چرا هزینه یک سال الزاماً برابر پرداخت‌های همان سال نیست؟
فرض کنید بیمارستان در سال ۱۴۰۵ این سه رویداد را دارد:
در اسفند ۱۴۰۵، شرکت طرف قرارداد ۵۰۰ میلیون ریال خدمات نگهداری تجهیزات پزشکی انجام داده، اما مبلغ آن در فروردین ۱۴۰۶ پرداخت می‌شود.
از طرف دیگر، بیمارستان در اسفند ۱۴۰۵ مبلغ ۳۰۰ میلیون ریال بابت قرارداد خدمات سال ۱۴۰۶ پیش‌پرداخت می‌کند.
همچنین طی سال ۱۴۰۵ مبلغ ۲۰۰ میلیون ریال از بدهی مربوط به خدمات سال ۱۴۰۴ را پرداخت می‌کند.
اگر فقط گردش بانک را نگاه کنیم، ممکن است تصور کنیم هر مبلغی که در سال ۱۴۰۵ پرداخت شده، هزینه همان سال است. اما در حسابداری تعهدی چنین نیست.
صورت‌های مالی ـ به استثنای موارد مشخص مانند صورت جریان‌های نقدی و مقایسه بودجه و عملکرد ـ بر مبنای تعهدی تهیه می‌شوند.
یعنی برای شناسایی هزینه، باید ببینیم کالا یا خدمت مربوط به کدام دوره است، نه اینکه وجه آن چه زمانی از بانک پرداخت شده است.
حالت اول: خدمت گرفته شده، وجه پرداخت نشده
در مورد اول، خدمت در اسفند ۱۴۰۵ دریافت شده است؛ بنابراین ۵۰۰ میلیون ریال هزینه متعلق به سال ۱۴۰۵ است، حتی اگر پرداخت در سال بعد انجام شود. ثبت در سال ۱۴۰۵:
| طرف | کد | عنوان حساب | مبلغ |
|---|---|---|---|
| بدهکار | — | هزینه نگهداری و تعمیرات تجهیزات پزشکی | ۵۰۰ میلیون ریال |
| بستانکار | ۳۰۱۰۶۸ | بدهی بابت قرارداد نگهداشت تجهیزات پزشکی | ۵۰۰ میلیون ریال |
پرداخت در سال ۱۴۰۶:
| طرف | کد | عنوان حساب | مبلغ |
|---|---|---|---|
| بدهکار | ۳۰۱۰۶۸ | بدهی بابت قرارداد نگهداشت تجهیزات پزشکی | ۵۰۰ میلیون ریال |
| بستانکار | — | بانک | ۵۰۰ میلیون ریال |
در اینجا هزینه در ۱۴۰۵ شناسایی شده، ولی وجه در ۱۴۰۶ پرداخت شده است.
حالت دوم: وجه پرداخت شده، خدمت گرفته نشده
بیمارستان در اسفند ۱۴۰۵ مبلغ ۳۰۰ میلیون ریال برای خدمتی پرداخت کرده که قرار است در سال ۱۴۰۶ دریافت شود. این پرداخت در زمان انجام، لزوماً هزینه سال ۱۴۰۵ نیست؛ چون خدمت هنوز دریافت نشده است و ماهیت مبلغ می‌تواند پیش‌پرداخت باشد.
منابع عملیاتی نیز پیش‌پرداخت را پرداختی می‌دانند که پیش از انجام تعهد صورت می‌گیرد. بنابراین در اسفند:
| طرف | کد | عنوان حساب | مبلغ |
|---|---|---|---|
| بدهکار | ۱۸۰۲۰۹ | پیش‌پرداخت | ۳۰۰ میلیون ریال |
| بستانکار | — | بانک | ۳۰۰ میلیون ریال |
زمانی که خدمت در سال ۱۴۰۶ دریافت شود:
| طرف | کد | عنوان حساب | مبلغ |
|---|---|---|---|
| بدهکار | — | هزینه مربوط | ۳۰۰ میلیون ریال |
| بستانکار | ۱۸۰۲۰۹ | پیش‌پرداخت | ۳۰۰ میلیون ریال |
پس اینجا دقیقاً برعکس حالت قبل است: وجه در ۱۴۰۵ پرداخت شده، ولی هزینه مربوط به ۱۴۰۶ است.
حالت سوم: تسویه بدهی سال گذشته
حالت سوم هم بسیار مهم است. اگر بیمارستان در سال ۱۴۰۵ بدهی ۲۰۰ میلیون ریالی مربوط به هزینه سال ۱۴۰۴ را پرداخت کند، پرداخت سال جاری دوباره هزینه ایجاد نمی‌کند. ثبت فقط تسویه بدهی است:
| طرف | کد | عنوان حساب | مبلغ |
|---|---|---|---|
| بدهکار | — | حساب پرداختنی مربوط | ۲۰۰ میلیون ریال |
| بستانکار | — | بانک | ۲۰۰ میلیون ریال |
سه حالت، کنار هم
بنابراین سه حالت کاملاً متفاوت داریم:
| وضعیت | سال شناسایی هزینه | سال خروج وجه | ثبت لازم |
|---|---|---|---|
| هزینه شده ولی هنوز پرداخت نشده | ۱۴۰۵ | ۱۴۰۶ | هزینه + بدهی |
| پرداخت شده ولی هنوز هزینه نشده | ۱۴۰۶ | ۱۴۰۵ | پیش‌پرداخت |
| هزینه قبلاً شناسایی شده و اکنون پرداخت می‌شود | ۱۴۰۴ | ۱۴۰۵ | فقط تسویه بدهی |
در همین مثال، مجموع هزینهٔ شناسایی‌شده در سال ۱۴۰۵ برابر ۵۰۰ میلیون ریال است و مجموع وجهی که در همان سال از بانک خارج شده نیز ۵۰۰ میلیون ریال (۳۰۰ پیش‌پرداخت به‌علاوهٔ ۲۰۰ تسویهٔ بدهی ۱۴۰۴). این دو عدد اتفاقی برابر شده‌اند و هیچ‌کدام از دیگری به‌دست نمی‌آید؛ اجزای آنها کاملاً متفاوت است.
به همین دلیل، برای بررسی هزینه‌های یک بیمارستان یا دانشگاه علوم پزشکی، صرفاً نگاه‌کردن به پرداخت‌های بانکی کافی نیست.
پرداخت وجه ≠ الزاماً هزینه همان دوره
در حسابداری تعهدی، زمان شناسایی هزینه را وقوع رویداد اقتصادی و دریافت کالا یا خدمت مربوط تعیین می‌کند، نه صرفاً تاریخ خروج وجه از حساب بانکی.
مبنای این تفکیک در نظام حسابداری بخش عمومی ۱۴۰۵
نظام ۱۴۰۵ در بخش «الف ـ تعاریف»، مبنای تعهدی را چنین تعریف می‌کند که معاملات و سایر رویدادهای مالی در زمان وقوع ـ و نه فقط در زمان دریافت یا پرداخت وجه نقد ـ شناسایی و ثبت می‌شوند و در صورت‌های مالی دوره مربوط انعکاس می‌یابند.
و در یادداشت‌های توضیحی صورت‌های مالی واحد گزارشگر نمونه، همان استثنایی که در بالا آمد صریح ذکر شده است:
صورت‌های مالی به استثنای صورت مقایسه بودجه و عملکرد و صورت جریان‌های نقدی بر مبنای حسابداری تعهدی و بهای تمام شده تاریخی تهیه شده است.
منبع : سایت حسابداری بیمارستان
کانال تلگرام @hospitalaccounting