خدمات اسفند، صورتحساب فروردین؛ هزینه مربوط به کدام سال است؟

فرض کنید بیمارستان با یک شرکت برای سرویس و نگهداری تجهیزات پزشکی قرارداد دارد. شرکت، خدمات مربوط به اسفندماه را به‌طور کامل انجام داده، اما صورتحساب به مبلغ ۵۰۰ میلیون ریال را در فروردین سال بعد به بیمارستان تحویل می‌دهد.

سؤال اینجاست: چون فاکتور در فروردین رسیده، هزینه را باید در سال جدید ثبت کنیم؟

خیر. ملاک اصلی زمان دریافت صورتحساب نیست؛ باید ببینیم خدمت چه زمانی دریافت شده و تعهد چه زمانی ایجاد شده است.

وقتی شرکت تا پایان اسفند خدمت موضوع قرارداد را انجام داده و بیمارستان نیز آن خدمت را دریافت کرده است، هزینه مربوط به همان سال مالی است؛ حتی اگر صورتحساب در سال بعد به واحد مالی برسد.

در دستورالعمل آموزشی نظام نوین نیز صراحتاً تأکید شده که در پایان سال مالی و تا زمان نهایی‌شدن تراز برای تهیه صورت‌های مالی، باید اسناد هزینه پرداخت‌نشده شناسایی شوند.

ثبت اسفند؛ شناسایی هزینه و بدهی

بنابراین اگر مبلغ خدمت تا پایان سال مشخص و قابل شناسایی باشد، ثبت اسفندماه به این صورت است:

طرف	کد	عنوان حساب	مبلغ
بدهکار	—	هزینه نگهداری و تعمیرات تجهیزات پزشکی	۵۰۰ میلیون ریال
بستانکار	۳۰۱۰۲۱	بدهی بابت نگهداری و تعمیرات سایر دارایی‌ها	۵۰۰ میلیون ریال

کد ۳۰۱۰۲۱ نیز برای «بدهی بابت نگهداری و تعمیرات سایر دارایی‌ها» در فایل سرفصل‌های حساب پرداختنی آمده است.

ثبت فروردین؛ تسویهٔ بدهی، نه شناسایی دوبارهٔ هزینه

در فروردین، صرف رسیدن صورتحساب نباید باعث شود همین هزینه دوباره در سال جدید شناسایی شود. صورتحساب باید با بدهی‌ای که در پایان سال ثبت شده تطبیق داده شود و در زمان پرداخت، بدهی تسویه شود.

مثلاً هنگام پرداخت:

طرف	کد	عنوان حساب	مبلغ
بدهکار	۳۰۱۰۲۱	بدهی بابت نگهداری و تعمیرات سایر دارایی‌ها	۵۰۰ میلیون ریال
بستانکار	—	بانک	۵۰۰ میلیون ریال

در این ثبت، حساب ۳۰۱۰۲۱ که در اسفند بستانکار شده بود بدهکار می‌شود و بسته می‌شود؛ یعنی هیچ هزینه‌ای در فروردین دوباره شناسایی نمی‌شود و تنها بدهیِ قبلی تسویه می‌گردد.

تاریخ فاکتور با دورهٔ وقوع هزینه یکی نیست

نکته مهم این است که «تاریخ فاکتور» را با «دوره وقوع هزینه» یکی ندانیم. اگر خدمت واقعاً در اسفند انجام شده باشد، موکول‌کردن شناسایی آن به فروردین باعث می‌شود هزینه‌های سال قبل کمتر و هزینه‌های سال جدید بیشتر از واقع گزارش شود.

حتی در مطالب آموزشی نظام نوین نیز وقتی هزینه قطعی اتفاق می‌افتد، ساختار ثبت به‌صورت هزینه بدهکار / حساب‌های پرداختنی بستانکار بیان شده است.

قاعده کاربردی

خدمت اسفند + فاکتور فروردین = در صورت تحقق خدمت و امکان شناسایی مبلغ تا زمان نهایی‌شدن حساب‌ها، هزینه و بدهی اسفند؛ نه هزینه فروردین.

مبنای قانونی این مهلت

این موضوع فقط یک ترجیح حسابداری نیست. بر پایهٔ مواد ۶۳ و ۶۴ قانون محاسبات عمومی کشور و اصلاحیه‌های بعدی آن، مهلت تعهد و پرداخت هزینه‌های جاری و عمرانی — اعم از اینکه از محل اعتبارات عمومی تأمین شده باشد یا اختصاصی — به ترتیب تا پایان فروردین و پایان شهریورماه سال بعد است.

یعنی قانون خودش برای تعهد و پرداختِ هزینهٔ جاریِ سال قبل تا پایان فروردین مهلت داده است؛ پس رسیدن صورتحساب در فروردین، هزینه را به سال جدید منتقل نمی‌کند.

(به نقل از نظام حسابداری بخش عمومی ۱۴۰۵، قاعدهٔ ۲، صفحهٔ ۱۳)

منبع : سایت حسابداری بیمارستان
کانال تلگرام @hospitalaccounting