هزینه پشتیبانی سالانه نرم‌افزار؛ دارایی است یا هزینه دوره؟

فرض کنید بیمارستان یک نرم‌افزار مدیریت اطلاعات بیمارستانی در اختیار دارد و برای پشتیبانی یک‌ساله نرم‌افزار با شرکت ارائه‌دهنده قرارداد منعقد می‌کند. مبلغ قرارداد پشتیبانی سالانه: ۱ میلیارد و ۲۰۰ میلیون ریال

خدمات قرارداد شامل رفع خطا، پاسخگویی فنی، به‌روزرسانی‌های معمول و نگهداری نرم‌افزار در وضعیت قابل استفاده است.

سؤال این است: آیا این ۱٫۲ میلیارد ریال باید به بهای نرم‌افزار اضافه شود؟

خیر.

صرف اینکه یک مخارج با نرم‌افزار ارتباط دارد، دلیل سرمایه‌ای‌شدن آن نیست. اگر مخارج صرفاً بابت پشتیبانی و حفظ نرم‌افزار در وضعیت فعلی باشد، یک خدمت دوره‌ای است و به بهای دارایی نامشهود اضافه نمی‌شود.

ثبت ماهانه

در نتیجه، اگر خدمات پشتیبانی طی سال ارائه شود، هزینه نیز مربوط به همان دوره خواهد بود. فرض کنیم در پایان ماه، شرکت بابت خدمات انجام‌شده ۱۰۰ میلیون ریال صورتحساب صادر کند:

طرف	کد	عنوان حساب	مبلغ
بدهکار	—	هزینه خدمات پشتیبانی نرم‌افزار	۱۰۰ میلیون ریال
بستانکار	۳۰۱۰۶۰	بدهی بابت هزینه خدمات پشتیبانی نرم افزار	۱۰۰ میلیون ریال

بنابراین اگر کل قرارداد ۱٫۲ میلیارد ریال باشد، به این دلیل که قرارداد برای یک سال منعقد شده نمی‌توان کل مبلغ را به بهای نرم‌افزار اضافه کرد.

این موضوع با مخارجی که واقعاً برای تحصیل یا آماده‌سازی دارایی انجام می‌شوند متفاوت است. در اطلاعات سیستم نیز مخارج مرتبط با دارایی از منظر تحصیل، بهره‌برداری و بهبود وضعیت دارایی تفکیک شده‌اند.

اگر کل مبلغ از ابتدا پرداخت شود

یک حالت مهم دیگر زمانی است که بیمارستان کل مبلغ قرارداد پشتیبانی یک‌ساله را در ابتدای قرارداد پرداخت کند. مثلاً اول مهر ۱٫۲ میلیارد ریال برای پشتیبانی ۱۲ ماه آینده پرداخت شود.

در این حالت نیز پرداخت کل مبلغ به این معنا نیست که در همان روز کل ۱٫۲ میلیارد ریال هزینه شده است. تا میزانی که خدمت مربوط به دوره‌های آینده است، مبلغ پرداختی ماهیت پیش‌پرداخت دارد و با دریافت خدمات به هزینه منتقل می‌شود.

سه موضوع که یکی نیستند

پس سه موضوع را نباید با یکدیگر اشتباه گرفت:

وضعیت	حساب	زمان شناسایی
خرید نرم‌افزار واجد شرایط شناخت	۲۶۲۰۰۱ ـ نرم افزار	زمان تحصیل، سپس استهلاک طی عمر مفید
پشتیبانی و نگهداری معمول نرم‌افزار	۳۰۱۰۶۰ ـ بدهی بابت هزینه خدمات پشتیبانی نرم افزار	دوره ارائه خدمت
پرداخت از قبل بابت پشتیبانی دوره‌های آینده	پیش‌پرداخت	زمان دریافت خدمت

نکته کاربردی این است که وجود عبارت‌هایی مثل «نرم‌افزار»، «سامانه» یا «فناوری اطلاعات» در قرارداد، به‌تنهایی مجوز ثبت مبلغ به‌عنوان دارایی نامشهود نیست.

اگر موضوع قرارداد فقط پشتیبانی سالانه نرم‌افزار موجود باشد، اصل مبلغ مربوط به خدمت، هزینه دوره است نه افزایش بهای نرم‌افزار.

مبنای این مرز در نظام حسابداری بخش عمومی ۱۴۰۵

بند ۲-۵-۱ (صفحهٔ ۳۰۰) همین مرز را برای دارایی نامشهود صریح تعیین کرده است:

شناسایی مخارج در مبلغ دفتری یک دارایی نامشهود، هنگامی که دارایی آماده بهره برداری شد، متوقف می‌شود. بنابراین مخارج تحمل شده برای استفاده یا بکارگیری مجدد یک دارایی نامشهود، در مبلغ دفتری آن منظور نمی‌شود.

و همین بند، درست پیش از این جمله، فهرست مخارجی را می‌آورد که در بهای تمام‌شدهٔ دارایی نامشهود منظور نمی‌شود:

مخارج معرفی یک محصول یا خدمت جدید مانند مخارج تبلیغات، مخارج انجام عملیات در یک محل جدید یا با یک گروه جدید از مشتریان مانند مخارج آموزش کارکنان و مخارج اداری، عمومی و فروش در بهای تمام شده دارایی های نامشهود منظور نمی شود.

یعنی همان بندی که آموزش کارکنان را از بهای دارایی نامشهود کنار می‌گذارد، پشتیبانی پس از آماده‌شدن دارایی را هم کنار می‌گذارد.

منبع : سایت حسابداری بیمارستان
کانال تلگرام @hospitalaccounting