۱۰ نکته حقوق و دستمزد برای رؤسای مالی؛ از گواهی انجام کار تا مغایرت لیست حقوق
۱. گواهی انجام کار پیش از هر پرداخت
پرداخت هر وجهی با عنوان حقوق، اضافه‌کار، نوبت‌کاری (شیفت) و مزایا، منوط به ارائه گواهی انجام کار و تأیید کارکرد واقعی (ساعت، روز، شیفت) از سوی مدیر واحد است. پرداخت بدون این مستندات، تصرف غیرقانونی در وجوه عمومی محسوب می‌شود.
مستند: ماده ۱ قانون احکام دائمی برنامه‌های توسعه کشور (مبنای حاکمیت مصوبات هیأت امنا) و دستورالعمل‌های کنترل داخلی آیین‌نامه مالی و معاملاتی.
۲. «مرخصی منفی» وجود ندارد
مفهوم «مرخصی منفی» در قوانین کار و مقررات استخدامی وجود ندارد. غیبت بیش از سقف مرخصی استحقاقی سالانه، غیبت غیرموجه یا مرخصی بدون حقوق است و به همان نسبت از حقوق و مزایا کسر می‌شود. کسر یک‌باره بدون فرم درخواست، تأیید منابع انسانی و رعایت سقف‌های قانونی کسر از مزد مجاز نیست.
مستند: مواد ۶۲ و ۶۶ قانون کار (برای مشمولان قانون کار) و آیین‌نامه اداری و استخدامی اعضای غیرهیأت علمی دانشگاه‌های علوم پزشکی.
۳. اضافه‌کار مشمولان قانون کار و بیمه کارگاه دوم
ارجاع کار اضافی به مشمولان قانون کار باید با موافقت کارگر و با پرداخت ۴۰ درصد اضافه بر مزد هر ساعت کار عادی باشد. برای کسی که در کارگاه دوم یا سوم (تابعه دانشگاه) هم کار می‌کند، هر کارفرما مکلف به کسر و واریز حق بیمه بر اساس مزد پرداختی خود است؛ «عدم امکان ارسال بیمه از کارگاه دوم» مبنای قانونی مطلق ندارد و بیشتر محدودیت فنی سامانه است که با هماهنگی شعبه حل می‌شود.
مستند: ماده ۵۹ قانون کار (نرخ و شرایط اضافه‌کار).
۴. کمک‌هزینه تحصیلی رزیدنت، اینترن و دانشجوی PhD
پرداخت کمک‌هزینه تحصیلی باید با تأیید و گواهی معاونت آموزشی کنترل شود. از نظر بیمه، طبق آرای دیوان عدالت اداری، پرداختی به دستیاران (رزیدنت‌ها) به دلیل ارائه خدمات درمانی تمام‌وقت جنبه حقوق و دستمزد دارد و مشمول کسر بیمه است؛ اینترن‌ها و دانشجویان PhD مشمول این قاعده نیستند. برای جزئیات بیمه دستیاران کسر حق بیمه و احتساب سابقه دوره رزیدنتی را ببینید.
۵. مالیات حقوق و جلوگیری از ارسال تکراری
پیش از نهایی‌کردن ارسال هر لیست مالیات حقوق، وضعیت پرداخت فهرست‌های قبلی (پرداخت‌شده / پرداخت‌نشده) را در سامانه کنترل کنید تا فیش‌ها دوبار ارسال نشوند. نشانه اصلی خطا، جهش ناگهانی و غیرمنطقی مالیات حقوق در یک ماه است — مثلا از ۱۰ میلیون به ۴۰۰ میلیون تومان — که معمولا یعنی فایل تکراری ارسال شده است.
مستند: ماده ۸۶ قانون مالیات‌های مستقیم (تکالیف مالیاتی کارفرما) و بخشنامه‌های اجرایی سازمان امور مالیاتی.
۶. اول حقوق اصلی، بعد پرداخت‌های متفرقه
برای جلوگیری از تداخل اسناد و محاسبات، اولین سند ارسالی به دارایی در هر ماه باید لیست حقوق اصلی همان ماه باشد و پرداخت‌های متفرقه (اضافه‌کار، رفاهیات و…) بعد از آن ارسال شوند. ارسال هم‌زمان حقوق و اضافه‌کار ماه قبل در قالب یک لیست، از جرایم و مازاد پرداختی احکام و طرح طبقه‌بندی مشاغل جلوگیری می‌کند.
۷. ضرب‌الاجل‌ها و شماره اسناد خزانه‌ای
اسناد حقوق، مسکن و اضافه‌کار باید تا تاریخ تعیین‌شده (مثلا بیستم ماه) بسته و نهایی شوند؛ باز ماندن یک سند در زمان تجمیع، کل پرداخت را با تأخیر و خطا روبه‌رو می‌کند. شماره اسناد پرداختی که از محل منابع خزانه تأمین می‌شوند (مانند اضافه‌کار) هم باید بلافاصله پس از ثبت به مسئول مربوطه در ستاد اعلام شود تا سندی مفقود یا ثبت‌نشده نماند.
۸. بیمه عمر، حوادث و تکمیلی پرسنل شرکتی
ثبت اطلاعات بیمه عمر و حوادث برای پرسنل جدید، بیماران صعب‌العلاج و افراد در معرض خطر در نرم‌افزار الزامی است. سرانه بیمه تکمیلی کارکنان شرکتی هم باید دقیقا زیر ستون «تکمیلی کارفرما» در لیست حقوق بیاید تا هزینه آن در قالب بودجه واحد تسویه شود.
۹. مغایرت‌گیری ماهانه لیست حقوق
لیست مغایرت حقوق (تغییرات، افزایش و کاهش‌ها، افراد جدید و حذف‌شده) به اندازه مغایرت بانکی اهمیت دارد. مسئول حقوق هر واحد آن را ماهانه تهیه می‌کند و رئیس مالی مستقیما بر آن نظارت می‌کند؛ به گفته ارائه‌دهندگان، بیش از ۹۵ درصد خطاها و واریزی‌های اشتباه در همین لیست کشف می‌شود.
۱۰. کسورات بازنشستگی معوق و خدمت بیش از ۳۰ سال
واریز کسورات بازنشستگی ایام طرح و هم‌پوشانی‌های سابقه باید در اولویت باشد تا سوابق مازاد یا مشکلات محاسبه بازنشستگی ایجاد نشود. برای ادامه خدمت افراد بیش از ۳۰ سال، رؤسای مالی باید گواهی رسمی و تأییدیه سازمان بازنشستگی کشوری را ببینند و بگیرند.
مستند: بند الف ماده ۱۰۳ قانون مدیریت خدمات کشوری و رأی هیأت تخصصی دیوان عدالت اداری درباره سوابق کارکنان غیرهیأت علمی دانشگاه‌ها.
منبع : دانشگاه علوم پزشکی اصفهان
منبع : سایت حسابداری بیمارستان
کانال تلگرام @hospitalaccounting