ثبت هزینه تعمیر و تعویض قطعات تجهیزات پزشکی در حسابداری بیمارستان
تعمیر یک دستگاه پزشکی همیشه «هزینه تعمیرات» نیست.
فرض کنید بیمارستان یک دستگاه ونتیلاتور در اختیار دارد. دستگاه چند سال است در بخش ICU استفاده می‌شود و در سال جاری برای ادامه بهره‌برداری از آن، یک قطعه اصلی دستگاه تعویض می‌شود.
فرض کنیم بهای قطعه جدید به همراه مخارج لازم برای نصب و آماده‌سازی آن ۸۰۰ میلیون ریال است.
سؤال اینجاست: آیا کل ۸۰۰ میلیون ریال باید مثل یک تعمیر عادی، هزینه دوره شناسایی شود؟
پاسخ به ماهیت کاری که انجام شده بستگی دارد.
نگهداری روزمره در برابر تعویض جزء اصلی
مخارجی که صرف سرویس و نگهداری روزمره دارایی می‌شوند، به بهای دارایی اضافه نمی‌شوند و در زمان وقوع به‌عنوان هزینه شناسایی می‌شوند. این مخارج معمولاً شامل دستمزد تعمیر، مواد مصرفی و قطعات کوچک است.
اما تعویض یک جزء اصلی دارایی می‌تواند وضعیت متفاوتی داشته باشد. اگر قطعه جدید شرایط شناسایی دارایی را داشته باشد، بهای آن به مبلغ دفتری تجهیزات اضافه می‌شود و مبلغ دفتری جزء قبلی که تعویض شده است، از حساب‌ها خارج می‌شود.
بنابراین بین این دو حالت باید تفاوت قائل شد:
| ماهیت کار | ثبت |
|---|---|
| سرویس دوره‌ای، روغن‌کاری، تنظیم، تعمیر جزئی و تعویض قطعات کوچک | هزینه دوره |
| تعویض جزء اصلی که منافع اقتصادی یا توان خدمت‌رسانی آتی دستگاه را برای دوره‌های بعد حفظ یا فراهم می‌کند و شرایط شناخت دارایی را دارد | مخارج سرمایه‌ای |
ثبت حسابداری مخارج سرمایه‌ای
در مثال ما فرض کنیم قطعه اصلی ونتیلاتور تعویض شده و پس از بررسی فنی، شرایط لازم برای شناسایی آن به‌عنوان بخشی از تجهیزات پزشکی وجود دارد. در کدینگ نظام نوین مالی، تجهیزات پزشکی در سرفصل دارایی ثابت مشهود و حساب ۲۰۰۵۰۱ ـ تجهیزات پزشکی طبقه‌بندی می‌شود.
در نتیجه، ثبت اصل مخارج سرمایه‌ای چنین خواهد بود:
| طرف | کد | عنوان حساب | مبلغ (ریال) |
|---|---|---|---|
| بدهکار | ۲۰۰۵۰۱ | تجهیزات پزشکی | ۸۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ |
| بستانکار | ۳۰۱۰۲۱ | بدهی بابت نگهداری و تعمیرات سایر دارایی‌ها | ۸۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ |
البته اینجا یک ثبت دیگر هم ممکن است لازم باشد. اگر مبلغ دفتری قطعه قدیمی تعویض‌شده در سوابق دارایی قابل تعیین باشد، آن جزء نباید همزمان با قطعه جدید در ارزش دفتری دستگاه باقی بماند و باید از حساب‌ها خارج شود. این موضوع مانع از آن می‌شود که هم ارزش قطعه قدیمی و هم ارزش قطعه جایگزین، همزمان جزو بهای دارایی گزارش شوند.
از طرف دیگر، اگر کاری که روی ونتیلاتور انجام شده صرفاً تعمیر و سرویس عادی باشد و جزء جدیدی با شرایط شناخت دارایی ایجاد نشده باشد، مبلغ پرداختی نباید به حساب ۲۰۰۵۰۱ ـ تجهیزات پزشکی اضافه شود؛ بلکه مخارج آن در حساب هزینه تعمیر و نگهداری مربوط ثبت می‌شود.
چرا این تفکیک در بیمارستان مهم است
این تفکیک در بیمارستان اهمیت زیادی دارد، چون ممکن است دو فاکتور هر دو با عنوان «تعمیر دستگاه پزشکی» صادر شده باشند، اما ماهیت حسابداری آنها یکسان نباشد.
برای نمونه، پرداخت ۳۰ میلیون تومان بابت سرویس، تنظیم و تعویض چند قطعه مصرفی دستگاه با تعویض یک قطعه اصلی ۸۰ میلیون تومانی که برای ادامه استفاده از دستگاه ضروری است، الزاماً ثبت یکسانی ندارد.
در عملیات واقعی نیز تعمیر تجهیزات پزشکی فقط یک موضوع حسابداری نیست. در دستورالعمل پرداخت دانشگاه، برای تعمیرات تجهیزات پزشکی و خرید قطعات موردنیاز آنها در مبالغ بالاتر از سقف معاملات کوچک، تأیید قیمت و کیفیت فنی توسط اداره تجهیزات پزشکی دانشگاه پیش‌بینی شده است.
بنابراین حسابدار قبل از ثبت یک فاکتور تعمیر تجهیزات پزشکی باید به ماهیت مخارج و مستندات فنی توجه کند؛ چون عنوان «تعمیرات» روی فاکتور به‌تنهایی مشخص نمی‌کند که مبلغ باید هزینه شود یا به بهای دارایی اضافه گردد.
نکته کاربردی
هر هزینه‌ای که برای یک دستگاه پزشکی انجام می‌شود، هزینه تعمیرات نیست؛ گاهی آنچه در ظاهر «تعمیر» نامیده شده، از نظر حسابداری جایگزینی یک جزء از دارایی ثابت است و باید متناسب با ماهیت واقعی آن ثبت شود.
در کدینگ نظام نوین مالی، علاوه بر حساب بالا، حساب اختصاصی ۳۰۱۰۹۴ ـ بدهی بابت تعمیر تجهیزات پزشکی و همچنین ۳۰۱۰۶۸ ـ بدهی بابت قرارداد نگهداشت تجهیزات پزشکی نیز پیش‌بینی شده است؛ انتخاب میان این حساب‌ها به ماهیت کار و قرارداد مربوط بستگی دارد.
مبنای این ثبت در نظام حسابداری بخش عمومی ۱۴۰۵
نظام حسابداری بخش عمومی ۱۴۰۵، ذیل ثبت شمارهٔ (۲۷)، همین تفکیک را تصریح می‌کند:
مخارج روزمره تعمیر و نگهداری دارایی‌های ثابت مشهود که به منظور حفظ وضعیت دارایی در مقایسه با استاندارد عملکرد ارزیابی‌شده اولیه آن انجام می‌شود، معمولاً در زمان وقوع، به عنوان هزینه شناسایی می‌گردد. مخارج بعدی مرتبط با دارایی ثابت مشهود تنها زمانی به مبلغ دفتری دارایی اضافه می‌شود که مخارج انجام‌شده موجب بهبود وضعیت دارایی در مقایسه با استاندارد عملکرد ارزیابی‌شده اولیه آن گردد، به‌گونه‌ای که شواهد کافی مبنی بر وقوع جریان منافع اقتصادی یا توان خدمت‌رسانی آتی ناشی از این مخارج به درون واحد گزارشگر وجود داشته باشد.
منبع : سایت حسابداری بیمارستان
کانال تلگرام @hospitalaccounting