نحوه تنظیم سند حقوق در نرم افزار تعهدی دانشگاه علوم پزشکی

مواردی که در هنگام بارگزاری سند حقوق باید رعایت گردد:

اسناد حقوق و مزایا باید به موقع و به صورت سیستمی در پایان هر ماه ثبت شوند. در فایل خروجی، پیش از بازخوانی در سیستم، نکات زیر رعایت گردد:

• در سربرگ personnel، ستون های personnel code و place of Birth نباید سلول خالی داشته باشند.
• در سربرگ payroll، ستون Unicode انتخاب و حذف گردد؛ ضمنا دقت گردد سربرگ این ستون حذف نشود.
• هنگام تهاتر اعداد منفی در ستون Amount دقت شود؛ اگر مبالغ مثبت یک کد، مبالغ منفی همان کد را پوشش نداد، تهاتر انجام گردد. هنگام تهاتر، مبالغ منفی کدهای هزینه با کدهای هزینه و کسورات با کدهای کسورات تهاتر گردد و به فصل کدها هم دقت شود؛ اگر کدی فصل ششم است با کدهای فصل ششم و فصل یک با کدهای فصل یک تهاتر گردد. در صورتی که مرکز هزینه منفی قابل پوشش با سایر مراکز هزینه همان کد حساب باشد، در فایل اکسل اصلاح گردد.
• ستون CostCenterCode مرکز هزینه نباید خالی (blank) یا مرکز هزینه عمومی (909999) داشته باشد؛ در این صورت باید مرکز هزینه صحیح انتخاب گردد.
• با توجه به اینکه جهت بیمه درمان سهم دولت و بازنشستگی سهم دولت تخصیص صادر نمی گردد، در سربرگ payroll در خروجی اذرخش، ستون SalaryCode کدهای 940 (هزینه سهم دولت بازنشستگی)، KK940 (کسور سهم دولت بازنشستگی)، 972 (هزینه سهم دولت درمانی) و KK972 (کسور سهم دولت درمانی) فیلتر و حذف گردد.

بعد از اعمال تغییرات فوق، هنگام بازخوانی در سیستم بوم نکات زیر نیز رعایت گردد:

1. سربرگ مزایا و کسور بررسی شود؛ کدها با توجه به هزینه و کسورات و همچنین فصل یک و فصل شش، درست لینک شده باشند.
2. در سربرگ سازمان های مرتبط، مواردی که عمومی هستند و اکثر واحدها از انها استفاده می کنند به صورت عمومی لینک شود.
3. سربرگ اطلاعات پرسنل بررسی شود؛ کد ملی و تفصیل یک لینک شده حتما با هم همخوانی داشته باشند و محل تولد نیز خالی (Blank) نباشد.
4. سربرگ اطلاعات مورد نیاز ماهانه بررسی شود؛ در صورت تراز بودن هزینه و کسورات، فایل ذخیره و سپس سند صادر می شود.
5. هنگام تنظیم سند حقوق و دستمزد، اگر پیغام «اطلاعات برای تنظیم سند کافی نیست» ایجاد شد و جمع هزینه و کسورات بالانس بود، کلیه سرفصل ها از جمله مزایا و کسور، سازمان های مرتبط و اطلاعات پرسنل از طریق ستون نامعتبر چک شود. در صورت کامل بودن تمام موارد و برطرف نشدن خطا، با کارشناس اداره حسابداری مدیریت تماس گرفته شود.

منبع: دانشگاه علوم پزشکی اصفهان

دانلود فایل کامل (PDF): اسناد حقوق و مزایا در نظام نوین مالی

کانال تلگرام @hospitalaccounting
منبع : سایت حسابداری بیمارستان