نحوه پلاک کوبی، کدینگ و برچسب گذاری اموال دولتی در دانشگاه علوم پزشکی
کنترل و حفاظت از اموال، یکی از وظایف مهم مدیریت هر مجموعه است. پلاک‌کوبی، کدینگ و برچسب‌گذاری اموال و دارایی‌های ثابت، از راهکارهای موثر برای رسیدن به این هدف به شمار می‌روند. کنترل درست و اثربخش اموال باید از همان زمان آغاز به کار یک مجموعه اعمال شود؛ به همین دلیل، تخصیص کد اموال به هر قلم از دارایی‌های ثابت می‌تواند به عنوان زیربنای سیستم اموال و راهی برای کنترل آن به کار رود.
پلاک‌کوبی و برچسب‌گذاری اموال و دارایی‌های ثابت چیست؟
برچسب اموال یعنی اختصاص یک کد یا شناسه خاص به یک دارایی، برای کنترل موثر آن در یک واحد اقتصادی. کدینگ اموال هم چیزی جز همین اختصاص کد و شناسه به هر قلم دارایی نیست. پلاک‌کوبی یا برچسب‌گذاری اموال و دارایی‌ها در زمان شروع بهره‌برداری از آن دارایی انجام می‌شود.
با تخصیص کد و شناسه به اموال می‌توان مشخصات و اطلاعات هر دارایی را در هر مقطع زمانی در اختیار مدیریت قرار داد؛ اطلاعاتی مانند بهای تمام‌شده، تاریخ بهره‌برداری، نرخ و روش استهلاک، مبلغ استهلاک انباشته، مرکز هزینه و محل استقرار، شخص تحویل‌گیرنده و استفاده‌کننده دارایی، ملحقات آن و دیگر اطلاعات مرتبط.
بنابراین اختصاص شناسه به اموال با ارزش، یکی از روش‌های کنترل اموال است. این کار سبب می‌شود از مفقود شدن دارایی، احتساب بیش از یک‌بار آن، سرقت و از قلم افتادن یک دارایی جلوگیری شود.
نکته: بر اساس بخشنامه ابلاغی وزارت امور اقتصادی و دارایی، اموال منقول غیرمصرفی دولتی که بهای تمام‌شده آنها در زمان تحصیل دست‌کم ۱٫۵ درصد حدنصاب معاملات کوچک باشد، نیاز به برچسب اموال دارند.
شاخص مرتبط: آیا پلاک‌کوبی اموال مبتنی بر بارکد انجام پذیرفته است؟
مواردی که هنگام پلاک‌کوبی باید مورد توجه قرار گیرند
- پلاک اموال باید در قسمتی از دارایی نصب شود که به‌راحتی قابل مشاهده باشد.
- پلاک باید در محلی نصب شود که با گذشت زمان از بین نرود و از دارایی جدا نشود.
- نصب پلاک باید در جایی انجام گیرد که به ارزش دارایی صدمه‌ای وارد نکند.
- مشخصات درج‌شده روی پلاک اموال باید خوانا و دقیق باشد.
کدام اموال به برچسب نیاز دارند و کدام نیاز ندارند؟
- اموال در حکم مصرفی که ارزش کمی دارند ولی ممکن است سازمان بیش از یک سال از آنها استفاده کند، مانند ماشین‌حساب، ماشین دوخت و ساعت دیواری، نیازی به برچسب ندارند و فقط اطلاعات آنها برای کنترل اموال در سیستم نظام نوین مالی ثبت می‌شود.
- پلاک اموالی که عمر مفید آنها به پایان رسیده و اصطلاحا به مرحله اسقاط رسیده‌اند، تا زمانی که در سازمان وجود دارند برای کنترل اموال حفظ می‌شود و حذف نخواهد شد.
- اموالی که به صورت امانی نزد سازمان نگهداری می‌شوند، نیازی به برچسب اموال ندارند.
- اموالی که خریداری و در انبار نگهداری می‌شوند و هنوز آماده بهره‌برداری نیستند، نیازی به برچسب اموال ندارند.
- به اموالی که به صورت هدیه یا کمک در اختیار سازمان قرار می‌گیرند، برچسب اموال تعلق می‌گیرد.
خروج اموال از دستگاه و صدور پروانه خروج
بر اساس ماده ۲۱ آیین‌نامه اموال دولتی، خروج مال از وزارتخانه یا موسسه دولتی باید با رعایت مقررات این آیین‌نامه و مجوز مقامات مجاز دستگاه ذی‌ربط و با صدور پروانه خروج انجام شود. این پروانه باید شامل مشخصات کامل مال و تعیین واحد گیرنده باشد و به امضای امین اموال و رییس اداره ذی‌ربط برسد. پروانه‌های یادشده باید در دفاتری که به همین منظور تهیه شده‌اند ثبت شوند.
همچنین بر اساس ماده ۷ آیین‌نامه مربوط به شرایط و طرز انتخاب و حدود وظایف و مسئولیت‌های امین اموال، هرگاه مالی باید به طور موقت یا دائم و با رعایت مقررات از واحد اداری ذی‌ربط خارج شود، امین اموال موظف است با توجه به مجوز صادرشده از سوی مقامات مجاز دستگاه، پروانه خروجی که دارای شماره ترتیب و حاوی مشخصات کامل مال باشد در سه نسخه صادر کند؛ نسخه اول به خارج‌کننده مال، نسخه دوم به واحد انتظامات و نسخه سوم نزد خود امین اموال نگهداری می‌شود. این پروانه باید به امضای امین اموال و مقام مجاز ذی‌ربط برسد.
- تبصره ۱: خروج خودروهای دولتی به منظور خدمت‌رسانی یا ماموریت اداری، از شمول این ماده خارج است و تابع ضوابط مربوط به خود می‌باشد.
- تبصره ۲: خروج دوچرخه، موتورسیکلت و سایر وسایل نقلیه‌ای که به منظور خدمات یا انجام وظایف اداری تحویل کارکنان شده یا می‌شود و مسئولیت حفظ و نگهداری آنها بر عهده شخص تحویل‌گیرنده است، از شمول این ماده خارج است.
- تبصره ۳: خروج موقت کتاب و نظایر آن از کتابخانه‌ها، تابع ضوابط خاص خود می‌باشد.
- تبصره ۴: اگر مالی بدون پروانه خروج موضوع این ماده از واحد اداری ذی‌ربط خارج شود، مسئولیت آن بر عهده واحد انتظامات مربوط خواهد بود.
شاخص مرتبط: آیا نظارت بر ثبت و خروج اموال به واسطه تعمیر، انتقال قطعی، اهدا و مانند آن، طبق فرم مصوب انجام شده است؟
منبع: دانشگاه علوم پزشکی اصفهان — مدیریت اموال، املاک و مستغلات
دانلود فایل کامل (PDF): آشنایی با نحوه نظارت و ارزشیابی دارایی های ثابت
کانال تلگرام @hospitalaccounting
منبع : سایت حسابداری بیمارستان