تأیید تحویل خدمت (صورت‌وضعیت) در ستاد؛ راهنمای قدم‌به‌قدم تحویل‌گیرنده دستگاه اجرایی
در قراردادهای خدماتی که در ستاد منعقد شده‌اند، پیمانکار ارسال (صورت‌وضعیت) خود را در سامانه ثبت می‌کند و تحویل‌گیرندههای دستگاه اجرایی آن را بررسی و تأیید می‌کنند. پرداخت بعد از تأیید تحویل شروع می‌شود (ببینید: پرداخت کالا و خدمات در ستاد). این راهنما براساس سند راهنمای ستاد «تحویل‌گیرنده – تأیید دریافت خدمت» (ویرایش دوم، مرداد ۱۴۰۴) است.
تحویل‌گیرندگان و سطوح تأیید را دستگاه اجرایی هنگام ثبت خلاصه قرارداد در سامانه مناقصه تعیین می‌کند. فعلا این مسیر فقط برای قراردادهایی است که حداقل یک خدمت دارند؛ ارسال کالا از مسیر قبلی انجام می‌شود.
۱. کارتابل اجرای قرارداد
- از کارتابل تحویل‌گیرنده، منوی مدیریت قراردادها و زیرمنوی اجرای قرارداد – خدمات را انتخاب کنید.
- فهرست قراردادهایی را می‌بینید که شما جزو تأییدکنندگان تحویل آن هستید و حداقل یک ارسال دارند. برای یافتن قرارداد از آیکون فیلترها استفاده کنید (حداقل یک فیلد باید پر شود).
- ستون تعداد در انتظار اقدام تعداد کارهای قابل انجام برای هر قرارداد را نشان می‌دهد. وضعیت قرارداد می‌تواند در حال ارسال و تحویل، در انتظار پایان قرارداد توسط مقام تشخیص یا صاحب امضای سوم، تأیید شده توسط مقام تشخیص، فسخ، خاتمه یا ابطال باشد.
۲. مشاهده سوابق ارسال و تحویل
- در ردیف قرارداد با وضعیت «در حال ارسال و تحویل»، از ستون بیشتر گزینه مشاهده سوابق ارسال و تحویل را انتخاب کنید.
- فرم دو بخش دارد: اطلاعات قرارداد و اطلاعات ارسال و تحویل (برای هر ارسال یک ردیف).
- برای ردیف با وضعیت «در انتظار تأیید تحویل»، گزینه‌های مشاهده جزئیات و بررسی نمایش داده می‌شود. در مشاهده جزئیات، مستندات ارسال‌کننده و فهرست گروه‌های تأییدکننده و سوابق تأیید هر گروه دیده می‌شود.
۳. ثبت اطلاعات تحویل
با انتخاب بررسی، فرم ثبت اطلاعات تحویل باز می‌شود. برای هر ردیف خدمت می‌توان کل یا بخشی از آن را تأیید کرد؛ مقدار تأییدنشده به عنوان عدم تأیید به باقی‌مانده خدمت اضافه می‌شود. فرم سه سربرگ دارد:
سربرگ اطلاعات اولیه
- اطلاعات قرارداد خودکار نمایش داده می‌شود.
- در بخش اطلاعات تحویل، تاریخ تحویل و شماره مرجع تحویل را وارد کنید. تاریخ تحویل نباید قبل از تاریخ ارسال و بعد از امروز باشد.
- ثبت را بزنید.
سربرگ اطلاعات خدمت
- برای هر خدمت، مقدار/
تعداد مورد تأیید را وارد کنید؛ نمی‌تواند بیشتر از مقدار در انتظار تأیید باشد. - اگر برای همه ردیف‌ها صفر وارد کنید، یعنی عدم تأیید: فرم به تأییدکننده بعدی نمی‌رود و ارسال در وضعیت عدم تأیید قرار می‌گیرد.
- اگر مقدار تأییدشده برای همه خدمات برابر مقدار ارائه‌شده باشد، وضعیت تأیید شده می‌شود؛ اگر بیشتر از صفر و کمتر از مقدار در انتظار باشد، تأیید بخشی.
- در صورت نیاز توضیحات هر ردیف را بنویسید و ثبت را بزنید.
سربرگ تأیید تحویل
- اگر وضعیت قرارداد از زمان ثبت ارسال تغییر کرده باشد (غیر از در حال ارسال و تحویل یا تأیید شده توسط مقام تشخیص)، امکان تأیید داده نمی‌شود.
- در صورت نیاز توضیحات و پیوست اضافه کنید: فرمت txt، pdf، xls، docx، doc، zip، png یا jpeg؛ حداکثر ۵ فایل، هر کدام ۲ مگابایت (مجموعا ۱۰ مگابایت)؛ بدون حروف فارسی و کاراکترهای خاص در نام فایل؛ نام فایل حداکثر ۲۰۰ و توضیحات حداکثر ۳۰۰ کاراکتر.
- کلید تأیید را بزنید.
۴. تأیید صورت‌مجلسی یا مرحله‌ای
- اگر هنگام عقد قرارداد تأییدکنندگان صورت‌مجلسی (مجمعی) تعیین شده باشند، فهرست امضاکنندگان باز می‌شود و همه اعضا باید با کلید امضا ردیف خودشان امضا کنند. تأیید صورت‌مجلسی فعلا ترکیبی از امضای همزمان تحویل‌گیرنده کار، نماینده واحد متقاضی و نماینده مناقصه‌گزار است.
- اگر صورت‌مجلسی تعیین نشده باشد، بعد از تأیید و امضا، فرم به کارتابل تحویل‌گیرنده بعدی می‌رود تا به گروه نهایی برسد (هر گروه یک تا سه عضو).
- اگر یک گروه کل محموله را تأیید نکند، محموله به گروه بعدی نمی‌رود. در گروه‌های تأییدکننده نقش کاربری تکراری وجود ندارد. با تأیید آخرین تأییدکننده، وضعیت ارسال و تحویل نهایی می‌شود.
فایل اصلی در سایت ستاد: سند راهنمای ثبت صورت وضعیت و تحویل خدمت در مناقصه (دستگاه اجرایی) — فهرست همه آموزش‌ها: آموزش سامانه ستاد
منبع : سایت حسابداری بیمارستان
کانال تلگرام @hospitalaccounting