پرداختی به کارکنان بعد از ترک خدمت؛ هزینه جاری است یا تعهد قبلی؟
فرض کنید یکی از کارکنان دانشگاه علوم پزشکی در پایان سال ۱۴۰۵ بازنشسته می‌شود و بر اساس مقررات، ۱ میلیارد ریال پاداش پایان خدمت به او تعلق می‌گیرد. به دلیل محدودیت منابع، این مبلغ در سال ۱۴۰۶ پرداخت می‌شود.
سؤال این است: آیا چون وجه در سال ۱۴۰۶ پرداخت شده، باید در سال ۱۴۰۶ هزینه شناسایی شود؟
خیر. زمان پرداخت وجه به‌تنهایی تعیین‌کننده زمان شناسایی هزینه نیست.
اگر کارکنان در دوره‌های قبل خدمت ارائه کرده‌اند و در نتیجه آن خدمت، برای دانشگاه تعهد مربوط به مزایای پایان خدمت ایجاد شده است، پرداخت بعدی در اصل تسویه تعهدی است که قبلاً ایجاد شده؛ نه اینکه در تاریخ پرداخت، یک هزینه جدید ایجاد شود.
در راهنمای پرداخت نیز پاداش پایان خدمت به کارکنانی که بازنشسته، ازکارافتاده یا فوت می‌شوند بر مبنای سنوات خدمت آنها محاسبه می‌شود.
ثبت زمان پرداخت
فرض کنیم بدهی مربوط به این فرد قبلاً شناسایی شده و هنگام بازنشستگی مبلغ نهایی آن ۱ میلیارد ریال تعیین می‌شود. اگر بدهی قبلاً به همین مبلغ شناسایی شده باشد، در زمان پرداخت دیگر هزینه جدیدی ثبت نمی‌کنیم:
| طرف | کد | عنوان حساب | مبلغ |
|---|---|---|---|
| بدهکار | ۳۱۱۰۰۲ | مطالبات کارکنان بابت عیدی و پاداش | ۱ میلیارد ریال |
| بستانکار | — | بانک | ۱ میلیارد ریال |
در آموزش نظام نوین مالی نیز برای افراد بازنشسته، استفاده از کد ۳۱۱۰۰۲ برای پاداش پایان خدمت تصریح شده و هنگام ثبت هزینه، مبلغ شناسایی‌شده قبلی از همین حساب برگشت داده می‌شود.
دو حالت که نباید یکی شوند
بنابراین نباید «زمان ایجاد تعهد» را با «زمان پرداخت» یکی دانست:
| وضعیت | نتیجه حسابداری |
|---|---|
| خدمت در همین دوره ارائه شده است | شناسایی هزینه و بدهی |
| تعهد در دوره‌های قبل شناسایی شده است | فقط تسویه بدهی، بدون هزینه جدید |
مثلاً اگر کارمند در اسفند ۱۴۰۵ بازنشسته شده و تعهد دانشگاه در همان مقطع قطعی شده باشد، ولی خزانه یا دانشگاه وجه را در خرداد ۱۴۰۶ پرداخت کند، خردادماه زمان تسویه بدهی است؛ نه لزوماً زمان ایجاد هزینه.
این موضوع در مورد مزایای پس از خدمت اهمیت زیادی دارد، چون فاصله زمانی بین ایجاد تعهد و پرداخت می‌تواند قابل توجه باشد.
نکته کاربردی
پس در بررسی اسناد پرداخت کارکنان بازنشسته، قبل از اینکه مبلغ پرداختی را هزینه دوره جاری بدانیم باید بررسی کنیم: آیا این پرداخت بابت خدمتی است که در همین دوره ارائه شده، یا تسویه تعهدی است که در دوره‌های قبل ایجاد و شناسایی شده است؟
اگر بدهی قبلاً شناسایی شده باشد، پرداخت آن هزینه جدید نیست؛ تسویه بدهی است.
مبنای این تفکیک در نظام حسابداری بخش عمومی ۱۴۰۵
نظام ۱۴۰۵ برای همین موضوع دو ثبت جداگانه پیش‌بینی کرده است: ثبت شماره (۴۱) با عنوان «شناسایی مزایای پایان خدمت کارکنان و مرخصی استفاده نشده کارکنان در پایان سال مالی»، و ثبت شماره (۴۲) با عنوان «به هنگام پرداخت مزایای پایان خدمت و مرخصی استفاده نشده کارکنان».
یعنی خودِ ساختار ثبت‌ها شناسایی تعهد را از پرداخت آن جدا کرده است؛ در ثبت شناسایی، هزینه مزایای پایان خدمت در مقابل حساب ذخیره مربوط شناسایی می‌شود و پرداخت، ثبت جداگانهٔ خودش را دارد.
همین بخش تصریح می‌کند که:
تامین اعتبار برای هزینه‌هایی که در مقابل ذخایر (نظیر مزایای پایان خدمت کارکنان) شناسایی می‌شوند، انجام نمی‌شود.
منبع : سایت حسابداری بیمارستان
کانال تلگرام @hospitalaccounting