نکات الزامی در هنگام تنظیم سند و موارد الزامی در مورد کار با نرم افزار تعهدی در دانشگاه علوم پزشکی

نظام نوین مالی (بوم) بستر یکپارچه ثبت و نگهداری حساب‌های دانشگاه های علوم پزشکی بر مبنای حسابداری تعهدی است. کار درست با این سامانه در گرو اشنایی با سرفصل حساب‌ها، دستورالعمل کدینگ و تفصیل هاست. مهم ترین نکات پایه ای عبارتند از:

• اشنایی با سرفصل حساب‌ها در نرم افزار نظام نوین مالی (بوم).
• اشنایی با دستورالعمل انتخاب کدینگ حساب‌ها در تنظیم اسناد حسابداری.
• اشنایی با تفصیل1ها و نحوه انتخاب انها در تنظیم اسناد.
• در ثبت سند حسابداری اسناد اصلاحی، به سند اصلی مربوطه اشاره و کد کنترل مطابق با سند اصلی ثبت گردد.
• در صورت نیاز به تغییر اسناد ثبت شده، از گزینه ویرایش اسناد ثبت شده و اسناد نقدی استفاده شود.
• تا زمانی که سند در مرحله پیش نویس، رسیدگی و شناسایی کد اعتبار قرار دارد، فاقد اعتبار و استناد است و امکان ویرایش وجود دارد.

نکات تنظیم اسناد هزینه

• شرح اسناد هزینه باید گویا، کامل و شفاف باشد؛ سند بدون شرح برای گزارشگر و سازمان های نظارتی غیر قابل استناد است.
• کد ماه و سال بر اساس ماه مورد نظر در مستندات سند تنظیمی انتخاب گردد.
• انتخاب صحیح نوع سند و عدم انتخاب نوع تکمیل افتتاحیه.
• کد حساب‌های ماهیتا نقدی (*6602، *18، 10 و *3201) بدون تیک نقدی ثبت نشود.
• رعایت عدم وجود فاصله زمانی بیش از حد میان تاریخ کاربر و تاریخ ثبت سند.
• استفاده از کد کنترل جهت سهولت پیگیری؛ در زمان ثبت سند اصلاحی، کد کنترل سند اولیه ثبت شود.
• شناسایی و مطابقت کد حساب انتخابی بر اساس دستورالعمل یکسان سازی حساب‌ها (تفصیل1 و کد حساب) با موضوع سند موجود.

همچنین باید از تراز مالی در خصوص موضوع سند موجود گزارش گرفته شود تا از ثبت شناسایی (حساب‌های پرداختنی) و مطابقت تفصیل یک اطمینان حاصل گردد:

• در صورت عدم وجود شناسایی قبلی: ثبت تعهد و پرداخت به صورت همزمان انجام شود.
• در صورت وجود شناسایی قبلی: مطابقت مبلغ و تفصیل2 کنترل شود.

رسیدگی اسناد

• کارشناس رسیدگی علاوه بر مطابقت سند با مدارک، بایستی تراز و گزارش سند موجود را بررسی و در صورت لزوم اصلاحات را واخواهی کند.
• در صورت نیاز به تجمیع، اسناد در انتظار رسیدگی مرتبط با هم تجمیع شوند و از تجمیع اسناد غیرمرتبط تاکیدا خودداری شود.
• سند مورد بررسی از نظر مطابقت موضوع سند با اعتبارات بررسی و تایید گردد.
• نوع پرداخت (علی الحساب، پیش پرداخت یا هزینه قطعی) بررسی شود.

شناسایی اسناد هزینه

• تا پانزدهم هر ماه بایستی شناسایی اسناد هزینه ماه قبل بر اساس دستورالعمل کد حساب‌ها و تفصیل1های عمومی انجام شده باشد؛ در صورت عدم انجام، سال مالی قفل خواهد شد.
• برای اسناد بلااعتبار پرداخت شده نیز بایستی شناسایی سند هزینه زده شده باشد.
• پیش از اقدام به شناسایی اسناد هزینه، از کد حساب و تفصیل1 مربوطه گزارش های لازم گرفته و در صورت نیاز تعدیل شود.
• در پایان سال مالی تا تاریخ نهایی شدن تراز مالی برای تهیه صورت های مالی، نسبت به شناسایی اسناد هزینه پرداخت نشده اقدام شود؛ در غیر این صورت با سرفصل هزینه مربوطه طبق دستورالعمل در سال بعد شناسایی و ثبت شود.
• در صورت ثبت سند شناسایی و پرداخت به صورت همزمان، برای حساب پرداختنی تیک نقدی زده شود.

منبع: دانشگاه علوم پزشکی اصفهان

دانلود فایل کامل (PDF): کار با نرم افزار بوم و تنظیم اسناد هزینه

کانال تلگرام @hospitalaccounting
منبع : سایت حسابداری بیمارستان