خرید خارج از سامانه ستاد
در ارتباط با بند «ب» ماده (۱۱) قانون برگزاری مناقصات، در شرایطی که برای یک خرید متوسط، کمتر از سه تامین‌کننده در سامانه ستاد عضو باشند، ملاحظات ذیل به منظور تطبیق هرچه بیشتر با منطق حاکم بر قانون مذکور و تضمین «حفظ حداکثری صرفه و صلاح» در معاملات دستگاه‌های اجرایی صورت پذیرفته است و در حال حاضر پیش‌نیازهای سیستمی این راهکار نیز مهیا گردیده و قابل بهره‌برداری می‌باشد.
۱- در شرایطی که در سامانه ستاد کمتر از سه تامین‌کننده عضو برای یک خرید وجود دارد و دستگاه اجرایی، یک یا چند تامین‌کننده دیگر را در بازار فیزیکی شناسایی نموده یا از وجود این تامین‌کنندگان اطلاع دارد:
دستگاه خریدار جهت عضویت تامین‌کننده جدید در سامانه ستاد اطلاع‌رسانی لازم را انجام داده و یا این تامین‌کننده را به واحد جذب تامین‌کنندگان سامانه معرفی می‌نماید.
در صورت عدم تحقق عضویت تامین‌کننده در سامانه در زمان مقتضی، دستگاه خریدار می‌تواند شرایط تامین‌کنندگان (خارج و داخل سامانه) را مقایسه نموده و در صورت ارجحیت تامین‌کننده خارج از سامانه، خرید را از این تامین‌کننده بر اساس شرایط مندرج در قانون برگزاری مناقصات و پس از اخذ تایید مدیر سامانه انجام دهد.
دستگاه خریدار اطلاعات خرید انجام‌شده در خارج از سامانه (شامل مشخصات تامین‌کننده، فاکتور و اطلاعات خرید و …) را در بستر سامانه ستاد و در بخشی که به همین منظور تعبیه شده است، ثبت می‌نماید.
۲- در شرایطی که در سامانه ستاد کمتر از سه تامین‌کننده عضو برای یک خرید وجود دارد و دستگاه خریدار در خارج از سامانه نیز تامین‌کننده دیگری را شناسایی ننموده است، در این صورت طبق مفاد بند «ب» ماده (۱۱)، با تایید و تشخیص مقام مجاز، خرید با همان تعداد تامین‌کننده می‌تواند ادامه یابد.
حتی در شرایطی که سه تامین‌کننده در سامانه موجود است، ولی دستگاه از وجود تامین‌کننده‌ای با قیمت مناسب‌تر در خارج از بستر سامانه اطلاع دارد، مراحل فوق می‌تواند انجام شود تا اطمینان کامل از حفظ صرفه و صلاح دستگاه حاصل گردد.
نکات مهم:
تاکید می‌شود که نیاز اعلام‌شده در سامانه و مشخصات کالای درخواست‌شده باید دقیقا با مشخصات کالایی که دستگاه از بیرون سامانه خرید می‌کند، یکسان باشد.
لازم است دستگاه‌ها به تامین‌کنندگان قبلی و مورد اعتماد خود و همچنین تامین‌کنندگان دارای قیمت مناسب خارج از سامانه اعلام نمایند که جهت انجام عضویت در سامانه اقدام نمایند، و تکرار خرید در خارج از بستر سامانه از یک تامین‌کننده خاص، مطلوب و موجه نمی‌باشد.
کنترل‌های رئیس مالی واحد در خریدهای ستاد
طبق آیین‌نامه فعالیت سامانه تدارکات الکترونیکی دولت (تصویب‌نامه ۱۶۵۳۸۹/
- مسئول مالی موظف است کنترل کند خرید خارج از ستاد انجام نشود؛ هر خرید خارج از سامانه فقط با تشخیص رئیس واحد طبق ماده ۹۰ آیین‌نامه و پذیرش مسئولیت کتبی رئیس مرکز انجام می‌شود.
- فرم بند ب جایگزین استعلام در ستاد نیست. همه معاملات باید از طریق ستاد انجام شود، مگر موارد مقرر در ماده ۵۵ آیین‌نامه مالی و معاملاتی.
هفت کنترل روی سند خرید
- تاریخ استعلام در سامانه با تاریخ فاکتور همخوان باشد.
- مشخصات و تعداد کالای ثبت‌شده در ستاد با فاکتور مطابقت کند؛ مراقب باشید استعلام بزرگ‌تر گرفته نشود ولی خرید کوچک‌تر و در دفعات انجام شود.
- نوع استعلام (خرید مستقیم یا اعلام عمومی) مشخص و درست باشد.
- پاسخ‌دهندگان به استعلام کنترل شوند.
- اگر معامله به ترتیب اولویت قیمت‌های پیشنهادی انجام نشده، دلایل توجیهی آن ضمیمه باشد.
- مشخصات کالا به ریز در سامانه درج و با فاکتورها کنترل شود.
- از شکستن معاملات (متوسط به خرد، کلان به متوسط) پیشگیری شود.
نکته کلی: مشخصات دقیق کالا که روی قیمت اثر دارد باید در فاکتور بیاید؛ عنوان‌های کلی پذیرفته نیست.
@hospitalaccounting
کانال تلگرام @hospitalaccounting
منبع : سایت حسابداری بیمارستان