ثبت خرید انجام‌شده خارج از ستاد؛ راهنمای قدم‌به‌قدم کارپرداز و مقام تشخیص (خرید کوچک و متوسط)
طبق تصمیم کارگروه سامانه ستاد و ابلاغیه ثبت معاملات انجام‌شده خارج از ستاد، دستگاه اجرایی باید قرارداد خریدهایی را که درخواست، استعلام یا فراخوانشان در ستاد انجام نشده، تشریفاتشان بیرون از سامانه بوده یا پیش از بهمن ۱۴۰۳ انجام شده‌اند و تمام یا بخشی از مبلغشان پرداخت نشده، در ستاد ثبت کند. به اعلام سازمان برنامه و بودجه، هر پرداخت به این قراردادها منوط به ثبت در ستاد و تبادل اطلاعات با سکوی یکپارچه مدیریت مالی دولت است و مهلت ثبت محدود است.
این راهنما براساس سند راهنمای ستاد (ویرایش اول، آبان ۱۴۰۴) است. کار در دو مرحله انجام می‌شود: ثبت توسط کارپرداز و تأیید و امضا توسط مقام تشخیص.
مرحله ۱: ثبت توسط کارپرداز
- از صفحه اصلی کاربری کارپرداز، کارتابل ثبت معاملات را انتخاب کنید تا به صفحه معاملات بروید.
- روی کلید ثبت قرارداد خرید انجام شده خارج از سامانه کلیک کنید.
- در پنجره اطلاعیه، تیک چک‌باکس را بزنید و تأیید را انتخاب کنید تا فرم خرید خارج از سامانه باز شود.
- فرم پنج بخش دارد؛ بعد از تکمیل هر بخش، کلید ثبت انتهای فرم را بزنید.
بخش اول: اطلاعات کلی خرید
- شماره درخواست خرید مرجع، تاریخ انجام خرید، شرح، استان، شهر و آدرس محل تحویل.
- پاسخ دو پرسش: آیا تمام یا بخشی از مبلغ از محل اسناد خزانه اسلامی است؟ آیا معامله مستلزم عقد قرارداد است؟ (اگر بله، تاریخ شروع و پایان خرید را وارد کنید.)
- کلید تعیین اطلاعات بودجه بعد از ثبت اولیه فرم نمایش داده می‌شود و با آن اطلاعات بودجه ثبت می‌شود. اگر تاریخ خرید قبل از ۱۴۰۳ باشد، این کلید غیرفعال است.
بخش دوم: کالا و خدمات خرید
- بعد از ثبت اولیه، با کلید انتخاب کالا کالا را جستجو کنید، ویژگی آن را تعیین و به سبد اضافه کنید و با ادامه برگردید.
- با کلید انتخاب خدمت، مرجع تعریف خدمت را «طبقه‌بندی ISIC» یا «خدمات مشاوره» انتخاب کنید. خدمات مشاوره فقط وقتی قابل انتخاب است که هیچ کالایی در فرم ثبت نشده باشد.
- در ISIC می‌توانید با شرح خدمت جستجو کنید یا سطح ۱، ۲ و ۳ کد خدمت را انتخاب و جستجو بزنید؛ سپس کدهای موردنظر را تیک بزنید، افزودن به فهرست و در پایان ثبت را بزنید.
- برای هر ردیف با کلید انتخاب، شناسه کالا یا خدمت را تعیین کنید و از لینک تکمیل اطلاعات اطلاعات لازم را وارد کنید.
- از لینک زمان‌بندی تحویل (و برای کالا، زمان‌بندی تحویل و پرداخت) زمان‌بندی را تکمیل کنید. اگر بخشی از کالا یا خدمت را تحویل گرفته‌اید، تعداد یا مقدار تحویل‌شده را وارد کنید؛ در غیر این صورت لازم نیست.
بخش سوم: تأمین‌کننده
- اگر تأمین‌کننده عضو ستاد است: ماهیت (حقیقی/
حقوقی) و کد شناسایی را وارد و جستجو بزنید تا بقیه اطلاعات خودکار پر شود. - اگر عضو ستاد نیست: ماهیت، کد شناسایی و نام تجاری او را خودتان وارد کنید.
- سپس ثبت و انتخاب و بعد بازگشت را بزنید.
بخش چهارم: اطلاعات کلی پرداخت
محل پرداخت، نام ذیحساب یا عامل ذیحساب، نام ناظر، نام مقام تشخیص فرایند و تأیید پرداخت، نام انباردار، نام مقام تشخیص تأییدکننده صورت‌وضعیت و شرایط حسن انجام کار را تکمیل کنید.
بخش پنجم: مبلغ و سایر
- اگر یکی از دو گزینه «تعداد/
مقدار کالای تحویل‌گرفته‌شده» یا «مبلغ خالص پرداخت‌شده تاکنون» را پر کنید، هر دو باید تکمیل شوند. - اگر قرارداد فقط کالا باشد، جدول زمان‌بندی پرداخت‌ها نمایش داده می‌شود: با افزودن سطر نوع پرداخت، تاریخ و مبلغ خالص پرداختی را وارد کنید.
- با کلید مدارک پیوستی مستندات را بارگذاری کنید؛ پیوست مستندات خرید، از جمله جدول مقایسه‌ای یا پرداخت‌ها، الزامی است.
- در پایان کلید ثبت و ارسال را بزنید تا فرم برای تأیید نهایی به کارتابل مقام تشخیص برود.
اگر خرید، خدمات مشاوره است
بعد از انتخاب خدمات مشاوره، فرم تضامین هم نمایش داده می‌شود: مبلغ و انواع تضمین انجام تعهدات، امکان ارائه پیش‌پرداخت (اگر «دارد» را انتخاب کنید، مبلغ پیش‌پرداخت را وارد می‌کنید) و انواع تضامین پیش‌پرداخت. بخش «سایر» شامل توضیحات و شرح ابطال است و بقیه مراحل مثل بالا با ثبت و ارسال تمام می‌شود.
مرحله ۲: تأیید توسط مقام تشخیص
- از صفحه اصلی کاربری مقام تشخیص، کارتابل ثبت معاملات را باز کنید و روی شماره خرید موردنظر کلیک کنید.
- در صورت نیاز اطلاعات فرم را ویرایش و هر بخش را ثبت کنید.
- اگر اطلاعات درست است، گزینه کنار جمله «بدینوسیله ضمن پذیرش، اعلام می‌دارد خرید انجام شده خارج از سامانه، دارای شرایط فوق می‌باشد» را بزنید و قرارداد را با امضای الکترونیکی تأیید کنید.
- اگر اطلاعات مورد تأیید نیست، کلید ابطال را بزنید.
بعد از ثبت، هر نقش کجا را می‌بیند
- انباردار: منوی کالاهای دریافتی در کارتابل انباردار.
- کارپرداز، مقام تشخیص و ذیحساب: منوی پرداخت خرید کالا و پرداخت خرید خدمت/
کالا؛ با کلیک روی شماره پرداخت. - کارپرداز و مقام تشخیص: منوی گزارش‌ها.
- تأمین‌کننده: منوی ارسال صورت‌وضعیت و پیش‌پرداخت، و منوی ارسال کالا.
فایل اصلی در سایت ستاد: سند راهنمای ثبت خرید انجام شده خارج از سامانه (خرید کوچک و متوسط) — فهرست همه آموزش‌ها: آموزش سامانه ستاد
منبع : سایت حسابداری بیمارستان
کانال تلگرام @hospitalaccounting