مغایرت گیری اسناد ارسالی و دریافتی بیمه با پیوت تیبل در اکسل

هر ماه یک لیست اسناد ارسالی به بیمه و بعد از چند هفته لیست مبالغ واریزی از طرف بیمه به دست کارشناس مالی می رسد؛ تشخیص اینکه کدام سند اصلا پرداخت نشده یا با کسورات پرداخت شده، اگر ردیف به ردیف و با چشم انجام شود، کار طولانی و پر از خطاست. با ابزار PivotTable در اکسل، این مغایرت گیری بدون نوشتن حتی یک فرمول و فقط با چند کلیک انجام می شود.

آماده کردن داده برای پیوت تیبل

برای این مثال، دو جدول داریم؛ لیست اسناد ارسالی به بیمه با شماره سند، تاریخ، نام بیمار و مبلغ سند:

و لیست دریافتی از بیمه، با شماره سند، تاریخ واریز و مبلغ دریافتی:

همان طور که می بینید، سند شماره ۱۰۰۵ اصلا در لیست دریافتی نیست و مبلغ دو سند ۱۰۰۳ و ۱۰۰۸ کمتر از مبلغ ارسالی است. برای اینکه پیوت تیبل بتواند این دو لیست را کنار هم مقایسه کند، هر دو را زیر هم در یک جدول ترکیبی سه ستونی می چینیم: شماره سند، نوع (با مقدار «ارسالی» یا «دریافتی») و مبلغ. یعنی هر سطر از لیست اول با نوع «ارسالی» و هر سطر از لیست دوم با نوع «دریافتی» در همین سه ستون کپی می شود.

ساخت پیوت تیبل مغایرت گیری با یک مثال

برای گرفتن گزارش مغایرت، این مراحل را دنبال کنید:

1. کل محدوده جدول ترکیبی (ستون های شماره سند، نوع و مبلغ) را انتخاب کنید.
2. از منوی Insert گزینه PivotTable را بزنید و محل قرارگیری آن را «برگه جدید» انتخاب کنید.
3. در پنجره Fields، فیلد شماره سند را به بخش Rows بکشید.
4. فیلد نوع را به بخش Columns بکشید تا دو ستون «ارسالی» و «دریافتی» کنار هم ساخته شود.
5. فیلد مبلغ را به بخش Values بکشید؛ به طور پیش فرض Excel آن را Sum of مبلغ می گذارد.

نتیجه، دقیقا همان چیزی است که برای مغایرت گیری لازم داریم؛ مبلغ ارسالی و دریافتی هر سند کنار هم:

در این خروجی، هر جا ستون «دریافتی» خالی یا صفر باشد، یعنی آن سند هنوز پرداخت نشده (مثل سند ۱۰۰۵)؛ و هر جا مبلغ دو ستون یکسان نباشد، یعنی سند با کسورات پرداخت شده (مثل اسناد ۱۰۰۳ و ۱۰۰۸). برای اینکه مبلغ مغایرت هم به صورت عدد دیده شود، در ستون کناری پیوت تیبل، یک فرمول ساده تفریق (ارسالی منهای دریافتی) کافی است؛ دیگر نیازی به هیچ فرمول جستجو یا شرط پیچیده نیست.

چند نکته کاربردی

• وقتی داده جدید (مثلا واریزی بیمه در ماه بعد) اضافه شد، فقط کافی است روی پیوت تیبل راست کلیک کنید و Refresh را بزنید تا نتیجه به روز شود؛ نیازی به ساخت دوباره پیوت نیست.
• برای دیدن فقط اسنادی که مغایرت دارند، از فیلتر ستون «شماره سند» در پیوت تیبل استفاده کنید یا با Conditional Formatting سطرهایی که مقدار دریافتی صفر یا کمتر از ارسالی است را رنگی کنید.
• اگر تعداد اسناد زیاد است، ستون تاریخ را هم به Rows اضافه کنید تا مغایرت گیری به تفکیک ماه یا هفته انجام شود.
• پایین پیوت تیبل به طور خودکار سطر Grand Total ساخته می شود که جمع کل ارسالی و جمع کل دریافتی را نشان می دهد؛ همان عددی که در رسیدگی نهایی اسناد به کار می آید.
• همین روش برای مغایرت گیری صورت حساب بانک با دفتر روزنامه، یا مغایرت کارانه محاسبه شده با کارانه پرداختی هم قابل استفاده است؛ کافی است ستون مشترک (مثل شماره سند یا شماره چک) و دو نوع مبلغ داشته باشید.

📄 دانلود فایل اکسل نمونه «مغایرت گیری اسناد بیمه با پیوت تیبل» — شامل لیست اسناد ارسالی، لیست دریافتی از بیمه، جدول ترکیبی آماده برای ساخت PivotTable و یک برگه خلاصه مغایرت گیری با فرمول، برای تمرین گام به گام.

منبع : سایت حسابداری بیمارستان
کانال تلگرام @hospitalaccounting