دستورالعمل رسیدگی به اسناد و مدارک ناقص، مفقود و از بین‌رفته

وقتی سند مثبته بر اثر سیل، زلزله، آتش‌سوزی، جنگ یا سرقت از بین برود یا ناقص بماند، تکلیف حساب دستگاه را تبصره (۴) ماده (۹۵) قانون محاسبات عمومی و دستورالعمل اجرایی آن روشن کرده است؛ هیأتی سه‌نفره تشکیل می‌شود و مدرک جایگزین را می‌پذیرد.

تبصره (۴) ماده (۹۵) قانون محاسبات عمومی کشور

تبصره ۴ ماده ۹۵ قانون محاسبات عمومی کشور مصوب ۱۳۶۶ - در موارد اضطراری نظیر سیل و آتش‌سوزی در صورتی که به تشخیص هیأتی مرکب از نماینده مجلس شورای اسلامی و وزارت امور‌اقتصادی و دارایی و دیوان محاسبات کشور دسترسی به اصل مدارک جهت انضمام به اسناد و صورتحساب‌های ماهانه میسر نباشد، ذیحساب مربوط‌می‌تواند نسخ دیگر و یا تصویر مدارک را به جای مدارک اصلی به اسناد صورتحساب‌ها ضمیمه نماید موارد شمول و نحوه اجرای این تبصره مشترکاً‌توسط وزارت امور اقتصادی و دارایی و دیوان محاسبات کشور تهیه و به مورد اجراء گذارده خواهد شد.

دستورالعمل موضوع تبصره (۴) ماده (۹۵)

شماره ۱۵۵۱۳/۵۹۱۷۵/۵۳ — ۱۱/۵/۱۳۶۸

ماده ۱ـ وزارتخانه ها و موسسات دولتی مکلفند در موارد سیل، زلزله، آتش سوزی، جنگ، سرقت و سایر حوادث غیرمترقبه ( به تشخیص هیات موضوع تبصره (۴) ماده (۵) قانون محاسبات عمومی کشور ) که خارج از اختیار دستگاه بوده و موجب از بین رفتن اصل مدارک مثبته جهت ضمیمه نمودن به اسناد و صورت حساب ماهانه گردد مراتب را بلافاصله پس از وقوع حادثه به وزارت امور اقتصادی و دارایی و دیوان محاسبات کشور اعلام و اقدامات لازم را براساس مفاد این دستورالعمل به عمل آورند.

تبصره: درخصوص مواردی که زمان وقوع حادثه مربوط به قبل از ابلاغ این دستورالعمل می باشد گزارش موضوع این ماده باید حداکثر ظرف مدت ۳ ماه از تاریخ ابلاغ این دستورالعمل تهیه و ارسال گردد.

ماده ۲- درمواردی که بروز حادثه موجب از بین رفتن یک یا چند فقره از اصل اسناد و مدارک مثبته ( قبل و یا پس از منظور شدن به حساب ) گردد باید ضمن بررسی اولیه ای که توسط واحد یا مسئول ذیربط به منظور اطمینان از فقدان نسخه اصلی به عمل می آید، بلافاصله گزارشی از چگونگی موضوع از طرف فرد یا واحد مسئول به عنوان مقام بالاتر تهیه و در صورت تهیه و نسخه ای از آن به ضمیمه گزارش حاوی نوع مدارک از بین رفته، زمان وقوع حادثه، نسخه باقی مانده، مبلغ مربوط، تاریخ مدرک، واحد ذینفع وسایر اطلاعات مربوط به موضوع و همچنین دلایل عدم دسترسی به اصل مدارک و نیز مدرک موجود قابل جایگزینی تهیه و به دبیرخانه هیات موضوع تبصره (۴) ماده (۹۵) قانون محاسبات عمومی کشورمستقر دروزارت امور اقتصادی و دارایی که در این دستورالعمل هیات نامیده می شود، ارسال گردد.

تبصره: گزارش موضوع این ماده باید به امضای وزیر یا رئیس موسسه دولتی مربوط و ذیحساب ذیربط رسیده باشد. در صورتی که وجه مربوط به مدارک و یا اسناد مفقود شده قبلاً به حساب منظور نشده باشد ذیحساب می بایستی کتباً این امر را تائید نماید و در غیر اینصورت مشخصات کامل سند و یا مدارک مربوط مستنداً در گزارش درج گردد. چنانچه در اجرای این دستورالعمل وجوهی براساس گزارشات غیرواقع و بر خلاف قوانین و مقررات پرداخت شود موضوع از مصادیق ماده (۹۳) قانون محاسبات عمومی کشور محسوب می گردد.

ماده ۳: هیات، گزارش های موضوع ماده (۲) این دستورالعمل را با رعایت اولویت ها مورد برسری قرارداده و مراتب تائید عدم دسترسی به اصل اسناد و مدارک و انطباق موضوع با مفاد تبصره (۴) ماده (۹۵) و همچنین مدارکی که می تواند به جای اصل مدرک ضمیمه شود کتباً به دستگاه اجرایی مربوط اعلام می نماید.

ذیحساب دستگاه اجرائی مکلف است مدارک مورد تائید هیات را برای مدارک اصلی همراه با نسخه ای از اظهارنظر هیات به اسناد و صورت حساب ها ضمیمه سازد.

تبصره: درصورت وجود هرگونه ابهام هیات از طریق مقتضی منجمله تعیین کارشناس یا گروه کارشناسی به منظور بررسی موضوع و با رویت عینی کالا و حصول اطمینان از انجام شدن خدمت رفع ابهام خواهند نمود.

ماده ۴: درصورتی که هیات، مدرک پیشنهادی را به جای اصل مدرک بپذیرد مراتب تائید در متن مدرک مذکور قید و به امضای هیات خواهد رسید. نسخه تائید شده تنها نسخه قابل انضمام به سند و یا صورت حساب ها خواهد بود.

تبصره: هیات می تواند نسخ دیگری از جمله المثنی، تائید و یا گواهی و امثالهم را جهت جایگزینی مدارک اصلی تعیین نماید تا با توجه به قسمت اخیر این ماده اقدام گردد.

ماده ۵: درصورت فقدان اصل سند پرداخت و کامل بودن مدارک پرداخت به نظر ذیحساب و هیات حسابرسی دیوان محاسبات کشور با تائید هیات مبنی بر عدم امکان دسترسی به اصل سند ذیحساب می تواند با صدور المثنی به امضای مسئولین زمان تهیه سند المثنی و ضمیمه نمودن اصل مدارک مربوط نسبت به تکمیل مدارک صورتحساب ها اقدام نماید.

ماده ۶: درمواردی که به تشخیص هیات موضوع مورد گزارش مشمول تبصره (۴) ماده (۹۵) قانون محاسبات عمومی کشور نبوده و یا عدم دسترسی به اصل مدارک از بین رفته و یا کفایت مدارک جایگزینی مورد تائید هیات قرار نگیرد، مراتب به دستگاه اجرائی مربوط اعلام و دستگاه اجرائی مکلف به پیگیری تا حصول نتیجه و تعیین قطعی موضوع و عنداللزوم ارجاع به مراجع قانونی در چهارچوب مقررات مربوط خواهد بود.

ماده ۷: دستگاههای مشمول این دستورالعمل موظفند کلیه اطلاعات مدارک مورد نیاز هیات را دراسرع وقت تهیه و در اختیار هیات قرار دهند.

ماده ۸: هیات می تواند به منظور بررسی های لازم توسط اعضاء و یا به وسیله کارشناسانی که بنا به درخواست هیات از طریق معاونت هزینه و خزانه دارکل کشور و یا دیوان محاسبات کشور و یا دستگاه اجرایی مربوط در اختیار هیات قرار می گیرد، تحقیقات و بررسی های ضروری را به عمل آورد.

ماده ۹: جلسات هیات با حضور هر سه نفر اعضاء رسمیت پیدا می کند لیکن تصمیمات متخذه با اکثریت آراء معتبر خواهد بود. مکاتبات هیات با امضاء یک نفر از اعضاء به انتخاب هیات انجام می شود.

ماده ۱۰: انجام اقدامات موضوع این دستورالعمل در هر صورت مانع پیگیری تخلفات و یا تسامحات احتمالی نخواهد بود.

قانون اصلاح تبصره ۴ ماده ۹۵ (مصوب ۲۹/۱/۱۳۷۲)

ماده واحده - تبصره ۴ ماده ۹۵ قانون محاسبات عمومی کشور به شرح زیر اصلاح می‌شود:

تبصره ۴ - به منظور از میان برداشتن موانع موجود در راه تنظیم حساب‌ها و صورتحساب عملکرد سالانه بودجه کل کشور یک هیأت سه نفره مرکب از‌نمایندگان مجلس شورای اسلامی و دیوان محاسبات کشور و وزارت امور اقتصادی و دارایی تشکیل و در موارد زیر تصمیمات لازم را اتخاذ می‌نماید:

الف - در مورد اسناد و مدارک ناقص سنواتی (‌از سال ۱۳۶۴ به بعد) وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتی و اعتبارات عمرانی شرکتهای دولتی که از بودجه‌عمومی دولت استفاده می‌کنند.

ب - در خصوص اسناد و مدارک دستگاه‌های مذکور در بند الف که بر اثر حوادث غیر مترقبه و جنگ تحمیلی به تشخیص هیأت مذکور به نحوی از‌انحاء از بین رفته است.

ج - نقصان و تفریط حاصل در موجودیهای وزارتخانه‌ها، مؤسسات و شرکتهای دولتی مشمول ماده ۷۳ قانون محاسبات عمومی کشور خواهند بود.

تصمیمات این هیأت با اکثریت آراء قطعی و لازم‌الاجراء خواهد بود لکن این تصمیمات که صرفاً ناظر بر ایجاد تسهیلات لازم در امر تنظیم حساب‌ها‌می‌باشد مانع از تعقیب قانونی متخلفین امر نخواهد بود.

دستورالعمل اجرایی این تبصره مشترکاً توسط وزارت امور اقتصادی و دارایی و دیوان محاسبات کشور حداکثر ظرف مدت دو ماه پس از تصویب این‌قانون تهیه و به مورد اجراء گذاشته خواهد شد.

قانون فوق مشتمل بر ماده واحده (‌شامل اصلاح یک تبصره) در جلسه روز یکشنبه بیست و نهم فروردین ماه یک هزار و سیصد و هفتاد و دو مجلس‌شورای اسلامی تصویب و در تاریخ ۱۳۷۲.۲.۵ به تأیید شورای نگهبان رسیده است.

رئیس مجلس شورای اسلامی - علی‌اکبر ناطق نوری

ماده ۷۳ قانون محاسبات عمومی کشور

ماده ۷۳ قانون محاسبات عمومی کشور - نقصان و تفریط حاصل در ابوابجمعی مأمورین وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتی که به موجب مقررات مجاز به اخذ و نگهداری وجه نقد و‌یا اوراقی که در حکم وجه نقد است می‌باشد نسبت به وجوه و یا اوراق مذکور با اعلام دستگاه اجرایی مربوط با رأی دیوان محاسبات کشور از محل‌اعتبار هزینه‌های پیش‌بینی نشده منظور در بودجه کل کشور تأمین می‌شود. این اقدام مانع تعقیب قانونی مسئولان امر نخواهد بود.

تبصره - وجوهی که بر اثر تعقیب مسئولان امر از این بابت وصول خواهد شد به حساب درآمد عمومی منظور می‌گردد.

منبع : سایت حسابداری بیمارستان
کانال تلگرام @hospitalaccounting