نحوه نگهداري، ميكروفيلم، امحا اسناد و مدارك مالي و تعرفه خدمات مربوطه

ديوان محاسبات

شيوه نامه

نحوه نگهداري، ميكروفيلم، امحا اسناد و مدارك مالي و تعرفه خدمات مربوطه

(موضوع مواد 39 و 40 قانون ديوان محاسبات كشور ، دستورالعمل و اصلاحيه مربوطه)

كد سند : -8801 04-02

ديوان محاسبات استان تهران

ديوان محاسبات كشور شيوه نامه نحوه نگهداري، ميكروفيلم و امحا اسناد و مدارك مالي و تعرفه خدمات مربوطه

(صفحه 1 از 32)

فهرست مطالب عنوان صفحه ـ هدف 2 ـ دامنه كاربرد 2 ـ مسئوليت و اختيار 2 ـ تعاريف 2 ـ بخش اول : نحوه نگهداري اسناد و مدارك مالي 4 ـ بخش دوم : نحوه تبديل اسناد و مدارك مالي به ميكروفيلم 5 ـ بخش سوم : نحوه امحاي اسناد و مدارك مالي 8 ـ بخش چهارم : تعرفه خدمات تبديل اسناد و مدارك مالي به ميكروفيلم 10 ـ گردش كار 11 ـ اعتبار 12 ـ فهرست فرم ها و پيوست ها 13

ديوان محاسبات كشور شيوه نامه نحوه نگهداري، ميكروفيلم و امحا اسناد و مدارك مالي و تعرفه خدمات مربوطه

(صفحه 2 از 32) 1 ـ هدف به منظور تسهيل در اجراي صحيح مواد (39) و (40) قانون ديوان محاسبات كشور و در راستاي كاهش هزينه هاي مالي ناشي از نگهداري اسناد ، افزايش بهره وري نيروي انساني، تبديل اطلاعات منطبق با روش‌هاي روز و تجهيزات جديد با سرعت و دقت مناسب و جلوگيري از سو استفاده احتمالي از اسناد و مدارك مالي شيوه نامه حاضر تهيه گرديده است .

2 ـ دامنه كاربرد : اسناد و مدارك مالي موضوع ماده يك دستورالعمل تبصره ماده 39 قانون ديوان محاسبات كشور .

3 ـ مسئوليت و اختيار : مسئوليت اجراي شيوه نامه « حسب مورد» بر عهده مديران كل ديوان محاسبات استان‌ها و حسابرسان كل بوده و مسئوليت هماهنگي امور جهت حسن اجراي شيوه نامه با مدير كل ديوان محا سبات استان تهران مي باشد . مدير كل ديوان محاسبات استان تهران هر سه ماه يك بار گزارشي از فرآيند اجراي شيوه نامه را به معاونت برنامه ريزي و امور اجرايي ارائه مي نمايد .

4 اـ تع ريف :

1-4- دستگاه اجرايي دستگاههاي مذكور در تبصره ماده 2( ) قانون ديوان محاسبات كشور مشعر بر كليه وزارتخانه ها، سازمان‌ها، موسسات، شركتهاي دولتي و ساير واحدهايي كه به نحوي از انحا از بودجه كل كشور استفاده مي نمايند و به طور كلي هر واحد اجرايي كه بر طبق اصول (44) و (45) قانون اساسي مالكيت عمومي بر آنها مترتب بشود مي باشد. واحدهايي كه مشمول مقررات عمومي در مورد آنها مستلزم ذكر نام است نيز مشمول اين تعريف مي باشند .

2-4- اسناد و مدارك مالي طبق تعريف مندرج در ماده 1( ) دستورالعمل تبصره ماده (39) قانون ديوان محاسبات كشور ( عناوين صورتحساب‌هاي مالي، حساب‌هاي درآمد و هزينه و دفاتر و اسناد و مدارك مربوط و گزارشاتي كه توسط دستگاهها به ديوان محاسبات تحويل و يا توسط ديوان تهيه مي

ديوان محاسبات كشور شيوه نامه نحوه نگهداري، ميكروفيلم و امحا اسناد و مدارك مالي و تعرفه خدمات مربوطه

(صفحه 3 از 32)

3-4- ميكروفيلم : فيلمي است براي ذخيره اطلاعات نوشتاري در اندازه بسيار كوچك با قابليت بزرگ نمايي و چاپ

4-4- ميكرو فيش : قطعه اي است از فيلم حاوي اطلاعات نوشتاري در اندازه بسيار كوچك با قابليت بزرگ نمايي و چاپ

5-4- داده پيام : طبق تعريف مندرج در ماده 2( ) قانون تجارت الكترونيك عبارت از هر نمادي از واقعه، اطلاعات يا مفهوم است كه با وسايل الكترونيكي، نوري و يا فناوري هاي جديد اطلاعات توليد، ارسال، دريافت، ذخيره و پردازش مي شود .

6-4- رول ميكروفيلم : منظور رول فيلم 16 ميلي متري 215 فوتي يك حلقه ميكروفيلم مي باشد كه در صورت نگارش توسط باريكه ليزر بر روي آن امكان ذخيره 12000 تا 24000 فريم را در خود خواهد داشت .

7-4 واسط بادوام: طبق تعريف مندرج در بند (ق) ماده 2( ) قانون تجارت الكترونيك عبارت از وسايلي است كه به موجب آن مصرف كننده بتواند شخصا " داده پيام " هاي مربوطه را برروي آن ذخيره كند از جمله فلاپي ديسك، ديسك فشرده، ديسك سخت و يا پست الكترونيكي مصرف كننده .

ديوان محاسبات كشور شيوه نامه نحوه نگهداري، ميكروفيلم و امحا اسناد و مدارك مالي و تعرفه خدمات مربوطه

(صفحه 4 از 32)

5- بخش اول : نحوه نگهداري اسناد و مدارك مالي

1-5 – ضوابط

1-1-5- فضاي فيزيكي نگهداري اسناد و مدارك مالي اعم از جاري و راكد بايد متناسب با شرايط استاندارد از قبيل قفسه بندي كافي، عاري از خاك و رطوبت، مجهز به وسايل اخطار و اطفاي حريق كه داراي سيستم ايمني و حفاظتي مطلوب باشد .

2-1-5- رعايت مفاد نامه معاون فني و امور حسابرسي وقت ديوان محاسبات كشور به شماره 16729 مورخ 18 /7/ 1362 و 400/238 /2 مورخ 27 /8/ 1381 به عنوان وزارت امور اقتصادي و دارائي و معاون هزينه و خزانه دار كل كشور الزامي است.

3-1-5- مسئوليت نظارت بر حفظ و نگهداري اسناد و دفاتر مالي به استناد بند 2( ) ماده (31) قانون محاسبات عمومي كشور و ساير قوانين و مقررات مرتبط با موضوع با ذيحسابان ، مديران كل امور مالي و يا عناوين مشابه در دستگاههاي اجرايي خواهد بود .

2-5 – اقدامات اجرايي

1-2-5- اسناد و مدارك مالي بايد به ترتيب شماره ثبت دفتر روزنامه و به تفكيك سال و نوع اعتبار به همراه ضمائم مربوطه در محل مناسب بايگاني و براي حفاظت از آن مسئول مشخصي تعيين گردد .

2-2-5- بر روي برچسب زونكن نام دستگاه اجرايي، نوع اعتبار، سال مربوطه و شماره اسناد موجود در زونكن مانند نمونه ذيل درج گردد. نام دستگاه اجرائي : …… ………… نوع اعتبار / بودجه…………………..: سال : ….. ……………. ……………. شماره اسناد از ……. … تا ……….. شماره زونكن : ………………

3-2-5- در صورت نياز به خارج كردن موقت اسناد از بايگاني يا مشاهده موردي اسناد توسط افراد مجاز داراي حكم ( موضوع بند " 2-2 " نامه 400/238 /2 مورخ 27 /8/ 1381 ) مراتب پس از اخذ رسيد در دفتري ثبت خواهد شد به نحوي كه مشخصات فرد مراجعه كننده، شماره و تاريخ مجوز، ساعت و تاريخ مراجعه، علت درخواست و تاريخ عودت سند به صورت شفاف مشخص شده باشد . مسئوليت تكميل اين دفتر و پيگيري اعاده اسناد به عهده مسئول بايگاني خواهد بود.

ديوان محاسبات كشور شيوه نامه نحوه نگهداري، ميكروفيلم و امحا اسناد و مدارك مالي و تعرفه خدمات مربوطه

(صفحه 5 از 32)

6- بخش دوم : نحوه تبديل اسناد و مدارك مالي به ميكروفيلم

1-6 – ضوابط

1-1-6- اسناد غير قطعي اعم از جاري و سنواتي از قبيل اسناد پيش پرداخت، علي الحساب و تنخواه گردان قبل از منظور شدن به هزينه قطعي قابل ميكروفيلم نمي باشند .

2-1-6- اصل تضمينات ( سفته، ضمانت نامه بانكي و نظاير آن ) و اسناد مالكيت اموال منقول و غيرمنقول قابل ميكروفيلم نمي باشند .

3-1-6- اولويت تبديل اسناد و مدارك مالي به ميكروفيلم با اسناد و مدارك مالي سالهاي برنامه چهارم توسعه (1384 الي 1388) از محل بودجه كل كشور مي باشد .

4-1-6- تعيين اولويت اسناد و مدارك مالي قابل تحويل به ديوان محاسبات و تبديل به ميكروفيلم يا نگهداري عين آنها پس از هماهنگي با مديران كل ديوان محاسبات استان‌ها و حسابرسان كل حسب مورد با ديوان محاسبات استان تهران (اداره ميكروگرافيك و امحاي اسناد ) خواهد بود .

5-1-6- تعيين محل اجراي عمليات تبديل اسناد و مدارك مالي به ميكروفيلم ( در محل دستگاه اجرايي يا ديوان محاسبات ) با تشخيص ديوان محاسبات استان تهران مي باشد .

6-1-6- عمليات تبديل اسناد و مدارك مالي به ميكروفيلم به يكي از طرق

1- راسا توسط ديوان محاسبات كشور

2- توسط دستگاه اجرايي

3- توسط واگذاري به بخش خصوصي و تعاوني با تشخيص ديوان محاسبات استان تهران ( اداره ميكروگرافيك و امحاي اسناد ) صورت مي پذيرد .

7-1-6- امور مربوط به تبديل اسناد طبقه بندي شده به ميكروفيلم قابل واگذاري به بخش غيردولتي نخواهد بود .

8-1-6- در صورت واگذاري امور به بخش غيردولتي كليه مراحل اجراي عمليات ( از ثبت اطلاعات تا ميكروفيلم ) در محل دستگاه اجرايي يا ديوان محاسبات كشور با تشخيص و نظارت ديوان محاسبات استان تهران صورت مي گيرد .

9-1-6- مسئوليت اعلام طبقه بندي اسناد و مدارك مالي با توجه به ضوابط و مقررات به عهده بالاترين مقام دستگاه اجرايي ذيربط خواهد بود .

ديوان محاسبات كشور شيوه نامه نحوه نگهداري، ميكروفيلم و امحا اسناد و مدارك مالي و تعرفه خدمات مربوطه

(صفحه 6 از 32)

10 -1-6- اسناد و مدارك مالي ارائه شده در قالب فايلهاي رايانه اي پس از تاييد مديركل ديوان محاسبات استان / حسابرس كل ذيربط حسب مورد طبق فرم شماره 2( ) قابل تبديل به ميكروفيلم خواهند بود .

تبصره 1) مسئوليت تطبيق ، اصالت و عدم مغايرت فايل رايانه اي ارائه شده به ديوان محاسبات استان تهران با كليه اسناد و مدارك مالي دستگاه اجرايي به عهده ذيحساب ، مدير كل امور مالي و يا عناوين مشابه در دستگاه اجرايي ذيربط مي باشد .

تبصره 2) سامانه هاي رايانه اي فاقد شرايط مندرج در بندهاي (ح)، (ط)، (ي) و (ك) ماده 2( ) و ماده (10) قانون تجارت الكترونيك قابل تبديل به ميكروفيلم نمي باشند .

11 -1-6- در صورت وجود شرايط و امكانات لازم در ديوان محاسبات استانهاتبديل اسناد و مدارك مالي به ميكروفيلم با هماهنگي و نظارت ديوان محاسبات استان تهران امكان پذير خواهد بود .

12 -1-6- فهرست اسناد و مدارك مالي غير موجود، مخدوش، تكراري و كپي شده ج هت اقدام قانوني و رفع اشكال و رفع نقص براي رئيس دستگاه اجرايي ذيربط، ذيحساب ، مدير كل امور مالي و يا عناوين مشابه در دستگاه اجرايي ارسال مي گردد. پس از رفع اشكال و تائيد نهايي مديركل ديوان محاسبات استان يا حسابرس كل ذيربط حسب مورد اقدام بعدي صورت خواهد گرفت .

13 -1-6- ميكروفيلم هاي تهيه شده توسط ديوان محاسبات استان تهران در حكم اسناد اصلي مي باشند .

14 -1-6- ميكروفيلم هاي تهيه شده پس از عكسبرداري طبق اين شيوه نامه به استناد ماده 6 دستورالعمل تبصره ماده 39 قانون ديوان محاسبات كشور و اصلاحيه آن پس از مدت 30 سال قابل امحا خواهند بود .

2-6 – اقدامات اجرايي

1-2-6- ، ذيحساب ، مدير كل امور مالي و يا عناوين مشابه در دستگاه اجرايي با هماهنگي مقام مجاز دستگاه اجرايي موظفند اسناد و مدارك مالي كه نگهداري آنها براي مدت طولاني مورد نياز مي باشد را شناسايي نموده و نسبت به تفكيك آنها با اطلاع حسابرس كل يا مديركل ديوان محاسبات استان مربوطه نسبت به ارسال فهرست آنها مطابق فرم شماره يك به ديوان محاسبات استان تهران جهت تعيين اولويت و چگونگي تبديل اسناد و مدارك مالي اقدام مي نمايد .

2-2-6- اصل اسناد و مدارك مالي مي بايست به همراه صورتحساب هاي دريافت و پرداخت ماهانه و نهايي ( صورتهاي مالي، حساب سود و زيان و … ) به انضمام مدارك مربوط براي تبديل به ميكروفيلم طبق فرم شماره )1( ، (در سه نسخه) ، تحويل ديوان محاسبات استان تهران گردد .

ديوان محاسبات كشور شيوه نامه نحوه نگهداري، ميكروفيلم و امحا اسناد و مدارك مالي و تعرفه خدمات مربوطه

(صفحه 7 از 32)

3-2-6- پس از تائيد و تبديل اسناد و مدارك مالي به ميكروفيلم، يك رول از ميكروفيلم هاي تهيه شده در محل مناسبي در ديوان محاسبات استان تهران نگهداري مي شود.

4-2-6- پس از تهيه صورتجلسه تطبيق اسناد و مدارك مالي با ميكروفيلم هاي تهيه شده و تائيد آن توسط ديوان محاسبات استان تهران، اصل اسناد و مدارك مالي كاغذي طبق ضوابط و اقدامات اجرايي مربوطه ، امحا خواهد شد .

5-2-6- در صورت نياز دستگاه اجرايي به اسناد و مدارك ميكروفيلم شده پس از اعلام كتبي مراجع ذيصلاح ( موضوع بند

2-2 نامه شماره 400/238 /2 مورخ 27 /8/ 1381 ) و ديوان محاسبات استان‌ها يا حسابرسان كل حسب مورد يك نسخه تصوير تهيه شده از سند مورد نياز تحويل واحد درخواست كننده خواهد شد .

ديوان محاسبات كشور شيوه نامه نحوه نگهداري، ميكروفيلم و امحا اسناد و مدارك مالي و تعرفه خدمات مربوطه

(صفحه 8 از 32)

7- بخش سوم : نحوه امحاي اسناد و مدارك مالي

1-7 – ضوابط

1-1-7- اصل تضمينات ( سفته، ضمانت نامه بانكي و نظاير آن ) و اسناد مالكيت اموال منقول و غيرمنقول قابل امحا نمي باشند .

2-1-7- ميكروفيلم هاي تهيه شده پس از عكسبرداري طبق اين شيوه نامه با تشخيص ديوان محاسبات استان تهران پس از مدت 30 سال قابل امحا خواهند بود .

3-1-7- پس از تبديل اسناد و مدارك مالي به ميكروفيلم و تاييد و امضاي صورتجلسات انطباق اسناد و مدارك مالي با ميكروفيلم و يا صورتجلسات انطباق فايلهاي رايانه اي با ميكروفيلم حسب مورد ، اصل اسناد و مدارك مالي طبق فرم شماره 3( ) امحا خواهد شد .

4-1-7- اسناد و مدارك مالي درصورت عدم ضرورت و كمبود امكانات و عد م نياز حداقل پس از گذشت 3 سال بدون تبديل آن به ميكروفيلم با تشخيص ديوان محاسبات استان تهران پس از موافقت مدير كل ديوان محاسبات استان يا حسابرس كل مربوطه طبق ضوابط مربوط حسب مورد قابل امحا خواهند بود .

تبصره 1) اسناد و مدارك مالي مهم از قبيل قراردادهاي خارجي، اسناد مربوط به بازسازي مناطق جنگ تحميلي، كمكهاي دريافتي و پرداختي كشورها و مجامع و سازمانهاي بين المللي قبل از ميكروفيلم قابل امحا نخواهند بود .

تبصره 2) اسناد و مدارك مالي مرتبط با طرحهاي تملك دارائيهاي سرمايه اي و يا قراردادها و پرداخت‌هاي مستلزم اخذ مفاصاحساب تا پايان بهره برداري از طرحها، قراردادها و تسويه حساب نهايي قابل امحا نخواهند بود .

تبصره 3) اسناد و مدارك مالي سنواتي و تاريخي و اسناد و مدارك واخواهي شده ( مطروحه در دادسراي ديوان محاسبات كشور و مراجع قضايي ونيز موارد مندرج در صورتهاي مالي دستگاههاي اجرايي ) تا تعيين تكليف نهايي در مراجع ذيصلاح، قابل امحا نمي باشد .

5-1-7- گزارشات تهيه شده توسط ديوان محاسبات و نسخ اول صورتهاي مالي و موافقتنامه هاي تحويلي به ديوان محاسبات و ساير مدارك مرتبط با موضوع و گزارشات تحويلي پس از انقضا مه لت مقرر در بند 4-1-7( ) و تائيد مديركل ديوان محاسبات استان / حسابرس كل ذيربط حسب مورد قابل امحا خواهند بود .

ديوان محاسبات كشور شيوه نامه نحوه نگهداري، ميكروفيلم و امحا اسناد و مدارك مالي و تعرفه خدمات مربوطه

(صفحه 9 از 32)

6-1-7- نسخ دوم اسناد و مدارك مالي و نيز مدارك غير ضرور طبق مفاد شيوه نامه پس از تائيد مقام مجاز دستگاه اجرايي و نيز ذيحساب ، مديركل امور مالي و يا عناوين مشابه در دستگاه اجرايي ذيربط قابل امحا خواهند بود .

7-1-7- اسناد و مدارك مالي كه شرايط مقرر در بند 1-7( ) را طي نموده باشند با اعلام ديوان محاسبات استان تهران (اداره ميكروگرافيك و امحاي اسناد) و اطلاع سازمان اسناد ملي ايران برابر مقررات و ظرف مهلت مورد توافق نسبت به حمل و فروش آنها و تبديل اسناد به خمير اقدام خواهد شد .

8-1-7- مسئوليت وجود هرگونه سند غيرقطعي و سنواتي و همچنين تطبيق با اين شيوه نامه در محموله اسناد و مدارك مالي ارسال شده جهت امحا به عهده ذيحساب ، مديركل امور مالي و يا عناوين مشابه در دستگاه اجرايي ارسال كننده مي باشد .

9-1-7- ديوان محاسبات استان تهران (اداره ميكروگرافيك و امحاي اسناد) تا اجراي مرحله نهايي نظارت كامل را اعمال خواهد نمود .

2-7 – اقدامات اجرايي

1-2-7- ذيحساب ، مديركل امور مالي و يا عناوين مشابه در دستگاه اجرايي مشمول موظفند اسنادي را كه مهلت قانوني نگهداري آنها طبق بند 4-1-7( ) اين شيوه نامه منتفي شده را طبق فرم شماره ( 3 ) به ديوان محاسبات استان تهران( اداره ميكروگرافيك و امحاي اسناد ) اعلام نمايند .

2-2-7- پس از دريافت موافقت ديوان محاسبات استان تهران (اداره ميكروگرافيك و امحاي اسناد ) نسبت به تكميل فرم شماره 3( ) در « سه نسخه » و ارسال اسناد و مدارك مالي طبق مفاد اين شيوه نامه اقدام خواهد شد .

3-2-7- ذيحساب ، مدير كل امور مالي و يا عناوين مشابه در دستگاه اجرايي ارسال كننده اسناد و مدارك مالي ، مي بايست امضا افراد مسئول و مرتبطي را كه لازم مي داند مانند مسئول حراست، بايگان اسناد و … اخذ نموده و تصوير آن را پيوست فرم شماره 3( ) نمايد .

4-2-7- توزين وسيله حمل اسناد و مدارك مالي مورد ارسال قبل و بعد از بارگيري و صدور قبوض مربوط الزامي است .

ديوان محاسبات كشور شيوه نامه نحوه نگهداري، ميكروفيلم و امحا اسناد و مدارك مالي و تعرفه خدمات مربوطه

(صفحه 10 از 32)

8- بخش چهارم : تعرفه خدمات تبديل اسناد و مدارك مالي به ميكروفيلم

1-8 – ضوابط

1-1-8- تبديل اسناد و مدارك مالي كاغذي هر برگ كاغذ 400 . ريال

2-1-8- تبديل اسناد و مدارك مالي الكترونيكي از طريق واسط بادوام ( لوح فشرده، فايلهاي رايانه اي و … ) هر فريم 300 ريال .

3-1-8- تكثير هر رول ميكروفيلم برابر با قيمت خريد رول ميكروفيلم به اضافه ده درصد ( %10) قيمت رول فيلم خريداري شده .

4-1-8- تعرفه ها سالانه قابل بررسي و تغيير خواهد بود .

تبصره- افزايشهايي كه پيش بيني نگرديده است با پيشنهاد مدير كل ديوان محاسبات استان تهران و تائيد شوراي معاونين تعيين خواهد گرديد .

5-1-8- حق نظارت بر بخش خصوصي و تعاوني در مورد تبديل اسناد و مدارك مالي به مبكروفيلم معادل ده درصد ( %10) كل مبلغ قرارداد منعقده دستگاه اجرايي با بخش خصوصي و تعاوني مي باشد .

6-1-8- صلاحيت شركتهاي بخش غيردولتي ، از نظر امكانات ، تجهيزات ، توانايي انجام كار و نيز صلاحيتهاي عمومي مورد نظر ديوان محاسبات كشور طبق آئين نامه مربوطه توسط كارگروهي مركب از نماينده رئيس كل ، معاون برنامه ريزي و امور اجرايي و مديركل ديوان محاسبات استان تهران تعيين و اعلام مي گردد. -7 -1 8- انجام امور دبير خانه اي مرتبط با ( بند 7-1-8 ) توسط ديوان محاسبات استان تهران صورت مي پذيرد . -8 -1 8- به پيشنهاد ديوان محاسبات استان تهران و تصويب شوراي معاونين، ضوابط و چارچوب انعقاد قرارداد ديوان محاسبات با دستگاههاي اجرايي تعيين خواهد گرديد . -9 -1 8- مقام مجاز در ديوان محاسبات جهت تاييد وامضا قرارداد هاي مربوطه با تفويض رئيس كل ديوان تعيين خواهد گرديد .

10 -1-8 – هرگونه اقدام اجرايي و عملياتي موكول به انعقاد قرارداد حسب مورد في مابين ديوان محاسبات و دستگاه اجرايي مي باشد .

ديوان محاسبات كشور شيوه نامه نحوه نگهداري، ميكروفيلم و امحا اسناد و مدارك مالي و تعرفه خدمات مربوطه

(صفحه 11 از 32) 9 ـ گردش كار :

الف – نحوه ارسال اسناد و مدارك مالي جهت ميكروفيلم دستگاه اجرايي تكميل فرم تبديل اسناد و مدارك مالي به ميكروفيلم توسط ذيحساب يا مدير امور مالي تاييد فرم مذكور توسط بالاترين مقام دستگاه اجرايي اخذ نظر حسابرس كل يا مدير كل ديوان محاسبات استان مربوطه ارسال فرم تكميلي مذكور به ديوان محاسبات تبديل اسناد به ميكروفيلم ( انعقاد قرارداد با بخش غير دولتي و يا توسط خود دستگاه ) در صورت انجام كار توسط دستگاه اجرايي ارسال اسناد جهت تبديل به ميكروفيلم مطابق توافق بعمل آمده ارسال فيش واريز وجه به حساب خزانه مطابق اعلام ديوان محاسبات (اداره ميكروگرافيك و امحا اسناد ) ديوان محاسبات استان تهران بررسي فرم ارسالي تعيين اولويت جهت تبديل اسناد به ميكروفيلم تعيين محل ( ديوان محاسبات يا دستگاه اجرايي) و نحوه تبديل (توسط ديوان يا بخش خصوصي ) به ميكروفيلم اعلام آمادگي ، برنامه زمانبندي و نيز تعرفه به دستگاه اجرايي در صورت انجام كار توسط ديوان محاسبات اقدام يا نظارت بر اجراي تبديل اسناد به ميكروفيلم تهيه و تنظيم صورتجلسه تطبيق اسناد و مدارك مالي با ميكروفيلم نمودار گردش كار نحوه ارسال اسناد و مدارك مالي جهت ميكروفيلم

ديوان محاسبات كشور شيوه نامه نحوه نگهداري، ميكروفيلم و امحا اسناد و مدارك مالي و تعرفه خدمات مربوطه

(صفحه 12 از 32)

ب – نحوه ارسال اسناد و مدارك مالي جهت امحا دستگاه اجرايي تكميل فرم صورتجلسه تحويل و تحول اسناد و مدارك مالي جهت امحا توسط ذيحساب يا مدير كل امور مالي اخذ نظر حسابرس كل يا مدير كل ديوان محاسبات استان مربوطه اخذ امضاي مسئول هماهنگي و ارزشيابي سازمان اسناد و كتابخانه ملي ايران ارسال فرم تكميلي مذكور به ديوان محاسبات ارسال اسناد به سازمان اسناد و كتابخانه ملي جهت امحا با هماهنگي ديوان محاسبات اخذ امضاي تحويل گيرنده اسناد ( نماينده سازمان اسناد و كتابخانه ملي ) تحويل اسناد به منظور امحا با نظارت نماينده ديوان محاسبات و سازمان اسناد و كتابخانه ملي و امضا صورتجلسه ديوان محاسبات استان تهران (اداره ميكروگرافيك و امحا اسناد ) بررسي و اقدام لازم درخصوص فرم مذكور جهت امحا اسناد ارسالي هماهنگي و اخذ امضاي معاونت پشتيباني سازمان اسناد و كتابخانه ملي ايران ارسال كليه نسخ صورتجلسه به دستگاه اجرايي جهت اقدام بعدي ارسال يك نسخه از صورتجلسه به دستگاه اجرايي ، ديوان محاسبات استان يا حسابرس كل مربوطه و سازمان اسناد و كتابخانه ملي ايران نمودار گردش كار نحوه ارسال اسناد و مدارك مالي جهت امحا اسناد

ديوان محاسبات كشور شيوه نامه نحوه نگهداري، ميكروفيلم و امحا اسناد و مدارك مالي و تعرفه خدمات مربوطه

(صفحه 13 از 32) 10 ـ اعتبار : اين شيوه نامه از تاريخ ابلاغ معتبر و لازم الاجرا مي باشد .

11- فهرست فرمها و پيوستها :

1- -11 1( پيوست ) – فرم درخواست تبديل اسناد و مدارك مالي به ميكروفيلم .

2- -11 )2( پيوست – فرم درخواست تبديل فايلهاي رايانه اي اسناد و مدارك مالي به ميكروفيلم و راهنماي تكميل آن .

3- -11 )3( پيوست – فرم صورتجلسه تحويل و تحول اسناد و مدارك مالي جهت امحا و راهنماي تكميل آن.

4- -11 پيوست )4( – فرم صورتجلسه انطباق اسناد مالي با ميكروفيلم

5- -11 -)5( پيوست بخشنامه شماره 16729 مورخ 18 /7/ 1362 ديوان محاسبات درخصوص نحوه حسابرسي و رسيدگي عملكرد دستگاهها .

6- -11 -)6( پيوست بخشنامه شماره 400/238 /2 مورخ 27 /8/ 1381 معاون فني و امور حسابرسي وزارتخانه هاي ديوان محاسبات درخصوص حفظ و نگهداري از اسناد و مدارك مالي در دستگاههاي اجرايي .

7- -11 7( پيوست ) موادي از قانون ديوان محاسبات كشور .

8- -11 8( پيوست ) دستورالعمل ماده (39) قانون ديوان محاسبات كشور و اصلاحيه مورخ 9/ 1387/10 .

9- -11 9( پيوست ) موادي از قانون تجارت الكترونيك . -11-10 ( پيوست 10) موادي از قانون وصول برخي از درآمدهاي دولت و مصرف آن در موارد معين . -11-11 ( پيوست 11) موادي از قانون تاسيس سازمان اسناد ملي ايران .

ديوان محاسبات كشور شيوه نامه نحوه نگهداري، ميكروفيلم و امحا اسناد و مدارك مالي و تعرفه خدمات مربوطه

(صفحه 14 از 32)

درخواست تبديل اسناد و مدارك مالي به ميكروفيلم فرم 160 (م) ـ (01 ـ 88) ديوان محاسبات كشور اداره ميكروگرافيك و امحاي اسناد ديوان محاسبات در اجراي مفاد دستورالعمل تبصره ماده (39) قانون ديوان محاسبات و شيوه نامه ابلاغي نسبت به تبديل اسناد و مدارك مالي با مشخصات ذيل به ميكروفيلم اقدام لازم معمول گردد .

1- نام استان: …………………………. 2- نام دستگاه اجرايي : ………………………. 3- شماره طبقه بندي بودجه : ………………..

4- نوع اعتبار : ……………………….. 5- : نوع اسناد ………………………………. 6- : تعداد اسناد ………………………………

7- : تعداد زونكن ……………….. 8- سال مالي اسناد : ………………………………. 9- شماره روزنامه اسناد : از ……….. تا ………. -10 محل استقرار اسناد : ………………….. نام و نام خانوادگي : نام و نام خانوادگي : ذيحساب / مدير امور مالي دستگاه اجرايي بالاترين مقام دستگاه اجرايي امضا تاريخ امضا تاريخ تبديل اسناد و مدارك مالي به شرح فوق بلامانع است . نام و نام خانوادگي : مديركل ديوان محاسبات استان / حسابرس كل ذيربط امضا تاريخ :

الف: اسناد با مشخصات فوق قابل تبديل به ميكروفيلم به يكي از طرق ذيل مي باشد. در محل دستگاه اجرايي با استفاده از امكانات آن انجام شود … 1- توسط ديوان محاسبات در محل اداره ميكروگرافيك ديوان محاسبات انجام شود

2- توسط بخش غير دولتي درمحل اداره ميكروگرافيك ديوان محاسبات انجام شود در محل دستگاه اجرايي انجام شود … (خصوصي / تعاوني ) ب: اسناد فوق در اولويت تبديل به ميكرو فيلم قرار ندارند . نام و نام خانوادگي رئيس اداره ميكروگرافيك ديوان محاسبات

مطابق دستورالعمل ماده (39) قانون ديوان محاسبات كشور و شيوه نامه ابلاغي اقدام گردد .

مديركل ديوان محاسبات استان تهران

ديوان محاسبات كشور شيوه نامه نحوه نگهداري، ميكروفيلم و امحا اسناد و مدارك مالي و تعرفه خدمات مربوطه

(صفحه 15 از 32)

درخواست تبديل فايلهاي رايانه اي اسناد و مدارك مالي به ميكروفيلم

فرم 161 (م) ـ (01 ـ 88) ديوان محاسبات كشور اداره ميكروگرافيك و امحاي اسناد ديوان محاسبات

در اجراي مفاد دستورالعمل تبصره ماده (39) قانون ديوان محاسبات و شيوه نامه ابلاغي نسبت به تبديل واسطهاي بادوام با مشخصات ذيل به ميكروفيلم اقدام لازم معمول گردد .

1- نام استان: …………………. 2- نام دستگاه اجرايي : ………………………… 3- شماره طبقه بندي بودجه : ………………..

4- نوع اعتبار : ……………………..

5- : نوع اسناد ………………………….

6- : تعداد اسناد ………………………

7- : تعداد زونكن ………….

8- سال مالي اسناد : ………….. 9- شماره روزنامه اسناد : از ……….. تا ……….

-10 محل استقرار اسناد: …………………. -11 حجم كل اطلاعات ارسالي منطبق با اسناد كاغذي : ……… -12 نوع واسط با دوام غيرقابل تغيير با ذكر مشخصات : نام و نام خانوادگي : نام و نام خانوادگي : ذيحساب / مدير امور مالي دستگاه اجرايي بالاترين مقام دستگاه اجرايي امضا تاريخ امضا تاريخ

تبديل اسناد و مدارك مالي به شرح فوق بلامانع است . نام و نام خانوادگي : مديركل ديوان محاسبات استان/ حسابرس كل ذيربط امضا تاريخ :

الف: اسناد با مشخصات فوق قابل تبديل به ميكروفيلم به يكي از طرق ذيل مي باشد. در محل دستگاه اجرايي با استفاده از امكانات آن انجام شود … 1- توسط ديوان محاسبات در محل اداره ميكروگرافيك ديوان محاسبات انجام شود

2- توسط بخش غير دولتي درمحل اداره ميكروگرافيك ديوان محاسبات انجام شود در محل دستگاه اجرايي انجام شود … (خصوصي / تعاوني ) ب: اسناد فوق در الويت تبديل به ميكرو فيلم قرار ندارند . نام و نام خانوادگي : رئيس اداره ميكروگرافيك ديوان محاسبات مطابق دستورالعمل ماده (39) قانون ديوان محاسبات كشور و شيوه نامه ابلاغي اقدام گردد . مديركل ديوان محاسبات استان تهران

ديوان محاسبات كشور شيوه نامه نحوه نگهداري، ميكروفيلم و امحا اسناد و مدارك مالي و تعرفه خدمات مربوطه

(صفحه 16 از 32)

« راهنماي تكميل فرم درخواست تبديل فايلهاي رايانه اي اسناد و مدارك مالي به ميكروفيلم»

دستگاههاي اجرايي جهت ميكروفيلم اسنادي كه بصورت فايلهاي رايانه اي ( خروجي هاي سامانه هاي بدون كاغذ less paper ( موضوع بند (و) ماده 2( ) قانون تجارت الكترونيكي مصوب سال 1382 مجلس شوراي اسلامي :

1- ارسال درخواست دستگاههاي اجرايي براي ميكروفيلم از روي فايلهاي رايانه اي به ديوان محاسبا ت استان تهران كه بايستي حاوي اطلاعات زير باشد :

الف) مشخصات اسناد و مدارك مالي مربوط به تفكيك سال، سرجمع ريالي اسناد (نوع اسناد اعم از هزينه اي، تملك دارائيهاي سرمايه اي، اختصاصي و تملك دارائيهاي مالي ) و درآمدها (اعم از عمومي و اختصاصي)

ب) فايلهاي رايانه اي ارسالي منطبق با اسناد فيزيكي در بايگاني دستگاه اجرايي شامل: تصوير اسناد اعم از روكش سند، اصل ضمائم و … به ترتيب ليست مشخصات اسناد و مدارك مالي مندرج در بند "1" در قالب فايلهاي PDF ) توليد شده توسط نرم افزار – Writer Acrobat Adobe (

ج) مشخصات فايلهاي رايانه اي ارسالي منطبق با اسناد فيزيكي موجود در بايگاني دستگاههاي اجرايي شامل : حجم فايل، اسم فايل، مسير فايل و تعداد صفحات موجود .

2- مشخصات " واسط با دوام " موضوع بند "ق" ماده "2" قانون تجارت الكترونيك حاوي اطلاعاتي به شرح ذيل:

الف) استفاده از ابزار ذخيره سازي اطلاعات مناسب به شرط لحاظ ويژگيهاي بند "هـ" ماده 2( ) قانون تجارت الكترونيك (تماميت داده ها )

ب) استفاده از ابزار ذخيره اطلاعات رايانه اي نظير CD و … غير قابل ويرايش دوباره .

ج) مشخصات منشا اصلي فايلهاي رايانه اي موضوع بند "ب" 2( ماده ) قانون تجارت الكترونيك .

3- مستندات مربوط به امكان استفاده از امضا و سابقه الكترونيكي مطمئن موضوع بند "ي" 2( ماده ) و ماده (10) قانون تجارت الكترونيك .

4- در شرايط ذيل اسناد ارسالي از طريق فايلهاي رايانه قابل قبول نخواهد بود:

الف) موارد مذكور در بندهاي الف، ب و ج ماده 6( ) قانون الكترونيك .

ب) سامانه هاي رايانه اي فاقد شرايط مندرج در بند "ح"، "ط"، "ي" و "ك" 2( ماده ) و ماده (10) قانون تجارت الكترونيك .

ديوان محاسبات كشور شيوه نامه نحوه نگهداري، ميكروفيلم و امحا اسناد و مدارك مالي و تعرفه خدمات مربوطه

(صفحه 17 از 32) صورتجلسه تحويل و تحول اسناد مالي جهت امحا

لطفا در كادر زير چيزي ننويسيد فرم 141 (م) ـ (01 ـ 88) ديوان محاسبات كشور

شماره : ……………………………………….. تاريخ : ………………………………………… در اجراي مفاد دستورالعمل ماده (39) قانون ديوان محاسبات كشور و شيوه نامه ابلاغي تعداد ………………. كيسه/ جعبه حاوي اسناد سال 13……. دستگاه اجرايي ………………………. ، استان : ………………….. با كد بودجه اي ………….. بشرح زير :

الف) نوع اعتبار … هزينه اي … تملك سرمايه اي … اختصاصي … شركتهاي دولتي

ب) نوع سند … صورتحساب … درآمد … هزينه … سپرده … تضمينات … موافقتنامه … قراردادها

به شماره روزنامه 1 تا ……………………. كه ، طي قبوض باسكول به

عمر قانوني آنها سپري شده ميكروفيلم شده و صورتجلسه انطباق اسناد با ميكروفيلم ها تنظيم گرديده شماره هاي ……………………… و ……………………………. تاريخ ……………………….. به وزن خالص ………………. كيلوگرم و با نظارت نمايندگان ديوان محاسبات كشور و سازمان اسناد و كتابخانه ملي ايران و براساس مجوز شماره …………………….. مورخ …………………….. جهت تخمير و انجام اقدامات قانوني به نماينده معاونت محترم پشتيباني و طرف قرارداد سازمان اسناد و كتابخانه ملي ايران تحويل گرديد. ضمنا در اسناد فوق هيچگونه اسناد غير قطعي و سنواتي وجود ندارد و مسئوليت اين امر بعهده مقام مسئول امور مالي و ذيحساب دستگاه اجرايي فرستنده اسناد مي باشد .

1- مقام مسئول امور مالي دستگاه: 2- ذيحساب دستگاه : نام و نام خانوادگي : نام و نام خانوادگي : تاريخ : امضا تاريخ : امضا

3- حسابرس كل ديوان محاسبات كشور / مديركل ديوان محاسبات استان : 4- مسئول هماهنگي و ارزشيابي سازمان اسناد و كتابخانه ملي ايران : نام و نام خانوادگي : نام و نام خانوادگي : تاريخ : امضا : تاريخ : امضا

5- تحويل گيرنده اسناد ( نماينده سازمان اسناد و كتابخانه ملي ايران ) : 6- مديركل ديوان محاسبات استان تهران : نام و نام خانوادگي : نام و نام خانوادگي : تاريخ : امضا تاريخ : امضا

7- معاونت پشتيباني سازمان اسناد و كتابخانه ملي ايران : 8- مسئول اداره ميكروگرافيك و امحاي اسناد : نام و نام خانوادگي : نام و نام خانوادگي : تاريخ : امضا تاريخ : امضا

ديوان محاسبات كشور شيوه نامه نحوه نگهداري، ميكروفيلم و امحا اسناد و مدارك مالي و تعرفه خدمات مربوطه

(صفحه 18 از 32) *راهنماي تكميل فرم صورتجلسه تحويل و تحول اسناد مالي جهت امحا دستگاههاي اجرايي جهت امحاي اسنادي كه مدت قانوني نگهداري آنها منقضي گرديده است مي بايست به ترتيب زير عمل نمايند:

1- صورتجلسه « تحويل و تحول اسناد مالي جهت امحا » را به شرح زير تكميل نمايند .

الف) در سطر اول تعداد بسته هاي اسناد و سال مربوط به اسناد مورد امحا درج شود .

ب) در سطر دوم نام دستگاه اجرايي، نام استان و كد بودجه اي مربوطه درج مي شود . پ) در سطر سوم نوع اعتبار اسناد با علامت × در مربع مربوطه مشخص مي شود . ت) در سطر چهارم نوع اسناد مورد امحا در يك يا درصورت لزوم در چند مربع با علامت × مشخص مي شود . ث) در سطر پنجم آخرين شماره روزنامه اي اسناد مورد امحا در جاي خالي و سپس دليل امحاي اسناد با علامت × در يكي از دو مربع بالا يا پايين درج مي شود .

ج) سطر ششم طبق توضيح مندرج در بند 4 همين دستورالعمل تكميل خواهد شد . چ) سطر هفتم توسط دستگاه اجرايي تكميل نشده و شماره و تاريخ مجوز بعدا در ديوان محاسبات تكميل مي شود .

2- پس از تكميل 5 سطر اول صورتجلسه لازم است امضاهاي رديف 1 2 و 3 و 4 و اخذ شود . ( امضاي محلهاي پيش بيني شده در فرم صورتجلسه مي تواند توسط نمايندگان مجاز هر مقام مسئول با ذكر نام نيز صورت پذيرد . ) توضيح : هرگز قبل از اخذ 4 امضاي فوق اسناد از محل خود خارج نشوند .

3- 4 پس از اخذ امضاي فوق اسناد بارگيري و باسكول مي شوند .

4- شماره دو برگ قبض باسكول با يك تاريخ جهت هر دو قبض در سطر ششم صورتجلسه درج مي شود . توضيح: دو برگ قبض باسكول مربوط به ماشين حامل اسناد در زمان قبل و بعد از بارگيري ( پر و خالي ) مي باشد كه حتما هر دو بايد داراي يك تاريخ باشند ( يعني ماشين حامل اسناد بصورت پر و خالي در يك روز با سكول شده باشد . )

5- در اين مرحله اسناد بارگيري و باسكول شده به آدرس پيمانكار سازمان اسناد و كتابخانه ملي ارسال و در آنجا ضمن تخليه امضاي تحويل گيرنده در رديف 7 صورتجلسه اخذ مي شود .

6- صورتجلسه فوق به همراه اصل قبوض باسكول به اداره ميكروگرافيك و امحاي اسناد ديوان محاسبات كشور تحويل مي شود تا امضاهاي رديفهاي 5 6 و 7 و نيز اخذ شود .

7- صورتجلسه در 3 نسخه تنظيم كه يكي متعلق به ديوان محاسبات ، نسخه دوم متعلق به سازمان اسناد و كتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران و نسخه سوم متعلق به دستگاه اجرايي است .

8- هماهنگي با اداره ميكروگرافيك و امحاي اسناد ديوان محاسبات كشور همواره قبل از ارسال هر محموله الزامي است .

ديوان محاسبات كشور شيوه نامه نحوه نگهداري، ميكروفيلم و امحا اسناد و مدارك مالي و تعرفه خدمات مربوطه

(صفحه 19 از 32) صورتجلسه انطباق اسناد مالي با ميكروفيلم فرم 44 (م) ـ (-6 83) ديوان محاسبات كشور

بموجب اين صورتجلسه ميكروفيلمهاي تهيه شده از اسناد مالي به مشخصات مشروحه ذيل كه به تفكيك سرفصل به پيوست آورده شده است ، بوسيله روش نمونه گيري ، با جمع ستون گردش عمليات جاري در ترازهاي ماهانه و همچنين با اسناد كاغذي و فهرست منضم به اين صورتجلسه در تاريخ …………………………….. تطبيق داده شد و به شرح ذيل مورد تاييد قرار گرفت :

1 ـ دستگاه : ………………………………………………………………………………………… شماره طبقه بندي : ………………………………….. .

2 ـ سال : ………………………. : اعتبار ……………………………………………………….. .

3 ـ مبلغ كل : …………………………………………………………….. ريال .

4 ـ فهرست منضم به شماره …………………………………………………………………. از صفحه يك تا ………………………………………………. .

5 ـ اسناد مالي به شماره روزنامه يك تا …………………………………. از تاريخ …………………………………………………………….. تا ……………………………………………………………….. .

6 ـ رول فيلم (ها) با مشخصات فوق در ديوان محاسبات كشور و كپي آن در محل ذيل نگهداري مي شود :

نام دستگاه : ……………………………………………

: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. آدرس …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. نام و نام خانوادگي تحويل گيرنده : ………………………………… عنوان پست سازماني : ………………………….. امضا …………………………

توضيحات : …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

نام و نام خانوادگي : …………………………….. عنوان پست سازماني : …………………………….. امضا …………………………

نام و نام خانوادگي : …………………………….. عنوان پست سازماني : …………………………….. امضا …………………………

نام و نام خانوادگي : …………………………….. عنوان پست سازماني : …………………………….. امضا …………………………

ديوان محاسبات كشور شيوه نامه نحوه نگهداري، ميكروفيلم و امحا اسناد و مدارك مالي و تعرفه خدمات مربوطه

(صفحه 20 از 32) بخشنامه شماره 16729 مورخ 18 /7/ 1362 ديوان محاسبات درخصوص نحوه حسابرسي و رسيدگي عملكرد دستگاهها

وزارت امور اقتصادي و دارائي در اجراي ماده واحده قانون اصلاح قانون و مقررات ديوان محاسبات كشور مصوب 16 /4/ 1362 مجلس شوراي اسلامي مقرر گرديده است كه اسناد و حساب‌هاي 1361 به بعد كليه دستگاههاي اجرايي بجاي انجام وظايف تشريفات مميزي مورد رسيدگي يا حسابرسي ديوان محاسبات كشور قرار گيرد . انجام اين وظايف ايجاب مي نمايد كه دستگاههاي اجرايي و ادارات كل امور مالي . آنها (ذيحسابيها ) با توجه به مواد (39) و (40) قانون ديوان محاسبات كشور در نحوه حفظ و نگهداري و بايگاني صورت حساب‌هاي مالي و اسناد و مدارك مربوط مطالب زير را دقيقا مورد توجه قرار داده و در اجراي آن مشتركا سعي كافي مبذول فرمايند .

1- كليه اسناد و نسخه اول صورتحساب‌ها را منظم و به ترتيب تاريخ ثبت دفتر روزنامه در محل مناسبي در ذيحسابي بايگاني نمايند .

2- كليه اسناد و ضمائم آنها بايستي قبل از بايگاني به مهري با مشخصات زير ممهور گردد . شماره ثبت روزنامه و تاريخ كامل آن در دفتر مذكور كه روي اسناد و ضمائم بطور وضوح قيد شود .

توضيحا اينكه شماره ثبت دفتر روزنامه مذكور در مهر بايستي به وسيله شماره زني دستي درج گردد .

3- مقامات مجاز تشخيص خرج و ذيحساب، كنترلهاي لازم در موارد بالا را بحد كافي بعمل خواهند آورد امضا ذيحساب يا افراد مجاز از طرف ايشان و مسئول دفتر داري و تنظيم حساب در ذيل سند حسابداري به منزله كنترل دارا بودن مهر مذكور و كامل بودن مندرجات آن نيز مي باشد .

4- دستگاههاي اجرايي كادر لازم جهت نگهداري اسناد مالي را از بين افراد مجرب و متعهد و همچنين محل مناسبي براي ب ايگاني اسناد فوق تامين خواهند نمود . تاريخ ………………………………….. شماره ثبت دفتر روزنامه ………………………………….. نام دستگاه اجرايي …………………………………..

ديوان محاسبات كشور شيوه نامه نحوه نگهداري، ميكروفيلم و امحا اسناد و مدارك مالي و تعرفه خدمات مربوطه

(صفحه 21 از 32)

5- پس از ضبط اسناد مالي در بايگاني فقط افراد زير مي توانند به آن دسترسي پيدا كنند :

الف) مقامات مجاز تشخيص دهنده خرج دستگاه اجرايي و افراد مجاز از طرف آنها بموجب حكم يا يادداشت كتبي و با اطلاع قبلي ذيحساب .

ب) ذيحسابان و افراد مجاز از طرف آنها .

ج) اعضا ديوان محاسبات كشور در محل ماموريت خود .

د) مقامات قضائي و قانوني طبق مقررات مربوط .

6- امضا ذيحساب يا افراد مجاز از طرف ايشان در برگ اسناد حسابداري بمنزله تائيد ضمائم و ثبت دقيق آن در دفتر روزنامه مي باشد .

7- اعضا ديوان محاسبات كشور در محل ماموريت خود موظفند حداقل ماهي يكبار از نحوه تنظيم دفاتر مالي ثبت و درج مطالب بالا روي اسناد و ضمائم آنها و نگهداري اسناد بازديد بعمل آورده و گزارش بازديد تهيه نمايند .

8- نسخه اول جداول و اسناد و ضمائم آن در جمعداريهاي ارتش و ژاندارمري جمهوري اسلامي ايران كه حساب خود را به ذيحسابي مركزي ارسال مي دارند ( غير از تهران ) جهت رسيدگي و حسابرسي هاي ديوان محاسبات كشور در محل جمعداري بنحو تعيين شده در اين دستورالعمل بايگاني شده و نسخه دوم آنها جهت اقدامات مقتضي به ذيحسابي مربوط ارسال گردد . ساير جمعداري ها و جمعداريهاي ارتش و ژاندارمري در تهران با اطلاع قبلي و كسب نظر از مسئولين ديوان محاسبات در محل اسناد را به ذيحسابي ذيربط ارسال مي نمايند تا مانند ساير اسناد در محل ذيحسابي جهت رسيدگي هاي بعدي ديوان محاسبات كشور بايگاني گردد .

ديوان محاسبات كشور شيوه نامه نحوه نگهداري، ميكروفيلم و امحا اسناد و مدارك مالي و تعرفه خدمات مربوطه

(صفحه 22 از 32) بخشنامه شماره 238/ 400 /2 مورخ 27 /8/1381 معاون فني و امور حسابرسي وزارتخانه هاي ديوان محاسبات كشور درخصوص حفظ و نگهداري از اسناد و مدارك مالي در دستگاههاي اجرايي

در اجراي مواد (39) و (40) قانون ديوان محاسبات كشور به استحضار مي رساند : طبق بررسي هاي بعمل آمده و گزارشات همكاران، مفاد بخشنامه 16729 مورخ 18 /8/ 1362 ديوان محاسبات كشور درخصوص حفظ و نگهداري از اسناد و مدارك مالي در دستگاههاي اجرايي در حال حاضر به دليل تغييرات بعمل آمده در قوانين و مقررات به خصوص تصويب قانون محاسبات عمومي كشور، توسط ذيحسابيها رعايت نمي گردد . اين موضوع موجبات مفقود شدن اسناد ضمائم آن و احتمال سو استفاده از مدارك ضميمه آنها را فراهم مي نمايد، لذا خواهشمند است دستور فرمائيد مديران كل امور مالي و ذيحسابان در تنظيم اسناد مالي و بايگاني آنها موارد ذيل را دقيقا رعايت نمايند .

1- كليه اسناد و ضمائم آن توسط تنظيم كننده سند و قبل از امضا ذيحساب به مهري برابر نمونه زير ممهور و مشخصات درج شده در آن همزمان با تنظيم، رسيدگي و ثبت در دفاتر توسط مسئولين مربوطه تكميل گردد . بديهي است امضا مسئولين در ذيل اسناد به منزله دارا بودن مهر مذكور و كامل بودن مندرجات آن نيز خواهد بود .

2- اسناد براساس شماره ثبت روزنامه و به ترتيب تاريخ در محل مناسبي بايگاني گرديده و براي حفاظت از آن مسئولين مشخصي تعيين گردد . ذيحسابان و مديران امور مالي ضمن اعمال كنترل و نظارت كافي توجه خواهند داشت كه فقط افراد مشروحه ذيل مي توانند به اسناد مضبوط در بايگاني دسترسي داشته باشند .

الف) رئيس و ذيحساب دستگاه اجرايي و افراد مجاز از طرف آنها .

ب) حسابرسان ديوان محاسبات كشور تعيين شده در دستگاه محل ماموريت .

ج) مقامات قضايي و مراجع صلاحيتدار طبق احكام صادره . نام دستگاه اجرايي ضميمه شماره ……………….. از …………………… برگ تاريخ سند ……………………….. شماره ثبت روزنامه ……………………….

ديوان محاسبات كشور شيوه نامه نحوه نگهداري، ميكروفيلم و امحا اسناد و مدارك مالي و تعرفه خدمات مربوطه

(صفحه 23 از 32)

3- در مواردي كه اجراي عمليات مالي و اجرايي خارج از محل استقرار ذيحساب صورت مي پذيرد اسناد و مدارك مربوط پس از تنظيم به ديوان محاسبات استان محل انجام رويداد مالي ارائه گردد . ديوان مذكور مكلف است با بررسي اسناد و انجام اقداماتي كه در دستورالعملهاي صادره براي آنها منظور گرديده مجوز ارسال آن به ذيحسابي را صادر نمايد . بديهي است رسيدگي مزبور صرفا به منظور يادداشت اطلاعات مالي و عملياتي در استان بوده و نافي وظايف ذيحسابان مربوطه در تطبيق پرداخت‌ها با قوانين و مقررات نخواهد بود .

ديوان محاسبات كشور شيوه نامه نحوه نگهداري، ميكروفيلم و امحا اسناد و مدارك مالي و تعرفه خدمات مربوطه

(صفحه 24 از 32) موادي از قانون ديوان محاسبات كشور ماده )39( دستگاهها مكلفند حساب‌هاي درآمد و هزينه، صورتهاي مالي، اسناد و مدارك مربوط را بنحوي كه ديوان محاسبات كشور تعيين مي نمايد به ديوان مزبور تحويل نمايند . حسابرسي و رسيدگي آنها به تشخيص ديوان محاسبات كشور در ادارات ديوان يا محل خود آن دستگاهها انجام مي گيرد .

تبصره : مدت و نحوه نگهداري، حفظ اسناد، دفاتر، صورت حساب‌هاي مالي و مدارك مزبور كه توسط دستگاهها به ديوان محاسبات كشور ارسال مي شود و يا مداركي كه توسط ديوان محاسبات كشور تهيه مي گردد، به صورت عين و همچنين طرز تبديل آنها به عكس يا فيلم يا ميكروفيلم و يا ميكروفيش يا نظائر آن و همچنين طريقه محو اسناد و مدارك مزبور به موجب دستورالعملي خواهد بود كه با پيشنهاد رئيس ديوان محاسبات كشور به تصويب كميسيون ديوان محاسبات، بودجه و امور مالي مجلس شوراي اسلامي خواهد رسيد . ياسناد تبديل به نحو فوق در حكم اسناد اصلي است . (الحاقي 20 /5/ 1370) ماده )40( تعيين نحوه حفظ و نگهداري و بايگاني صورت حساب‌هاي مالي و اسناد و مدارك مربوط در دستگاهها به عهده ديوان محاسبات كشور است .

ديوان محاسبات كشور شيوه نامه نحوه نگهداري، ميكروفيلم و امحا اسناد و مدارك مالي و تعرفه خدمات مربوطه

(صفحه 25 از 32) دستورالعمل ماده 39( ) قانون ديوان محاسبات كشور و اصلاحيه مورخ 9/ 10 /1387 كميسيون برنامه و بودجه و محاسبات مجلس شوراي اسلامي ماده )1( به موجب اين دستورالعمل و به منظور تسهيل و رفع تكرار، عناوين صورتحساب‌هاي مالي، حساب‌هاي درآمد و هزينه و دفاتر و اسناد و مدارك مربوط و گزارشاتي كه توسط دستگاهها به ديوان محاسبات تحويل و يا توسط ديوان تهيه مي گردد و همچنين اسناد و مداركي كه حسب موارد قانون و يا به تشخيص ديوان محاسبات تحويل آنها به ديوان مذكور مقرر شده يا شود تحت عبارت « اسناد و مدارك مالي » خلاصه مي شود. ماده )2( اسناد و مدارك مالي كه به تدريج و با اعلام ديوان محاسبات كشور ت وسط دستگاهها به ديوان مزبور تحويل مي گردد پس از تبديل به ميكروفيلم يا ميكروفيش و يا داده پيام الكترونيكي، آماده براي امحا خواهد بود. تعيين اسناد و مدارك مالي قابل تحويل به ديوان محاسبات و تبديل به ميكروفيلم يا ميكروفيش و يا داده پيام الكترونيكي يا نگهداري عين آنها با ديوان محاسبات كشور مي باشد. ماده )3( آمادگي امحا اسناد و مدارك مالي كه مراتب مقرر در ماده 2( ) را طي نموده باشند توسط ديوان محاسبات به اطلاع سازمان اسناد ملي ايران رسانده مي شود تا سازمان مذكور برابر مقررات و ظرف مهلت مورد توافق نسبت به حمل و فروش آنها اقدام نمايد. اوراق فروخته شده الزاما به خمير تبديل و ديوان محاسبات كشور تا اجراي مرحله نهايي نظارت خواهد نمود.

تبصره 1 فهرست آن دسته از اسناد و مدارك مالي موضوع اين دستورالعمل كه طبق مقررات بايستي توسط سازمان اسناد ملي ايران عينا نگهداري شود در هر مرحله به وسيله سازمان مذكور تهيه و به تاييد ديوان محاسبات كشور مي رسد.

تبصره 2 امحا اسناد و مدارك مالي سنوات آتي و سنوات قبل بشرط تبديل به ميكروفيلم يا ميكروفيش و يا داده پيام الكترونيكي مشمول حكم كليه مواد اين دستورالعمل مي باشد چنانچه به علت عدم ضرورت و يا كمبود امكانات نيازي به تبديل آنها به ميكروفيلم نبوده و يا ميسر نباشد به تشخيص ديوان محاسبات كشور و حداقل پس از گذشت سه سال از عمر آنها قابل امحا خواهد بود. (اصلاحيه 9/ 1387/10) ماده )4( از عوايد حاصل از فروش اسناد و مدارك مالي موضوع اين دستورالع مل كه توسط سازمان اسناد ملي ايران به "هـ" 43( ماده ) قانون وصول برخي از و حساب درآمد عمومي كشور واريز مي گردد، پنجاه درصد مشمول بندهاي "د"

ديوان محاسبات كشور شيوه نامه نحوه نگهداري، ميكروفيلم و امحا اسناد و مدارك مالي و تعرفه خدمات مربوطه

(صفحه 26 از 32) ماده )5( ديوان محاسبات كشور مي تواند به تشخيص خود تبديل اسناد به ميكروفيلم را در محل خود دستگاهها يا در محل ديوان انجام دهد. هزينه هاي مورد نياز و كليه امكانات لازم براي انجام كار به عهده دستگاه مربوطه خواهد بود . (اصلاحيه (1387/10 9/

تبصره 1 وجوه دريافتي توسط ديوان محاسبات كشور بعنوان درآمد اختصاصي به حساب مخصوصي نزد خزانه داريكل واريز و معادل صددرصد آن به ديوان محاسبات كشور جهت تهيه و تجهيز امكانات اجرايي اين دستورالعمل و ساير امور مرتبط اختصاص مي يابد. (اصلاحيه 9/ 1387/10)

تبصره 2 داده هاي الكترونيكي در قالب فايل هاي رايانه اي به استناد ماده 6( ) قانون تجارت الكترونيك با تاييد ديوان محاسبات كشور و با رعايت مفاد دستورالعمل ملاك عمل جهت تبديل به ميكروفيلم خواهد بود. (اصلاحيه (1387/10 9/ ماده )6( ميكروفيلم يا ميكروفيشها و يا داده هاي الكترونيكي تهيه شده پس از عكسبرداري طبق اين دستورالعمل پس از مدت 30 سال قابل امحا مي باشد. ماده )7( ديوان محاسبات كشور مي تواند در راستاي وظايف قانوني موضوع ماده (39) قانون ديوان امور مربوط به اسناد و مدارك مالي فاقد طبقه بندي به ميكروفيلم يا داده پيام را با نظارت مستقيم خود از طريق دستگاههاي اجرايي ذيربط به بخشهاي خصوصي و تعاوني واگذار نمايد در صورت واگذاري امور مربوط به ميكروفيلم دستگاههاي مشمول به بخش خصوصي يا تعاوني (غيردولتي) مورد تاييد ديوان محاسبات، ده درصد از مبلغ قراردادها جهت پوشش قسمتي از هزينه هاي نظارت، بازبيني ميكروفيلم و نهايتا امحا اسناد و مدارك مالي به حساب اختصاصي ديوان محاسبات كشور واريز خواهد شد. (اصلاحيه مورخ 9/ 1387/10)

* موارد مشخص شده، اصلاحات صورت گرفته در جلسه مورخ 9/ 1387/10 كميسيون برنامه و بودجه و محاسبات مجلس شوراي اسلامي مي باشند.

ديوان محاسبات كشور شيوه نامه نحوه نگهداري، ميكروفيلم و امحا اسناد و مدارك مالي و تعرفه خدمات مربوطه

(صفحه 27 از 32) موادي از قانون تجارت الكترونيكي مصوب 17/ 10 /1382

ماده 2( ) الف « ) داده پيام ( » Message Data (: هر نمادي از واقعه، اطلاعات يا مفهوم است كه با وسايل الكترونيكي، نوري و يا فناوري هاي جديد اطلاعات توليد، ارسال، دريافت، ذخيره يا پردازش مي شود . ب « ) اصل ساز ( » Originator (: منشا اصلي « داده پيام » است كه « داده پيام » به وسيله او يا از طرف او توليد يا ارسال مي شود اما شامل شخصي كه درخصوص « داده پيام» به عنوان واسطه عمل مي كند نخواهد شد . ج « ) مخاطب ( » Addressee (: شخصي است كه اصل ساز قصد دارد وي « داده پيام » را دريافت كند، اما شامل شخصي كه درخصوص « داده پيام» به عنوان واسطه عمل مي كند نخواهد شد . د « ) ارجاع در داده پيام ( » Reference By Incorporation ( : يعني به منابعي خارج از « داده پيام » اعمال ناشي از تصدي سيستم از قبيل ارسال، ذخيره يا نمايش اطلاعات كه به طور معمول انجام مي شود خدشه اي به تماميت « داده پيام » وارد نمي كند . هـ « ) سيستم رايانه اي ( » System Computer (: هر نوع دستگاه يا مجموعه اي از دستگاههاي متصل سخت افزاري – نرم افزاري است كه از طريق اجراي برنامه هاي پردازش خودكار « داده پيام » عمل مي كند . و « ) سيستم اطلاعاتي ( » System Information (: سيستمي براي توليد ( اصل سازي )، ارسال، دريافت، ذخيره يا پردازش « داده پيام » است . خدمات بين تامين كننده و مصرف كننده با استفاده از وسائل ارتباط از راه دور است . ز « ) سيستم اطلاعاتي مطمئن ( » System Information Secure (: سيستم اطلاعاتي است كه :

1- به نحوي معقول در برابر سو استفاده و نفوذ محفوظ باشد .

2- سطح معقولي از قابليت دسترسي و تصدي صحيح را دارا باشد .

3- به نحوي معقول متناسب با اهميت كاري كه انجام مي دهد پيكربندي و سازماندهي شده باشد .

4- موافق با رويه ايمن باشد .

ديوان محاسبات كشور شيوه نامه نحوه نگهداري، ميكروفيلم و امحا اسناد و مدارك مالي و تعرفه خدمات مربوطه

(صفحه 28 از 32) ح « ) رويه ايمن ( » Method Secure (: رويه اي است براي تطبيق صحت ثبت « داده پيام » منشا و مقصد آن با تعيين تاريخ و براي يافتن هرگونه خطا يا تغيير در مبادله، محتوا و يا ذخيره سازي « داده پيام » از يك زمان خاص . يك رويه ايمن ممكن است با استفاده از الگوريتمها يا كدها، كلمات يا ارقام شناسايي، رمزنگاري، روش‌هاي تصديق يا پاسخ برگشت و يا طرق ايمني مشابه انجام شود . ط « ) امضاي الكترونيكي ( » Signature Electronic (: عبارت از هر نوع علامت منضم شده يا به نحو منطقي متصل شده به « داده پيام » است كه براي شناسايي امضا كننده « داده پيام » مورد استفاده قرار مي گيرد . ي « ) امضاي الكترونيكي مطمئن (Signature Electronic Advanced/Enhanced/Secure(: هر امضاي الكترونيكي است كه مطابق با ماده (10) اين قانون باشد . ك « ) امضا كننده ( » Signatory (: هر شخص يا قائم مقام وي كه امضاي الكترونيكي توليد مي كند . ل « ) شخص ( » Person (: اعم است از شخص حقيقي و يا سيستم هاي رايانه اي تحت كنترل آنان . م « ) معقول ( » سنجش عقلاني )، ( Test Reasonableness (: با توجه به اوضاع و احوال مبادله « داده پيام » از جمله: طبيعت مبادله، مهارت و موقعيت طرفين، حجم مبادلات طرفين در موارد مشابه، در دسترس بودن گزينه هاي پيشنهادي و رد آن گزينه ها از جانب هر يك از طرفين، هزينه گزينه هاي پيشنهادي، عرف و ر وشهاي معمول و مورد استفاده در اين نوع مبادلات، ارزيابي مي شود . ن « ) مصرف كننده ( » Consumer( : هر شخصي است كه به منظوري جز تجارت يا شغل حرفه اي فعاليت مي كند . س « ) تامين كننده » (Supplier (: عبارت از شخصي است كه بنا به اهليت تجاري، صنفي يا حرفه اي فعاليت مي كند . ع « ) وسائل ارتباط از راه دور ( » Communication DISTANCE Of Means (: عبارت از هر نوع وسيله اي است كه بدون حضور فيزيكي همزمان تامين كننده و مصرف كننده جهت فروش كالا و خدمات استفاده مي شود . ف « ) عقد از راه دور ( » Contract Distance (: ايجاب و قبول راجع به كالاها و خدمات بين تامين كننده و مصرف كننده با استفاده از وسائل ارتباط از راه دور است . ص « ) واسط بادوام ( » Medium Durable (: يعني وسائلي كه به موجب آن مصرف كننده بتواند شخصا « داده پيام » هاي مربوطه را بر روي آن ذخيره كند از جمله شامل فلاپي ديسك، ديسك فشرده، ديسك سخت و يا پست الكترونيكي مصرف كننده .

ديوان محاسبات كشور شيوه نامه نحوه نگهداري، ميكروفيلم و امحا اسناد و مدارك مالي و تعرفه خدمات مربوطه

(صفحه 29 از 32) ق « ) داده پيام هاي شخصي ( » Data Private (: يعني « داده پيام » هاي مربوط به يك شخص حقيقي ( موضوع « داده» Subject Data (مشخص و معين .

ماده 6( ) هرگاه وجود يك نوشته از نظر قانون لازم باشد، « داده پيام» در حكم نوشته است مگر در موارد زير:

الف) اسناد مال يك ت اموال غيرمنقول .

ب) فروش مواد داروئي به مصرف كنندگان نهايي .

ج) اعلام، اخطار، هشدار و يا عبارت مشابهي كه دستور خاصي براي استفاده كالا صادر و يا از بكارگيري روش‌هاي خاصي به صورت فعل يا ترك فعل منع مي كند . ماده (10) امضاي الكترونيكي مطمئن بايد داراي شرايط زير باشد :

الف) نسبت به امضا كننده منحصر به فرد باشد .

ب) هويت امضا كننده « داده پيام » را معلوم نمايد .

ج) به وسيله امضا كننده و يا تحت اراده انحصاري وي صادر شده باشد .

د) به نحوي به يك « داده پيام » متصل شود كه هر تغييري در آن « داده پيام » قابل تشخيص و كشف باشد .

ديوان محاسبات كشور شيوه نامه نحوه نگهداري، ميكروفيلم و امحا اسناد و مدارك مالي و تعرفه خدمات مربوطه

(صفحه 30 از 32) از قانون وصول برخي از درآمدهاي دولت و مصرف آن در موارد معين مصوب 28/ 12 /1373

ماده (43)

د) به سازمان اسناد ملي ايران اجازه داده مي شود عوايد حاصل از طريق فروش اور اق امحايي كليه وزارتخانه ها، موسسات دولتي، شركتهاي دولتي و شهرداريها و مرمت و فروش اسناد و انتشارات خود را به درآمد عمومي كشور واريز نمايد، نود و پنج درصد ( %95) درآمد فوق از محل اعتباري كه به همين منظور در قانون بودجه هر سال منظور مي شود در اختيار سازمان اسناد ملي ايران قرار مي گيرد تا جهت تهيه لوازم و تجهيز بايگاني و امور تحقيقاتي و انتشارات توسط سازمان فوق به مصرف برسد .

هـ) اجازه داده مي شود به ميزان پنجاه درصد (%50) وجوه حاصل از فروش اسناد و مدارك مالي كليه دستگاهها موضوع ماده (39) قانون ديوان محاسبات كشور و دستورالعمل مربوط كه متعلق به ديوان مذكور بوده و توسط سازمان اسناد ملي ايران با نظرات ديوان محاسبات كشور به فروش مي رسد و وجوه حاصله از فروش، به حساب درآمد عمومي كشور واريز مي گردد از محل اعتباري كه به همين منظور در قانون بودجه هر سال بطور جداگانه ذيل رديف بودجه اي ديوان محاسبات كشور منظور مي شود و در اختيار ديوان مزبور قرار مي گيرد تا صرف امور تحقيقاتي و خريد لوازم مورد نياز و تجهيز بايگاني اسناد و ساير هزينه ها گردد . پنجاه درصد (%50) بقيه وجوه فوق الذكر مشمول مقررات مورد عمل در اسناد ملي ايران خواهد بود .

ديوان محاسبات كشور شيوه نامه نحوه نگهداري، ميكروفيلم و امحا اسناد و مدارك مالي و تعرفه خدمات مربوطه

(صفحه 31 از 32) از قانون تاسيس سازمان اسناد ملي ايران – 17/2/ مصوب 1349

ماده اول: به منظور جمع آوري و حفظ اسناد ملي ايران در سازمان واحد و فراهم آوردن شرايط و امكانات مناسب براي دسترسي عموم به اين اسناد و همچنين صرفه جويي در هزينه هاي اداري و استخدامي از طريق تمركز پرونده هاي راكد وزارتخانه ها و موسسات دولتي و وابسته به دولت و امحا اوراق زائد، سازماني به نام سازمان اسناد ملي ايران وابسته به سازمان امور اداري و استخدامي كشور تاسيس گرديد .

تبصره : اسناد مذكور در اين ماده شامل كليه اوراق، مراسلات، دفاتر ، پرونده ها، عكس ها، نقشه ها، كليشه ها، نمودارها، فيلم ها، ميكروفيلم ها، نوارهاي ضبط صوت و ساير اسنادي است كه در دستگاه دولت تهيه شده و يا به دستگاه دولت رسيده است و به طور مداوم و غير مداوم در تصرف دولت بوده و از لحاظ اداري، مالي، اقتصادي، قضايي، سياسي، فرهنگي، علمي، فني و تاريخي به تشخيص سازمان اسناد ملي ايران ارزش نگهداري دائمي داشته باشند .

ديوان محاسبات كشور شيوه نامه نحوه نگهداري، ميكروفيلم و امحا اسناد و مدارك مالي و تعرفه خدمات مربوطه

(صفحه 32 از 32)

فهرست تغييرات سند رديف شماره بازنگري علت و شرح تغييرات

فهرست گيرندگان رديف نام رديف نام 1 كليه واحدهاي سازماني

مراجع تهيه ، تاييد و تصويب رديف تهيه كننده محل امضا تائيد كننده/تائيد كنندگان محل امضا تصويب كننده محل امضا 1 نمايندگان ديوان محاسبات استان تهران ، حوزه هاي فني و برنامه ريزي شوراي معاونين / رئيس كل شوراي معاونين / رئيس كل

کانال تلگرام @hospitalaccounting
منبع : سایت حسابداری بیمارستان