزان و ترتیب استفاده از تنخواه‌گردان‌ها (شماره ۲۰۶۷۲۸ مورخ ۱۴۰۲/۱۰/۲۴)
ماده ۱۳- ذیحساب و یا مدیر امور مالی موظف است به محض اطلاع از ایجاد کسری در تنخواه گردان عامل ذیحساب و سایر مأمورانی که تنخواه گردان پرداخت در اختیار دارند ضمن رسیدگی و تعیین مبلغ کسری رویدادهای مربوط را مطابق نظام حسابداری بخش عمومی در دفاتر واحد گزارشگر اعمال حساب نماید و مراتب را طبق مقررات مربوط جهت اطلاع و اقدامات قانونی لازم به دادسرای دیوان محاسبات کشور و وزارت امور اقتصادی و دارایی و دستگاه اجرایی ذیربط اعلام و موضوع را تا حصول نتیجه نهایی پیگیری نماید.
تبصره: کسری حاصله در تنخواه گردان رد وجوه سپرده عاملین ذیحساب نیز مشمول مفاد این ماده خواهد بود.
کنترل ۱۴
آیا ذیحساب و سایر دریافت‌کنندگان تنخواه‌گردان پرداخت موضوع ردیف‌های (۲ و ۵ و ۷) بند «ب» آیین‌نامه تنخواه‌گردان، خلاصه حساب حاوی اطلاعات مربوط به میزان دریافتی تنخواه‌گردان پرداخت و سایر وجوهی که دریافت داشته‌اند و پرداخت‌های انجام‌شده از محل دریافت مذکور و مانده مصرف‌نشده را تا پایان ماه مورد عمل تهیه و با اسناد و مدارک به ذیحساب ذیربط ارائه نموده است؟
مستند: مواد ۱۴، ۱۵ و ۱۶ آیین‌نامه نحوه واگذاری و میزان و ترتیب استفاده از تنخواه‌گردان‌ها (شماره ۲۰۶۷۲۸ مورخ ۱۴۰۲/۱۰/۲۴)
ماده ۱۴- عاملین ذیحساب و سایر دریافت کنندگان تنخواه گردان پرداخت موضوع ردیف‌های (۲، ۵ و ۷) بند (ب) ماده ۲ مکلفند در پایان هر ماه خلاصه حساب حاوی اطلاعات مربوط به میزان دریافتی تنخواه گردان پرداخت و پرداخت‌های انجام شده از محل دریافت مذکور و مانده مصرف نشده تا پایان ماه مورد عمل تهیه و به ذیحساب و یا مدیر امور مالی ذیربط ارایه نمایند. خلاصه حساب مذکور بایستی مستند به اسناد و مدارک مثبته باشد.
ماده ۱۵- ذیحساب و یا مدیر امور مالی علاوه بر دریافت خلاصه حساب موضوع ماده ۱۴ مکلف است به طرقی از قبیل بازرسی در محل یا اعزام مأمور و با برقراری سیستم گزارش گیری مطمئن بر اساس دستورالعمل حسابداری عاملین ذیحساب (پیوست ۶ نظام حسابداری بخش عمومی)، مانده اقلام حساب‌های عاملین ذیحساب را رسیدگی نماید و در صورت ملاحظه کسری و یا پرداخت‌هایی که منطبق با قوانین و مقررات مربوط نباشد اقدامات لازم معمول دارد.
ماده ۱۶- اعمال حساب رویدادهای مربوط به تنخواه گردان‌های موضوع این آیین نامه مطابق نظام حسابداری بخش عمومی انجام می‌شود.
منبع : سایت حسابداری بیمارستان
کانال تلگرام @hospitalaccounting