رعایت نکات الزامی در خصوص علی الحساب و پیش پرداخت در حسابداری تعهدی دانشگاه علوم پزشکی
پرداخت های غیر قطعی شامل علی الحساب و پیش پرداخت است که هر کدام تعریف، شرایط و نحوه ثبت خاص خود را دارند.
علی الحساب
علی الحساب پرداختی است که به منظور ادای قسمتی از تعهد طبق دستورالعمل پرداخت می شود. دو حالت زیر پیش می اید:
- چنانچه وجه کافی از محل اعتبار مربوطه برای تادیه تمام دین در اختیار موسسه نباشد و مدارک سند کامل باشد، کپی مدارک مذکور بایستی ضمیمه سند شده و اصل مدارک در زمان نهایی شدن کل سند هزینه و برگشت حساب انتظامی ضمیمه شود.
- در مواردی که تسجیل یا تهیه اسناد و مدارک مثبته برای تادیه تمام دین مقدور نباشد، هزینه و حساب انتظامی مربوطه ثبت و همچنین درخواست و دستور پرداخت علی الحساب ضمیمه سند مذکور شود. زمانی که مدارک سند تکمیل شد، کل سند هزینه قطعی و برگشت حساب انتظامی ثبت و مدارک سند هزینه ضمیمه شود.
علی الحساب از نظر تفصیل2 به شکل زیر تفکیک می شود:
- سال جاری: صرفا با تفصیل2 سال جاری.
- مانده وجوه: با دوره سال قبل.
- سنواتی: دوره های قبل.
- با اعتبار: تخصیص دارد.
- بلااعتبار: تخصیص ندارد و تا پایان سال مالی تعیین تکلیف می شود.
موارد علی الحساب بلااعتبار از نظر تفصیل1، تفصیل2 و مبلغ بایستی با ستاد کنترل شود و طبق تفصیل1 و 2، با کد حساب رابط سایر ثبت گردد.
- تفصیل2 علی الحساب سنواتی به هیچ عنوان قابل تغییر نیست و از نظر محل خرج (اعتبار) و موضوع سند باید همخوانی داشته باشد.
- علی الحساب و پیش پرداخت سنواتی به صورت دوره ای و در پایان دوره از نظر مدارک و صحت بررسی و در زمان نهایی شدن هزینه برگشت داده شود.
- مانده کد حساب 970107 و 970108 با تفصیل1 مربوطه با مدارک کنترل شود.
- در پایان سال مالی در صورت بلااعتبار بودن مانده علی الحساب های پرداختی، پیش از بستن علی الحساب با رابط سایر، از نظر مبلغ ریالی و تفصیل1 با ستاد و بودجه کنترل شود.
- چنانچه در پایان سال مالی علی الحساب پرداختی تسویه نشده یا قابل تسویه نباشد، ضروری است حداقل به میزان علی الحساب پرداختی و حداکثر به میزان صورت وضعیت تنظیم و رسیدگی شده، ذخیره لازم در حساب های همان سال منظور گردد.
- ستاد و واحدهای تابعه مکلفند نسبت به تسویه علی الحساب های پرداختی از اولین پرداخت قطعی بعدی و حداکثر ظرف مدت یک سال اقدام نمایند.
- مساعده حقوقی پرداخت شده به کارکنان در پایان همان ماه از حساب حقوق و مزایا کسر می گردد.
- پرداخت با سرفصل علی الحساب به کارپرداز وجود ندارد؛ پرداخت به صورت تنخواه کارپردازی است و تا پایان سال مالی تسویه می گردد.
در صورت واریز علی الحساب سنواتی، از ثبت زیر استفاده شود:
| کد حساب | بدهکار | بستانکار |
|---|---|---|
| 129909 | *100 | |
| 520999 | *100 |
پرداخت علی الحساب از محل سپرده ستاد به بازنشستگان
در صورت پرداخت علی الحساب به بازنشستگان از محل سپرده دانشگاه، ثبت مربوطه در واحد به شرح زیر است (تفصیل2 سپرده و تفصیل1 نام شخص حقیقی دریافت کننده پاداش):
| کد حساب | بدهکار | بستانکار |
|---|---|---|
| 155002 | *100 | |
| 329909 | *100 |
در صورت دریافت تخصیص بابت مابقی پاداش بازنشستگی، علی الحساب دریافتی بایستی برگشت شود:
| کد حساب | بدهکار | بستانکار |
|---|---|---|
| 329909 | *100 | |
| 155002 | *100 |
- در طی سال مالی برای کد حساب *49 هیچ گونه سند حسابداری نقدی ثبت نمی گردد؛ صرفا شناسایی پاداش و ذخیره مرخصی افراد شاغل در پایان سال مالی توسط ستاد شناسایی می شود.
- برای افراد بازنشسته در سال جاری، پاداش پایان خدمت از کد حساب 311002 و ذخیره مرخصی از کد حساب 311003 استفاده می گردد و موقع ثبت هزینه از همین کد حساب‌ها برگشت داده می شود.
پیش پرداخت
پیش پرداخت، پرداختی است که پیش از انجام تعهد بر اساس احکام و قراردادها و طبق دستورالعمل پیش پرداخت ها، با تشخیص رئیس موسسه یا مقامات مجاز پرداخت می گردد.
جهت انجام پیش پرداخت، تضمین معتبر و کافی طبق دستورالعمل تضمینات الزامی است؛ به استثنای وجوهی که به وزارتخانه ها، موسسات دولتی، شرکت های دولتی و نهادهای عمومی غیر دولتی که صد در صد سهام انها متعلق به دولت است پرداخت می شود و بر اساس موافقت رئیس موسسه بدون اخذ تضمین قابل پرداخت است.
منبع: دانشگاه علوم پزشکی اصفهان
دانلود فایل کامل (PDF): پرداخت های غیر قطعی: علی الحساب و پیش پرداخت
کنترل‌های حسابداری که رئیس مالی باید هر ماه انجام دهد
- مغایرت بانکی منظم و ماهانه تا بیستم ماه بعد؛ اقلام باز بررسی و برای پاس شدن پیگیری شوند.
- حواله الکترونیک قبل از سند ممنوع: ثبت حواله الکترونیک پیش از صدور سند حسابداری، کنترل داخلی را نقض می‌کند؛ نقدینگی بدون توجه به محل اعتبار خرج می‌شود و قلم باز بانکی می‌سازد.
- صورتجلسه تحویل و تحول حداکثر تا یک ماه پس از تاریخ ابلاغ (تبصره ۳ ماده ۱۱ آیین‌نامه).
- مساعده‌های پرسنلی از اولین پرداختی ماه تسویه شوند و به سال مالی بعد منتقل نشوند؛ در ماه‌های پایانی سال به دلیل عدم امکان کسر، از هر گونه علی‌الحساب به کارکنان (پزشک و پرسنل) خودداری شود.
- چک‌لیست نقدی و تعهدی در زمان تعیین‌شده تکمیل و ارسال شود؛ بخشی از بستن حساب‌ها و صورت‌های مالی پایان سال است.
- حساب‌های انتظامی (قراردادها، ضمانت‌نامه‌ها، وثایق و علی‌الحساب‌ها) به موقع و درست ثبت و مانده‌ها به‌صورت دوره‌ای بررسی شوند؛ این حساب‌ها گزارش تطبیق دفاتر و مستندات برای حسابرس مستقل است.
- شرح‌نویسی استاندارد: یک الگوی ثابت برای شرح کامل رویداد و دلیل صدور سند، نه سلیقه‌ای.
- اقلام راکد همه حساب‌ها، به‌ویژه موجودی و حساب‌های پرداختنی، بررسی و تعیین تکلیف شوند؛ اقلام سنواتی علی‌الحساب و پیش‌پرداخت هم بر اساس تجزیه سنی.
- ثبت سیستمی اسناد حقوق با کدینگ یکسان‌سازی‌شده حقوق و دستمزد، بدون ثبت دستی.
- شناسایی ماهانه همه تعهدات پرسنلی و غیرپرسنلی تا بیستم ماه بعد، با سرفصل و تفصیل یک کدینگ یکسان‌سازی‌شده؛ اسناد نهایی‌شده ملاک گزارش‌گیری است.
- تطبیق مانده بدهی با طرف‌های حساب و اخذ تأییدیه به‌صورت دوره‌ای؛ ابزار اصلی حسابرس برای اتکا به بدهی‌های جاری است.
- سطح دسترسی کاربران در نظام نوین مالی بر اساس شرح وظایف و اختیارات تفویض‌شده بررسی شود.
کانال تلگرام @hospitalaccounting
منبع : سایت حسابداری بیمارستان