شناسنامه ۹ فرآیند حسابداری دانشگاه علوم پزشکی تهران (بازنگری فروردین ۱۴۰۲)

این مطلب شناسنامهٔ نُه فرآیند حسابداری دانشگاه علوم پزشکی تهراناست، با کدهای استاندارد LO-01-38تا LO-01-46و تاریخ بازنگری فروردین ۱۴۰۲. هر شناسنامه صاحب فرآیند، ناظر، ذی‌نفعان، هدف، مقررات مرتبط، سامانه‌ها، نقاط کنترل و نظارت، و شاخص پایش با معیار پذیرش را مشخص می‌کند.

این اسناد داخلی دانشگاه علوم پزشکی تهراناست و سند ملی یا بخشنامهٔ سراسری نیست. دامنهٔ کاربرد هر فرآیند در همان شناسنامه آمده؛ پنج فرآیند فقط ستادرا پوشش می‌دهد و چهار فرآیند ستاد و واحدهای تابعهرا. سند نُه شناسنامهدارد، نه ده. فرآیند دهم — «هماهنگی دریافت تجهیزات پزشکی از هیئت امنای صرفه‌جویی ارزی» — در سند فقط نمودار فرآیند دارد و شناسنامه‌اش نوشته نشده است.

فهرست فرآیندها

کد استاندارد	نام فرآیند	دامنهٔ کاربرد
LO-01-38	ثبت اسناد قراردادها	ستاد
LO-01-39	شارژ تنخواه	ستاد
LO-01-40	ثبت اسناد تدارکات وکارپردازی	ستاد و واحدهای تابعه
LO-01-41	ثبت اسناد بیمه	ستاد و کلیه واحد های تابعه
LO-01-42	ثبت اسناد درآمد	ستاد (مدیریت نظارت و توسعه امور عمومی)
LO-01-43	ثبت اسناد برگشت از درآمد	ستاد و واحدهای تابعه
LO-01-44	اهداء دارایی ثابت مشهود اسقاط	ستاد
LO-01-45	فروش دارایی‌های ثابت مشهود اسقاط	ستاد
LO-01-46	اخذ سند مالکیت خودرو (خرید - اهداء) از وزارت امور اقتصادی و دارایی	ستاد و واحدهای تابعه

ثبت اسناد قراردادها

کد استاندارد:LO-01-38— نوع فرآیند:اصلی — دامنهٔ کاربرد:ستاد

• خدمت تولیدشده:اسناد ثبت شده قراردادها
• صاحب فرآیند:اداره حسابداری
• ناظر فرآیند:مدیریت امور مالی- دیوان محاسبات کشور- سازمان بازرسی کل کشور
• ذی‌نفعان:حسابداری - مدیریت بودجه- امور قراردادها- ناظر قرارداد- مدیریت نظارت- مدیریت امور مالی/ اداره رسیدگی
• مقررات مرتبط:آیین نامه مالی و معاملاتی دانشگاه- دستورالعمل اجرایی بودجه و انضباط مالی
• سامانه‌ها و منابع اطلاعاتی:سامانه اتوماسیون اداری eo5.tums.ac.ir- سامانه نجات 2 https://nejat2.tums.ac.ir/

هدف:هدف اصلی: ساماندهی اسناد قراردادها جهت رعایت قوانین و مقررات و تسریع در پرداخت تعهدات دانشگاه

شرح فرآیند:ابتدا بایستی تامین اعتباردرخواست خرید کالا/ خدمت توسط حسابداری صورت پذیرد. اگر اعتبار تفاهم نامه ای باشد (چشم انداز برآورد مالی سالیانه اداره حسابداری در قالب یک تفاهم نامه بصورت سالانه با واحد بودجه منعقد می گردد که شامل کلیه فعالیت های روتین و روزمره می باشد و فعالیت های خارج از این تفاهم نامه شامل امور موردی ارجاع شده از سوی معاونت توسعه یا مدیریت امور مالی است) تبدیل به سند می شود و اگر خارج از تفاهم نامه باشد توسط واحد بودجه بررسی شده و در صورت تایید تخصیص صادر شده و تامین اعتبار صورت می گیرد. سپس مینوت قرارداد توسط واحد امور قراردادها تهیه شده و پس از تایید ناظر قرارداد تبدیل به قرارداد رسمی می شود. صورت وضعیت یا کارکرد از سوی شرکت ارائه و پس از تایید ناظر ، برگه رسیدگی به اسناد توسط اداره حسابداری ثبت و الحاق می گردد و به این منظور رسیدگی وکنترل اولیه باقوانین و آیین نامه مالی و معاملاتی دانشگاه وطبق قرارداد موجود صورت می گیرد. اگر سند مغایرتی با قوانین مالی داشته یا دارای نقص مدارک و مستندات باشد رفع واخواهی می شود و در صورت عدم مغایرت سند شناسایی بدهی در سامانه نجات ثبت می شود. سپس سند شناسایی توسط ریس حسابداری و مدیریت امضاء شده و پرداخت می گردد. در نهایت چک به حساب ذینفع واریز شده و مدارک واریز به سند پرداخت الحاق می گردد. گام پایانی رسیدگی به سند در اداره رسیدگی مدیریت امور مالی می باشد که در صورت وجود نقص در سند بایستی توسط اداره حسابداری رفع واخواهی شده و در غیر اینصورت اسکن و بایگانی می شود.

نقاط کنترل و نظارت

مرحله فرآیند / زیرفرآیند	موضوع کنترل و نظارت
تامین اعتباردرخواست خرید کالا/ خدمت	آیا اعتبار تفاهم نامه ای است یا خارج از تفاهم نامه؟
بررسی درخواست تخصیص حسابداری توسط مدیریت بودجه	آیا مورد تایید است؟
بررسی مینوت قرارداد توسط ناظر قرارداد	آیا مورد تایید است؟
رسیدگی وکنترل اولیه سند باقوانین و آیین نامه مالی و معاملاتی دانشگاه وطبق قرارداد موجود توسط حسابداری	آیاسند مغایر با قوانین مالی یا دارای نقص مدارک و مستندات می باشد؟
رسیدگی اسناد توسط اداره رسیدگی مدیریت امور مالی	آیا اسناد دارای نقص مدارک و مستندات می باشد؟

شاخص پایش:نسبت اسناد پرداخت شده به کل اسناد قراردادها — معیار پذیرش:100 — مسئول:رئیس حسابداری — دوره:سالانه

شارژ تنخواه

کد استاندارد:LO-01-39— نوع فرآیند:اصلی — دامنهٔ کاربرد:ستاد

• خدمت تولیدشده:تنخواه شارژ شده برای کارپردازان
• صاحب فرآیند:اداره حسابداری
• ناظر فرآیند:مدیریت امور مالی- دیوان محاسبات کشور- سازمان بازرسی کل کشور
• ذی‌نفعان:مدیریت نظارت/اداره تدارکات و کارپردازی- مدیریت نظارت/اداره حسابداری-مدیریت امور مالی/اداره رسیدگی
• مقررات مرتبط:آیین نامه مالی و معاملاتی دانشگاه- دستورالعمل اجرایی بودجه و انضباط مالی
• سامانه‌ها و منابع اطلاعاتی:سامانه نجات 2 https://nejat2.tums.ac.ir/

هدف:تامین منابع مالی کارپردازان جهت انجام خریدهای ضروری

شرح فرآیند:درخواست شارژ تنخواه توسط اداره تدارکات و کارپردازی پس از تایید مدیر نظارت به حسابداری مدیریت جهت بررسی ارسال می شود. در صورت تایید سند حسابداری آن تنظیم و چک مربوطه صادر می شود. مبلغ چک توسط کارشناس حسابداری از طریق بانک وصول می شود و از حساب مدیریت نظارت کسر می گردد. در نهایت حساب کارپرداز توسط حسابداری شارژ شده و همزمان اسناد مربوط به شارژ تنخواه توسط اداره رسیدگی مدیریت امور مالی رسیدگی شده و در صورت نیاز رفع واخواهی می شود و در نهایت پس از رفع واخواهی توسط اداره حسابداری مدیریت اسکن و بایگانی می گردد.

نقاط کنترل و نظارت

مرحله فرآیند / زیرفرآیند	موضوع کنترل و نظارت
بررسی درخواست شارژ تنخواه کارپردازان توسط حسابداری	آیا منطبق بر قوانین و مقررات قابل پرداخت می باشد؟
رسیدگی اسناد توسط اداره رسیدگی مدیریت امور مالی	آیا اسناد دارای نقص مدارک و مستندات می باشد؟

شاخص پایش:نسبت تنخواه شارژ شده به کل درخواست های شارژ تنخواه — معیار پذیرش:100 — مسئول:رئیس حسابداری — دوره:سالانه

ثبت اسناد تدارکات وکارپردازی

کد استاندارد:LO-01-40— نوع فرآیند:اصلی — دامنهٔ کاربرد:ستاد و واحدهای تابعه

• خدمت تولیدشده:اسناد ثبت شده تدارکات وکارپردازی
• صاحب فرآیند:اداره حسابداری
• ناظر فرآیند:مدیریت امور مالی- دیوان محاسبات کشور- سازمان بازرسی کل کشور
• ذی‌نفعان:مدیریت بودجه- حسابداری مدیریت نظارت- مدیریت امور مالی- واحد کارپردازی مدیریت نظارت- مدیریت نظارت
• مقررات مرتبط:آیین نامه مالی و معاملاتی دانشگاه- دستورالعمل اجرایی بودجه و انضباط مالی
• سامانه‌ها و منابع اطلاعاتی:سامانه اتوماسیون اداری eo5.tums.ac.ir- سازمان امور مالیاتی کشور http://ttms22.tax.gov.ir/t36/UserPanel.aspx- سامانه نجات 2 https://nejat2.tums.ac.ir/

هدف:هدف اصلی: ساماندهی خریدهای دانشگاه جهت رعایت قوانین و مقررات و تسریع در پرداخت تعهدات

شرح فرآیند:ابتدا بایستی تامین اعتباردرخواست خرید کالا/ خدمت توسط حسابداری صورت پذیرد. اگر اعتبار تفاهم نامه ای باشد (چشم انداز برآورد مالی سالیانه اداره حسابداری در قالب یک تفاهم نامه بصورت سالانه با واحد بودجه منعقد می گردد که شامل کلیه فعالیت های روتین و روزمره می باشد و فعالیت های خارج از این تفاهم نامه شامل امور موردی ارجاع شده از سوی معاونت توسعه یا مدیریت امور مالی است) تبدیل به سند می شود و اگر خارج از تفاهم نامه باشد توسط واحد بودجه بررسی شده و در صورت تایید تخصیص صادر شده و تامین اعتبار صورت می گیرد. سپس مدارک لازم توسط کارپرداز جمع آوری و در قالب یک سند به حسابداری ارائه می گردد، پس از آن برگه رسیدگی به اسناد توسط اداره حسابداری ثبت و الحاق می گردد و به این منظور رسیدگی وکنترل اولیه باقوانین و آیین نامه مالی و معاملاتی دانشگاه وطبق قرارداد موجود صورت می گیرد. اگر سند مغایرتی با قوانین مالی داشته یا دارای نقص مدارک و مستندات باشد رفع واخواهی می شود و در صورت عدم مغایرت سند شناسایی بدهی در سامانه نجات ثبت می شود. سپس سند شناسایی توسط ریس حسابداری و مدیریت امضاء شده و پرداخت می گردد. در نهایت چک به حساب ذینفع واریز شده و مدارک واریز به سند پرداخت الحاق می گردد. گام پایانی رسیدگی به سند در اداره رسیدگی مدیریت امور مالی می باشد که در صورت وجود نقص در سند بایستی توسط اداره حسابداری رفع واخواهی شده و در غیر اینصورت اسکن و بایگانی می شود.

نقاط کنترل و نظارت

مرحله فرآیند / زیرفرآیند	موضوع کنترل و نظارت
تامین اعتباردرخواست خرید کالا/ خدمت	آیا اعتبار تفاهم نامه ای است یا خارج از تفاهم نامه؟
رسیدگی وکنترل اولیه سند باقوانین و آیین نامه مالی و معاملاتی دانشگاه وطبق قرارداد موجود توسط حسابداری	آیاسند مغایر با قوانین مالی یا دارای نقص مدارک و مستندات می باشد؟
صدور سند کسر از تنخواه کارپردازی یا سند شناسایی بدهی به شرکت تامین کننده	آیا سندکسر از تنخواه می باشد؟
رسیدگی اسناد توسط اداره رسیدگی مدیریت امور مالی	آیا اسناد دارای نقص مدارک و مستندات می باشد؟

شاخص پایش:نسبت اسناد بایگانی شده به کل اسناد تدارکات و کارپردازی — معیار پذیرش:100 — مسئول:رئیس حسابداری — دوره:فصلی

ثبت اسناد بیمه

کد استاندارد:LO-01-41— نوع فرآیند:اصلی — دامنهٔ کاربرد:ستاد و کلیه واحد های تابعه

• خدمت تولیدشده:اسناد ثبت شده بیمه
• صاحب فرآیند:اداره حسابداری
• ناظر فرآیند:مدیریت امور مالی- دیوان محاسبات کشور- سازمان بازرسی کل کشور
• ذی‌نفعان:اداره رفاه مدیریت نظارت- حسابداری مدیریت نظارت- مدیریت مالی
• مقررات مرتبط:آیین نامه مالی و معاملاتی دانشگاه- دستورالعمل اجرایی بودجه و انضباط مالی
• سامانه‌ها و منابع اطلاعاتی:سامانه اتوماسیون اداری eo5.tums.ac.ir- سامانه نجات 2 https://nejat2.tums.ac.ir/

هدف:هدف اصلی: ساماندهی و یکپارچه سازی اسناد بیمه

شرح فرآیند:در ابتدا اداره رفاه اسناد و مدارک مورد بحث را به حسابداری ارسال می نماید. در حسابداری برگه رسیدگی به اسناد الحاق شده و ثبت می گردد. سپس اسناد مورد رسیدگی وکنترل اولیه باقوانین و آیین نامه مالی و معاملاتی دانشگاه وطبق قرارداد موجود قرار می گیرد. در صورت عدم مغایرت با قوانین و تکمیل بودن، سند شناسایی بدهی به شرکت های بیمه ثبت می شود، سند شناسایی توسط ریس حسابداری و مدیریت امضا شده و چک و سند پرداخت در وجه ذینفع طبق دستور مدیریت درزمان مقرر صادر می گردد. سپس چک به حساب ذینفع واریز شده و مدارک واریز به سند پرداخت الحاق می شود. در نهایت اسناد مورد نظر توسط اداره رسیدگی امور مالی مورد بررسی قرار می گیرد. در صورت وجود نقص توسط اداره حسابداری رفع واخواهی شده و در غیر اینصورت در اداره مذکور اسکن و بایگانی می شود.

نقاط کنترل و نظارت

مرحله فرآیند / زیرفرآیند	موضوع کنترل و نظارت
رسیدگی وکنترل اولیه سند باقوانین و آیین نامه مالی و معاملاتی دانشگاه وطبق قرارداد موجود توسط حسابداری	آیاسند مغایر با قوانین مالی یا دارای نقص مدارک و مستندات می باشد؟
رسیدگی اسناد توسط اداره رسیدگی مدیریت امور مالی	آیا اسناد دارای نقص مدارک و مستندات می باشد؟

شاخص پایش:نسبت اسناد بیمه پرداخت شده به مبلغ کل قرارداد — معیار پذیرش:100 — مسئول:رئیس حسابداری — دوره:سالانه

ثبت اسناد درآمد

کد استاندارد:LO-01-42— نوع فرآیند:اصلی — دامنهٔ کاربرد:ستاد (مدیریت نظارت و توسعه امور عمومی)

• خدمت تولیدشده:اسناد ثبت شده درآمد
• صاحب فرآیند:اداره حسابداری
• ناظر فرآیند:مدیریت امور مالی- دیوان محاسبات کشور- سازمان بازرسی کل کشور
• ذی‌نفعان:حسابداری مدیریت نظارت- مدیریت امور مالی
• مقررات مرتبط:آیین نامه مالی و معاملاتی دانشگاه- دستورالعمل اجرایی بودجه و انضباط مالی
• سامانه‌ها و منابع اطلاعاتی:سامانه اتوماسیون اداری eo5.tums.ac.ir- سامانه نجات 2 https://nejat2.tums.ac.ir/

هدف:هدف اصلی: ساماندهی، رسیدگی و کنترل درآمد مدیریت نظارت

شرح فرآیند:مبالغ مصوب طبق ضوابط و براساس شناسه واریز از هیئت رئیسه به اداره حسابداری ارسال می گردد. گزارش مبالغ واریزی به حساب غیر قابل برداشت واحد مدیریت نظارت تهیه می شود. سند شناسایی و وصول درآمد به تفکیک کد شناسه های مراکز ثبت شده و پس از امضا سند شناسایی توسط رییس حسابداری و مدیریت، اسناد به اداره رسیدگی امور مالی ارسال می گردد. در صورت وجود نقص، توسط اداره حسابداری رفع واخواهی شده و در غیر اینصورت در اداره مذکور اسکن و بایگانی می شود.

نقاط کنترل و نظارت

مرحله فرآیند / زیرفرآیند	موضوع کنترل و نظارت
رسیدگی اسناد توسط اداره رسیدگی مدیریت امور مالی	آیا اسناد دارای نقص مدارک و مستندات می باشد؟

شاخص پایش:نسبت اسناد درآمد بایگانی شده به کل اسناد درآمد — معیار پذیرش:100 — مسئول:رئیس حسابداری — دوره:سالانه

ثبت اسناد برگشت از درآمد

کد استاندارد:LO-01-43— نوع فرآیند:اصلی — دامنهٔ کاربرد:ستاد و واحدهای تابعه

• خدمت تولیدشده:سند ثبت شده برگشت از درآمد
• صاحب فرآیند:اداره حسابداری
• ناظر فرآیند:مدیریت امور مالی- دیوان محاسبات کشور- سازمان بازرسی کل کشور
• ذی‌نفعان:اداره رفاه مدیریت نظارت- حسابداری مدیریت نظارت- مدیریت امور مالی
• مقررات مرتبط:آیین نامه مالی و معاملاتی دانشگاه- دستورالعمل اجرایی بودجه و انضباط مالی
• سامانه‌ها و منابع اطلاعاتی:سامانه اتوماسیون اداری eo5.tums.ac.ir- سامانه نجات 2 https://nejat2.tums.ac.ir/

هدف:هدف اصلی: ساماندهی اسناد برگشت از درآمد جهت سهولت دسترسی و بایگانی بهتر

شرح فرآیند:ابتدا اداره رفاه مدارک عودت وجه از جمله فیش واریزی، مدارک ثبت نام، حکم حقوقی کارمند را پس از تایید مدیر به اداره حسابداری ارسال می کند. مدارک مذکور توسط اداره حسابداری مورد بررسی قرار می گیرد. اگر مستندات و مدارک نقصی نداشته باشد با مدیریت امور مالی مکاتبه انجام می گردد. در آن حوزه هزینه به حساب پرسنل واریز شده و سپس سند رابط ثبت می گردد. سند شناسایی استرداد درآمد ثبت و توسط رئیس حسابداری و مدیر واحد امضا می شود .سپس توسط کارشناس رسیدگی امور مالی دانشگاه رسیدگی و در صورت نیاز توسط حسابداری رفع واخواهی شده و در آخرین مرحله اسکن و بایگانی می شود.

نقاط کنترل و نظارت

مرحله فرآیند / زیرفرآیند	موضوع کنترل و نظارت
بررسی مستندات عودت درآمد ت وسط حسابداری	آیا نقص مدارک واریز وجه وجود دارد؟
رسیدگی اسناد توسط اداره رسیدگی مدیریت امور مالی	آیا اسناد دارای نقص مدارک و مستندات می باشد؟

شاخص پایش:نسبت مبلغ برگشت از درآمد به کل مبلغ درآمد — معیار پذیرش:100 — مسئول:رئیس حسابداری — دوره:سالانه

اهداء دارایی ثابت مشهود اسقاط

کد استاندارد:LO-01-44— نوع فرآیند:اصلی — دامنهٔ کاربرد:ستاد

• خدمت تولیدشده:دارایی ثابت اسقاط اهدا شده
• صاحب فرآیند:اداره حسابداری
• ناظر فرآیند:مدیریت امور مالی- دیوان محاسبات کشور- سازمان بازرسی کل کشور
• ذی‌نفعان:حسابداری مدیریت نظارت- معاونت توسعه- موسسات خیریه- مدیریت امور مالی
• مقررات مرتبط:آیین نامه مالی و معاملاتی دانشگاه- دستورالعمل اجرایی بودجه و انضباط مالی
• سامانه‌ها و منابع اطلاعاتی:سامانه اتوماسیون اداری eo5.tums.ac.ir- سامانه نجات 2، nejat2.tums.ac.ir

هدف:هدف اصلی: حفظ و حراست اموال دانشگاه -جلوگیری از هدر رفت منابع و استفاده بهینه از اموال غیر قابل استفاده

شرح فرآیند:دارایی های ثابت اسقاطی اهدایی ابتدا یا از طریق بازدید میدانی و یا از طریق تغییر وضعیت سیستمی در سامانه نجات 2 توسط امین اموال اداره حسابداری مورد شناسایی قرار می گیرد. در صورتیکه نیاز باشد از طریق سیستمی وضعیت اموال تغییر کند، اموال از اموال دانشگاه به مازاد ویرایش وضعیت می شود. سپس تایید مدیر واحد، رییس حسابداری و معاونت توسعه اخذ می گردد. سپس صورتجلسه کمیته تشخیص تهیه و امضا شده و سند انتقال تنظیم می گردد. صورتجلسه اهدا نیز باید تنظیم گردد. سپس اداره حسابداری طی مکاتبه ای با موسسات خیریه معرفی نامه تحویل اموال اسقاط را صادر می نماید. پس از اعلام وصول موسسات خیریه مبنی بر تحویل و تایید اموال اسقاط، اداره حسابداری مدارک و مستندات اهدا اموال اسقاط از جمله لیست اموال اسقاط، صورتجلسات مربوطه و برگه خروج را به مدیریت امور مالی ارسال نموده و مدیریت امور مالی پس از بررسی مدارک در صورت عدم وجود نقص، تاییدیه وصول مستندات را به اداره حسابداری اعلام می نماید و اداره حسابداری سند حسابداری کاهش ارزش ریالی و استهلاک دارایی و تعدیل مازاد تجدید ارزیابی را ثبت می کند.

نقاط کنترل و نظارت

مرحله فرآیند / زیرفرآیند	موضوع کنترل و نظارت
رسیدگی اسناد توسط اداره رسیدگی مدیریت امور مالی	آیا اسناد دارای نقص مدارک و مستندات می باشد؟

شاخص پایش:نسبت دارایی ثابت اسقاطی اهدایی به کل دارایی های ثابت — معیار پذیرش:100 — مسئول:رئیس حسابداری — دوره:سالانه

فروش دارایی‌های ثابت مشهود اسقاط

کد استاندارد:LO-01-45— نوع فرآیند:اصلی — دامنهٔ کاربرد:ستاد

• خدمت تولیدشده:دارایی ثابت اسقاطی فروخته شده
• صاحب فرآیند:اداره حسابداری
• ناظر فرآیند:مدیریت امور مالی- دیوان محاسبات کشور- سازمان بازرسی کل کشور
• ذی‌نفعان:حسابداری مدیریت نظارت- مدیریت امور مالی
• مقررات مرتبط:آیین نامه مالی و معاملاتی دانشگاه- دستورالعمل اجرایی بودجه و انضباط مالی
• سامانه‌ها و منابع اطلاعاتی:سامانه اتوماسیون اداری eo5.tums.ac.ir- سامانه نجات 2، nejat2.tums.ac.ir

هدف:هدف اصلی: ساماندهی دارایی های ثابت اسقاطی دانشگاه جهت استفاده بهینه از منابع.

شرح فرآیند:دارایی های ثابت اسقاطی قابل فروش ابتدا یا از طریق بازدید میدانی و یا از طریق تغییر وضعیت سیستمی در سامانه نجات 2 توسط امین اموال اداره حسابداری مورد شناسایی قرار می گیرد. در صورتیکه نیاز باشد از طریق سیستمی وضعیت اموال تغییر کند، اموال از اموال دانشگاه به مازاد ویرایش وضعیت می شود. سپس تایید مدیر واحد، رییس حسابداری و معاونت توسعه اخذ می گردد. پس از آن صورتجلسه کمیته تشخیص تهیه و امضا شده و مزایده عمومی جهت فروش دارایی قابل فروش برگزار می شود.. صورتجلسه فروش نیز باید تنظیم گردد و مبلغ به حساب درآمدهای اختصاصی دانشگاه واریز شده و سند درآمد ثبت شود. سپس اداره حسابداری مدارک و مستندات فروش اموال اسقاط از جمله لیست اموال، صورتجلسه مربوطه، فیش واریزی، قبض باسکول و برگه خروج را به مدیریت امور مالی ارسال می نماید. مدیریت امور مالی پس از بررسی مدارک در صورت عدم وجود نقص، تاییدیه وصول مستندات را به اداره حسابداری اعلام می نماید و اداره حسابداری سند حسابداری کاهش ارزش ریالی و استهلاک دارایی و تعدیل مازاد تجدید ارزیابی را ثبت می کند. در نهایت اسناد به اداره رسیدگی امور مالی ارسال می گردد. در صورت وجود نقص، توسط اداره حسابداری رفع واخواهی شده و در غیر اینصورت در اداره مذکور اسکن و بایگانی می شود.

نقاط کنترل و نظارت

مرحله فرآیند / زیرفرآیند	موضوع کنترل و نظارت
بررسی مدارک و مستندات توسط اداره اموال امور مالی	آیا مورد تایید است؟
رسیدگی اسناد توسط اداره رسیدگی مدیریت امور مالی	آیا اسناد دارای نقص مدارک و مستندات می باشد؟

شاخص پایش:نسبت مبلغ دارایی های اسقاطی فروخته شده به کل دارایی ها — معیار پذیرش:100 — مسئول:رئیس حسابداری — دوره:سالانه

اخذ سند مالکیت خودرو (خرید - اهداء) از وزارت امور اقتصادی و دارایی

کد استاندارد:LO-01-46— نوع فرآیند:اصلی — دامنهٔ کاربرد:ستاد و واحدهای تابعه

• خدمت تولیدشده:سند مالکیت اخذ شده از وزارت دارایی
• صاحب فرآیند:اداره حسابداری
• ناظر فرآیند:مدیریت امور مالی- دیوان محاسبات کشور- سازمان بازرسی کل کشور
• ذی‌نفعان:اهدا کننده/ فروشنده-مدیریت نظارت/ اداره حسابداری-مدیریت امور مالی- مدیریت نظارت/ نقلیه- وزارت امور اقتصادی و دارایی- اداره راهنمایی و رانندگی
• مقررات مرتبط:آیین نامه مالی و معاملاتی دانشگاه- دستورالعمل اجرایی بودجه و انضباط مالی
• سامانه‌ها و منابع اطلاعاتی:سامانه اتوماسیون اداری eo5.tums.ac.ir- سامانه نجات 2، nejat2.tums.ac.ir

هدف:ساماندهی دارایی های ثابت

شرح فرآیند:ابتدا از طریق اهداء کننده/ فروشنده و طی تنظیم صورتجلسه، خودرو به دانشگاه اهدا شده یا فروخته می شود . سپس اداره حسابداری در خصوص اهداء/ خرید خودرو با مدیریت امور مالی مکاتبه می کند و سند مالکیت، وکالت نامه محضری و سایر مدارک مورد نیاز را ارسال می نماید. اداره حسابداری در صورت تایید مدیریت مالی، پیش نویسی برای وزارت امور اقتصادی و دارایی ارسال می کند تا مجوز کمیسیون ماده 2 (این کمیسیون در وزارت دارایی تشکیل شده و پیرو آن مجوز خرید خودرو به دستگاه اجرایی داده می شود) اخذ گردد. وزارت مزبور پس از دریافت مدارک ارسالی، مجوز مبنی بر موافقت با اهداء / خرید خودرو و افزایش در سر جمع خودروهای دانشگاه را صادر می کند. سپس اداره حسابداری سند مالکیت خودرو و تصویرکمیسیون ماده2 را طی مکاتبه به دارایی ارسال می کند تا تغییرمالکیت به نام دانشگاه وتعویض پلاک خودرو صورت گیرد. دارایی به اداره راهنمایی و رانندگی معرفی نامه ای جهت تعویض پلاک خودرو صادر می کند. نماینده نقلیه با معرفی نامه و اصل سند مالکیت به اداره راهنمایی و رانندگی مراجعه می نماید و پس از تعویض و نصب پلاک جدید در راهنمایی و رانندگی، سند مالکیت جدید به نام دانشگاه توسط اداره حسابداری اخذ می گردد. در آخر با مدیریت امور مالی به منظور ثبت سند حسابداری افزایش ارزش ریالی دارایی اهدائی/ خریداری شده در سیستم حسابداری تعهدی وثبت مشخصات خودرو در زیر سیستم اموال نرم افزار نجات مکاتبه می شود.

نقاط کنترل و نظارت

مرحله فرآیند / زیرفرآیند	موضوع کنترل و نظارت
بررسی سند مالکیت، وکالت نامه محضری و سایر مدارک توسط مدیریت امور مالی	آیا مورد تایید است؟

شاخص پایش:اسناد مالکیت خودرو اخذ شده به کل خودروهای خرید و دریافت شده — معیار پذیرش:100 — مسئول:رئیس حسابداری — دوره:سالانه

منبع : سایت حسابداری بیمارستان
کانال تلگرام @hospitalaccounting