صورت‌وضعیت پیمانکار تأیید شده ولی پرداخت نشده؛ بدهی چه زمانی ثبت می‌شود؟
فرض کنید دانشگاه علوم پزشکی برای اجرای تأسیسات یک ساختمان درمانی با پیمانکار قرارداد دارد.
پیمانکار در اسفندماه صورت‌وضعیتی به مبلغ ۵ میلیارد ریال ارائه می‌کند. کار انجام‌شده بررسی و صورت‌وضعیت نیز تا پایان سال تأیید می‌شود، اما به دلیل نبود نقدینگی، وجه آن در اردیبهشت سال بعد پرداخت می‌شود.
سؤال این است: آیا چون پول هنوز پرداخت نشده، ثبت حسابداری هم باید تا اردیبهشت به تعویق بیفتد؟
خیر.
در حسابداری تعهدی، پرداخت وجه تعیین‌کننده زمان ایجاد بدهی نیست. زمانی که کالا تحویل یا خدمت انجام می‌شود، معادل بهای کالای تحویلی یا خدمت انجام‌شده، بدهی قابل پرداخت ایجاد می‌شود.
بنابراین اگر عملیات موضوع صورت‌وضعیت انجام و مبلغ آن تأیید شده باشد، باقی‌ماندن وجه نزد دانشگاه مانع شناسایی بدهی نیست.
ثبت اسفند: شناسایی کارکرد و بدهی
در مثال ما، اگر صورت‌وضعیت مربوط به پروژه سرمایه‌ای باشد، ثبت شناسایی کارکرد تأییدشده به این شکل خواهد بود:
| طرف | کد | عنوان حساب | مبلغ |
|---|---|---|---|
| بدهکار | ۲۱۰۱۰۲ | هزینه‌های اجرای پروژه ـ پیمانی (دارایی در جریان تکمیل) | ۵ میلیارد ریال |
| بستانکار | ۳۱۰۲۰۲ | پیمانکاران و فروشندگان خدمات پروژه‌های سرمایه‌ای | ۵ میلیارد ریال |
پس در پایان سال، دانشگاه هم باید کار انجام‌شده در پروژه و هم بدهی به پیمانکار را در حساب‌ها داشته باشد؛ حتی اگر هیچ وجهی تا آن تاریخ پرداخت نشده باشد.
در فهرست کدینگ برای بهای پروژه‌های سرمایه‌ای خانوادهٔ جداگانه‌ای پیش‌بینی شده که کارکرد پیمانی را از امانی و از مواد و مصالح تفکیک می‌کند.
این موضوع را نباید با «علی‌الحساب» اشتباه گرفت. در علی‌الحساب، پرداختی بابت قسمتی از تعهد انجام می‌شود، در حالی که هنوز شرایط پرداخت قطعی کامل نشده است. اما در این مثال، بحث ما کارکرد انجام‌شده و صورت‌وضعیت تأییدشده‌ای است که هنوز پرداخت نشده است.
ثبت اردیبهشت: فقط تسویه
وقتی ۵ میلیارد ریال در سال بعد به پیمانکار پرداخت شود:
| طرف | کد | عنوان حساب | مبلغ |
|---|---|---|---|
| بدهکار | ۳۱۰۲۰۲ | پیمانکاران و فروشندگان خدمات پروژه‌های سرمایه‌ای | ۵ میلیارد ریال |
| بستانکار | — | بانک | ۵ میلیارد ریال |
در زمان پرداخت، دوباره «دارایی در جریان تکمیل» بدهکار نمی‌شود؛ چون اثر کار انجام‌شده قبلاً شناسایی شده است. پرداخت سال بعد فقط تسویه بدهی پیمانکار است.
| زمان | چه چیزی ثبت می‌شود | حساب دارایی پروژه |
|---|---|---|
| اسفند ـ تأیید صورت‌وضعیت | شناسایی کارکرد و بدهی | بدهکار می‌شود |
| اردیبهشت ـ پرداخت وجه | تسویه بدهی پیمانکار | دست نمی‌خورد |
کسورات صورت‌وضعیت
البته در عمل ممکن است از صورت‌وضعیت پیمانکار مبالغی مانند سپرده حسن انجام کار، مالیات، بیمه یا سایر کسورات قانونی و قراردادی کسر شود. در این صورت مبلغ قابل پرداخت به پیمانکار از این کسورات تفکیک و هرکدام در حساب مربوط ثبت می‌شود. برای نمونه، منابع عملیاتی نیز سپرده حسن انجام کار و بیمه و مالیات پیمانکاران را به‌صورت بدهی‌های جداگانه نشان می‌دهند.
نکته مهم پایان سال
اگر کار در سال جاری انجام و صورت‌وضعیت مربوط به آن تأیید شده باشد، نباید صرفاً به دلیل موکول‌شدن پرداخت به سال بعد، بدهی پیمانکار را از حساب‌های سال جاری حذف کنیم.
انجام و تأیید کار به شناسایی دارایی یا هزینه و بدهی می‌انجامد، و پرداخت وجه به تسویه بدهی. بنابراین زمان ثبت بدهی پیمانکار را باید بر مبنای ایجاد تعهد و کارکرد تأییدشده تعیین کرد، نه تاریخ خروج پول از بانک.
مبنای این ثبت در نظام حسابداری بخش عمومی ۱۴۰۵
نظام ۱۴۰۵ در بخش «الف ـ تعاریف» مبنای تعهدی را چنین تعریف می‌کند که معاملات و سایر رویدادهای مالی در زمان وقوع ـ و نه فقط در زمان دریافت یا پرداخت وجه نقد ـ شناسایی و ثبت می‌شوند.
نکتهٔ مهلت هم در همین نظام آمده است: بر پایهٔ مواد ۶۳ و ۶۴ قانون محاسبات عمومی کشور، مهلت تعهد و پرداخت هزینه‌های جاری تا پایان فروردین و هزینه‌های عمرانی تا پایان شهریور سال بعد است. چون مثال بالا یک پروژهٔ تأسیساتی است، مهلت شش‌ماههٔ عمرانی به آن مربوط می‌شود نه مهلت فروردین.
منبع : سایت حسابداری بیمارستان
کانال تلگرام @hospitalaccounting