ثبت قرارداد مناقصه انجام‌شده خارج از ستاد؛ راهنمای قدم‌به‌قدم مسئول ثبت مناقصه و مقام تشخیص
قراردادهای معاملاتی که درخواست، استعلام یا فراخوانشان در ستاد انجام نشده، تشریفاتشان بیرون از سامانه بوده یا پیش از بهمن ۱۴۰۳ انجام شده‌اند و تمام یا بخشی از مبلغشان پرداخت نشده، باید از طریق فرم «قرارداد معامله انجام شده خارج از سامانه» ثبت شوند. طبق سند راهنما مهلت این کار حداکثر ۲ ماه است و هر پرداخت به این قراردادها منوط به ثبت در ستاد و تبادل اطلاعات با سکوی یکپارچه مدیریت مالی دولت است. ثبت خریدهای کوچک و متوسط از مسیر جداگانه‌ای انجام می‌شود: ثبت خرید انجام‌شده خارج از ستاد.
کار در دو مرحله است: ثبت اطلاعات قرارداد توسط مسئول ثبت مناقصه و بررسی و تأیید توسط مقام تشخیص فرآیند (و اگر دستگاه نقش صاحب امضای سوم دارد، تأیید او). تکمیل همه فیلدهای ستاره‌دار الزامی است.
مرحله ۱: ایجاد قرارداد (کارتابل مسئول ثبت مناقصه)
- از کارتابل قراردادها، منوی قراردادهای در دست اقدام را انتخاب کنید.
- از بالای جدول، کلید ایجاد قرارداد معامله انجام شده خارج از سامانه را بزنید.
- در پنجره اطلاع‌رسانی، اگر با شرایط موافقید، جمله «بدین وسیله ضمن پذیرش، اعلام می‌دارد معامله انجام شده خارج از سامانه، دارای شرایط فوق می‌باشد» را تیک بزنید و تأیید را بزنید تا فرم خلاصه قرارداد باز شود.
۱. محل برگزاری فراخوان
- اگر فراخوان در ستاد برگزار شده ولی قرارداد بیرون از سامانه منعقد شده، و وضعیت فراخوان از «در انتظار پذیرش برنده اول» تا پیش از «در انتظار عقد قرارداد» است، این گزینه را انتخاب کنید؛ شماره فراخوان را وارد و بازیابی را بزنید تا مشخصات فراخوان خودکار پر شود.
- اگر شماره فراخوان اشتباه باشد یا مال دستگاه دیگری باشد، سامانه پیام خطا می‌دهد.
- اگر تاریخ بازگشایی پاکت‌ها بعد از ۱۴۰۳/۱۱/۰۱ باشد، فراخوان شرایط ثبت خارج از سامانه را ندارد و باید ادامه کار در خود ستاد انجام شود.
- اگر فراخوان هنوز به مرحله اعلام برنده نرسیده، گزینه خارج از سامانه را انتخاب کنید.
- اگر فراخوان در وضعیت «در انتظار عقد قرارداد» یا بعد از آن است (برنده پذیرفته است)، باید ادامه کار را در خود ستاد انجام دهید.
- اگر قرارداد بیرون از ستاد منعقد شده، محل برگزاری را خارج از سامانه تدارکات الکترونیکی دولت (ستاد) بگذارید.
۲ و ۳. اطلاعات و نوع قرارداد
اطلاعات کلی قرارداد را وارد کنید (فیلدهای زردرنگ را سیستم پر می‌کند). نوع قرارداد را کالا، خدمت یا هر دو انتخاب کنید؛ اگر خدمت است، مشاوره یا پیمانکاری بودن آن را هم مشخص کنید.
۴ و ۵. اطلاعات کالا و خدمات
این بخش‌ها بعد از ثبت اولیه فرم فعال می‌شوند:
- کلید افزودن سطر را بزنید تا به صفحه انتخاب شناسه کالا (یا انتخاب خدمات) بروید.
- فیلدهای ستاره‌دار را پر کنید و ثبت (برای خدمات: افزودن به فهرست خدمات) را بزنید و با بازگشت به فرم برگردید.
- برای تکمیل بقیه اطلاعات هر ردیف از ستون ویرایش، و برای اطلاعات تحویل از ستون تحویل استفاده کنید.
۶. اطلاعات تکمیلی کالاها و خدمات
در صورت لزوم با افزودن سطر، هزینه‌های تکمیلی کالا و خدمت را وارد کنید.
۷. اطلاعات مالی و تأمین اعتبار
- اگر تاریخ عقد قرارداد بعد از ۱۴۰۴/۰۱/۰۱ باشد، تعیین اطلاعات بودجه الزامی است.
- اگر فراخوان قرارداد در ستاد انجام شده باشد، تکمیل اطلاعات بودجه الزامی نیست.
- برای ثبت، کلید تعیین اطلاعات بودجه را بزنید.
۸. تضمین انجام تعهدات
نوع و مبلغ تضمین انجام تعهدات را مشخص کنید.
۹. نحوه پرداخت
با افزودن سطر نوع پرداخت (قطعی، پیش‌پرداخت یا علی‌الحساب) را مشخص کنید؛ انتخاب حداقل یک نوع پرداخت الزامی است.
۱۰. طرفین قرارداد
- بعد از ثبت اولیه فرم، فرم انتخاب مجری/
تأمین‌کننده باز می‌شود. اگر مجری عضو ستاد است، با شماره ملی/ شماره فراگیر اتباع خارجی/ شناسه ملی و ماهیت جستجو و انتخاب کنید؛ وگرنه اطلاعات او را وارد و ثبت کنید. سپس ثبت/ انتخاب را بزنید. - اگر دستگاه صاحب امضای سوم دارد، قرارداد بعد از امضای مقام تشخیص برای تأیید به کارتابل او می‌رود.
۱۱. تأییدکنندگان تحویل
- با افزودن سطر گروه تأییدکنندگان را تعریف کنید؛ هر گروه یک مرحله تأیید است و حداکثر سه عضو دارد.
- اگر گروه بیش از یک عضو داشته باشد، تأیید تحویل صورت‌مجلسی و همزمان است و امضای الکترونیکی همه اعضا لازم است؛ اگر یک نفر باشد، تأیید مجزا است.
- با افزودن اعضا نقش و نام تأییدکنندگان هر مرحله را انتخاب، ثبت و تأیید کنید؛ از ستون مشاهده اعضا، ویرایش و حذف برای اصلاح استفاده کنید.
۱۲. پیوست اسناد
- پیوست صورتجلسه و ضمایم پیش از فراخوان، مستندات قرارداد و مجری/
تأمین‌کننده الزامی است. - پیوست مدارک در یکی از انواع «اسناد شرایط و ضوابط مناقصه»، «اسناد فنی»، «متن قرارداد به انضمام شرایط عمومی/
خصوصی» و «سایر مدارک/ اطلاعات» الزامی است. - حداکثر حجم مستندات تضامین ۵ مگابایت است.
در پایان ثبت را بزنید (فرم به کارتابل قراردادهای در دست اقدام برمی‌گردد)، سپس کلید تأیید و ارسال و تأیید پیام الزام درج شناسه کالا را بزنید تا فرم به کارتابل مقام تشخیص فرآیند برود.
مرحله ۲: تأیید و امضا (کارتابل مقام تشخیص فرآیند)
- از کارتابل قراردادها، منوی قراردادهای در دست اقدام را باز کنید و روی آیکون ستون تأیید قرارداد کلیک کنید.
- اگر اطلاعات درست است: جمله «بدین وسیله ضمن پذیرش، اعلام می‌دارد معامله انجام شده خارج از سامانه، دارای شرایط فوق می‌باشد» را تیک بزنید، تأیید و ارسال را بزنید، صاحبان امضا برای پرداخت را مشخص کنید و قرارداد را با امضای الکترونیکی تأیید کنید.
- اگر صاحب امضای سوم وجود دارد، قرارداد به کارتابل او می‌رود؛ وگرنه به کارتابل مناقصه‌گر ارسال می‌شود.
- اگر اطلاعات مورد تأیید نیست: گزینه ارسال جهت ویرایش را انتخاب و ثبت کنید تا فرم به کارتابل مسئول ثبت مناقصه برگردد.
بعد از تأیید قرارداد، ارسال و دریافت کالا، صورت‌وضعیت خدمات، پرداخت‌ها و صدور صورتحساب مثل سایر قراردادهای ستاد انجام می‌شود.
فایل اصلی در سایت ستاد: سند راهنمای ایجاد قرارداد معامله انجام شده خارج از سامانه (مناقصه) — فهرست همه آموزش‌ها: آموزش سامانه ستاد
منبع : سایت حسابداری بیمارستان
کانال تلگرام @hospitalaccounting