دستورالعمل مکاتبات اداری در سامانه رصد و پیگیری الکترونیک برخط مکاتبات دستگاه‌های اجرایی (۱۳۹۶)
سازمان اداری و استخدامی کشور با بخشنامه شماره ۱۷۳۹۸۳۶ مورخ ۱۳۹۶/۱۲/۱۵ به کلیه دستگاه‌های اجرایی موضوع ماده ۵ قانون مدیریت خدمات کشوری، این دستورالعمل را برای الکترونیکی شدن و قابل رهگیری شدن مکاتبات اداری ابلاغ کرد. متن آن در فهرست قوانین و مقررات مرکز توسعه تجارت الکترونیکی آمده است.
نکات مهم
- مکاتبات اداری بین دستگاه‌های اجرایی فقط از طریق سامانه پیام دولت انجام می‌شود و دستگاه‌ها باید سامانه مکاتبات خود را به آن متصل کنند و وب‌سرویس سامانه رصد را فعال کنند.
- همه اسناد و مکاتبات الکترونیکی باید به امضای الکترونیکی معتبر منضم باشند؛ دستگاه برای هر صاحب امضا باید امضای الکترونیکی از مراکز میانی مجاز بگیرد.
- شماره و تاریخ نامه‌ها براساس الگوی استاندارد شناسه ملی سند (شمس) تخصیص داده می‌شود.
- گردش اداری همه مکاتبات مراجعین حقیقی و حقوقی الکترونیکی و با شناسه پیگیری قابل رهگیری است.
متن بخشنامه
بخشنامه به کلیه دستگاه‌های اجرایی موضوع ماده ۵ قانون مدیریت خدمات کشوری
به منظور ارتقای سلامت و شفافیت اداری، تسهیل، تسریع، یکپارچه‌سازی و استنادپذیری الکترونیکی مکاتبات، رهگیری و پیگیری مکاتبات بین دستگاهی و همچنین حذف کاغذ با هدف کاهش هزینه‌ها، کلیه دستگاه‌های اجرایی موظفند با توجه به مفاد بندهای ذیل اقدامات لازم را انجام دهند:
۱ – تعاریف:
- الف) سامانه رصد: سامانه‌ای است که دستورات و پی‌نوشت‌های رئیس جمهور محترم و مقامات نهاد ریاست جمهوری و گردش الکترونیکی برخط مکاتبات دستگاه‌های اجرایی را به صورت درخت‌واره مورد پایش قرار داده و متناسب با سطوح دسترسی گزارش‌های مربوطه را ارائه می‌نماید.
- ب) شناسه ملی سند (شمس): فراداده‌ای ملی است که اجزای داده‌ای تشکیل‌دهنده آن یعنی چهار عنصر شناسه منشاء، شناسه حوزه صدور (صادره/
داخلی)، شناسه تاریخ (سال) و شناسه ترتیب بصورت یکتا به هر نامه و سند اداری اختصاص می‌یابد. - ج) سامانه اسناد دولت: سامانه‌ای است که توسط نهاد ریاست جمهوری به منظور ذخیره‌سازی، جستجوی سریع و آسان در بازیابی اسناد و ضمائم ذخیره شده در مکاتبات اداری همراه با کنترل دسترسی کاربران، طراحی و اجرایی شده است.
۲ – به منظور فراگیر نمودن سامانه رصد، نهاد ریاست جمهوری موظف است دسترسی‌های لازم به سامانه مذکور را برای کلیه دستگاه‌های اجرایی فراهم نماید.
۳ – به استناد مواد ۳۵، ۳۷، ۳۸، ۴۱ و تبصره ماده ۴۱ ضوابط فنی و اجرایی توسعه دولت الکترونیکی مصوب شورای عالی فناوری اطلاعات ابلاغ شده به شماره ۲۰۰/
تبصره – مکاتبات اداری بین دستگاه‌های اجرایی صرفا از طریق سامانه پیام دولت انجام می‌پذیرد.
۴ – با توجه به قانون تجارت الکترونیک مصوب ۱۳۸۲/۱۰/۱۷ مجلس شورای اسلامی با هدف احراز اصالت و صحت مکاتبات دولتی، لازم است کلیه اسناد و مکاتبات الکترونیکی منضم به امضای الکترونیکی معتبر باشند.
تبصره – دستگاه‌های اجرایی موظف به دریافت امضای الکترونیکی معتبر از مراکز میانی مجاز صدور گواهی الکترونیکی، برای هر یک از اشخاص صاحب امضاء در مجموعه خود هستند.
۵ – نهاد ریاست جمهوری مکلف است حداکثر تا دو ماه از ابلاغ این بخشنامه الگوی استاندارد شناسه ملی سند (شمس) را تدوین و به سازمان اداری و استخدامی کشور ارائه نماید. دستگاه‌های اجرایی موظف هستند با استفاده از الگوی استاندارد شناسه ملی سند (شمس) و بر اساس دستورالعملی که توسط سازمان اداری و استخدامی کشور ابلاغ می‌شود نسبت به تخصیص شماره و تاریخ به نامه‌ها اقدام نمایند.
۶ – دستگاه‌های اجرایی موظف‌اند ارسال و دریافت مکاتبات مراجعین حقیقی و حقوقی را از طریق کلیه کانال‌های ارائه خدمت اعم از میز خدمت الکترونیکی، پرتال‌های دستگاهی، میز خدمت غیر الکترونیکی، دفاتر پست و دفاتر پیشخوان خدمات دولت و بخش عمومی غیر دولتی انجام دهند. ضروری است گردش اداری کلیه مکاتبات به صورت الکترونیکی بوده و با ارائه شناسه پیگیری، قابل رهگیری باشند.
۷ – نهاد ریاست جمهوری موظف است به منظور کاهش ترافیک شبکه، ساز و کاری ایجاد نماید که دستگاه‌ها ضمایم مکاتبات (مصوبات، طرح‌ها و اسناد پشتیبان) را در قالب‌های word، PDF، PowerPoint، JPG، MPEG4 و … در «سامانه اسناد دولت» به گونه‌ای بارگذاری کنند که علاوه بر عدم تغییر فرایند کنونی در تولید نامه، تنها نشانی فایل همراه با نامه برای دستگاه مقصد به عنوان پیوست نامه ارسال گردد.
جمشید انصاری – معاون رییس‌جمهور و رییس سازمان اداری و استخدامی کشور
متن در سامانه ملی قوانین و مقررات: بخشنامه سازمان اداری و استخدامی (۱۳۹۶/۱۲/۱۵) — فایل اصلی در سایت مرکز توسعه تجارت الکترونیکی: دستورالعمل مکاتبات اداری در سامانه رصد و پیگیری الکترونیک برخط مکاتبات دستگاه‌های اجرایی
منبع : سایت حسابداری بیمارستان
کانال تلگرام @hospitalaccounting