آیین نگارش نامه‌های اداری و مکاتبات اداری
اهداف آشنایی با آیین نگارش و مکاتبات اداری
- نگارش درست نامه‌های اداری
- شناخت ارتباطات و اهمیت آن در سازمان
- اهمیت و نقش مکاتبات اداری
- راه‌های شناخت واژه‌های فارسی از عربی
- ویژگی و انواع نامه‌های اداری
- کاربرد نشانه‌ها
- املای صحیح و دانستن معانی کلمات
- نکات مهم و قابل توجه در نامه‌های اداری
ارتباط و انواع آن
ارتباط عبارت است از فرایند ارسال و دریافت پیام. انواع ارتباط:
- کلامی و غیرکلامی (ترکیب اشاره و کلام)
- نوشتاری: صورتجلسه، گزارش، تبلیغات، تابلوهای راهنمایی و رانندگی، نامه، دستورالعمل و …
تعریف نامه و انواع آن
نامه نوشته‌ای است که حاوی یک یا چند موضوع بوده و به‌عنوان وسیله ارتباطی برای انجام کار، احوال‌پرسی و … استفاده می‌شود.
- نامه شخصی (فدایت شوم): دربردارنده مطالب شخصی، نزدیک به زبان گفتار، بدون قاعده و فقط نویسنده دارد.
- نامه عمومی (سرباز): دربردارنده مطالب عمومی که پس از تهیه و تنظیم در اختیار رسانه‌ها قرار می‌گیرد.
- نامه اداری: نامه‌ای که برای کار اداری از یک واحد یا سازمان به واحد یا سازمان دیگر در چارچوب استانداردها تهیه و ارسال می‌شود.
انواع نامه‌های اداری
- نامه خبری: سابقه نداشته و برای دادن خبر است؛ با عبارت «به آگاهی می‌رساند» شروع می‌شود.
- نامه مستقیم: مستقیم برای خود ما نوشته می‌شود؛ در پاسخ می‌نویسیم «در پاسخ به نامه شماره …».
- نامه غیرمستقیم: نامه‌هایی که رونوشت آن به دست ما می‌رسد؛ در پاسخ «با توجه به رونوشت نامه شماره …».
- نامه پیرو: نامه‌هایی که قبلا نسخه‌ای از آن ارسال شده؛ برای پیگیری «پیرو نامه شماره …» می‌نویسیم.
مشخصات نامه اداری
- مشخصات اصلی: باید همواره همراه نامه باشد و به هیچ دلیل حذف نشود — آرم، تاریخ، شماره، عنوان واحد گیرنده، عنوان واحد فرستنده، متن، نام و عنوان امضاکننده، امضای شخص صلاحیت‌دار.
- مشخصات فرعی: بر حسب ضرورت و امکانات می‌تواند باشد یا نباشد — نوع کاغذ (گلاسه/
معمولی)، ضخامت کاغذ، رنگی/ معمولی، اندازه نامه.
اجزا و ارکان نامه
سرلوحه
- آرم و نوشته‌های زیر آن در بالا و سمت راست کاغذ
- تاریخ، شماره و پیوست به ترتیب در بالا و سمت چپ کاغذ
عناوین (گیرنده، فرستنده، موضوع)
- گیرنده: با کلمه «به» مشخص می‌شود — شخص، مقام سازمانی، سازمان یا واحدی که نامه به آن خطاب می‌شود.
- فرستنده: با کلمه «از» مشخص می‌شود — شخص یا واحدی که نامه از طرف آن نوشته می‌شود.
- موضوع: عبارت کوتاه و گویا که مبین محتوای نامه باشد؛ باید از جمله‌ای کامل و جامع انتخاب شود (مثال: «تأیید ردیف‌های سازمانی واحد حسابداری»، «ارسال فهرست اموال غیرمنقول»).
متن نامه
در نوشتن متن نامه‌های اداری سه اصل را در نظر داشته باشید: دقت (درستی)، اختصار و وضوح (روشنی). متن نامه شامل سه بخش مقدمه، پیکره و نتیجه است.
- پس از عناوین که کلمه «احترام» به‌کار رفته، شروع متن فقط با «با سلام» کافی است؛ سطر اول متن به اندازه پنج حرف افتادگی دارد.
- اول به فعل فکر کنید که می‌خواهید چه کاری انجام دهید یا اداره مخاطب چه کاری باید انجام دهد؛ فعل در آخر جمله و سوم‌شخص مفرد باشد.
- از کلمات فارسی و صحیح استفاده کنید؛ از زیاده‌گویی، حاشیه‌پردازی و کلمات احساسی پرهیز کنید؛ مختصر و صریح بنویسید.
- تعارف را کنار بگذارید ولی احترام را حفظ کنید؛ از کلمات و جملات عامیانه استفاده نکنید.
- با تقسیم نامه به بند (پاراگراف) و استفاده از نشانه‌های قراردادی (ویرگول، نقطه و …) مفاهیم را از هم جدا کنید تا نامه قابل درک‌تر شود.
- ترجیحا یک موضوع را مطرح کنید؛ اگر ناگزیر به چند موضوع بودید ابتدا موضوع اصلی و سپس پیام‌های فرعی را بیاورید.
امضا
- امضا رکن اساسی هر نامه است؛ نامه بدون امضا سندیت ندارد و در جریان کار اداری قرار نمی‌گیرد؛ مسئولیت نهایی نامه با امضاکننده است.
- نام و نام خانوادگی در سطر اول پایین کاغذ سمت چپ، و عنوان سازمانی در سطر دوم پایین کاغذ سمت چپ نوشته می‌شود.
رونوشت گیرندگان
- با کلمه «رونوشت» یا «رونوشت به» مشخص می‌شود؛ قلم آن معمولا کوچک‌تر از قلم متن است.
- برای واحدها یا اشخاصی نوشته می‌شود که باید رونوشت به آنان صادر گردد؛ سلسله‌مراتب اداری در رونوشت‌ها رعایت شود.
- قبل از عنوان هر گیرنده رونوشت یک خط تیره آورده می‌شود؛ اسامی به ترتیب اهمیت و اولویت مشخص شوند.
راه‌های شناخت واژه‌های فارسی از عربی
- اگر واژه‌ای یکی از چهار حرف «پ، چ، ژ، گ» را داشته باشد فارسی است (مثال: ژاله، گزارش، چیره، پیشنهاد).
- اگر در واژه‌ای یکی از حروف هشت‌گانه عربی «ح، ص، ض، ط، ظ، ع، ق و همزه» باشد آن کلمه عربی است.
- در فارسی پسوند تصریفی به سبک عربی نیست؛ نشانه‌های جمع در فارسی «ها» و «ان» و در عربی «ات، ین، ون» است.
- هیچ واژه فارسی جمع مکسر ندارد (میدان/
میادین، بندر/ بنادر، استاد/ اساتید همگی فارسی‌اند و جمع عربی‌شان غلط است). - تنوین به واژه‌های عربی می‌چسبد نه فارسی (جانا و گاها غلط است).
- واژه‌ای که فارسی باشد تشدید ندارد (دوم و سوم فارسی، اول عربی).
- هیچ واژه فارسی همزه ندارد (پائین ← پایین، بفرمائید ← بفرمایید).
- واژه‌های فارسی اسم مفعول به سبک عربی ندارند (مهر ← ممهور غلط است).
نادرستی‌های سخن
- ناهنجاری: ساختن واژه فارسی برخلاف قواعد دستور زبان (مثل جمع‌بستن واژه فارسی با نشانه بیگانه: آزمایشات ← آزمایش‌ها).
- سست‌پیوند (ضعف تألیف): جمله‌هایی برخلاف قواعد فارسی؛ مانند حذف فعل بدون قرینه یا فاصله‌انداختن بین فعل‌های مرکب (خواهشمند است دستور فرمایید ← دستور دهید).
- اعتراض/
حشو: حشو قبیح (عسل شیرین، دیشب گذشته، مثمر ثمر)، حشو متوسط (کلمات هم‌معنی پشت هم)، حشو ملیح (زیبایی‌بخش). - ناآشنایی (غرابت): پرهیز از واژه‌های دشوار عربی (کان‌لم‌یکن ← نادیده بگیرید؛ علیهذا ← بنابراین)، واژه‌های فرنگی، و واژه‌های فارسی سره و نامستعمل (آزفنداک ← رنگین‌کمان).
کاربرد نشانه‌ها
نشانه‌گذاری در نوشته مانند تغییر لحن در گفتار است.
- نقطه (.): در پایان همه جملات خبری.
- ویرگول (،): نشانه درنگ کوتاه (مثال: تهران، پایتخت ایران است).
- نقطه‌ویرگول (؛): درنگ بیش از ویرگول و کمتر از نقطه؛ در فعل‌های وسط جمله.
- دو نقطه (:): نشان شرح بیشتر (سعدی می‌گوید:).
- خط فاصله (-): ابتدای رونوشت‌ها، اعداد، ترکیب و پیوند دو واژه، و زیر مطلب مهم.
- نشانه پرسش (؟): پایان جملات پرسشی؛ داخل پرانتز (؟) نشان ابهام است.
- علامت تعجب (!): برای احساس، ترس، نفرین و دعا.
- پرانتز ( ): «این همان است»؛ باید معادل جمله قبل باشد (شهرداری (بلدیه)).
- کروشه [ ]: هنگام تصحیح و ویرایش، یا پرانتز داخل پرانتز.
- گیومه «»: نشان نقل قول و برای نوشتن عنوان.
- سه‌نقطه (…): نشانه حذف نوشته.
- ممیز (/
): جداکردن سال‌ها و تاریخ‌ها، و واژه‌های هم‌مانند (آزاد / آزاده).
املا: روش صحیح نوشتن کلمات
- برابری ملفوظ با مکتوب (آنچه گفته می‌شود نوشته شود): رحمان، خوشحال، شب‌بو.
- واژه‌هایی که به «الف مقصوره» ختم می‌شوند در فارسی با «الف» نوشته می‌شوند (تقوی ← تقوا، هوی ← هوا)، به‌استثنای اسم‌های خاص (مرتضی، مصطفی، مجتبی، کبری، عیسی، موسی).
- کلماتی که به همزه ختم می‌شوند و حرف قبل آن «الف» است، همزه نوشته نمی‌شود (امضا، انشا).
- کلماتی که در عربی به «ة» مربوط ختم می‌شوند در فارسی با «ت» نوشته می‌شوند (زکاة ← زکات، جهاة ← جهات)؛ با تنوین: ذاتا، موقتا، اثباتا.
- اگر پسوندی بعد از واژه‌ای که به «ه» غیرملفوظ ختم می‌شود بیاید، پسوند جدا نوشته می‌شود (علاقمندان ← علاقه‌مندان، سایبان ← سایه‌بان).
- فرق «است» (وجود داشتن/
فعل ربطی) با «هست» (وجود دارد) را بدانیم. - واژه‌هایی که یک کلمه به‌نظر می‌رسند پیوسته نوشته شوند (آنچه، آنکه، اینجا، آنجا).
- کلمات جمع را دوبار جمع نبندیم (شئون نه شئونات؛ وجوه نه وجوهات)؛ واژه فارسی را با نشانه عربی جمع نبندیم (باغات ← باغ‌ها، دستورات ← دستورها، آزمایشات ← آزمایش‌ها).
- کلمات فرنگی واردشده به فارسی را با حروف فارسی بنویسیم (باطری ← باتری، بلیط ← بلیت).
- مطابقت نهاد با فعل: اگر نهاد بی‌جان باشد فعل از آن پیروی نمی‌کند (نامه‌ها نوشته شد، اداره‌ها تعطیل شد)؛ اگر جاندار باشد مطابقت دارند (ستارگان درخشیدند).
خلاصه‌سازی نامه
- روش لفظی: حذف واژه‌های هم‌معنی، حذف جمله‌های معترضه و تفصیلی، و بیان مفهوم یک جمله در یک واژه.
- روش معنوی: پرهیز از تکرار پیشینه‌ها، حذف پاراگراف‌های کلیشه‌ای، پرهیز از توضیح امور واضح، پرهیز از تعارفات و عنوان‌های کاذب، و پرهیز از جمله‌های طولانی و فلسفه‌پردازی (خواهشمند است نسبت به تعمیر دستگاه اقدام کنید ← خواهشمند است دستگاه را تعمیر کنید).
آثار و عملکرد مکاتبات اداری
- اثرات مالی: دستور پرداخت یا جلوگیری از برخی پرداخت‌ها.
- اثرات حقوقی: به‌عنوان سند (کلیه مراسلات، دفاتر و پرونده‌ها) طبق قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران.
- راهنمایی برای آیندگان و استفاده از تجارب گذشتگان.
- اسناد تاریخی برای قضاوت در آینده.
کاربرد صحیح کلمات در نامه‌های اداری (غلط ← صحیح)
در جدول زیر واژه‌ها و عبارت‌های پرکاربرد نادرست به‌همراه شکل صحیح و دلیل آن آمده است؛ این جدول مرجع عملی نگارش نامه‌های اداری است.
| واژه نادرست | واژه صحیح | ملاحظات |
|---|---|---|
| بسمه تعالی | باسمه تعالی | ب+اسم+ه+تعالی؛ فقط در «بسم‌الله‌الرحمن‌الرحیم» الف اسم حذف می‌شود |
| احتراما | با سلام و احترام | «احتراما» زاید است و در فرهنگ لغت وجود ندارد |
| محترما | با احترام | لغت‌نامه دهخدا |
| مورخة | مورخ | «مورخه» مؤنث (تاریخ‌نویس زن) است؛ «مورخ» یعنی آنکه تاریخ می‌گذارد |
| بشرح ذیل | به شرح زیر | «ذیل» به‌معنی دامن است |
| باطلاع می‌رساند | به آگاهی می‌رساند | «اطلاع» عربی است؛ معادل فارسی «آگاه ساختن» |
| بنامه | به نامه | «به» جدا نوشته می‌شود و بی‌پسوند به‌کار می‌رود |
| بپیوست | به پیوست | همان قاعده جدانویسی «به» |
| بعنوان | به عنوان | همان قاعده |
| بانضمام | به انضمام | همان قاعده |
| می‌شود | می شود | فعل‌هایی که با «می» شروع می‌شوند جدا نوشته می‌شوند |
| پست سازمانی | ردیف سازمانی | «پست» به‌معنی رساندن نامه است |
| شماره آئین | شماره‌ی آیین | هیچ واژه فارسی همزه ندارد |
| جنابعالی | جناب عالی | موصوف و صفت جدا نوشته می‌شود |
| کسورات | کسور | «کسور» خود جمع است؛ کلمه جمع را دوباره جمع نبندیم |
| هیئت | هیأت | «هیئت» زاید و در فرهنگ لغت نیست |
| مقدور نمی‌باشد | مقدور نیست | دستور زبان فارسی |
| تماس حاصل نمائید | تماس بگیرید | — |
| جهت | برای | «جهت» به‌معنی طرف و جانب است |
| جهت اطلاع | برای آگاهی | از واژه فارسی استفاده شود |
| فوق‌الذکر | پیش‌گفته یا یادشده | در فرهنگ لغت نیست و احتمالا عربی است |
| بازگشت بنامه | پاسخ به نامه | چون به نامه وارده پاسخ می‌دهیم |
| مشروحه ذیل | مشروح زیر | «مشروحه» زاید است |
| اشتباه می‌باشد | اشتباه است | دستور زبان فارسی |
| مدیریت محترم | مدیر محترم | — |
| معاونت محترم | معاون محترم | — |
| اساتید | استادان | «استاد» فارسی است و با «ان» جمع بسته می‌شود |
| علیهذا | بنابراین | از واژه فارسی استفاده شود |
| حتی‌المقدور | تا حد امکان | از واژه فارسی استفاده شود |
| علی‌الحال | اکنون، فعلا | از واژه فارسی استفاده شود |
| لذا | از این رو، برای این | دستور زبان فارسی |
| می‌گردند | می گردند | فعل‌های «می» جدا نوشته می‌شود |
| می‌دهند | می دهند | فعل‌های «می» جدا نوشته می‌شود |
| گزارشات | گزارش‌ها | «گزارش» فارسی است؛ جمع «ات» خطاست |
| مثمرثمر | ثمربخش، سودبخش | حشو قبیح است |
| نمایانگر | نشان‌دهنده | دستور زبان فارسی |
| میادین | میدان‌ها | هر دو فارسی است؛ جمع عربی خطاست |
| معلمین | معلمان | واژه فارسی را با «ین/ |
| مسافرین | مسافران | همان |
| منافقین | منافقان | همان |
| مترجمین | مترجمان | همان |
| مهندسین | مهندسان | همان |
| روحانیون | روحانیان | همان |
| انقلابیون | انقلابیان | همان |
| ذوذنقه | ذوزنقه | دستور زبان فارسی |
| آگاهید | آگاه هستید | — |
| سابق‌الذکر | پیش‌گفته | — |
| داروئی | دارویی | «دارو» واژه فارسی است |
| هسته گزینش | هسته‌ی گزینش | دستور زبان فارسی |
| قبل از مسکن | پیش از آرام‌بخش | از واژه‌های فارسی استفاده شود |
| این گونه | اینگونه | ترکیبات قوی پیوسته نوشته می‌شود |
| هم نام | همنام | همان |
| اینجانب | این جانب | ترکیب قوی نیست؛ جدا نوشته شود |
| صورتجلسه | صورت جلسه | ترکیبی که وسط آن کسره می‌آید جدا نوشته می‌شود |
| صاحب دل | صاحبدل | کلمه مرکب پیوسته نوشته می‌شود |
| میخواست | می خواست | فعل‌های «می» جدا |
| میرفت | می رفت | فعل‌های «می» جدا |
| شئونات | شئون | «شئون» جمع است؛ دوباره جمع نبندیم |
| وجوهات | وجوه | «وجوه» جمع است؛ دوباره جمع نبندیم |
| دستورات | دستورها | واژه فارسی را با نشانه عربی جمع نبندیم |
| امورات | امور | «امور» خود جمع است |
| فرمایشات | فرمایش‌ها | همان |
| پاکات | پاکت‌ها | همان |
| باغات | باغ‌ها | همان |
| اداره‌ها تعطیل شدند | اداره‌ها تعطیل شد | نهاد بی‌جان است؛ فعل مفرد می‌آید |
| نامه‌ها نوشته شدند | نامه‌ها نوشته شد | همان |
| شکوفه‌ها ریختند | شکوفه‌ها ریخت | در زبان ادبی نهاد بی‌جان فعل مفرد می‌گیرد |
| الکتاب | کتاب | «ال» برای جمع بر سر واژه فارسی نمی‌آید |
| حسب‌الدستور | حسب دستور | همان |
| حسب‌الفرمایش | حسب فرمایش | همان |
| حسب‌الامر | حسب‌الامر | «امر» عربی است پس «ال» درست است |
| ممهور | مهر | «مهر» فارسی است؛ اسم مفعول عربی ندارد |
| دستور فرمایید | دستور دهید | «فرمایید» یعنی دستور دادن (دستور دستور) |
| کان‌لم‌یکن | نادیده بگیرید | از کلمات دشوار عربی پرهیز شود |
| علیهذا | بنابراین | همان |
| آزفنداک | رنگین‌کمان | واژه فارسی غریب و نامستعمل |
| رحمن | رحمان | برابری ملفوظ با مکتوب |
| خوش حال | خوشحال | همان |
| شبو | شب‌بو | همان |
| باستناد | به استناد | اگر «به» جزء کلمه نباشد جدا نوشته می‌شود |
| علاقمندان | علاقه‌مندان | پسوند بعد از «ه» غیرملفوظ جدا نوشته می‌شود |
| سایبان | سایه‌بان | همان |
| آن چه | آنچه | واژه‌ای که یک کلمه به‌نظر می‌رسد پیوسته نوشته شود |
| این جا | اینجا | همان |
| آن که | آنکه | همان |
| آزمایشات | آزمایش‌ها | واژه فارسی را با نشانه عربی جمع نبندیم |
| داوطلبین | داوطلبان | واژه عربی بهتر با «ها/ |
| بازرسین | بازرسان | واژه فارسی با «ین» عربی جمع نشود |
| بنادر | بندر | واژه فارسی جمع مکسر ندارد |
| جانا | جان | تنوین به واژه فارسی نمی‌چسبد |
| گاها | گاه | همان |
| پائین | پایین | هیچ واژه فارسی همزه ندارد |
| آئین | آیین | همان |
| بفرمائید | بفرمایید | همان |
| پائیز | پاییز | همان |
| رییس | رئیس | واژه عربی همزه‌دار همان‌طور که تلفظ می‌شود نوشته می‌شود |
| امضاء | امضا | همزه بعد از الف لازم نیست |
| انشاء | انشا | همان |
| رؤیاء | رؤیا | همان |
| الزهراء | الزهرا | همان |
| خریداری کردم | خریدم | خلاصه‌سازی کنید |
| مذکور، مزبور، صدرالاشاره | پیش‌گفته | از واژه‌های عربی استفاده نشود |
| اعزام، گسیل | فرستادن | «اعزام» کلمه‌ای ساختگی است |
| زرین | زرین | واژه فارسی تشدید نمی‌گیرد |
| جلد (به‌جای کل کتاب) | مجلد | «جلد» پوسته کتاب، «مجلد» کل کتاب |
| تشریف فرمائید | تشریف فرما شوید | واژه فارسی همزه ندارد |
| انجام وظیفه نمایم | کار کنم | «انجام وظیفه» یعنی پایان وظیفه |
| مقتضی است | شایسته است | از واژه عربی استفاده نشود |
| معاونت، مدیریت، ریاست | معاون، مدیر، رئیس | «ت» علامت مصدر جعلی است |
| قطع کردن | بریدن | معادل فارسی نوشته شود |
| الحاق | پیوستن | از واژه عربی استفاده نکنیم |
| اکثرا | اکثر | «اکثر» بر وزن افعل تنوین نمی‌گیرد |
| رایگانا | رایگان | واژه فارسی تنوین نمی‌گیرد |
| فرامین | فرمان‌ها | «فرمان» فارسی است و جمع مکسر ندارد |
| آئینه | آیینه | هیچ واژه فارسی همزه ندارد |
| در نظر دارد | بر آن است | «نظر» واژه عربی است |
| کم نظیر | گسترده | «نظیر» واژه عربی است |
| در سطح کشور | در کشور | «سطح» حشو قبیح است |
| برگزار نماید | برگزار کند | «نماید» یعنی نشان دادن |
| کلیه | همه | دستور زبان فارسی |
| مربوطه | مربوط | در فارسی صفت از موصوف تبعیت نمی‌کند |
| کمیته | کارگروه | «کمیته» فرنگی است |
| اهداء | اهدا | بعد از الف همزه نمی‌آید |
| نظر به اینکه | چون | از واژه‌های ساختگی و عربی است |
| محترم | گرامی | معادل فارسی نوشته شود |
| به اطلاع آنها برسانید | به آگاهی برسانید | «اطلاع» واژه عربی است |
| در خصوص | درباره | «خصوص» عربی است |
| منطقه | بخش | واژه عربی است |
| لوح تقدیر | لوح سپاس | «تقدیر» به‌معنی سرنوشت است |
| ضمن آرزو خواستارم | آرزو دارم | بین فعل مرکب فاصله نیندازیم |
| روی او حساب کنیم | از او استفاده کنیم | — |
| از منظره زشت برخوردار است | از منظره خوب برخوردار است | «برخوردار» فقط برای جملات مثبت |
| ساخته شد | ساخت | — |
| الی | تا | از کلمات عربی استفاده نشود |
| افضل‌تر | افضل | حشو قبیح |
| ارائه (به‌جای تحویل) | تحویل دادن | «ارائه» یعنی نشان دادن |
| به نحو مقتضی | به گونه شایسته | از کلمات عربی استفاده نشود |
| لازم به ذکر است | گفتنی است | — |
| پست سازمانی | ردیف سازمانی | «پست» فقط برای نامه‌رسانی |
| پست برق | جایگاه برق | همان |
| ابزارالات | ابزارها | واژه فارسی با نشانه عربی جمع نشود |
| اطاق | اتاق | «اتاق» ترکی است و با «ط» نادرست است |
| زقال | زغال | «زغال» کلمه فارسی است |
| لگشر، عسگر | لشکر، عسکر | «گ» را در نوشتن با «ک» می‌نویسیم |
| بها نمی‌دهند | ارزش نمی‌دهند | «بها» به‌معنی فاکتور است، نه ارزش |
| سلامتی، بهبودی | سلامت، بهبود | مصدرند و «ی» نمی‌خواهند |
| تدفین | دفن کردن، خاکسپاری | «تدفین» به‌معنی دفن‌کردن غلط است |
| رئوس | رؤوس | در عربی همان‌طور که می‌خوانیم می‌نویسیم |
| شئون | شؤون | همان |
| ترشیجات | ترشی‌ها | واژه فارسی با نشانه عربی جمع نشود |
| سبزیجات | سبزی‌ها | همان |
| تنضیف | تنظیف | به‌معنی پاکیزه‌کردن؛ با «ظ» درست است |
| در راستای | همسو | «در راستای» عبارتی ساختگی است |
| تهویه هوا | تهویه | «تهویه» یعنی عوض‌کردن هوا؛ «هوا» زاید است |
| حفاظت | نگهداری یا حفظ | «حفاظت» نه در عربی و نه در فارسی به‌کار نرفته است |
| سفارشات | سفارش‌ها | واژه فارسی با نشانه عربی جمع نشود |
| سؤوال می‌پرسیم | سؤال می‌کنم | «سؤال» یعنی پرسیدن؛ با «پرسیدن» با هم نیاید |
دانستن معانی کلمات هم‌آوا و نزدیک‌به‌هم
واژه‌هایی که در نوشتار یا آوا به‌هم شبیه‌اند اما معنای متفاوتی دارند؛ کاربرد نادرست آنها معنای نامه را دگرگون می‌کند.
| واژه | معنی |
|---|---|
| طوفان | باد و باران |
| توفان | خشمگین |
| فرمایید | دستور دادن |
| اعتراض | در عرض چیزی آمدن |
| مقتضی است | شایسته است |
| انجام وظیفه | پایان وظیفه |
| تسویه حساب | برای حساب مالی به‌کار می‌رود |
| تصفیه حساب | برای کسانی که از دانشگاه جدا یا بازنشسته می‌شوند |
| اخبار | خبرها |
| اخبار | خبر دادن |
| نگاه کردن | دیدن |
| نگاه داشتن | جلوگیری کردن |
| نشر | پراکنده شدن |
| حشر | گرد آمدن |
| استیفا | حق گرفتن |
| استفاده | طلب فایده کردن |
| استعفا | طلب عفو کردن، کناره‌گیری |
| استکبار | طلب بزرگی و غرور کردن |
| استمداد | طلب مدد کردن |
| اسناد | نسبت دادن |
| اعاده | برگشت |
| اسیر | گرفتار و در بند |
| اثیر | کره آتش |
| عسیر | در سختی افتاده |
| عصیر | افشره، عصاره |
| افگار | آزرده |
| القا | فهماندن، تفهیم کردن |
| الغا | لغو کردن، باطل کردن |
| انتصاب | گماردن |
| انتساب | نسبت دادن |
| انعام | چهارپایان |
| انعام | بخشش |
| بهاء | روشنی |
| بها | فاکتور، قیمت |
| پایمردی | میانجیگری |
| پیاده کردن | جدا کردن |
| تحلیل | حل کردن |
| تهلیل | لا اله الا الله گفتن |
| تفریق | کم کردن |
| تفریغ | خالی‌کردن حساب مالی در پایان سال |
| تقدیر | سرنوشت (نه وزن‌کردن و نه سپاسگزاری) |
| اعلان | علنی کردن |
| تهور | بی‌باکی از سر نادانی |
| شجاعت | بی‌باکی از سر دانایی |
| تهویه | عوض کردن هوا |
| ثمن | قیمت |
| ثمین | گران‌قیمت |
| سیم | نقره |
| زر | طلا |
| ثمر | میوه |
| سمر | افسانه |
| ثواب | پاداش |
| صواب | درست |
| چالش | جنگ |
| دلیر | پردل و شجاع |
| حایل | پرده |
| هایل | ترسناک |
| حق‌گزار | ادای حق کردن |
| سلسله | زنجیره |
| مسلسل | در زنجیر |
| مراتب | درجات |
| خاتم | نگین انگشتری |
| خاتم | پایان‌دهنده |
| خراجگزار | مالیات‌دهنده |
| خراجگذار | مالیات وضع کردن |
| رویه | اندیشه و فکر (به‌معنی «روش» اشتباه است) |
| وحدت رویه | یک‌شکل اندیشیدن |
| صلاح | درست |
| سلاح | کارد، سلاح |
| شادروان | چادر بزرگ |
| شبح | سیاهی که از دور به‌نظر می‌رسد |
| شبه | سنگ سیاه و کم‌ارزش |
| شرار | جرقه |
| مصاحبه | هم‌نشینی |
| ضرب‌الاجل | مهلت |
| ضرب و شتم | زدن و ناسزا گفتن |
| ضرب و جرح | زدن و مجروح کردن |
| طرفه | تازه، نو، زیبا |
| طرفه | یک بار چشم به‌هم زدن |
| طره | زلفی که روی پیشانی است |
| طفیلی | انگل |
| عاجل | شتابان |
| آجل | آینده، به‌زودی |
| فراز | بلندی |
| محذور | مانع، آنچه از آن پرهیز کنند |
| محظور | منع‌شده |
| کنکاش | مشورت (به‌معنی جستجو غلط است) |
| مشاغل | جمع مشغله یعنی گرفتاری |
| شغل‌ها | جمع شغل |
| نواقص | جمع ناقصه یعنی کمبود و کاستی |
| نقایص | جمع نقیصه یعنی عیب |
| انشاءالله | انشای خدا (نادرست) |
| انشاءالله | اگر خدا بخواهد (درست) |
نکات مهم و کاربردی در نامه‌های اداری
کاغذ و قلم
- حتما از برگه‌های استاندارد و آرم‌دار دستگاه استفاده شود.
- عنوان نامه و امضا با قلم B Titr اندازه ۱۲٫۵.
- متن نامه با قلم B Mitra اندازه ۱۳٫۵.
- رونوشت‌ها با قلم B Mitra اندازه ۱۲٫۵.
فواصل و حاشیه
- سطر اول هر پاراگراف به‌اندازه ۵ حرف نسبت به سایر سطرها افتادگی داشته باشد.
- فاصله بین سطرهای نامه ۵٫۸ میلی‌متر باشد.
- حاشیه سمتی که کاغذ برای بایگانی سوراخ می‌شود ۳۵ میلی‌متر و طرف مقابل ۱۵ میلی‌متر باشد.
- حدود ۱۵ میلی‌متر پایین صفحه سفید باقی بماند.
تکمیل عنوان (به، از، موضوع)
- در قسمت «به»: از نوشتن نام و فامیل خودداری شود و به سمت سازمانی گیرنده اشاره گردد؛ از مصادر جعلی (مدیریت، معاونت، ریاست) پرهیز و به‌جای آن مدیر/
معاون به‌کار رود؛ پس از سمت حتما «محترم» یا «گرامی» بیاید. - در قسمت «از»: فقط عنوان واحد ارسال‌کننده که تأییدکننده امضاست ذکر شود.
- در قسمت «موضوع»: از یک‌کلمه‌نویسی خودداری و جمله‌ای گویا که هدف نامه را نشان دهد انتخاب شود.
شروع و متن نامه
- نامه با کلمه «سلام» پیش از متن شروع شود؛ چون در عنوان «محترم/
گرامی» آمده، تکرار «احترام» پس از سلام لازم نیست. - اول به فعل جمله فکر کنید؛ فعل در آخر جمله و سوم‌شخص مفرد باشد و از کلمات فارسی و درست استفاده شود.
- نامه خبری با «به آگاهی می‌رساند…»، پاسخ نامه مستقیم با «در پاسخ به نامه شماره…»، پاسخ غیرمستقیم با «با توجه به رونوشت نامه شماره…» و نامه پیرو با «پیرو نامه شماره…» شروع شود.
- از کلمات تکراری و از واژه زائد «بدین‌وسیله» پرهیز شود؛ به‌جای «خواهشمند است دستور فرمایید» بنویسید «خواهشمند است دستور دهید».
- فعل‌های «می»، و «جناب عالی» و «این جانب» جدا نوشته شوند؛ جز «ذاتا، موقتا، اثباتا» کلمه تنوین‌دار دیگری در متن نیاید.
- از عبارت‌های نادرست «ترتیبی اتخاذ فرمایید»، «ارائه» (به‌جای تحویل دادن)، «پست سازمانی» (به‌جای ردیف سازمانی)، «لازم به ذکر است» (به‌جای گفتنی است)، «به نحو مقتضی» (به‌جای به نحو شایسته) و «تقدیر و تشکر» (به‌جای سپاسگزاری) پرهیز شود.
امضا و رونوشت
- نام و نام خانوادگی مسئول نهایی نامه در سطر اول و عنوان سازمانی در سطر دوم پایین کاغذ، سمت چپ تایپ شود.
- رونوشت با «رونوشت» یا «رونوشت به» و با قلمی کوچک‌تر از متن مشخص شود؛ پیش از عنوان هر گیرنده یک خط‌تیره بیاید و اسامی به‌ترتیب اهمیت و اولویت باشند.
مهلت پاسخ‌گویی بر اساس فوریت
| نوع نامه | حداکثر مهلت پاسخ |
|---|---|
| معمولی | ۱۵ روز |
| فوری | ۵ روز |
| خیلی فوری | ۳ روز |
| آنی | بدون فوت وقت، تا پایان همان روز |
منبع : سایت حسابداری بیمارستان
کانال تلگرام @hospitalaccounting
دستههاقوانین و مقررات