رسیدگی به اسناد کارپردازی و مدارک لازم در دانشگاه های علوم پزشکی
تعریف هزینه
طبق ماده ۳۶ آیین‌نامه مالی و معاملاتی دانشگاه علوم پزشکی، هزینه آن دسته از مخارج، پرداختی‌ها، تعهدات، استهلاک و کاهش ارزش دارایی‌ها بر اساس اصول پذیرفته‌شده حسابداری طی یک دوره مالی می‌باشد که به منظور تولید کالاها، خدمات و انجام سایر فعالیت‌ها در راستای اجرای عملیات اصلی و مستمر موسسه صورت می‌گیرد. در علم حسابداری تعاریف و تقسیم‌بندی‌های گوناگونی برای هزینه انجام گرفته است.
کارپرداز
طبق ماده ۵۳ آیین‌نامه مالی و معاملاتی دانشگاه علوم پزشکی، کارپرداز ماموری است که نسبت به خرید و تدارک کالا و خدمات مورد نیاز طبق دستور مقامات مجاز با رعایت مفاد آیین‌نامه اقدام می‌نماید.
از کارپردازان قراردادی و پیمانی تا سقف تنخواه ایشان وثیقه معتبر اخذ گردیده و گردش عملیات تنخواه‌گردان‌ها و بالاخص تنخواه کارپردازان در پایان هر سه ماه کنترل، تسویه و ترمیم شود. در خصوص کارپردازان رسمی و پیمانی تا سقف پاداش پایان خدمت ایشان وثیقه لازم نبوده و مازاد بر آن لازم است وثیقه دریافت شود.
فاکتور خرید
فاکتور خرید، صورتحساب فروش کالا و خدمات است که باید دارای سربرگ، شماره سریال، تاریخ، مهر و آدرس فروشنده، مهر و امضای کارپرداز و امضای رئیس یا مدیر روی فاکتور باشد.
مدارک مورد نیاز جهت پیوست اسناد کارپردازی
- درخواست خرید کالا یا خدمات حسب مورد.
- فاکتور خرید.
- رسید انبار یا رسید تحویل کالا؛ صورتجلسه کالایی که وارد انبار نمی‌شود؛ در صورت لزوم گواهی انجام کار یا سرویس خدمات؛ صورتجلسه توزین کالا و قبض باسکول جهت مصالح ساختمانی (تبصره ۱ ماده ۸۱ آیین‌نامه).
- مدارک مربوط به مناقصه یا ترک تشریفات حسب مورد.
- تصویر قرارداد در مورد خریدها و اجرت‌هایی که در قالب قرارداد انجام شده است.
- ثبت در سامانه معاملات فصلی دارایی و دریافت کد رهگیری بابت کلیه معاملات اعم از خرید، فروش، اجرت، قرارداد و …
- تایید قیمت بر اساس دستورالعمل‌های خرید و رعایت نصاب معاملات.
- گواهی مالیات بر ارزش افزوده معتبر.
- گواهی منع مداخله کارکنان (مطابق ماده ۱۰۰ آیین‌نامه مالی و معاملاتی).
- تایید رابط فناوری و مسئولین تجهیزات پزشکی و مسئولین فنی (حسب مورد).
- فرم خارج شمول در موارد مورد نیاز.
- شماره حساب تاییدشده شرکت.
- مهر نقلیه در اسناد خودرویی.
- رسید POS یا فیش واریزی به حساب شرکت، فروشگاه یا شخص ذی‌نفع.
- جهت اسناد بنزین باید قبض بنزین به همراه فیش پرداختی و صورت‌ریز بنزین مصرف‌شده با تایید مسئول نقلیه ارائه شود.
- جهت هزینه‌های دعوت‌ها، پذیرایی‌ها، هدایا، تشریفات، ورزشی، مسافرت‌های علمی و مسابقات دانشجویان و کارکنان و …، باید فرم بند «هـ» ماده ۴۵ آیین‌نامه مالی و معاملاتی دانشگاه علوم پزشکی تکمیل شود.
نکات مهم رسیدگی اسناد
در کلیه فاکتورهای خرید و اجرت و صورت‌وضعیت‌های قرارداد، ثبت در سامانه الکترونیکی مربوطه و اخذ گزارش از سامانه جهت مالیات بر ارزش افزوده انجام شود و گواهی مالیاتی با تاریخ پرداخت همخوانی داشته باشد.
ورود اطلاعات در سامانه معاملات فصلی دارایی طبق ماده ۱۶۹ قانون مالیات‌های مستقیم تا ۴۵ روز پس از هر فصل می‌باشد؛ در غیر این صورت مسئولیت جریمه تاخیر در ورود اطلاعات مستقیما بر عهده رئیس حسابداری خواهد بود.
کلیه خدماتی که بالای ۱۵ روز زمان می‌برد، مطابق ماده ۷۳ آیین‌نامه مالی و معاملاتی دانشگاه باید قرارداد منعقد گردد.
تایید اسناد
تاییدیه درخواست‌کننده مبنی بر مطابقت شرایط فنی با درخواست اولیه خرید، یکی از الزامات اسناد کارپردازی است که معمولا این تایید روی فاکتور انجام می‌شود.
خریدهای نیازمند تاییدهای تخصصی
- کلیه خریدهای مربوط به امور عمرانی، ساخت و ساز و تاسیساتی، تجهیزات و ملزومات اداری، لوازم یدکی خودرو، لوازم پزشکی مصرفی و امور مرتبط با تعمیرات فنی و تاسیساتی خودروها و تجهیزات پزشکی، در سقف معاملات کوچک راسا توسط کارشناس مربوطه در واحد قابل انجام خواهد بود.
- کلیه خریدهای مربوط به سخت‌افزار (تایید کارشناس آی‌تی دارای ابلاغ از مدیریت آمار و فناوری اطلاعات و ارتباطات) در سطح معاملات کوچک راسا توسط واحد قابل انجام خواهد بود.
- خرید هرگونه نرم‌افزار (تایید مشخصات فنی و تایید قیمت توسط مدیریت آمار و فناوری اطلاعات و کارشناس فنی مدیریت حراست دانشگاه).
- خرید هرگونه تجهیزات شبکه کامپیوتر (تایید فنی مدیریت آمار و فناوری اطلاعات دانشگاه).
- چاپ و تکثیر اوراق اداری (مواردی که نیاز به عقد قرارداد دارد اخذ مجوز از مدیریت خدمات پشتیبانی و انعقاد قرارداد).
- خرید کتاب تا سقف معاملات کوچک از انتشارات مربوطه راسا توسط واحد قابل انجام خواهد بود.
- خرید هرگونه دوربین مداربسته (تایید کارشناس مدیریت حراست دانشگاه).
- خرید هرگونه دوربین فیلمبرداری (تایید کارشناس مدیریت حراست و روابط عمومی دانشگاه).
- خرید دستگاه حضور و غیاب (تایید واحد انفورماتیک دانشگاه و حراست دانشگاه).
- خرید موبایل و سیم‌کارت (تایید کارشناس مدیریت حراست دانشگاه).
- خرید اسپیلیت (تاییدیه از معاونت توسعه دانشگاه).
- پرداخت هزینه‌های فیلمبرداری (تایید کارشناس مدیریت حراست و روابط عمومی دانشگاه).
منبع: دانشگاه علوم پزشکی اصفهان
دانلود فایل کامل (PDF): رسیدگی اسناد کارپردازی: هزینه، کارپرداز، فاکتور و مدارک لازم
کانال تلگرام @hospitalaccounting
منبع : سایت حسابداری بیمارستان