ماده ۱۰ آییننامه مالی و معاملاتی؛ استقلال واحد اجرایی تا کجاست؟
متن ماده ۱۰
ماده ۱۰- به منظور دستیابی به قیمت تمام شده خدمات و فعالیتها و ضرورت اصلاحات نظام مالی بخش سلامت در راستای استقرار نظام نوین مالی و اجرای هلدینگ و شبکه عصبی مالی و در نتیجه ارتقاء سطح کنترل داخلی در بخش و ارتقاء مستمر کیفیت خدمات و تعالی عملکرد، افزایش بهرهوری و در نهایت افزایش رضایتمندی آحاد جامعه، مؤسسه موظف میباشد به تعداد واحدهای اجرایی خود، عملیات مالی مجزا در قالب واحد اجرایی مستقل ایجاد نماید. نحوه اداره واحدهای اجرایی مستقل و انجام عملیات مالی و معاملاتی آن براساس مفاد این آییننامه و این ماده و دستورالعملهای ابلاغی از سوی رئیس هیأت امناء و یا مقام مجاز از طرف ایشان که توسط کمیته فنی و تخصصی مالی و بودجه موضوع ماده ۱۰۵ این آییننامه تهیه شده، صورت میپذیرد.
۱- مؤسسه موظف است سالانه حداقل تا ۱۰ درصد از دانشکدهها، مراکز تحقیقاتی، بیمارستانها، شبکه بهداشت درمان، مراکز بهداشتی خود را بهعنوان واحد اجرایی مستقل تعیین نماید.
۲- نحوه انتخاب واحد اجرایی مستقل با پیشنهاد کتبی مدیر امور مالی مؤسسه و یا رئیس واحد اجرایی به رئیس مؤسسه و تصویب هیأت رئیسه مؤسسه و با تأیید و ابلاغ رئیس مؤسسه میباشد.
۳- این مراکز به لحاظ انجام عملیات مالی و معاملاتی در چارچوب این آییننامه و اختیارات محوله مستقل بوده و میزان اختیارات محوله در قالب دستورالعملهای ابلاغی با تشخیص هیأت رئیسه مؤسسه میباشد.
۴- واحدهای اجرایی مستقل مکلف به رعایت کلیه مفاد مندرج در این آییننامه و سیاستگذاری و تصمیمات مؤسسه در قالب قوانین و مقررات مربوطه از جمله دستورالعملهای ابلاغی نظام نوین مالی خواهند بود. بدیهی است رئیس واحد و رئیس امور مالی و سایر مسئولین واحد اجرایی حسب مورد در خصوص مسئولیتهای محوله در مقابل کلیه دستگاههای نظارتی شخصا پاسخگو خواهند بود.
۵- (اصلاحی ۱۳۹۹) سهم اعتباری کلیه واحدهای مزبور از اعتبارات مصوب هزینهای، تملک دارایی سرمایهای و درآمد اختصاصی مؤسسه که در قانون بودجه هر سال تصویب میگردد، توسط کمیته موضوع ماده ۲۴ این آییننامه و براساس سرانه پروژههای تحقیقاتی، پرسنلی، امکانات فیزیکی و وظایف محول شده و شاخصهای عملیاتی تنظیم بودجه و در ازای ارائه صورتهای مالی سال قبل و طبق تفاهمنامههای داخلی تعیین و توسط رئیس مؤسسه (یا مقام مجاز از طرف ایشان) به واحدهای مزبور ابلاغ میگردد.
تبصره - حداکثر ۵٪ از درآمدهای اختصاصی این واحدها (مورد اشاره در ماده ۷ این آییننامه) به مؤسسه اختصاص مییابد و با تشخیص رئیس مؤسسه قابل هزینه در همان واحد و یا ستاد و سایر واحدها میباشد. رئیس مؤسسه در گزارش سالیانه، کلیات اقدامات مرتبط با این بند را به هیأت امنا ارائه نماید.
۶- کلیه اعتبارات هزینهای، تملک دارایی سرمایهای و درآمد اختصاصی و سایر منابع حواله شده به واحدهای اجرایی بهعنوان کمک تلقی شده و در ستاد به هزینه قطعی منظور میگردد و مسئولیت پاسخگویی مصرف منابع در واحدهای مزبور با مسئولین این واحدها خواهد بود.
۷- واحدهای اجرایی مستقل مکلف هستند ضمن نگهداری اسناد مالی، صورتهای مالی نهایی هر سال خود را حداکثر تا پایان اردیبهشت ماه سال بعد جهت بررسی و تلفیق در صورتهای مالی نهایی مؤسسه برای تصویب به رئیس مؤسسه تحویل نمایند.
۸- معاون پشتیبانی مؤسسه و سایر معاونین حسب مورد در خصوص هر یک از واحدهای اجرایی مستقل ملزم به کنترل اجرای مفاد آییننامه مالی و معاملاتی و دستورالعملهای ابلاغی و ارائه گزارش پیشرفت، به هیأت رئیسه مؤسسه بوده و واحدهای اجرایی ملزم به همکاری و ارائه اطلاعات درخواستی میباشند.
۹- واحد اجرایی مستقل موظف است براساس ظرفیت خود تمام سیستمهای اداری، مالی و... خود را (بهعنوان مثال در بیمارستانها: بستری، پذیرش، ترخیص، پرسنلی، کلینیکی، پاراکلینیکی) مکانیزه نماید. بهطوری که سیستمهای اطلاعات مدیریت بیمارستانی و حسابداری به صورت یکپارچه و در قالب نظام اطلاعات مدیریت استقرار یابد.
۱۰- جهتگیری استقرار و پیادهسازی سیستمهای مورد نظر در واحد اجرایی با رویکرد مشتریمحور بایستی طراحی شود.
۱۱- حقوق و مزایای اعضای هیأت علمی که در واحد اجرایی مستقل شاغل میباشند (طبق احکام استخدامی)، کمافیالسابق توسط دانشگاه/
دانشکده علوم پزشکی و خدمات بهداشتی درمانی مربوطه پرداخت میشود. لیکن پرداختهای کارانه از محل منابع واحد اجرایی طبق آییننامه نظام نوین بیمارستانها تأمین و اقدام میگردد.
۱۲- مدیر امور مالی موظف به کنترل و نظارت مستمر بر عملکرد مالی واحدهای فوق و ارائه گزارش ارزیابی هر چهار ماه یکبار به هیأت رئیسه مؤسسه جهت اطلاع و تصمیمگیری در صورت لزوم میباشد و واحدهای اجرایی ملزم به همکاری و ارائه اطلاعات درخواستی میباشند.
۱۳- واحدهای مستقل میتوانند ضمن رعایت مفاد تبصره ۳ ماده ۶ این آییننامه حسابهای سپرده و تضمینات و ودایع و نظایر آن را در حسابهای مربوطه در واحد نگهداری نمایند.
«واحد اجرایی مستقل» دقیقا یعنی چه؟
ماده ۱۰ یکی از مهمترین مواد آییننامه برای بیمارستانها و سایر واحدهای تابعه دانشگاه است. کلید فهم آن یک تفکیک ساده است: «واحد اجرایی مستقل» به معنی شخصیت حقوقی مستقل، بودجه مستقل از دانشگاه یا اختیار نامحدود در مصرف درآمد نیست. استقلال موضوع این ماده، استقلال در انجام عملیات مالی و معاملاتی در حدود اختیارات محوله است.
این برداشت با ماده ۲ هماهنگ است. ماده ۲ مؤسسه را شامل ستاد و تمام واحدهای اجرایی مستقل و غیرمستقل میداند و در تبصره ۲ تصریح میکند که کلیه واحدهای اجرایی مستقل و غیرمستقل از لحاظ سیاستگذاری تابع قوانین، مقررات و تصمیمات مؤسسه و آییننامه مالی و معاملاتی بوده و مکلف به رعایت و اجرای مصوبات هیأت امنا هستند.
بنابراین مستقلشدن یک بیمارستان، آن را از دانشگاه جدا نمیکند؛ بلکه بخشی از عملیات و مسئولیت مالی و معاملاتی را از سطح ستاد به خود واحد منتقل میکند.
استقلال همراه با مسئولیت
ماده ۱۰ فقط اختیار ایجاد نکرده، بلکه همراه اختیار، مسئولیت شخصی نیز قرار داده است. رئیس واحد، رئیس امور مالی و سایر مسئولان حسب وظایف محوله در برابر مراجع نظارتی پاسخگو هستند.
این موضوع در ماده ۴۴ دقیقتر شده است: در واحد اجرایی مستقل، مسئولیت تشخیص، انجام تعهد، تسجیل و حواله با رئیس واحد و مسئولیت تأمین اعتبار و تطبیق پرداخت با آییننامه با رئیس امور مالی واحد است. پس در بیمارستانی که واحد اجرایی مستقل شناخته شده، رئیس بیمارستان و رئیس امور مالی بیمارستان هرکدام مسئولیت مشخص و قابل تفکیکی دارند.
ماده ۳۰ نیز مقرر میکند پرداخت در واحد مستقل با دستور رئیس واحد اجرایی و پس از تأمین اعتبار انجام میشود. خود تأمین اعتبار هم در ماده ۴۰ به اختصاص تمام یا قسمتی از اعتبار مندرج در بودجه تفصیلی برای هزینه، خرید دارایی، ایجاد تملک دارایی و تعهد تعریف شده است. پس اختیار رئیس بیمارستان برای انجام عملیات مالی، اختیار خرج بدون اعتبار نیست.
سهم اعتباری واحد چگونه تعیین میشود؟
بند ۵ ماده ۱۰ تعیین سهم اعتباری واحد را به کمیته موضوع ماده ۲۴ سپرده و شاخصهایی مانند نیروی انسانی، امکانات فیزیکی، وظایف محوله، شاخصهای عملیاتی، صورتهای مالی سال قبل و تفاهمنامه داخلی را وارد محاسبه کرده است.
ماده ۲۴ این سازوکار را تکمیل میکند. تخصیص منابع بر اساس سیاستهای مالی مؤسسه، تفاهمنامههای داخلی، درآمدهای وصولی و تعهدشده، منابع عمومی و سایر منابع، بودجه تفصیلی و عملکرد واحد، در کمیتهای مرکب از رئیس مؤسسه، معاون پشتیبانی، مدیر امور مالی (خزانهدار) و مدیر بودجه تعیین و توسط معاون پشتیبانی ابلاغ میشود. واحد نیز موظف است براساس برنامه و اعتبارات تخصیصیافته اقدام کند و رئیس واحد در این خصوص شخصا پاسخگو است.
بنابراین استقلال واحد اجرایی به معنی این نیست که واحد خودش برای خودش اعتبار تخصیص دهد. حتی راهنمای عملیاتی نرمافزار نظام نوین مالی، عملیات «تخصیص بودجه به واحدهای تابعه» را عملیاتی در سطح ستاد دانشگاه طراحی کرده و تصریح کرده است که انجام این عملیات فقط در ستاد دانشگاه امکانپذیر است. این راهنما قانون نیست، اما نحوه پیادهسازی عملی نظام مالی را نشان میدهد.
قیمت تمامشده، مبنای بودجهریزی است؛ نه مجوز هزینه
هدف ماده ۱۰ از همان سطر اول، دستیابی به قیمت تمامشده خدمات و فعالیتهاست. ماده ۲۳ نیز قیمت تمامشده را شامل دستمزد مستقیم، مواد، سربار جذبشده، استهلاک و هزینههای عمومی و اداری شناساییشده در فرآیند عملیات مالی میداند.
در عمل، پیشبینی بودجه و تنظیم تفاهمنامه واحد باید در چارچوب ضوابط و دستورالعملهای وزارت، برنامه عملیاتی، حجم و شاخصهای فعالیت، قیمت تمامشده و منابع قابل پیشبینی انجام شود. اما قیمت تمامشده به خودی خود مجوز ایجاد تعهد یا پرداخت نیست؛ نتیجه آن باید در بودجه، تفاهمنامه، تخصیص و سایر مجوزهای مالی لازم انعکاس پیدا کند.
قیمت تمامشده، مبنای برنامهریزی و ارزیابی است؛ بودجه، تفاهمنامه، تخصیص و تأمین اعتبار حدود مجاز اقدام مالی را تعیین میکنند.
درآمد بیشتر، مجوز خودکار برای هزینه بیشتر نیست
یکی از مهمترین نکات اجرایی ماده ۱۰ همین است. تحقق درآمد اختصاصی بیش از رقم پیشبینیشده در بودجه یا تفاهمنامه، به این معنا نیست که واحد اجرایی مستقلا مجاز است تمام مبلغ اضافه را هزینه کند.
ماده ۱۴ بودجه تفصیلی را برنامه مالی سالانه مؤسسه شامل پیشبینی تمام دریافتها و منابع و برآورد مصارف برای اجرای برنامههای عملیاتی میداند. ماده ۲۵ نیز در صورت تغییر برنامه اجرایی یا تغییر منابع پیشبینیشده، امکان تهیه اصلاحیه بودجه تفصیلی را با رعایت ضوابط و تصویب هیأت امنا پیشبینی کرده است. مصوبات مشترک هیأتهای امنا نیز دانشگاه را مکلف کردهاند درآمدهای موضوع بودجه تفصیلی را مطابق جداول مصوب وصول و در حد وصولی درآمدها و براساس شرح عملیات بودجه تفصیلی هزینه کند.
بنابراین باید میان چهار مفهوم تفاوت گذاشت: درآمد وصولشده، بودجه مصوب، اعتبار تخصیصیافته و اعتبار تأمینشده برای هزینه یا تعهد مشخص. کمتر بودن وصول درآمد میتواند ظرفیت واقعی پرداخت را محدود کند؛ اما بیشتر بودن وصول، بهتنهایی سقف اختیار واحد را افزایش نمیدهد. برای استفاده از منابع مازاد باید اصلاحات و مجوزهای بودجهای، تفاهمنامهای و تخصیصی لازم حسب مورد اخذ شود.
۵ درصد درآمد اختصاصی؛ سقف مطلق همه تکالیف نیست
تبصره بند ۵ ماده ۱۰ حداکثر ۵ درصد درآمد اختصاصی واحدهای مستقل را به مؤسسه اختصاص داده که با تشخیص رئیس مؤسسه میتواند در همان واحد، ستاد یا سایر واحدها هزینه شود.
اما این ۵ درصد نباید بهعنوان «تنها سهمی که دانشگاه در هر شرایطی میتواند از درآمد واحد بردارد» تفسیر شود. ماده ۷ نیز ضمن پیشبینی توزیع درآمد اختصاصی متناسب با حقالسهم واحدها، نسبتهایی را که هیأت امنا بهصورت تکلیفی تعیین میکند به این میزان افزوده است. افزون بر آن، در مجموعه مقررات، تکالیف دیگری درباره مصرف درصدهایی از درآمد اختصاصی برای موضوعات معین وجود دارد؛ برای نمونه اختصاص بخشی از درآمد اختصاصی به امور پژوهشی.
بنابراین در بررسی سهم واقعی هر واحد از درآمد اختصاصی، علاوه بر ماده ۱۰ باید ماده ۷، بودجه تفصیلی و مصوبات و تکالیف معتبر هیأت امنا نیز بررسی شود.
«کمک» و «هزینه قطعی در ستاد» به معنی پایان پاسخگویی نیست
بند ۶ مقرر کرده منابع حوالهشده به واحد اجرایی در ستاد بهعنوان کمک تلقی و به هزینه قطعی منظور شود. این عبارت ممکن است منشأ یک برداشت نادرست شود: اینکه با ثبت هزینه قطعی در ستاد، نحوه مصرف بعدی وجه در واحد دیگر موضوع کنترل مالی نیست.
بندهای بعدی ماده خلاف این برداشت را نشان میدهند. مسئولیت پاسخگویی مصرف منابع با مسئولان واحد است؛ واحد باید اسناد مالی را نگهداری کند، صورتهای مالی سالانه تهیه کند و آنها را برای بررسی و تلفیق در صورتهای مالی نهایی مؤسسه ارائه دهد. تبصره ماده ۳۲ نیز وجوه پرداختی به واحد اجرایی را مبالغی میداند که براساس بودجه تفصیلی، تفاهمنامه، تخصیص اعتبار و درخواست وجه در اختیار واحد قرار میگیرد. پس انتقال وجه به واحد هم حلقه مستقلی در نظام کنترل منابع است.
صورت مالی جداگانه به معنی خروج از صورتهای مالی دانشگاه نیست
بند ۷، واحد مستقل را مکلف به تهیه صورتهای مالی نهایی خودش کرده است؛ ولی همان بند مقرر میکند این صورتها برای بررسی و تلفیق در صورتهای مالی نهایی مؤسسه تحویل شود. پس صورت مالی جداگانه واحد، ابزار شناسایی عملکرد و پاسخگویی همان واحد است و نباید آن را دلیل استقلال شخصیت حقوقی یا خروج از گزارشگری مالی دانشگاه دانست.
این منطق با ادبیات حسابداری بخش عمومی نیز قابل مقایسه است: اطلاعات مالی تفکیکی میتواند برای ارزیابی عملکرد بخشها و تخصیص منابع ضروری باشد، بدون اینکه هر بخش واحد گزارشگر حقوقی مستقلی باشد. در استانداردهای بینالمللی بخش عمومی (IPSAS) نیز گزارش اطلاعات بخشها برای ارزیابی عملکرد و تصمیمگیری درباره تخصیص منابع مورد توجه قرار گرفته است. این مقایسه صرفا از جهت منطق حسابداری است و جایگزین حکم آییننامه دانشگاه نیست.
یکپارچگی اطلاعات بیمارستانی و حسابداری، جزء ساختار کنترل مالی است
بند ۹ واحد مستقل را مکلف کرده سیستمهای اداری و مالی و در بیمارستانها سیستمهای بستری، پذیرش، ترخیص، پرسنلی، کلینیکی و پاراکلینیکی را مکانیزه کند؛ به نحوی که سیستم اطلاعات مدیریت بیمارستانی و حسابداری یکپارچه باشد.
این الزام ارتباط مستقیمی با هدف ابتدای ماده، یعنی دستیابی به قیمت تمامشده، دارد. بدون ارتباط دادههای مالی با اطلاعات فعالیت، نیروی انسانی و خدمات ارائهشده، محاسبه قابل اتکای هزینه و قیمت تمامشده، مقایسه عملکرد واحدها و بودجهریزی عملیاتی دشوار خواهد بود. در ادبیات مدیریت مالی سلامت نیز واحدهای ارائهدهنده خدمت بهعنوان مراکز مسئولیت ارزیابی میشوند و اطلاعات هزینه آنها برای کنترل عملکرد و تخصیص منابع به کار میرود.
حساب بانکی مستقل هم اختیار نامحدود ایجاد نمیکند
برداشت از حسابهای واحد اجرایی با امضای مشترک رئیس واحد و رئیس امور مالی واحد انجام میشود؛ اما افتتاح حساب جدید برای واحد نیازمند درخواست رئیس واحد، اظهارنظر فنی مدیر امور مالی و تشخیص رئیس مؤسسه است. فهرست حسابهای مؤسسه و واحدهای اجرایی نیز باید به هیأت امنا ارائه شود.
بند ۱۳ ماده ۱۰ نیز اگرچه اجازه نگهداری حسابهای سپرده، تضمینات، ودایع و نظایر آنها را در واحد داده، این اختیار را صریحا به رعایت تبصره ۳ ماده ۶ مقید کرده است. پس داشتن حساب در سطح واحد را هم نباید با استقلال منابع از مؤسسه یکی دانست.
رئیس امور مالی واحد مستقل زیر نظر چه کسی است؟
ماده ۱۱ پاسخ روشنی دارد. رئیس امور مالی واحد اجرایی مستقل عملیات مالی و معاملاتی را زیر نظر رئیس واحد اجرایی و با نظارت مدیر امور مالی مؤسسه انجام میدهد و در حدود وظایف و اختیارات خود شخصا در مراجع قانونی و نظارتی پاسخگو است. بند ۱۲ ماده ۱۰ نیز مدیر امور مالی مؤسسه را موظف کرده بر عملکرد مالی واحدهای مستقل نظارت مستمر داشته و هر چهار ماه یکبار گزارش ارزیابی به هیأت رئیسه ارائه کند.
بنابراین مستقلشدن بیمارستان، رابطه نظارتی مدیر امور مالی دانشگاه با رئیس امور مالی بیمارستان را قطع نمیکند. در واقع ماده ۱۰ دو سطح پاسخگویی ایجاد کرده است: مسئولیت مستقیم مالی در واحد، و نظارت مالی در سطح مؤسسه.
حسابرسی واحد مستقل هم درون نظام پاسخگویی مؤسسه است
ماده ۱۲ به مؤسسه اجازه داده در راستای اجرای ماده ۱۰ برای واحدهای اجرایی مستقل نیز حسابرس انتخاب کند؛ اما همان تبصره این اختیار را منوط کرده به اینکه نافی مسئولیت رئیس مؤسسه و انجام حسابرسی کلی مؤسسه و گزارش آن به هیأت امنا نشود. پس حسابرسی جداگانه واحد، مسئولیت گزارشگری مالی کل دانشگاه را از بین نمیبرد.
مقایسه با قانون محاسبات عمومی
در دستگاههای تابع نظام عمومی مالی دولت، قانون محاسبات عمومی و مقررات خزانهداری برای کنترل اعتبار، تأمین اعتبار، مراحل انجام خرج، پرداخت و نظارت مالی سازوکارهای خاص خود را دارند. اما این ساختار را نباید مستقیما بر دانشگاههای علوم پزشکی منطبق کرد: ماده ۱ قانون احکام دائمی برنامههای توسعه در امور مالی، معاملاتی، اداری، استخدامی و تشکیلاتی برای دانشگاهها رژیم خاص مبتنی بر مصوبات هیأت امنا ایجاد کرده است.
نکته تطبیقی مهم این است که آییننامه دانشگاه، کنترل مالی را حذف نکرده؛ سازمان آن را تغییر داده است. در واحد اجرایی مستقل، رئیس واحد و رئیس امور مالی واحد مسئولیتهای مالی مشخص دارند، مدیر امور مالی مؤسسه نظارت مستمر دارد، تخصیص در سطح مؤسسه انجام میشود و صورتهای مالی واحد نیز در گزارشگری مؤسسه تلفیق میشود.
در معاملات نیز استقلال ماده ۱۰ به معنی خروج از فصل معاملات آییننامه نیست. خود بند ۳ استقلال را به «چارچوب این آییننامه و اختیارات محوله» محدود کرده و بند ۴ رعایت تمام مفاد آییننامه را الزامی دانسته است. حتی در سازوکار ترک تشریفات، آییننامه کمیسیون مشخصی در سطح مؤسسه پیشبینی کرده و واحد اجرایی باید گزارش توجیهی خود را برای تصمیمگیری آن ارائه کند.
جمعبندی ماده ۱۰
ماده ۱۰ را میتوان الگوی «تمرکززدایی مالی همراه با کنترل و پاسخگویی» در دانشگاههای علوم پزشکی دانست. واحد اجرایی مستقل اجازه دارد در حدود اختیارات ابلاغی، عملیات مالی و معاملاتی خود را انجام دهد و رئیس واحد و رئیس امور مالی آن مسئولیت مستقیم پیدا میکنند. اما تعیین سهم اعتباری، بودجه تفصیلی، تخصیص منابع، سیاستهای مالی، حدود اختیارات، نظارت مدیر امور مالی، حسابرسی و گزارشگری نهایی همچنان در ساختار مؤسسه باقی میماند.
واحد اجرایی مستقل ≠ شخصیت حقوقی مستقل
درآمد وصولشده ≠ اعتبار قابل هزینه
قیمت تمامشده ≠ مجوز پرداخت
بودجه پیشبینیشده ≠ مجوز قطعی مصرف
استقلال مالی و معاملاتی ≠ خروج از نظارت دانشگاه
برای رئیس بیمارستان نتیجه روشن است: مستقلشدن بیمارستان اختیار بیشتری برای انجام عملیات مالی و معاملاتی ایجاد میکند، اما همین اختیار با مسئولیت شخصی در قبال برنامه، اعتبار، تعهد، هزینه و رعایت مقررات همراه است. هرجا عملکرد یا درآمد واحد از مفروضات بودجه و تفاهمنامه فراتر میرود، صرف تحقق درآمد برای افزایش هزینه کافی نیست و مجوزها و اصلاحات لازم در چارچوب بودجه، تفاهمنامه و تخصیص باید طی شود.
«ماده ۱۰ اختیار را به واحد نزدیک میکند، اما بودجه، کنترل، نظارت و پاسخگویی را از آن جدا نمیکند.»
منبع : سایت حسابداری بیمارستان
کانال تلگرام @hospitalaccounting