راهنمای کنترل ثبت قراردادها در پایگاه اطلاعات قراردادهای کشور ۱۴۰۵؛ ۱۴ نکته برای ذیحساب و امور مالی
چک‌لیست نظارت بر ثبت قراردادها — فصل اول «چک‌لیست‌های اعتبارات هزینه‌ای» از مجموعه کنترل‌های مالی در حسابرسی داخلی بخش عمومی، وزارت امور اقتصادی و دارایی (ابلاغ ۱۴۰۵/۰۵/۱۷)
زیر هر کنترل، ملاحظات چک‌لیست و متن مستند قانونی آن آمده است. درباره تبادل اطلاعات معاملات دولت با پایگاه اطلاعات قراردادهای کشور از طریق سامانه ستاد و راهنمای کنترل خرید از سامانه ستاد ۱۴۰۵ هم در سایت مطلب هست.
کنترل ۱
آیا دستگاه اجرائی نسبت به ثبت‌نام و اخذ کد کاربری در پایگاه قراردادهای کشور اقدام نموده است؟
ملاحظات چک‌لیست:
آیتم‌های زیر بایستی در پایگاه اطلاعات قراردادها ثبت شود:
۱- متن کلیه قرارداد و همچنین اسناد و ضمائم آنها برای معاملات متوسط و بزرگ بجز معاملات محرمانه، نظامی، امنیتی (به تشخیص کارگروه مربوطه)، قراردادهای بیمه‌ای از طرف شرکت‌های بیمه‌گر دولتی و قراردادهای جذب سپرده و اعطای تسهیلات غیرمعاملاتی از سوی بانک‌ها و مؤسسات مالی و اعتباری که
۲- به روش مناقصه، مزایده، ترک تشریفات و غیره که از سوی دستگاه متبوع منعقد شده و همچنین
۳- اسناد و ضمایم آنها و هرگونه الحاق، اصلاح، فسخ، ابطال و خاتمه قرارداد پیش از موعد و تغییرات آنها و نیز کلیه پرداختها در پایگاه، ثبت و اطلاع‌رسانی شود.
۴- اطلاعات قراردادهای مذکور باید ظرف دو هفته از تاریخ عقد قرارداد در پایگاه ثبت گردد.
۵- هرگونه دریافت و پرداخت بابت قراردادهای مشمول قانون، منوط به اطمینان مسئولان مربوط از ثبت قرارداد و ضمایم آن در پایگاه می‌باشد.
مستند: بند (ب) ماده (۳) قانون ارتقاء سلامت نظام اداری و مقابله با فساد (در چک‌لیست «مصوب ۱۳۹۰»)
ماده 3- دستگاههای مشمول بندهای (الف)، (ب) و (ج) ماده (2) این قانون و مدیران و مسؤولان آنها مکلفند:
ب - متن قراردادهای مربوط به معاملات متوسط و بالاتر موضوع قانون برگزاری مناقصات که به روش مناقصه، مزایده، ترک تشریفات و غیره توسط دستگاههای مشمول بندهای (الف)، (ب) و (ج) ماده (2) این قانون منعقد می گردد و همچنین اسناد و ضمائم آنها و هرگونه الحاق، اصلاح، فسخ، ابطال و خاتمه قرارداد پیش از موعد و تغییر آن و نیز کلیه پرداختها، باید به پایگاه اطلاعات قراردادها وارد گردد.
معاونت برنامه ریزی و نظارت راهبردی رئیس جمهور موظف است حداکثر ظرف سه ماه پس از ابلاغ این قانون آیین نامه اجرائی آن شامل ضوابط و موارد استثناء ، نحوه و میزان دسترسی عموم مردم به اطلاعات قراردادها را تهیه کند و به تصویب هیأت وزیران برساند و ظرف یک سال پایگاه اطلاعات قراردادها را ایجاد نماید.
تبصره 1- قراردادهایی که ماهیت نظامی یا امنیتی دارد و نیز مواردی که به موجب قوانین، افشاء اطلاعات آنها ممنوع می باشد و یا قراردادهای محرمانه از شمول این حکم مستثنی است. تشخیص محرمانه بودن قراردادهای مذکور بر عهده کارگروهی مرکب از معاونین وزراء اطلاعات و امور اقتصادی و دارایی و معاون برنامه ریزی و نظارت راهبردی رئیس جمهور و معاون دستگاه مربوط حسب مورد است.
تبصره 2- تأخیر در ورود اطلاعات مذکور در بندهای فوق یا ورود ناقص اطلاعات یا ورود اطلاعات بر خلاف واقع در پایگاههای مذکور تخلف محسوب می شود و متخلف به شش ماه تا سه سال انفصال موقت از خدمت در دستگاههای موضوع بندهای (الف)، (ب) و (ج) ماده (2) این قانون محکوم می گردد.
مستند: تصویب‌نامه شماره ۸۲۴۲۳/
هیئت وزیران در جلسه مورخ ۲۹/۲/۱۳۹۲ بنا به پیشنهاد معاونت برنامه ریزی و نظارت راهبردی رییس جمهور و به استناد بند (ب) ماده (۳) قانون ارتقاء سلامت نظام اداری و مقابله با فساد – مصوب ۱۳۹۰- ، آیین نامه اجرایی پایگاه اطلاعات قراردادهای کشور را به شرح زیر تصویب نمود:
ماده ۱- اصطلاحات زیر در این آیین نامه در معانی مشروح مربوط به کار می روند:
الف - قانون: قانون ارتقاء سلامت نظام اداری و مقابله با فساد – مصوب ۱۳۹۰ -،
ب - معاونت: معاونت برنامه ریزی و نظارت راهبردی رییس جمهور.
ج - پایگاه: پایگاه اطلاعات قراردادها که به موجب قانون و این آیین نامه توسط معاونت راه اندازی و مدیریت می شود.
ماده ۲- اشخاص زیر مشمول این آیین نامه می باشند:
الف - کلیه وزارتخانه ها، مؤسسات دولتی، مؤسسات یا نهادهای عمومی غیردولتی، شرکت های دولتی و دستگاه هایی که شمول قانون بر آنها مستلزم ذکر یا تصریح نام است از قبیل شرکت ملی نفت ایران، سازمان گسترش و نوسازی صنایع ایران، بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران، بانک ها و بیمه های دولتی موضوع مواد (۱) تا (۵) قانون مدیریت خدمات کشوری.
ب - واحدهای زیرنظر مقام رهبری اعم از نظامی و غیرنظامی و تولیت آستان های مقدس با موافقت ایشان.
ج - شوراهای اسلامی شهر و روستا.
د - مؤسسات خصوصی حرفه ای عهده دار مأموریت عمومی که مطابق قوانین و مقررات، بخشی از وظایف حاکمیتی را برعهده دارند، مانند کانون کارشناسان رسمی دادگستری، سازمان نظام پزشکی و سازمان نظام مهندسی.
ماده ۳- اشخاص موضوع ماده (۲) مکلفند قراردادهای زیر را در پایگاه وارد نمایند:
الف - قراردادهای مربوط به معاملات متوسط موضوع جزء (۲) ماده (۳) قانون برگزاری مناقصات.
ب - قراردادهای مربوط به معاملات بزرگ موضوع جزء (۳) ماده (۳) قانون برگزاری مناقصات.
ج - قرارداد معاملاتی که به روش مناقصه، مزایده، ترک تشریفات مناقصه یا مزایده، عدم الزام به برگزاری مناقصه، مستثنی از برگزاری مناقصه یا مزایده، استعلام بهاء و مذاکره با رعایت اجزاء (۱) و (۲) همین بند منعقد می گردد.
تبصره - قراردادهای زیر از شمول این حکم مستثنی می باشند:
الف - قراردادهایی که ماهیت نظامی یا امنیتی دارد به تشخیص کارگروهی مرکب از وزیر کشور به عنوان دبیر و وزرای دفاع و پشتیبانی نیروهای مسلح، اطلاعات و بالاترین مقام مسئول دستگاه مربوط حسب مورد.
ب - قراردادهایی که به موجب قوانین، افشاء اطلاعات آنها ممنوع می باشد.
ج - قراردادهای محرمانه به تشخیص کارگروهی مرکب از یکی از معاونان معاونت برنامه ریزی و نظارت راهبردی رییس جمهور به عنوان دبیر، معاونین وزرای اطلاعات و امور اقتصادی و دارایی و معاون دستگاه مربوط حسب مورد.
د - قراردادهای بیمه ای از طرف شرکت های بیمه گر دولتی.
ه - قراردادهای جذب سپرده و اعطای تسهیلات غیرمعاملاتی از سوی بانک ها و مؤسسات مالی و اعتباری.
ماده ۴- دستگاههای ذی ربط نسبت به اجرای موارد زیر اقدام نمایند:
الف - مطابق ضوابط و دستورالعمل هایی که توسط معاونت تهیه و ابلاغ می گردد، قراردادها را ثبت و اطلاع رسانی کنند.
ب - بالاترین مقام مالی دستگاه مکلف است اطمینان حاصل نماید که متن قراردادهای مربوط به معاملات متوسط و بالاتر به روش مناقصه، مزایده، ترک تشریفات و غیره که از سوی دستگاه متبوع منعقد شده و همچنین اسناد و ضمایم آنها و هرگونه الحاق، اصلاح، فسخ، ابطال و خاتمه قرارداد پیش از موعد و تغییرات آنها و نیز کلیه پرداخت ها در پایگاه، ثبت و اطلاع رسانی شده است.
ج - هرگونه دریافت و پرداخت بابت قراردادهای مشمول قانون، منوط به اطمینان مسئولان مربوط از ثبت قرارداد و ضمایم آن در پایگاه می باشد.
د - اطلاعات قراردادهای مذکور در ماده (۳) این آیین نامه باید ظرف دو هفته از تاریخ عقد قرارداد در پایگاه ثبت گردد. مسئولیت ثبت به موقع، کامل و صحیح اطلاعات با بالاترین مقام مالی دستگاه می باشد.
ه - شرایط و امکانات لازم را برای آموزش کارکنان ذی ربط و دستگاه های زیرمجموعه خود جهت بهره برداری از پایگاه فراهم کند.
ماده ۴- وظایف و اختیارات معاونت به شرح زیر است:
الف - ایجاد و راه اندازی پایگاه: پایگاه در محیط وب ظرف یک سال و با سرعت مناسب ایجاد و راه اندازی می گردد، به نحوی که کلیه اشخاص موضوع ماده (۲) این آیین نامه برای ثبت و بازیافت اطلاعات قراردادها به آن دسترسی داشته و برای عموم مردم نیز قابل دسترسی باشد.
ب - مدیریت و راهبری پایگاه: اداره و نظارت بر امور پایگاه به نحوی که دسترسی به پایگاه به طور مستمر امکان پذیر باشد و صیانت لازم از اطلاعات پایگاه به عمل آید.
ج - آموزش: ایجاد شرایط و امکانات لازم برای آموزش بهره برداران از پایگاه.
د - پاسخگویی به اشکالات و سؤالات کاربران: ایجاد شرایط و امکانات لازم برای پاسخگویی به اشکالات و سؤالات کاربردی و فنی کاربران.
ماده ۵- نحوه و میزان دسترسی افراد به اطلاعات قراردادها به شرح زیر است:
الف - دسترسی عموم مردم: عموم مردم، حسب مورد و سطح دسترسی می توانند به اطلاعات قراردادهای ثبت شده در پایگاه دسترسی داشته باشند.
ب - دستگاهها: دستگاه ها علاوه بر دسترسی به اقلام اطلاعاتی، قراردادهای ثبت شده در پایگاه و اسناد قراردادهای مربوط، می توانند نسبت به تهیه گزارش از وضعیت قراردادهای مربوط به خود و دستگاههای زیرمجموعه اقدام نمایند.
ماده 6- پس از اعلام راه اندازی پایگاه توسط معاونت، آیین نامه نظام اطلاع رسانی قراردادها موضوع تصویب نامه شماره 52855/
محمدرضا رحیمی
معاون اول رییس جمهور
کنترل ۲
آیا لزوم ثبت کلیه قراردادهای متوسط و بزرگ، ترک تشریفات، عدم الزام به برگزاری مناقصه و مستثنی از برگزاری مناقصه یا مزایده، استعلام بهاء و مذاکره در پایگاه قراردادها موردتوجه قرار می‌گیرد؟
مستند: بند (ب) ماده (۳) قانون ارتقاء سلامت نظام اداری و مقابله با فساد (در چک‌لیست «مصوب ۱۳۹۰»)
متن این بند زیر کنترل ۱ آمده است.
کنترل ۳
آیا تکلیف و شرط ثبت کلیه قراردادها در پایگاه قراردادهای کشور برای هرگونه دریافت و پرداخت در خصوص آنها رعایت می‌گردد؟
مستند: بند (ب) ماده (۳) قانون ارتقاء سلامت نظام اداری و مقابله با فساد (در چک‌لیست «مصوب ۱۳۹۰»)
متن این بند زیر کنترل ۱ آمده است.
کنترل ۴
آیا قرارداد اولیه در پایگاه قراردادهای کشور ثبت و شناسه رهگیری قرارداد اخذ شده است؟
مستند: بند (ب) ماده (۳) قانون ارتقاء سلامت نظام اداری و مقابله با فساد (در چک‌لیست «مصوب ۱۳۹۰»)
متن این بند زیر کنترل ۱ آمده است.
کنترل ۵
در صورت داشتن پیش‌پرداخت آیا در پایگاه قراردادهای کشور ثبت شده است؟
مستند: بند (ب) ماده (۳) قانون ارتقاء سلامت نظام اداری و مقابله با فساد (در چک‌لیست «مصوب ۱۳۹۰»)
متن این بند زیر کنترل ۱ آمده است.
کنترل ۶
آیا تمامی صورت‌وضعیت‌های کارکرد هنگام دریافت از ناظر قرارداد و پرداخت وجه آن در پایگاه قراردادهای کشور ثبت شده است؟
مستند: بند (ب) ماده (۳) قانون ارتقاء سلامت نظام اداری و مقابله با فساد (در چک‌لیست «مصوب ۱۳۹۰»)
متن این بند زیر کنترل ۱ آمده است.
کنترل ۷
آیا تمامی صورت‌وضعیت‌های تعدیل هنگام دریافت از ناظر قرارداد و پرداخت وجه آن در پایگاه قراردادهای کشور ثبت شده است؟
در چک‌لیست برای این کنترل مستند قانونی درج نشده است.
کنترل ۸
آیا هرگونه الحاق، اصلاح، فسخ، ابطال و خاتمه پیش از موعد قرارداد و تغییرات آنها در پایگاه قراردادهای کشور ثبت شده است؟
در چک‌لیست برای این کنترل مستند قانونی درج نشده است.
کنترل ۹
آیا در صورت وجود تعلیق در قرارداد، در پایگاه قراردادهای کشور ثبت شده است؟
در چک‌لیست برای این کنترل مستند قانونی درج نشده است.
کنترل ۱۰
آیا در صورت وجود متمم قرارداد، در پایگاه قراردادهای کشور ثبت شده است؟
در چک‌لیست برای این کنترل مستند قانونی درج نشده است.
کنترل ۱۱
آیا در صورت وجود مابه‌التفاوت قرارداد طی بخشنامه خاصی، در پایگاه قراردادهای کشور ثبت شده است؟
در چک‌لیست برای این کنترل مستند قانونی درج نشده است.
کنترل ۱۲
آیا خاتمه قرارداد در پایگاه قراردادهای کشور ثبت شده است؟
در چک‌لیست برای این کنترل مستند قانونی درج نشده است.
کنترل ۱۳
آیا درصورتی‌که قراردادی در پایگاه قراردادها ثبت نشده باشد جز موارد استثنا (قراردادهای نظامی، امنیتی و محرمانه موضوع ماده ۳ آیین‌نامه) می‌باشند؟
در چک‌لیست برای این کنترل مستند قانونی درج نشده است.
کنترل ۱۴
آیا متن قراردادهای مربوط به معاملات متوسط و بالاتر موضوع قانون برگزاری مناقصات که به روش مناقصه، مزایده، ترک تشریفات و غیره توسط دستگاههای مشمول بندهای (الف)، (ب) و (ج) ماده (۲) این قانون منعقد می‌گردد و همچنین اسناد و ضمائم آنها و هرگونه الحاق، اصلاح، فسخ، ابطال و خاتمه قرارداد پیش از موعد و تغییر آن و نیز کلیه پرداختها، در پایگاه اطلاعات قراردادها ثبت شده است؟
مستند: بند (ب) ماده (۳) قانون ارتقاء سلامت نظام اداری و مقابله با فساد (در چک‌لیست «مصوب ۱۳۹۰»)
متن این بند زیر کنترل ۱ آمده است.
منبع : سایت حسابداری بیمارستان
کانال تلگرام @hospitalaccounting