راهنمای کنترل خرید از سامانه ستاد ۱۴۰۵؛ ۱۱ نکته برای ذیحساب در معاملات سامانه تدارکات الکترونیکی دولت
چک‌لیست خرید از سامانه تدارکات الکترونیک دولت — فصل اول «چک‌لیست‌های اعتبارات هزینه‌ای» از مجموعه کنترل‌های مالی در حسابرسی داخلی بخش عمومی، وزارت امور اقتصادی و دارایی (ابلاغ ۱۴۰۵/۰۵/۱۷)
زیر هر کنترل، ملاحظات چک‌لیست و متن مستند قانونی آن آمده است. متن کامل آیین‌نامه فعالیت سامانه تدارکات الکترونیکی دولت (ستاد)، قانون برگزاری مناقصات، قانون تجارت الکترونیکی سند شرایط و ضوابط سامانه ستاد، آیین‌نامه نحوه فعالیت دستگاههای اجرایی در سامانه ستاد، آیین‌نامه معاملات دولتی و تصویب‌نامه ممنوعیت خرید کالای خارجی در سایت هست.
کنترل ۱
آیا دستگاه اجرایی موضوع بند (ب) ماده (۱) قانون برگزاری مناقصات با استفاده از امضای الکترونیکی و با رعایت مقررات مربوط، کلیه مراحل مناقصه یا مزایده را از طریق سامانه ستاد انجام می‌دهد؟
ملاحظات چک‌لیست:
مطابق ماده ۵۰ احکام دائمی برنامه‌های توسعه کشور؛ دستگاههای مشمول قانون برگزاری مناقصات و دیگر معامله‌کنندگان بخش عمومی، ازجمله دستگاههایی که شمول قانون بر آنان مستلزم ذکر یا تصریح نام است و کلیه مؤسسات دولتی یا عمومی غیردولتی، تمام مراحل معاملات خود مانند درخواست استعلام، فراخوان، توزیع و دریافت اسناد، گشایش الکترونیکی پاکت‌ها یا پیشنهادها، انعقاد قرارداد و دادوستد وجوه و تضمینات و نیز هرگونه الحاق، اصلاح، فسخ، ابطال و خاتمه قرارداد را از طریق این سامانه و به‌طور الکترونیکی انجام دهند.
مستند: ماده (۲) آیین‌نامه فعالیت سامانه تدارکات الکترونیکی دولت (تصویب‌نامه شماره ۱۶۵۳۸۹/
ماده ۲- کلیه دستگاههای اجرایی موضوع بند (ب) ماده (۱) قانون برگزاری مناقصات موظفند با اعلام مدیریت ستاد نسبت به ثبت نام در ستاد اقدام و با استفاده از امضای الکترونیکی و با رعایت مقررات مربوط، کلیه مراحل مناقصه یا مزایده را از طریق ستاد انجام دهند.
مستند: ماده ۵۰ قانون احکام دائمی برنامه‌های توسعه کشور (ذکرشده در ملاحظات)
ماده ۵۰
دولت مجاز است سامانه تدارکات الکترونیکی دولت را برای اجرای تمام مراحل انواع معاملات وزارتخانه‌ها و دستگاههای مشمول قانون برگزاری مناقصات و سایر قوانین مالی و معاملاتی بخش عمومی، با رعایت قانون تجارت الکترونیکی و قانون برگزاری مناقصات تکمیل کند.
دستگاههای مشمول قانون برگزاری مناقصات و دیگر معامله‌کنندگان بخش عمومی، از جمله دستگاههایی که شمول قانون بر آنان مستلزم ذکر یا تصریح نام است و کلیه مؤسسات دولتی یا عمومی غیردولتی، باید برنامه زمان‌بندی مورد تأیید هیأت وزیران در این سامانه ثبت‌نام کنند و با امضای الکترونیکی معتبر و رعایت مقررات مربوط، تمام مراحل معاملات خود مانند درخواست استعلام، فراخوان، توزیع و دریافت اسناد، گشایش الکترونیکی پاکت‌ها یا پیشنهادها، انعقاد قرارداد و داد و ستد وجوه و تضمینات و نیز هرگونه الحاق، اصلاح، فسخ، ابطال و خاتمه قرارداد را از طریق این سامانه و به‌طور الکترونیکی انجام دهند.
تبصره ۱ – با ایجاد بستر الکترونیکی معاملات و بانک اطلاعاتی به‌روز و تجمیع‌شده معاملات بخش عمومی کلیه پایگاههای اطلاعاتی و اطلاع‌رسانی معاملات این بخش از جمله پایگاه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات، پایگاه اطلاع‌رسانی جامع معاملات بخش عمومی و هرگونه سامانه‌های نظارت بر معاملات باید فقط از طریق این سامانه تغذیه شود و از تع د د و تکرار ورود اطلاعات توسط دستگاههای بخش عمومی جلوگیری گردد.
تبصره ۲ – آن‌دسته از معاملات این سامانه که ماهیت نظامی یا امنیتی دارد و مواردی که به موجب قوانین، افشای اطلاعات آنها ممنوع است فقط از حیث انتشار اطلاعات مستثنی است. تشخیص مصادیق این استثنا با لحاظ تبصره ماده (۵) قانون انتشار و دسترسی آزاد به اطلاعات مصوب ۱۳۸۸/۵/۳۱ برعهده کارگروهی مرکب از معاونان وزرای اطلاعات، دفاع و پشتیبانی نیروهای مسلح، امور اقتصادی و دارایی، رئیس سازمان برنامه و بودجه کشور و رئیس دستگاه مربوط است.
کنترل ۲
آیا دستگاه اجرایی با امضای الکترونیکی معتبر و رعایت قوانین و مقررات مربوط؛ تمام مراحل معاملات متوسط و بزرگ خود به‌جز معاملات محرمانه، مانند درخواست، استعلام، فراخوان، توزیع و دریافت اسناد، گشایش الکترونیکی پاکت‌ها یا پیشنهادها، انعقاد قرارداد و دادوستد وجوه و تضمینات و نیز هرگونه الحاق، اصلاح، فسخ، ابطال و خاتمه قرارداد را از طریق ستاد و به‌طور الکترونیکی انجام داده است؟
ملاحظات چک‌لیست:
مطابق ماده (۲) این آیین‌نامه «در اجرای مواد (۶) و (۷) قانون تجارت الکترونیکی - مصوب ۱۳۸۲- اسناد و مدارک الکترونیکی معامله انجام شده معتبر، مکفی و موردپذیرش خواهد بود.»
مستند: ماده (۲) آیین‌نامه نحوه فعالیت دستگاههای اجرایی در سامانه تدارکات الکترونیکی دولت (تصویب‌نامه شماره ۱۳۶۱۵۹/
ماده 2 - در اجرای مواد (6) و (7) قانون تجارت الکترونیکی - مصوب 1382-، اسناد و مدارک الکترونیکی معامله انجام شده معتبر، مکفی و مورد پذیرش خواهد بود.
مستند: مواد (۶) و (۷) قانون تجارت الکترونیکی (ذکرشده در ملاحظات)
ماده ۶- هرگاه وجود یک نوشته از نظر قانون لازم باشد، «داده‌پیام» در حکم نوشته است مگر در موارد زیر:
الف- اسناد مالکیت اموال غیرمنقول.
ب- فروش مواد دارویی به مصرف‌کنندگان نهایی.
ج- اعلام، اخطار، هشدار و یا عبارات مشابهی که دستور خاصی برای عدم استفاده از کالای مشخص یا هشدار به استفاده از آن را اعلام می‌کند.
ماده ۷- هرگاه قانون وجود امضا را لازم بداند، امضای الکترونیکی مکفی است.
کنترل ۳
آیا نظارت لازم توسط دستگاه اجرایی مبنی بر اینکه تأمین‌کنندگان قبل از عضویت در ستاد نسبت به اخذ ایران کد برای کالاها و خدمات پیشنهادی خود اقدام نموده، انجام‌گرفته است؟
مستند: ماده (۴) آیین‌نامه فعالیت سامانه تدارکات الکترونیکی دولت (تصویب‌نامه شماره ۱۶۵۳۸۹/
ماده ۴- تامین کنندگان باید قبل از عضویت در ستاد نسبت به اخذ ایران کد برای کالاها و خدمات مربوط اقدام نمایند.
کنترل ۴
آیا دستگاه اجرایی تکلیف قانونی خود مبنی بر معرفی کارکنان مرتبط با فرآیند خرید (از قبیل کارپرداز، مقام تشخیص، انباردار، ذیحساب و عامل ذیحساب) را پس از اعلام مدیریت ستاد جهت شرکت در دوره‌های آموزشی، رعایت نموده است؟
مستند: ماده (۵) آیین‌نامه فعالیت سامانه تدارکات الکترونیکی دولت (تصویب‌نامه شماره ۱۶۵۳۸۹/
ماده ۵- دستگاههای اجرایی موظفند کارکنان مرتبط با فرآیند خرید از قبیل کارپرداز، مقام تشخیص، انباردار، ذیحساب و عامل ذیحساب را پس از اعلام مدیریت ستاد جهت شرکت در دوره های آموزشی معرفی نمایند.
کنترل ۵
آیا اجرای تمامی مراحل انواع معاملات مشمول ازجمله پرداخت و دریافت وجوه ناشی از آن توسط دستگاه اجرایی، با رعایت دستورالعمل مربوط و اخذ و صدور «شناسه معاملاتی ستاد (شمس)» حاصل از عملیات ستاد انجام‌گرفته است؟
مستند: ماده (۱۲) آیین‌نامه نحوه فعالیت دستگاههای اجرایی در سامانه تدارکات الکترونیکی دولت (تصویب‌نامه شماره ۱۳۶۱۵۹/
ماده 12 (اصلاحی 29ˏ11ˏ1399)- اجرای تمامی مراحل انواع معاملات مشمول از جمله پرداخت و دریافت وجوه ناشی از آن توسط دستگاه های مشمول، مستلزم اخذ و صدور "شناسه معاملاتی ستاد (شمس)" حاصل از عملیات ستاد است. دستورالعمل استفاده از شناسه مذکور و واپایش سامانه ای (کنترل سیستمی) آن در مراحل تخصیص، پرداخت و تسویه وجوه و اوراق مالی معاملات به منظور جلوگیری از انجام معاملات خارج از ستاد، ظرف سه ماه پس از ابلاغ این تصویب نامه به پیشنهاد مشترک وزارت امور اقتصادی و دارایی، سازمان برنامه و بودجه کشور و وزارت صنعت، معدن و تجارت (مرکز توسعه تجارت الکترونیکی) به تصویب کارگروه موضوع ماده (10) این تصویب نامه می رسد.
کنترل ۶
در اجرای ماده (۵۰) قانون احکام دائمی برنامه‌های توسعه کشور و با توجه به بارگذاری پاکت‌های (ب) و (ج) و «اسناد ارزیابی کیفی» با امضای الکترونیکی معتبر در «سامانه ستاد»، آیا دستگاه اجرایی تکلیف خود مبنی بر اجتناب انجام مراحل معامله ذیل قوانین، دستورالعمل‌ها و آیین‌نامه مرتبط به‌صورت کاغذی؛ را رعایت نموده است؟
مستند: ماده (۱۳) آیین‌نامه نحوه فعالیت دستگاههای اجرایی در سامانه تدارکات الکترونیکی دولت (تصویب‌نامه شماره ۱۳۶۱۵۹/
ماده 13 - در اجرای ماده (50) قانون احکام دایمی برنامه های توسعه کشور و با توجه به بارگذاری پاکت های (ب) و (ج) و "اسناد ارزیابی کیفی" با امضای الکترونیکی معتبر در "ستاد"، دستگاه های مشمول ستاد مکلفند با انجام معاملات در بستر ستاد از انجام مراحل معامله ذیل قوانین، دستورالعمل ها و آیین نامه مرتبط به صورت کاغذی اجتناب نمایند.
تبصره 1 (اصلاحی 31ˏ03ˏ1405)- سایر اسناد مربوط به انجام مراحل معاملات مطابق برنامه زمان بندی (10) ساله به استثنای الزام چاپ آگهی در روزنامه های کثیرالانتشار با اعلام وزارت صنعت، معدن و تجارت (مرکز توسعه تجارت الکترونیکی) و تأیید کارگروه موضوع ماده (10) این تصویب نامه، مشمول حکم این بند می باشند.
تبصره 2 – به منظور انجام الکترونیکی معاملات، اسناد و مدارک الکترونیکی ستاد با رعایت مواد (6)، (7)، (8) و (12) قانون تجارت الکترونیکی و بند (ج) ماده (67) قانون برنامه پنجساله ششم توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران معتبر، مکفی و مورد پذیرش کلیه کاربران از جمله دستگاه های اجرایی و مراجع نظارتی همچون دیوان محاسبات کشور خواهد بود به نحوی که از ارایه و یا دریافت مجدد اسناد به صورت کاغذی خودداری گردد.
کنترل ۷
آیا در مورد معاملاتی که از طریق سامانه ستاد انجام نمی‌شود مانند موارد عدم الزام موضوع ماده (۲۹) قانون برگزاری مناقصات و یا خرید از محل خارج از شمول و ... نتیجه معاملات در سامانه ثبت می‌گردد؟
ملاحظات چک‌لیست:
در این خصوص پس از انجام معامله باید اطلاعات در سامانه ستاد ثبت شوند.
در چک‌لیست برای این کنترل مستند قانونی درج نشده است.
کنترل ۸
آیا نتیجه معاملات مربوط به حراج که مطابق مقررات به صورت حضوری انجام می‌شوند، در سامانه ثبت می‌شود؟
ملاحظات چک‌لیست:
باید تا انجام فرآیند معاملات حراج حضوری در سامانه ستاد معاملات حراج در فضای فیزیکی انجام و سپس اطلاعات آن در سامانه ثبت شود.
در چک‌لیست برای این کنترل مستند قانونی درج نشده است.
کنترل ۹
آیا به منظور شناسایی تأمین‌کنندگان و کشف قیمت کالا و خدمات اعلان عمومی در سامانه انجام می‌شود؟
ملاحظات چک‌لیست:
در وهله اول جهت شناسایی تأمین‌کنندگان و کشف قیمت کالا و خدمات و در ادامه می‌توان انجام فرآیند معامله را انجام داد.
مستند: بند (۲) ماده (۳۸) آیین‌نامه معاملات دولتی مصوب ۱۳۴۹ (متن این ماده درباره آگهی مزایده در معاملات عمده است و با موضوع این کنترل نمی‌خواند؛ عین متن آمده است)
ماده 38 - در مورد معاملات عمده انتشار آگهی مزایده به شرح زیر به عمل می آید:
1 - در آگهی مزایده شرایطی که طبق این آئین نامه برای آگهی مناقصه پیش بینی شده در صورتی که با عمل مزایده منطبق باشد باید رعایت شود.
2 - مقرراتی که در این آئین نامه در مورد ترتیب تشکیل کمیسیون مناقصه و اتخاذ تصمیم در کمیسیون مذکور و اجرای تصمیم کمیسیون و انعقاد قرارداد و تحویل مورد معامله معین شده در صورتی که با عمل مزایده منطبق باشد باید اجرا شود.
کنترل ۱۰
آیا در سامانه (ستاد) در معاملات متوسط اخذ حداقل سه فقره پیشنهاد قیمت رعایت شده است؟
ملاحظات چک‌لیست:
بند (ب) ماده (۱۱) قانون برگزاری مناقصات عینا در سامانه ستاد حاکم می‌باشد.
مستند: بند (ب) ماده (۱۱) قانون برگزاری مناقصات (ذکرشده در ملاحظات)
ماده ۱۱ - روش‌های انجام مناقصه
ب - در معاملات متوسط، کارپرداز یا مامور خرید باید با توجه به کم و کیف موضوع معامله (کالا، خدمت یا حقوق) درباره بهای آن تحقیق نماید و با رعایت صرفه و صلاح و اخذ حداقل سه فقره استعلام کتبی، با تامین کیفیت مورد نظر، چنانچه بهای به دست آمده مورد تایید مسئول واحد تدارکاتی یا مقام مسئول همتراز وی باشد، معامله را با عقد قرارداد یا اخذ فاکتور انجام دهد و چنانچه اخذ سه فقره استعلام کتبی ممکن نباشد با تایید مسئول تدارکاتی یا مقام مسئول همتراز وی، به تعداد موجود کفایت می‌شود.
تبصره - چنانچه مسئولیت واحد تدارکاتی برعهده کارپرداز واحد باشد امضای نامبرده به منزله امضای مسئول واحد تدارکاتی است. در صورتی که دستگاه اجرایی فاقد کارپرداز باشد می‌توان وظایف مندرج در این قانون را به متصدیان پست‌های مشابه سازمانی و یا به مامور خرید محول نمود.
کنترل ۱۱
آیا ممنوعیت خرید کالای خارجی و الزام اخذ ایران‌کد در سامانه (ستاد) رعایت شده است؟
ملاحظات چک‌لیست:
هنگام ورود به ستاد با انتخاب ایران کد از قسمت کالای ایرانی این مورد قانونی رعایت می‌شود.
مستند: تصویب‌نامه در خصوص ممنوعیت خرید کالاهای خارجی دارای نمونه و یا مشابه تولید داخلی توسط تمامی دستگاههای دولتی مصوب ۱۳۹۰/۰۷/۱۴ با اصلاحات و الحاقات بعدی
هیئت وزیران در جلسه مورخ 14 / 7 / 1390 به استناد اصل یکصد و سی و هشتم قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران و در اجرای امر مقام معظم رهبری در دیدار با نخبگان سراسر کشور تصویب نمود:
1 - خرید کالاهای خارجی (اعم از کالای ساخته شده، قطعات، ملزومات، تجهیزات و غیره تحت هر عنوان) دارای نمونه و یا مشابه تولید داخلی توسط تمامی دستگاههای دولتی (موضوع مواد (2)، (3)، (4) و (5) قانون محاسبات عمومی کشور و ماده (5) قانون مدیریت خدمات کشوری و موارد مستثنی مندرج در ماده (117) قانون مدیریت خدمات کشوری) و همچنین تمامی دستگاهها یا نهادها و عناوین مشابهی که به نحوی از انحاء از بودجه عمومی یا دولتی استفاده می کنند، ممنوع می باشد.
تبصره - در موارد ضروری و اجتناب ناپذیر، خرید کالاهای یاد شده با پیشنهاد دستگاه اجرایی ذی ربط و تصویب هیئت وزیران مجاز می باشد.
2 - ذی حسابان دستگاهها یا عناوین مشابه موظفند بر اجرای این تصویب نامه نظارت و از پرداخت اعتبار برای خرید موارد یاد شده و تأیید اسناد مرتبط با آن خودداری نمایند.
3 - تبلیغ کالاهای خارجی در رسانه هایی که از بودجه عمومی استفاده می کنند، جز در موارد مصرح قانونی ممنوع است.
4 - این تصویب نامه جایگزین تصویب نامه شماره 193567 / ت43680 مورخ 1 / 10 / 1388 می شود و از تاریخ ابلاغ لازم الاجراء می باشد.
معاون اول رییس جمهور – محمدرضا رحیمی
منبع : سایت حسابداری بیمارستان
کانال تلگرام @hospitalaccounting