تهیه و بررسی صورت‌حساب‌ها و مغایرتهای بانکی به صورت منظم
بخشنامه شماره: 78513/2059/54 تاریخ: 3/5/1389 کنترل داخلی مناسب
در اجرای ماده (94) قانون محاسبات عمومی کشور از آنجا که نحوه صدور ، تحویل چک ، کنترل حساب‌های بانکی و وجوه نقد از اهمیت و حساسیت فوق العاده ای برخوردار است و هرگونه بی دقتی و تعلل ، امکان و احتمال سو استفاده از وجوه دولتی را افزایش خواهد داد ، کلیه ذیحسابان و مدیران امور مالی موظفند به منظور برقراری سیستم کنترل داخلی مناسب با رعایت ماده (65) قانون محاسبات عمومی کشور موارد ذیل را مراقبت نمایند :
1- افتتاح کلیه حساب های بانکی بایستی در اجرای مقررات قانونی و با رعایت ضوابط مندرج در ماده (76) قانون محاسبات عمومی کشور و سایر مقررات قانونی خاص انجام شود ، ضمنا اهلیت قانونی استفاده کنندگان از حساب‌های بانکی هنگام افتتاح حساب و یا معرفی امضا مجاز با توجه به احکام تفویض اختیار مد نظر قرار گیرد .
2- همزمان از دسته چکهای متعدد مربوط به یک حساب جاری استفاده نشود .
3- پرفراژ حتما قبل از امضا چک انجام پذیرد .
4- حتی المقدور ته سوش چکها توسط امضا کنندگان به نحوی پاراف شود که قسمتی از برگ چک را بپوشاند (پاراف در محل خط پرفراژ چک و ته سوش چک انجام شود) ؛ در صورتی که نگهداری حساب بانکی از طریق سیستم مکانیزه اجرا می شود ، حتی المقدور کنترل مربوط از این طریق معمول گردد . ضمنا اطلاعات مندرج در ته سوش چکها به طور کامل و با ذکر شماره سند حسابداری تکمیل شود .
5- از قلم خوردگی و پشت نویسی چکها خودداری نموده و در صورت لزوم پشت نویسی ، ابتدا و انتهای سطور را با علامت (×) بسته و بلافاصله در زیر آخرین سطر امضا شود تا جایی برای اضافه کردن سطور دیگر وجود نداشته باشد .
6- چکهای باطله با قلم قرمز و به صورت ضربدر روی چک مشخص و با عبارت ((باطل شد)) ممهور و ضمن سوراخ نمودن این قبیل چکها ، ضمیمه دسته چک شود .
7- چکهای صادره درمحل مناسبی نگهداری ونسبت به واریز آنها به حساب‌های مربوط به موقع اقدام شود .
8- صورت حساب‌های بانکی می بایست همه ماهه از بانک دریافت و به نحو مرتبی نگهداری شود ؛ اخذ روزانه صورت حساب های بانکی از طریق سیستم های الکترونیکی به منظور تسریع در اعمال کنترلهای داخلی وجوه نقد توصیه می گردد .
9- صورت های مغایرت های بانکی می بایست همه ماهه توسط فردی غیر از مسئول و یا متصدی صدور چک تهیه و اقلام باز صورت مغایرت پیگیری شود ؛ کنترل دایمی مغایرت های بانکی توسط شخص ذیحساب ضروری است و در صورت مشاهده موارد مشکوک ، موضوع از طریق بانک عامل پیگیری شود .
10- صورت مغایرتهای بانکی به ریز اقلام ، با ذکر شماره ، چک و شرح چک و یا اعلامیه بین راهی به طور اصولی و صحیح تهیه و تنظیم گردد .
11- هنگام بررسی صورت های مغایرت بانکی ، فهرست چکها و برداشت هایی که وجه آنها از بانک دریافت شده و در دفاتر امور مالی ثبت نشده ، کنترل و تا رفع مغایرت یا کشف مفسده ریشه یابی و پیگیری شود .
12- وجوه فاقد مشخصات و چک های صادره و مراجعه نشده به بانک که مهلت قانونی آن منقضی شده است ، تعیین تکلیف شود .
13- به منظور اعمال کنترل بر حساب های بانکی عاملین ذیحساب و سایر ماموران مالی ، ضمن رعایت تکالیف قانونی ایشان و اعمال کنترلهای لازم ، در مورد تهیه و تنظیم و ارایه به موقع حساب توسط ایشان در فواصل زمانی طی سال جهت کنترل بیشتر ، یکی از کارکنان واجد صلاحیت جهت بررسی حساب عاملین مربوط به واحد مربوطه اعزام گردد .
14- نسبت به انسداد حساب های بانکی سنتی و راکد و انتقال موجودی آن به حساب های بانکی متمرکز (online) و یا خزانه و تحویل دسته چک های قبلی استفاده نشده به بانک عامل ، اقدام قانونی انجام پذیرد.
15- دسته چکهای کلیه حساب‌های بانکی به یکی از کارکنان واجد صلاحیت تحویل و اقدام قانونی به منظور قبول مسئولیت حفظ ، نگهداری و کنترل حساب‌های بانکی انجام شود .
16- رعایت کامل مفاد بخشنامه شماره 3986/
17- چکهای صادره به قید عبارت مورد شرط (سه ماه تاریخ اعتبار) به لحاظ رعایت قانون صدور چک و نامه شماره نب /464 مورخ 4/2/1373 بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران ممهور گردد
@hospitalaccounting
کانال تلگرام @hospitalaccounting
منبع : سایت حسابداری بیمارستان