پیش‌پرداخت به پیمانکار با علی‌الحساب چه تفاوتی دارد؟
فرض کنید دانشگاه علوم پزشکی قراردادی به مبلغ ۲۰ میلیارد ریال برای اجرای یک پروژه تأسیساتی منعقد کرده است. در ابتدای قرارداد و قبل از انجام کار، طبق مفاد قرارداد ۴ میلیارد ریال به پیمانکار پرداخت می‌شود.
این مبلغ «علی‌الحساب» نیست؛ پیش‌پرداخت است. چرا؟
چون پیش‌پرداخت، پرداختی است که بر اساس قرارداد پیش از انجام تعهد صورت می‌گیرد. در راهنمای پرداخت نیز همین تعریف آمده و برای قراردادهای پیمانکاری ساختمانی و تأسیساتی، خرید و ساخت تجهیزات و سایر قراردادها، ضوابط پیش‌پرداخت مشخص شده است.
بنابراین در زمان پرداخت ۴ میلیارد ریال، هنوز بابت این مبلغ کار انجام‌شده‌ای نداریم که آن را هزینه یا بهای عملیات انجام‌شده تلقی کنیم.
ثبت پیش‌پرداخت
| طرف | کد | عنوان حساب | مبلغ |
|---|---|---|---|
| بدهکار | ۱۸۰۲۰۹ | پیش‌پرداخت پیمانکار | ۴ میلیارد ریال |
| بستانکار | — | بانک | ۴ میلیارد ریال |
حالا علی‌الحساب
حالا فرض کنیم چند ماه بعد پیمانکار بخشی از کار را انجام داده است، اما هنوز امکان تسجیل یا تهیه تمام اسناد و مدارک برای پرداخت قطعی وجود ندارد و دانشگاه ۳ میلیارد ریال بابت بخشی از تعهد انجام‌شده به او پرداخت می‌کند. این پرداخت ماهیت علی‌الحساب دارد.
در راهنمای پرداخت، علی‌الحساب «پرداختی که به منظور ادای قسمتی از تعهد» انجام می‌شود تعریف شده است. همچنین از موارد آن، زمانی است که تسجیل یا تهیه اسناد و مدارک مثبته برای تأدیه تمام دین مقدور نباشد یا وجه کافی برای تأدیه تمام دین در اختیار مؤسسه نباشد.
پس تفاوت اصلی را می‌توان خیلی ساده دید:
| پیش‌پرداخت | علی‌الحساب | |
|---|---|---|
| زمان پرداخت نسبت به تعهد | پیش از انجام تعهد | پس از انجام تمام یا بخشی از تعهد |
| بابت چیست | کاری که هنوز انجام نشده | کار انجام‌شده، بدون تسویه قطعی |
| حساب | پیش‌پرداخت | علی الحساب خرید کالا و خدمات |
| کد | ۱۸۰۲۰۹ | ۱۸۲۰۰۱ |
| در مثال ما | ۴ میلیارد ریال | ۳ میلیارد ریال |
پیش‌پرداخت یعنی پول قبل از انجام تعهد پرداخت شده است. علی‌الحساب یعنی تمام یا بخشی از تعهد انجام شده و پرداخت بابت همان کار انجام‌شده صورت می‌گیرد، اما هنوز پرداخت قطعی و نهایی نشده است.
این تفاوت در منابع آموزشی نظام مالی نیز صراحتاً بیان شده است: مبلغ پیش‌پرداخت قبل از انجام کار پرداخت می‌شود، در حالی که علی‌الحساب در قبال کار انجام‌شده پرداخت می‌شود.
همین تفکیک در خودِ ساختار کدینگ هم نهادینه شده است؛ پیش‌پرداخت و علی‌الحساب دو حساب جداگانه با دو معین متفاوت هستند، نه دو نام برای یک حساب.
تسویه پیش‌پرداخت
یک نکته مهم دیگر، تسویه پیش‌پرداخت است. فرض کنیم از ۴ میلیارد ریال پیش‌پرداخت اولیه، طبق صورت‌وضعیت و مفاد قرارداد ۱ میلیارد ریال قابل مستهلک‌شدن و تسویه باشد. در این مرحله آن یک میلیارد دیگر نباید در حساب پیش‌پرداخت باقی بماند و از مبلغ قابل پرداخت پیمانکار کسر می‌شود.
در مورد خرید کالا و خدمات نیز راهنمای پرداخت تصریح می‌کند که پیش‌پرداخت پس از تحویل کالا یا انجام خدمت تسویه می‌شود و در قراردادها نحوه تسویه تابع مقررات پیش‌بینی‌شده در قرارداد است.
نکته کاربردی
بنابراین یکی از اشتباهات رایج این است که هر مبلغی که قبل از تسویه نهایی به پیمانکار پرداخت می‌شود «پیش‌پرداخت» نامیده شود.
ملاک، زمان پرداخت نسبت به انجام تعهد است: اگر هنوز تعهد انجام نشده باشد پیش‌پرداخت است، و اگر کار انجام شده و مبلغی بابت قسمتی از تعهد پرداخت می‌شود علی‌الحساب.
و وقتی اسناد نهایی و صورت‌وضعیت تأیید و بدهی قطعی شناسایی شد، مبالغ قبلی حسب مورد از حساب پیش‌پرداخت یا علی‌الحساب تسویه می‌شوند.
منبع : سایت حسابداری بیمارستان
کانال تلگرام @hospitalaccounting