گام هفتم و پایانی: گزارش نتایج تحلیل بهای تمام شده
چرا گزارش، مهم ترین بخش کار است
تا اینجا شش گام را پشت سر گذاشته ایم: داده ها را جمع کرده ایم، مراکز هزینه را تعریف کرده ایم، هزینه سربار و مراکز پشتیبانی را سرشکن کرده ایم و در نهایت بهای تمام شده هر واحد خدمت را به دست آورده ایم. اما این اعداد تا وقتی در قالبی روشن و قابل فهم در اختیار مدیر بیمارستان و مسئول امور مالی قرار نگیرند، تنها یک فایل پر از رقم هستند. گام هفتم و پایانی، یعنی گزارش نتایج، همان پلی است که محاسبه را به تصمیم مدیریتی متصل می کند. یک تحلیل دقیق با گزارش ضعیف، بی اثر می ماند و یک گزارش خوب، حتی از داده های ساده هم تصمیم می سازد.
جدول خلاصه هزینه و بهای واحد هر مرکز
قلب هر گزارش، یک جدول خلاصه است. در این جدول برای هر مرکز هزینه نهایی، سه ستون کلیدی می آوریم: هزینه کل سالانه، تعداد واحد خروجی (مانند تعداد روز بستری، تعداد ویزیت سرپایی یا تعداد عمل جراحی) و بهای تمام شده هر واحد. برای نمونه در یک بیمارستان دانشگاهی می توان چنین سطرهایی داشت:
- بخش داخلی: هزینه کل ۱۲ میلیارد تومان، ۱۵ هزار روز بستری، بهای هر روز بستری ۸۰۰ هزار تومان.
- درمانگاه سرپایی: هزینه کل ۴ میلیارد تومان، ۵۰ هزار ویزیت، بهای هر ویزیت ۸۰ هزار تومان.
- اتاق عمل: هزینه کل ۹ میلیارد تومان، ۳ هزار عمل، بهای هر عمل ۳ میلیون تومان.
همین یک جدول به مدیر اجازه می دهد در چند ثانیه بفهمد پول بیمارستان کجا خرج می شود و هر خدمت چقدر تمام می شود. توصیه می شود اعداد را با واحد یکسان و به صورت گرد شده بیاورید تا خواندن آسان باشد.
مقایسه بین بخش ها و با بیمارستان های مشابه
یک عدد به تنهایی معنای کمی دارد. هشتصد هزار تومان برای هر روز بستری زیاد است یا کم؟ پاسخ فقط با مقایسه روشن می شود. دو نوع مقایسه را در گزارش بگنجانید. نخست مقایسه داخلی میان بخش های خود بیمارستان، تا مشخص شود کدام بخش نسبت به بقیه گران تر کار می کند. دوم مقایسه بیرونی با بیمارستان های هم اندازه در همان دانشگاه علوم پزشکی یا با میانگین کشوری. اگر بهای هر ویزیت درمانگاه شما دو برابر بیمارستان مشابه در استان است، این خودش یک زنگ هشدار برای بررسی است. در این مقایسه ها همیشه تفاوت سطح خدمات و شدت بیماری را در نظر بگیرید تا داوری منصفانه بماند.
نمایش سهم اجزای هزینه
دانستن بهای کل کافی نیست؛ مدیر باید بداند این هزینه از کجا می آید. برای هر مرکز مهم، ساختار هزینه را به تفکیک سه دسته اصلی نشان دهید: هزینه پرسنل، هزینه دارو و مواد مصرفی، و هزینه سربار (مانند انرژی، استهلاک، تعمیرات و خدمات پشتیبانی). نمایش این سهم ها به صورت درصد بسیار گویاست. برای مثال اگر در بخش داخلی، هفتاد درصد هزینه مربوط به پرسنل باشد، مسیر بهبود با اتاق عمل که شصت درصد هزینه اش دارو و مواد مصرفی است، کاملا فرق می کند. یک نمودار دایره ای یا میله ای ساده برای هر بخش، این تصویر را در گزارش زنده می کند.
ثبت فرض ها و تخمین ها
هیچ تحلیل بهای تمام شده ای بدون فرض و تخمین انجام نمی شود. مبنای سرشکن کردن هزینه ساختمان بر پایه متراژ بوده یا تعداد تخت؟ هزینه داروخانه به کدام بخش ها و با چه نسبتی تقسیم شده؟ کدام داده ها واقعی بوده و کدام تخمین کارشناسی؟ همه این موارد را در بخشی جدا با نام روش و مفروضات بنویسید. اگر برای مرکزهایی مانند آموزش یا واحد بهداشت عمومی خروجی گزارش نکرده اید، در پانوشت به روشنی بگویید، وگرنه خواننده گمان می کند هزینه آن مرکزها هم در بهای واحد خدمات دیده شده است. شفافیت درباره فرض ها اعتبار گزارش را بالا می برد و از برداشت نادرست جلوگیری می کند.
نشان دادن نقاط پرهزینه و پیشنهاد اقدام
گزارش نباید در نمایش اعداد متوقف شود. کار اصلی مسئول امور مالی این است که بگوید این اعداد چه پیامی دارند. برای هر نقطه پرهزینه، یک تفسیر کوتاه و یک اقدام پیشنهادی بیاورید:
- اگر ضریب اشغال تخت پایین است و بهای هر روز بستری بالا رفته، پیشنهاد بازنگری در ساعات پذیرش یا ادغام بخش های کم مراجعه را مطرح کنید.
- اگر سهم دارو و مواد مصرفی غیرعادی بالاست، بررسی روش خرید، انبارداری و ضایعات را پیشنهاد دهید.
- اگر هزینه انرژی و سربار زیاد است، بهینه سازی مصرف و قرارداد نگهداری تجهیزات را در دستور کار بگذارید.
نکته پایانی درباره زبان گزارش
گزارش را برای مخاطب آن بنویسید. مدیر بیمارستان و مدیر مالی دانشگاه وقت محدودی دارند، پس با یک خلاصه مدیریتی یک صفحه ای شروع کنید که مهم ترین یافته ها و پیشنهادها را در بر بگیرد، و جدول ها و توضیح های فنی را در ادامه بیاورید. زبان ساده، اعداد گرد شده و نتیجه گیری روشن، تفاوت میان گزارشی است که بایگانی می شود و گزارشی که به تصمیم و بهبود واقعی می انجامد.
دانلود نسخه کامل کتاب (PDF انگلیسی): تحلیل هزینه های بیمارستان — راهنمای مدیران (سازمان جهانی بهداشت)
کانال تلگرام @hospitalaccounting
منبع : سایت حسابداری بیمارستان