اسناد مالی دانشگاه؛ طبقه سند، انتشار و دسترسی عمومی، مدت نگهداری، شرایط بایگانی و سند مفقود
اسناد مالی (اسناد هزینه، فاکتور، قبض، دستور پرداخت، صورتحساب، دفاتر و مکاتبات ذیحسابی) سند دولتی است، اما در هیچ‌یک از چهار طبقه سری و محرمانه قرار ندارد مگر اینکه برای یک سند مشخص مهر طبقه‌بندی خورده باشد. اسناد مالی فاقد طبقه‌بندی طبق مقررات قابل دسترس عموم است، به جز اطلاعات شخصی افراد که در آن آمده است.
اسناد مالی جزو کدام طبقه است؟
پاسخ کوتاه: هیچ طبقه‌ای به صورت پیش‌فرض؛ سند مالی «فاقد طبقه‌بندی» است.
- طبق ماده ۱ قانون مجازات انتشار و افشای اسناد محرمانه و سری دولتی، هر نوشته یا اطلاعات ثبت‌شده مربوط به وظایف دستگاه دولتی «سند دولتی» است. سند مالی هم سند دولتی است.
- آیین‌نامه طرز نگاهداری اسناد سری و محرمانه اسناد طبقه‌بندی‌شده را چهار طبقه کرده است: طبقه ۱ «بکلی سری» و طبقه ۲ «سری» (ضرر به اساس حکومت یا امنیت ملی)، طبقه ۳ «خیلی محرمانه» (مختل شدن نظام امور سازمان‌ها) و طبقه ۴ «محرمانه» (اختلال امور داخلی یک سازمان یا مغایرت با مصالح اداری آن).
- در هیچ قانون یا مقرره‌ای اسناد مالی به طور کلی در یکی از این چهار طبقه قرار داده نشده است. طبق ماده ۱ شیوه‌نامه تشخیص و تفکیک اسرار دولتی، فقط اسنادی که «روی آن‌ها یکی از مهرهای بکلی سری، سری، خیلی محرمانه یا محرمانه قید شده است» اسرار دولتی‌اند.
- طبقه هر سند را مسئول واحدی که آن را تهیه کرده تعیین می‌کند (ماده ۳ آیین‌نامه). در اسناد مالی، اعلام طبقه‌بندی با بالاترین مقام دستگاه است (شیوه‌نامه دیوان محاسبات، بند ۶-۱-۹). سند مالی معمولا اگر طبقه‌بندی شود، در طبقه ۴ «محرمانه» قرار می‌گیرد؛ چون معیار آن «مغایرت با مصالح اداری» سازمان است.
- طبقه‌بندی اطلاعاتی که برای مردم «حق و تکلیف» ایجاد می‌کند یا به تهدید سلامت عمومی مربوط است ممنوع است (ماده ۹ شیوه‌نامه تفکیک اسرار).
- تصویر و اسکن سند طبقه‌بندی‌شده هم در حکم همان سند است (ماده ۶ همان شیوه‌نامه).
آیا انتشار اسناد مالی یا ارائه آن به عموم مجاز است؟
پاسخ کوتاه: اسناد مالی فاقد طبقه‌بندی، به درخواست هر شهروند ایرانی قابل ارائه است؛ اطلاعات شخصی افراد و اسناد طبقه‌بندی‌شده مستثناست.
ماده ۵ شیوه‌نامه دسترسی آزاد به اسناد و مکاتبات اداری (تأیید رئیس جمهور ۱۳۹۸/۰۹/۰۲):
«اسناد ملی و پشتیبانی نظیر فیش های حقوقی مدیران، فاکتورها، قبوض، اسناد سپرده های نقدی و تضامین غیرنقدی، گواهی های تأیید کارکرد، دستورهای پرداخت، مکاتبات ذیحسابی و صورتحساب ها، با رعایت مفاد «شیوه نامه تشخیص و تفکیک اسرار دولتی» … و «شیوه نامه تشخیص و تفکیک اطلاعات مربوط به حریم خصوصی و اطلاعات شخصی از اطلاعات عمومی» … برای عموم متقاضیان قابل دسترس خواهند بود.»
| نوع سند یا اطلاعات | وضعیت دسترسی | مبنا |
|---|---|---|
| فاکتور، قبض، دستور پرداخت، گواهی کارکرد، صورتحساب، مکاتبات ذیحسابی | برای عموم قابل دسترس | ماده ۵ شیوه‌نامه اسناد و مکاتبات |
| قراردادها با بخش خصوصی و قراردادهای نمونه | قابل انتشار و دسترس عمومی؛ با شرط رازداری، نظر طرف قرارداد ظرف ۱۰ روز گرفته می‌شود | مواد ۴ و ۶ شیوه‌نامه اطلاعات قراردادها |
| حقوق و مزایای مقامات، رؤسا و مدیران | انتشار عمومی در دهم هر ماه | ماده ۲۹ قانون برنامه ششم؛ بخشنامه ۱۴۰۱/۰۲/۱۷ |
| حقوق کارمندان عادی، حساب بانکی، اطلاعات حقوق مالی اشخاص، حضور و غیاب، مرخصی | اطلاعات شخصی؛ فقط با رضایت مکتوب خود شخص | مواد ۷، ۱۲ و ۱۷ شیوه‌نامه حریم خصوصی |
| احکام کارگزینی، پرونده ارتقا، ارزشیابی | فقط برای خود شخص و وکیل یا قیم او | ماده ۶ شیوه‌نامه اسناد و مکاتبات |
| سند دارای مهر طبقه‌بندی | قابل دسترس نیست؛ افشا جرم است | ماده ۲ قانون ۱۳۵۳ |
پس «ارائه به عموم» یعنی پاسخ مؤسسه به درخواست دسترسی، با حذف اطلاعات شخصی. این غیر از دسترسی آزاد کارکنان به بایگانی است که محدود است (بخش «چه کسی به بایگانی دسترسی دارد»). اطلاعات کلیه پرداخت‌های اشخاص به مؤسسات عمومی هم جزو اطلاعات شخصی نیست (ماده ۸ شیوه‌نامه حریم خصوصی).
مجازات افشای سند طبقه‌بندی‌شده
افشای سند سری حبس دو تا ده سال، سند محرمانه حبس شش ماه تا سه سال و افشا بر اثر غفلت مأمور حفاظت حبس سه تا شش ماه دارد (ماده ۲ قانون ۱۳۵۳). در اختیار گذاشتن داده‌های سری سامانه‌های رایانه‌ای برای افراد فاقد صلاحیت حبس دو تا ده سال دارد (ماده ۳ قانون جرایم رایانه‌ای).
چند سال باید نگه داشته شود؟
مدت نگهداری و امحا طبق تبصره ماده ۳۹ قانون دیوان محاسبات با دستورالعمل دیوان تعیین می‌شود. طبق شیوه‌نامه نگهداری، میکروفیلم و امحای اسناد مالی:
| نوع سند | حداقل مدت یا شرط امحا |
|---|---|
| اسناد مالی کاغذی بدون میکروفیلم | حداقل ۳ سال، و فقط در صورت عدم ضرورت و با موافقت دیوان محاسبات (بند ۷-۱-۴) |
| میکروفیلم اسناد | ۳۰ سال (بند ۷-۱-۲) |
| اسناد طرح‌های تملک دارایی سرمایه‌ای و قراردادهای نیازمند مفاصاحساب | تا پایان بهره‌برداری و تسویه نهایی امحا نمی‌شود |
| اسناد مطرح در دادسرای دیوان محاسبات یا مراجع قضایی | تا تعیین تکلیف نهایی امحا نمی‌شود |
| قراردادهای خارجی، اسناد بازسازی مناطق جنگی، کمک‌های بین‌المللی | پیش از میکروفیلم امحا نمی‌شود |
| اصل تضمینات (سفته، ضمانت‌نامه) و اسناد مالکیت اموال | هیچ‌گاه امحا نمی‌شود |
| قراردادهای دولتی | هیچ‌گاه «اوراق زائد» نیست (آیین‌نامه اوراق زائد، تبصره ماده ۲) |
روش امحا: ذیحساب فهرست اسناد را با فرم شماره ۳ به اداره میکروگرافیک و امحای اسناد دیوان محاسبات استان تهران اعلام می‌کند. پس از موافقت دیوان و با امضای افرادی که ذیحساب لازم بداند، مانند مسئول حراست و بایگان، اسناد با اطلاع سازمان اسناد ملی خمیر می‌شود. از بین بردن سند اداری بدون اجازه یا الزام قانونی صریح ممنوع است (ماده ۱۳ شیوه‌نامه اسناد و مکاتبات).
شرایط بایگانی
- محل: فضای نگهداری اسناد جاری و راکد باید قفسه‌بندی کافی داشته باشد، بدون خاک و رطوبت باشد و وسایل اعلام و اطفای حریق و سیستم ایمنی و حفاظتی داشته باشد (بند ۵-۱-۱ شیوه‌نامه دیوان؛ شرایط نگهداری اسناد مالی).
- ترتیب: اسناد به ترتیب شماره ثبت دفتر روزنامه، به تفکیک سال و نوع اعتبار و با ضمائم بایگانی می‌شود و روی برچسب زونکن نام دستگاه، نوع اعتبار، سال، شماره اسناد و شماره زونکن درج می‌شود (بندهای ۵-۲-۱ و ۵-۲-۲).
- مسئول: برای حفاظت هر بایگانی «مسئول مشخصی» تعیین می‌شود. نظارت بر حفظ اسناد و دفاتر با ذیحساب است (بند ۲ ماده ۳۱ قانون محاسبات عمومی؛ بند ۵-۱-۳).
- دفتر خروج: خروج موقت یا مشاهده سند با رسید در دفتری ثبت می‌شود: مشخصات مراجعه‌کننده، شماره و تاریخ مجوز، ساعت و تاریخ، علت و تاریخ عودت. تکمیل دفتر و پیگیری برگشت اسناد با مسئول بایگانی است.
- بازیابی: اسناد باید طوری ثبت و نگهداری شود که حداکثر ظرف ۱۰ روز کاری قابل جستجو و دستیابی باشد (ماده ۱۳ شیوه‌نامه اسناد و مکاتبات).
- سند طبقه‌بندی‌شده: طبقه ۱ و ۲ در صندوق نسوز با قفل رمز، طبقه ۳ در صندوق یا فایل‌کابینت فلزی، طبقه ۴ دور از دسترس افراد غیرمجاز (مواد ۸ تا ۱۱ آیین‌نامه ۱۳۵۴). سند طبقه ۳ و ۴ فقط با موافقت کتبی رئیس سازمان از اداره خارج می‌شود.
چه کسی به بایگانی اسناد مالی دسترسی دارد؟
طبق بخشنامه ۲/۴۰۰/۲۳۸ مورخ ۱۳۸۱/۰۸/۲۷ دیوان محاسبات، فقط این افراد به اسناد بایگانی دسترسی دارند:
- رئیس و ذیحساب دستگاه اجرایی و افراد مجاز از طرف آن‌ها
- حسابرسان دیوان محاسبات تعیین‌شده در همان دستگاه
- مقامات قضایی و مراجع صلاحیت‌دار طبق احکام صادره
اسناد محرمانه و خیلی محرمانه به درخواست مراجع قضایی ارائه می‌شود؛ ارائه اسناد سری و بکلی سری به آن‌ها فقط با موافقت رئیس قوه قضاییه مجاز است (ماده ۸ شیوه‌نامه تفکیک اسرار).
اگر سند مالی گم یا معدوم شود
- جایگزینی سند: در سیل، زلزله، آتش‌سوزی، جنگ، سرقت و حوادث مشابه، دستگاه بلافاصله به وزارت امور اقتصادی و دارایی و دیوان محاسبات اعلام می‌کند. گزارش با امضای رئیس دستگاه و ذیحساب، شامل نوع مدرک، زمان حادثه، مبلغ و مدرک جایگزین، به هیأت تبصره ۴ ماده ۹۵ قانون محاسبات عمومی می‌رود. هیأت مدرک جایگزین (المثنی، گواهی و …) را تأیید و امضا می‌کند و ذیحساب همان را به سند ضمیمه می‌کند (دستورالعمل اسناد ناقص و مفقود). پرداخت بر اساس گزارش غیرواقع از مصادیق ماده ۹۳ قانون محاسبات عمومی است.
- مسئولیت اداری: «غفلت و تسامح در حفظ اموال و اسناد و وجوه دولتی» از تخلفات بند (ه) ماده ۲۳ قانون دیوان محاسبات است و هیأت مستشاری از توبیخ تا انفصال دائم حکم می‌دهد (ماده ۲۳ قانون دیوان محاسبات).
- مسئولیت کیفری: اگر اسناد یا دفاتری که در اماکن دولتی محفوظ یا نزد مأمور حفظ سپرده شده «ربوده یا تخریب یا برخلاف مقررات معدوم شود»، دفتردار و مباشر ثبت و ضبط و هر کس که به واسطه اهمال او جرم رخ داده، حبس شش ماه تا دو سال دارد (ماده ۵۴۴ قانون مجازات اسلامی، تعزیرات). مرتکب خود جرم سه تا شش سال، و اگر امانت‌دار یا مستحفظ باشد سه تا ده سال حبس دارد (ماده ۵۴۵).
آرا و نظرهای حقوقی
- نظر مشورتی ۷/
۷۴۵۱ مورخ ۱۳۸۳/۱۰/۰۵ اداره کل حقوقی قوه قضاییه: عناوین ماده ۵۴۴ «حصری است»؛ گم شدن پرونده بر اثر اهمال فقط اگر به علت ربودن، تخریب یا معدوم شدن باشد مشمول این ماده است. - نظر مشورتی ۷/
۲۰۰ مورخ ۱۳۸۲/۰۱/۱۴: معدوم شدن اسناد در انتقال از شهری به شهر دیگر، اگر بر اثر اهمال مأموران باشد، مشمول ماده ۵۴۴ است؛ مسئولی که اسناد را بدون بررسی امکانات حمل‌کننده به او سپرده نیز در صورت احراز اهمال مشمول است. - رأی ۱۹۵ هیأت عمومی دیوان عدالت اداری (۱۳۹۰/۰۴/۲۷): دانشگاه‌ها باید صورت حساب ماهانه و حساب نهایی سالانه را با گواهی ذیحساب و اسناد مربوط در اختیار دیوان محاسبات قرار دهند.
- دادنامه ۱۴۰۴/۰۵/۲۸ هیأت تخصصی دیوان عدالت اداری: شکایت ابطال ماده ۲۳ آیین‌نامه طبقه‌بندی و ماده ۱ شیوه‌نامه تفکیک اسرار رد شد؛ «راه قانونی برای رفع محرمانگی وجود دارد».
- رأی ۲۰۹۲۲۸۷ هیأت عمومی دیوان عدالت اداری (۱۴۰۳/۰۸/۲۹): محدودیت ثبت فقط دو درخواست در ده روز برای یک دستگاه در سامانه انتشار و دسترسی آزاد به اطلاعات ابطال شد.
- بند (ه) ماده ۲۳ قانون دیوان محاسبات: غفلت در حفظ اسناد دولتی تخلف قابل رسیدگی در هیأت‌های مستشاری است.
اسکن و میکروفیلم را به چه کسی می‌توان سپرد؟
- تبدیل اسناد مالی به میکروفیلم با خود دیوان محاسبات، خود دستگاه، یا بخش خصوصی و تعاونی با تشخیص دیوان انجام می‌شود (بند ۶-۱-۶). در واگذاری به بخش غیردولتی، همه مراحل در محل دستگاه یا دیوان و زیر نظر دیوان است (بند ۶-۱-۸)؛ صلاحیت شرکت را کارگروه دیوان تعیین می‌کند و حق نظارت دیوان ده درصد قرارداد است.
- تبدیل اسناد طبقه‌بندی‌شده به میکروفیلم قابل واگذاری به بخش غیردولتی نیست (بند ۶-۱-۷).
- اسناد غیرقطعی (پیش‌پرداخت، علی‌الحساب، تنخواه) پیش از قطعی شدن هزینه، و اصل تضمینات و اسناد مالکیت میکروفیلم نمی‌شود.
- مسئولیت تطبیق و اصالت فایل رایانه‌ای با ذیحساب است؛ سامانه‌ای که شرایط ماده ۲ و ماده ۱۰ قانون تجارت الکترونیکی را نداشته باشد قابل تبدیل نیست. اسناد تبدیل‌شده «در حکم اسناد اصلی است» (تبصره ماده ۳۹ قانون دیوان محاسبات).
استفاده از اسناد مالی در ابزارهای سایت و اپ
- ابزاری که فایل را فقط در مرورگر کاربر پردازش می‌کند و به سرور نمی‌فرستد، سند را به کسی تحویل نمی‌دهد.
- بارگذاری لیست حقوق یا اسناد دارای نام و حساب بانکی کارکنان روی سرور دیگری، در اختیار گذاشتن اطلاعات شخصی است و رضایت افراد یا اجازه دستگاه را لازم دارد (ماده ۱۷ شیوه‌نامه حریم خصوصی؛ بخشنامه ۱۳۸۱ دیوان محاسبات). سند طبقه‌بندی‌شده و کپی آن اصلا نباید خارج شود.
- امنیت سامانه‌های هر دستگاه با واحد «فناوری اطلاعات و امنیت فضای مجازی» و «کمیته راهبری امنیت اطلاعات» با حضور حراست است (بخشنامه ۱۳۹۹/۱۱/۰۵). ارزیابی و گواهی امنیتی محصولات در سند راهبردی افتا پیش‌بینی شده است.
منبع : سایت حسابداری بیمارستان
کانال تلگرام @hospitalaccounting