آموزش ارسال گروهی صورتحساب الکترونیکی به سامانه مؤدیان با فایل Excel

ارسال صورتحساب الکترونیکی یکی از تکالیف مهم مؤدیان در سامانه مؤدیان است. در مجموعه‌هایی که تعداد صورتحساب‌ها زیاد است، ثبت تک‌تک صورتحساب‌ها به‌صورت دستی زمان‌بر بوده و احتمال بروز خطا را افزایش می‌دهد. در چنین شرایطی می‌توان اطلاعات را از سیستم مالی استخراج کرد، در قالب Excel آماده نمود و از طریق سامانه واسط یا شرکت معتمد، صورتحساب‌ها را به‌صورت گروهی به سامانه مؤدیان ارسال کرد.

در این آموزش، تمام مراحل از ورود به درگاه سازمان امور مالیاتی تا تهیه فایل Excel، ارسال گروهی صورتحساب و کنترل نتیجه نهایی توضیح داده می‌شود.

سامانه مؤدیان با سامانه ارسال Excel چه تفاوتی دارد؟

قبل از شروع کار باید این موضوع کاملا روشن باشد.

برای انجام این فرآیند معمولا با دو محیط متفاوت سروکار داریم:

۱. درگاه ملی خدمات الکترونیک سازمان امور مالیاتی

نشانی:

https://my.tax.gov.ir

از این درگاه برای ورود به پرونده مالیاتی، دسترسی به کارپوشه سامانه مؤدیان، تنظیمات عضویت و مشاهده وضعیت صورتحساب‌ها استفاده می‌شود.

۲. سامانه ارسال صورتحساب

اگر مؤسسه برای ارسال صورتحساب از خدمات یک شرکت معتمد ارائه‌کننده خدمات مالیاتی استفاده کند، فایل Excel در سامانه همان شرکت بارگذاری می‌شود.

بنابراین نباید در "my.tax.gov.ir" به دنبال گزینه‌ای با عنوان «بارگذاری Excel صورتحساب» بگردید.

فرآیند به‌طور خلاصه به این شکل است:

سیستم مالی مؤسسه → فایل Excel → سامانه شرکت معتمد → سامانه مؤدیان سازمان امور مالیاتی

بخش اول: ورود به سامانه مؤدیان

مرحله ۱ - ورود به درگاه ملی خدمات مالیاتی

ابتدا وارد نشانی زیر شوید:

my.tax.gov.ir

اطلاعات کاربری مؤدی را وارد کرده و مراحل احراز هویت را انجام دهید.

پس از ورود، اطلاعات پرونده یا پرونده‌های مالیاتی متعلق به مؤدی در دسترس قرار می‌گیرد.

مرحله ۲ - ورود به کارپوشه سامانه مؤدیان

از صفحه اصلی درگاه، گزینه:

«ورود به کارپوشه»

را انتخاب کنید.

در صورتی که مؤدی دارای چند پرونده مالیاتی باشد، پرونده مربوط به مؤسسه یا محل فعالیتی را که قصد ارسال صورتحساب آن را دارید انتخاب کنید.

از این مرحله وارد کارپوشه سامانه مؤدیان می‌شوید.

کارپوشه محل اصلی مدیریت ارتباط مؤدی با سامانه مؤدیان است و اطلاعات صورتحساب‌های ارسال‌شده نیز در همین محیط قابل پیگیری خواهد بود.

بخش دوم: کنترل عضویت و شناسه یکتای حافظه مالیاتی

این قسمت عمدتا مربوط به راه‌اندازی اولیه است و لازم نیست برای هر بار ارسال صورتحساب تکرار شود.

در کارپوشه وارد بخش:

عضویت ← شناسه‌های یکتای حافظه مالیاتی

شوید.

شناسه یکتای حافظه مالیاتی شناسه‌ای است که برای حافظه مالیاتی مؤدی صادر می‌شود و در فرآیند صدور صورتحساب‌های الکترونیکی مورد استفاده قرار می‌گیرد.

اگر شناسه قبلا ایجاد و فعال شده است، نیازی به ایجاد مجدد آن نیست.

در غیر این صورت گزینه مربوط به:

«درخواست شناسه یکتای حافظه مالیاتی»

را انتخاب کنید.

در ادامه سامانه درباره روش ارسال صورتحساب سؤال می‌کند.

روش ارسال ممکن است از جمله به یکی از شکل‌های زیر باشد:

• ارسال توسط خود مؤدی؛
• ارسال از طریق شرکت معتمد با کلید مؤدی؛
• ارسال از طریق شرکت معتمد با کلید شرکت معتمد.

روش صحیح باید براساس قراردادی که مؤسسه با شرکت معتمد دارد انتخاب شود.

پس از تکمیل فرآیند، شناسه یکتای حافظه مالیاتی در اختیار مؤدی قرار می‌گیرد.

بخش سوم: ورود به سامانه شرکت معتمد

پس از انجام تنظیمات اولیه سامانه مؤدیان، برای تهیه و ارسال گروهی صورتحساب وارد سامانه شرکت معتمد ارائه‌کننده خدمات مالیاتی طرف قرارداد مؤسسه شوید.

نشانی این سامانه برای همه مؤدیان یکسان نیست و بستگی دارد مؤسسه از خدمات کدام شرکت معتمد استفاده کند.

پس از ورود، معمولا بخشی با عناوینی مانند:

صورتحساب‌ها

مدیریت صورتحساب

یا

صورتحساب الکترونیکی

وجود دارد.

وارد این قسمت شوید.

بخش چهارم: ایجاد صورتحساب جدید

برای شروع، گزینه:

«ایجاد صورتحساب جدید»

را انتخاب کنید.

در این قسمت ابتدا مشخصات کلی صورتحساب تعیین می‌شود.

برای یک صورتحساب فروش عادی کالا یا خدمت ممکن است تنظیمات به شکل زیر باشد:

موضوع صورتحساب: اصلی

نوع صورتحساب: نوع اول

الگوی صورتحساب: فروش کالا و خدمات

سپس گزینه ادامه را انتخاب کنید.

توجه داشته باشید نوع و الگوی صورتحساب باید متناسب با معامله واقعی انتخاب شود و تنظیمات بالا برای همه معاملات الزاما یکسان نیست.

بخش پنجم: دریافت فایل Excel

پس از تعیین مشخصات صورتحساب، روش ثبت یا ورود گروهی اطلاعات را انتخاب کنید.

در این بخش معمولا امکان دریافت قالب Excel وجود دارد.

فایل Excel را دانلود کنید.

ساختار فایل توسط سامانه تعیین شده است؛ بنابراین بهتر است:

نام ستون‌ها تغییر نکند؛

ترتیب ستون‌ها بدون دلیل تغییر نکند؛

ستون‌های اصلی حذف نشوند؛

و قالب فایل نیز تغییر داده نشود.

در بسیاری از قالب‌ها در بالای هر ستون توضیح داده شده که چه نوع اطلاعاتی باید در آن وارد شود.

این توضیحات را حتما قبل از تکمیل فایل مطالعه کنید.

بخش ششم: تهیه اطلاعات از سیستم مالی

اکنون وارد نرم‌افزار یا سیستم مالی مؤسسه شوید.

از قسمت گزارش‌های مالی، اطلاعات مربوط به فروش یا ارائه خدماتی را که باید برای آنها صورتحساب صادر شود استخراج کنید.

اطلاعات موردنیاز ممکن است شامل موارد زیر باشد:

• تاریخ
• اطلاعات خریدار
• کد یا شناسه خریدار
• شرح کالا یا خدمت
• مبلغ
• تعداد یا مقدار
• مبلغ تخفیف
• مالیات و عوارض
• مبلغ نهایی

گزارش را ترجیحا به Excel منتقل کنید.

توجه داشته باشید:

فایل Excel خروجی سیستم مالی همان فایل قابل ارسال به سامانه مؤدیان نیست.

این فایل فقط منبع اطلاعات شماست و اطلاعات آن باید در قالب استاندارد Excel سامانه ارسال صورتحساب قرار گیرد.

بخش هفتم: تطبیق اطلاعات با قالب صورتحساب

در این مرحله بهتر است دو فایل Excel را همزمان باز کنید:

1. فایل خروجی سیستم مالی

1. قالب Excel صورتحساب الکترونیکی

سپس مشخص کنید هر ستون از سیستم مالی باید به کدام ستون قالب صورتحساب منتقل شود.

برای مثال:

کد یا شناسه خریدار

→ ستون مشخصات خریدار

شرح خدمت

→ کالا یا خدمت

مبلغ

→ مبلغ واحد یا مبلغ صورتحساب

مالیات

→ مبلغ مالیات و عوارض

این مرحله در مجموعه‌های بزرگ اهمیت زیادی دارد؛ زیرا اگر نگاشت اطلاعات یک‌بار به‌درستی طراحی شود، دفعات بعد بخش زیادی از فرآیند قابل انجام به‌صورت خودکار خواهد بود.

بخش هشتم: اطلاعات خریدار

مشخصات خریدار باید با دقت تکمیل شود.

بسته به نوع خریدار و صورتحساب، ممکن است اطلاعاتی مانند موارد زیر موردنیاز باشد:

• نام یا عنوان خریدار
• نوع شخص
• کد ملی
• شناسه ملی
• شماره اقتصادی
• سایر اطلاعات موردنیاز قالب

یکی از خطاهای مهم در Excel مربوط به شناسه‌هاست.

برای مثال اگر شناسه طولانی باشد، Excel ممکن است آن را به شکل زیر نمایش دهد:

1.23457E+12

یا صفر ابتدای کد را حذف کند.

برای جلوگیری از این مشکل، ستون‌هایی مانند:

کد ملی

شناسه ملی

شماره اقتصادی

شناسه کالا یا خدمت

را ترجیحا با فرمت:

Text

نگهداری کنید.

بخش نهم: تعیین شناسه کالا یا خدمت

برای کالا یا خدمتی که در صورتحساب درج می‌شود باید شناسه کالا یا خدمت صحیح انتخاب شود.

در این قسمت حداقل موارد زیر باید با یکدیگر تطبیق داده شوند:

عنوان کالا یا خدمت

شناسه کالا یا خدمت

نرخ مالیات و عوارض مربوطه

در مؤسساتی که خدمات متنوعی ارائه می‌کنند بهتر است یک جدول مرجع تهیه شود.

برای مثال:

شرح خدمت	شناسه کالا/خدمت	نرخ مالیات
خدمت شماره ۱	شناسه مربوط	نرخ مربوط
خدمت شماره ۲	شناسه مربوط	نرخ مربوط
خدمت شماره ۳	شناسه مربوط	نرخ مربوط

در این صورت هنگام تهیه فایل، شناسه و نرخ مربوط به هر خدمت می‌تواند به‌صورت خودکار از جدول مرجع فراخوانی شود.

بخش دهم: تکمیل مبلغ صورتحساب

مبالغ موجود در فایل باید با یکدیگر سازگار باشند.

به‌طور کلی کنترل کنید:

مبلغ قبل از تخفیف − تخفیف = مبلغ بعد از تخفیف

و سپس:

مبلغ بعد از تخفیف + مالیات و عوارض = مبلغ نهایی صورتحساب

اگر فایل دارای تعداد زیادی ردیف است، بهتر است برای این کنترل‌ها در فایل واسط Excel فرمول تعریف کنید.

مثلا یک ستون با عنوان:

وضعیت کنترل

داشته باشید که اگر محاسبات درست بود:

صحیح

و در صورت اختلاف:

مغایرت

را نمایش دهد.

بخش یازدهم: کنترل نرخ مالیات

برای همه خدمات نباید بدون بررسی یک نرخ مالیاتی ثابت در نظر گرفته شود.

ابتدا مشخص کنید کالا یا خدمت:

• مشمول مالیات است؛
• نرخ خاص دارد؛
• یا مشمول معافیت قانونی است.

سپس نرخ مربوط به همان کالا یا خدمت در فایل قرار گیرد.

یکی از کنترل‌های مهم فایل باید این باشد:

شناسه کالا/خدمت ↔ نرخ مالیات

با یکدیگر مطابقت داشته باشند.

بخش دوازدهم: کنترل تاریخ صورتحساب

تاریخ صورتحساب باید براساس قالب مورد پذیرش سامانه وارد شود.

Excel گاهی تاریخ را به‌صورت خودکار تغییر می‌دهد یا فقط نحوه نمایش آن را عوض می‌کند.

بنابراین صرفا به ظاهر سلول اعتماد نکنید.

قبل از ارسال فایل، چند تاریخ را به‌صورت نمونه بررسی کنید تا مطمئن شوید مقدار واقعی آنها نیز صحیح است.

بخش سیزدهم: تبدیل فرمول‌ها به مقدار

اگر برای آماده‌سازی اطلاعات از فرمول‌های Excel استفاده کرده‌اید، بهتر است فایل نهایی به فایل‌های دیگر وابسته نباشد.

پس از انجام محاسبات می‌توانید اطلاعات نهایی را کپی کرده و با استفاده از:

Paste Special → Values

به مقدار ثابت تبدیل کنید.

این کار از ایجاد مشکل ناشی از حذف فایل‌های مرجع یا تغییر آدرس آنها جلوگیری می‌کند.

بخش چهاردهم: کنترل نهایی Excel

قبل از بارگذاری فایل حتما این موارد را کنترل کنید:

• تعداد صورتحساب‌ها صحیح است.
• مشخصات خریدار درست است.
• کد ملی یا شناسه ملی تغییر نکرده است.
• شناسه کالا یا خدمت صحیح است.
• نرخ مالیات صحیح است.
• تاریخ صحیح است.
• تعداد یا مقدار صحیح است.
• مبلغ واحد صحیح است.
• تخفیف صحیح است.
• مبلغ مشمول صحیح است.
• مالیات و عوارض صحیح است.
• مبلغ نهایی صحیح است.

یک کنترل بسیار مفید این است که جمع کل فایل را با گزارش سیستم مالی تطبیق دهید.

یعنی:

جمع اطلاعات سیستم مالی = جمع فایل آماده ارسال

همچنین جمع مالیات و جمع مبلغ نهایی نیز جداگانه کنترل شود.

بخش پانزدهم: بارگذاری فایل Excel

پس از آماده‌شدن فایل، دوباره وارد سامانه شرکت معتمد شوید.

به قسمت مربوط به:

صورتحساب الکترونیکی → ارسال گروهی / بارگذاری Excel

مراجعه کنید.

فایل تکمیل‌شده را انتخاب و بارگذاری کنید.

سامانه فایل را بررسی می‌کند.

اگر اطلاعات یا ساختار فایل دارای ایراد باشد، ممکن است برای برخی ردیف‌ها خطا نمایش داده شود.

در این حالت:

فایل را ارسال نهایی نکنید.

ابتدا خطاها را بررسی و اصلاح کنید و سپس فایل اصلاح‌شده را مجددا بارگذاری نمایید.

بخش شانزدهم: کنترل صورتحساب‌های ایجادشده

پس از بارگذاری موفق، صورتحساب‌های ایجادشده را مشاهده کنید.

در فایل‌های حجیم بهتر است چند ردیف به‌صورت نمونه کنترل شود.

پیشنهاد می‌شود حداقل:

یک صورتحساب از ابتدای فایل

یک صورتحساب از وسط فایل

و یک صورتحساب از انتهای فایل

باز شود.

در هر نمونه کنترل کنید:

• خریدار صحیح باشد؛
• تاریخ صحیح باشد؛
• کالا یا خدمت صحیح باشد؛
• شناسه کالا یا خدمت صحیح باشد؛
• مبلغ صحیح باشد؛
• نرخ مالیات صحیح باشد؛
• مبلغ مالیات صحیح باشد؛
• مبلغ نهایی صحیح باشد.

بخش هفدهم: ارسال گروهی صورتحساب

پس از اطمینان از صحت اطلاعات، صورتحساب‌ها را انتخاب کنید.

سپس گزینه‌ای مانند:

«ثبت و ارسال»

یا

«ارسال گروهی صورتحساب»

را انتخاب کنید.

در این مرحله معمولا پیام تأیید نمایش داده می‌شود.

قبل از تأیید نهایی یک بار دیگر تعداد صورتحساب‌هایی که برای ارسال انتخاب شده‌اند را کنترل کنید.

سپس ارسال را تأیید کنید.

بخش هجدهم: ارسال فایل با ارسال صورتحساب فرق دارد

یکی از نکات بسیار مهم این فرآیند این است که:

بارگذاری موفق Excel به معنی ارسال موفق صورتحساب به سازمان امور مالیاتی نیست.

فرآیند کامل عبارت است از:

بارگذاری Excel

↓

ساخت صورتحساب

↓

کنترل اطلاعات

↓

ارسال گروهی

↓

ارسال به سامانه مؤدیان

↓

دریافت نتیجه پردازش

بنابراین بعد از آپلود فایل، کار تمام نشده است.

بخش نوزدهم: کنترل وضعیت نهایی در سامانه مؤدیان

بعد از ارسال، دوباره می‌توانید به:

my.tax.gov.ir

مراجعه کنید.

وارد:

کارپوشه سامانه مؤدیان

و پرونده مربوط شوید.

صورتحساب‌های ارسال‌شده باید در بخش مربوط به صورتحساب‌ها قابل مشاهده و پیگیری باشند.

هدف از این کنترل این است که مطمئن شویم اطلاعات فقط در سامانه واسط ثبت نشده، بلکه فرآیند ارسال آن به سامانه مؤدیان نیز انجام شده است.

صورتحساب الکترونیکی زمانی اهمیت نهایی پیدا می‌کند که مطابق ضوابط سامانه مؤدیان ثبت و برای آن اطلاعات مالیاتی مربوط ایجاد شده باشد.

خطاهای رایج

۱. حذف صفر ابتدای شناسه

علت:

فرمت عددی Excel.

راه‌حل:

قبل از ورود اطلاعات، Format ستون را روی Text قرار دهید.

۲. نمایش شناسه به‌صورت E+

مثلا:

1.2568E+13

علت:

طول زیاد عدد.

راه‌حل:

شناسه را به‌صورت Text وارد کنید و مقدار اصلی را مجددا کنترل کنید.

۳. شناسه اشتباه کالا یا خدمت

شرح خدمت باید با شناسه‌ای که برای آن وارد شده مطابقت داشته باشد.

استفاده از یک شناسه برای چند خدمت متفاوت بدون بررسی می‌تواند باعث ثبت اطلاعات نادرست شود.

۴. مغایرت مبلغ

اگر:

مبلغ پایه، تخفیف، مالیات و مبلغ نهایی

با یکدیگر سازگار نباشند، اطلاعات باید قبل از ارسال اصلاح شوند.

۵. اختلاف تعداد ردیف‌ها

مثلا گزارش مالی دارای ۵۰۰ رکورد است اما فایل نهایی فقط ۴۹۲ صورتحساب دارد.

در چنین شرایطی ابتدا علت اختلاف پیدا شود.

ممکن است:

• برخی ردیف‌ها فیلتر شده باشند؛
• تعدادی حذف شده باشند؛
• برخی رکوردها تکراری باشند؛
• یا بعضی ردیف‌ها شرایط صدور صورتحساب نداشته باشند.

۶. انتخاب اشتباه نوع صورتحساب

قبل از تکمیل فایل بررسی کنید:

موضوع صورتحساب

نوع صورتحساب

الگوی صورتحساب

درست انتخاب شده باشند.

اشتباه در این مرحله می‌تواند باعث شود اطلاعات فایل با ساختار مورد انتظار سامانه تطابق نداشته باشد.

پیشنهاد برای واحدهای مالی با تعداد صورتحساب زیاد

اگر این فرآیند هر ماه یا به‌صورت مستمر انجام می‌شود، بهتر است اطلاعات مستقیما از گزارش سیستم مالی به قالب نهایی Copy/Paste نشوند.

یک فایل واسط Excel طراحی کنید.

ساختار پیشنهادی:

Sheet 1: خروجی سیستم مالی

اطلاعات خام مستقیما در این قسمت قرار گیرد.

Sheet 2: جدول خریداران

کد ملی، شناسه ملی و اطلاعات طرف حساب‌ها نگهداری شود.

Sheet 3: کالا و خدمات

شرح خدمت، شناسه کالا/خدمت و نرخ مالیات در این قسمت ثبت شود.

Sheet 4: کنترل‌ها

مغایرت مبلغ، شناسه ناقص، تاریخ اشتباه و سایر خطاها مشخص شوند.

Sheet 5: خروجی نهایی

اطلاعات دقیقا مطابق قالب موردنیاز سامانه شرکت معتمد تولید شود.

در این صورت فرآیند آینده از:

چند ساعت ورود دستی اطلاعات

به:

دریافت گزارش → قرار دادن در Excel → کنترل → ارسال

تبدیل می‌شود.

چک‌لیست نهایی ارسال صورتحساب

قبل از زدن دکمه «ارسال گروهی» این چک‌لیست را کنترل کنید:

• پرونده مالیاتی صحیح انتخاب شده است.
• شناسه یکتای حافظه مالیاتی فعال است.
• سامانه شرکت معتمد صحیح انتخاب شده است.
• موضوع صورتحساب صحیح است.
• نوع صورتحساب صحیح است.
• الگوی صورتحساب صحیح است.
• اطلاعات خریدار صحیح است.
• شناسه ملی و کد ملی کنترل شده است.
• شناسه کالا یا خدمت صحیح است.
• نرخ مالیات صحیح است.
• تاریخ صحیح است.
• تعداد یا مقدار صحیح است.
• مبلغ صحیح است.
• مبلغ مالیات صحیح است.
• مبلغ نهایی صحیح است.
• تعداد ردیف‌ها کنترل شده است.
• جمع فایل با سیستم مالی تطبیق دارد.
• فایل Excel بدون خطا بارگذاری شده است.
• چند صورتحساب به‌صورت نمونه کنترل شده‌اند.
• ارسال گروهی انجام شده است.
• نتیجه ارسال در سامانه مؤدیان کنترل شده است.

جمع‌بندی

ارسال گروهی صورتحساب الکترونیکی با Excel را می‌توان در سه بخش اصلی خلاصه کرد:

۱. آماده‌سازی سامانه مؤدیان

my.tax.gov.ir

↓

ورود به کارپوشه

↓

انتخاب پرونده

↓

کنترل عضویت و شناسه یکتای حافظه مالیاتی

۲. تهیه و ارسال صورتحساب

سیستم مالی

↓

دریافت گزارش

↓

آماده‌سازی Excel

↓

تعیین اطلاعات خریدار

↓

تعیین شناسه کالا یا خدمت

↓

کنترل مبلغ و مالیات

↓

ورود به سامانه شرکت معتمد

↓

بارگذاری Excel

↓

کنترل صورتحساب‌ها

↓

ارسال گروهی

۳. کنترل نهایی

سامانه شرکت معتمد

↓

ارسال به سامانه مؤدیان

↓

ورود مجدد به کارپوشه

↓

کنترل وضعیت صورتحساب‌های ارسال‌شده

مهم‌ترین نکته این است که بارگذاری Excel پایان فرآیند نیست. فایل ابتدا باید به صورتحساب تبدیل شود، صورتحساب‌ها کنترل و ارسال شوند و در نهایت وضعیت آنها در سامانه مؤدیان مورد بررسی قرار گیرد.

منبع : سایت حسابداری بیمارستان
کانال تلگرام @hospitalaccounting