نحوه صورت برداری و انبارگردانی اموال، اسناد و فرم ها و مواد قانونی مرتبط در دانشگاه علوم پزشکی
مرحله پایانی نظارت بر دارایی های ثابت، صورت برداری و انبارگردانی اموال و تطبیق آنها با سوابق سیستمی است. در این بخش انواع اموال مشهود و نامشهود، شماره گذاری و پلاک کوبی، ثبت در دفاتر و کارت اموال، رسیدها و حواله ها، تکلیف اموال مفقود و سرقتی و حادثه دیده، فروش و اسقاط اموال مازاد، جابجایی و تحویل و تحول اموال و اموال شرکت های طرف قرارداد را همراه با فرم ها و مواد قانونی مرتبط مرور می کنیم. در کنار هر موضوع، شاخص ارزیابی همان بخش نیز آورده شده است.
دارایی های مشهود و نامشهود و ثبت اموال نامشهود
دارایی مشهود نوعی دارایی ثابت است که به آن دارایی عملیاتی نیز گفته می شود. این دارایی ها باید نمود عینی داشته باشند و مهم ترین تفاوت آنها با دارایی های نامشهود این است که قابل دیدن و قابل لمس هستند؛ مانند ساختمان و زمین.
دارایی نامشهود ماهیت فیزیکی و واقعی ندارد. نمونه هایی از آن عبارتند از ارزهای دیجیتال، علامت تجاری، حق کپی رایت، سرقفلی، حق الامتیازها، نرم افزارها و شهرت برند. ارزش این اموال مانند دارایی مشهود آشکار و ملموس نیست، اما نمی توان گفت استهلاک ناپذیرند؛ مالکیت مادی و معنوی می تواند مدت زمان معینی داشته باشد و موفقیت یا شکست سازمان بر ارزش برند اثر می گذارد و آن را کم یا زیاد می کند. دارایی های نامشهود به دو دسته قابل تشخیص و غیرقابل تشخیص تقسیم می شوند.
در فهرست دارایی های استهلاک پذیر موضوع ماده ۱۴۹ قانون مالیات های مستقیم، گروه بیست و پنج با عنوان امتیازات و حقوق مالی به دارایی های نامشهود اختصاص یافته است.
شاخص ۵: آیا جمع آوری اطلاعات اموال نامشهود واحد تحت ابواب جمعی، شامل حق الامتیازهای آب و برق و گاز، تلفن ثابت و همراه، چاه آب و نرم افزار، طبق فرم شماره ۴ انجام شده است؟
ثبت آمار و مشخصات وسائط نقلیه
بر اساس ماده ۸ آیین نامه چگونگی و نحوه استفاده از خودروهای دولتی، دستگاه های اجرایی مکلفند آمار و اطلاعات خودروهای در اختیار خود را بر اساس دستورالعملی که وزارت امور اقتصادی و دارایی تهیه و ابلاغ می کند، برای نگهداری در بانک اطلاعات خودرو به آن وزارت ارسال نمایند. بر پایه تبصره این ماده، نیروی انتظامی نیز موظف است آمار خودروهای دستگاه های اجرایی را در اختیار همان وزارت قرار دهد.
چون شماری از خودروها به دلایلی مانند اهدایی بودن از سوی سازمان های دیگر در سیستم نظام نوین مالی ثبت نشده اند و همچنین برای افزایش کنترل داخلی در واحدهای تابعه، هر واحد ملزم است آمار همه خودروهای خود، اعم از ثبت شده و ثبت نشده، را در فرم شماره ۳ با عنوان فرم آمار و مشخصات وسائط نقلیه درج کند.
شاخص ۶: آیا جمع آوری اطلاعات وسائط نقلیه واحد تحت ابواب جمعی طبق فرم شماره ۳ انجام شده است؟
شماره گذاری و پلاک کوبی اموال
طبق ماده ۵ آیین نامه مربوط به شرایط و طرز انتخاب و حدود وظایف و مسئولیت های امین اموال، امین اموال مکلف است برای هر یک از اموال منقول غیرمصرفی تحت ابواب جمعی خود با رعایت طبقه بندی مربوط یک شماره اختصاص دهد. این شماره در مورد اموالی که الصاق برچسب به آنها ممکن است روی برچسب درج و به مال الصاق می شود؛ و در مورد اموالی که به تشخیص و پیشنهاد دستگاه اجرایی ذیربط و تایید وزارت امور اقتصادی و دارایی الصاق برچسب به آنها میسر نیست، ثبت مشخصات مال در دفاتر و صورتحساب ها کافی است.
- تبصره ۱: در واحدهایی که نخستین بار حساب اموال خود را بر اساس این آیین نامه تنظیم می کنند، شماره برچسب هر طبقه از شماره یک آغاز و با رعایت تسلسل ادامه می یابد؛ و در واحدهایی که از پیش بر اساس آیین نامه اموال دولتی حساب اموال دارند، شماره برچسب هر طبقه به دنبال شماره برچسب های پیشین ادامه پیدا می کند.
- تبصره ۲: نوع برچسب باید متناسب با وضعیت مال و دارای دوام لازم باشد و به گونه ای الصاق شود که صدمه و خسارتی به مال وارد نیاید. اگر وزارت امور اقتصادی و دارایی بر حسب ضرورت برای برخی اموال منقول غیرمصرفی برچسب خاصی تعیین و اعلام کند، امین اموال مکلف است از همان نوع برچسب استفاده نماید.
شاخص ۷: آیا کلیه اموال بیمارستان دارای پلاک بوده و در سیستم اموال نظام نوین مالی ثبت شده است؟
اموال در حکم مصرف و اموال پلاک خور که به دلیل عدم تامین اعتبار در سیستم اموال نظام نوین مالی ثبت نمی شوند، باید تا زمان تامین اعتبار توسط امین اموال در فایل اکسلی که برای همین منظور تهیه شده وارد شوند و پس از تامین اعتبار و ثبت در سیستم، نسبت به اختصاص پلاک به آنها اقدام گردد.
شاخص ۸: آیا اموال پلاک خوری که تامین اعتبار نشده اند در فایل اکسل موجود در سامانه اشتراک وارد شده اند؟
رسیدها و حواله های اموالی
بر پایه نامه شماره ۸۱۱۰ مورخ ۱۳۹۱/۰۳/۰۲ مدیریت امور مالی و به منظور اجرای صحیح فرآیند ثبت دارایی های ثابت و افزایش کنترل های داخلی در واحد، همه رسیدها و حواله های اموالی صادره باید هم به صورت فیزیکی و هم به صورت سیستمی به امضای حسابداری اموال برسد.
شاخص ۹: آیا رسیدها و حواله های اموالی به تایید امین اموال می رسد؟
ثبت مشخصات اموال در دفاتر و تکمیل کارت اموال
ماده ۳۳ آیین نامه اموال دولتی مقرر می دارد که مشخصات کلیه اموال دولتی تحت ابواب جمعی امین اموال، یعنی اموال رسیده، باید در دفاتری که نمونه آنها از سوی وزارت امور اقتصادی و دارایی تعیین می شود ثبت و حساب آنها نگهداری شود.
ماده ۶ آیین نامه مربوط به شرایط و طرز انتخاب و حدود وظایف و مسئولیت های امین اموال نیز امین اموال را مکلف کرده است مشخصات کامل اموال منقول غیرمصرفی رسیده و فرستاده واحد ابواب جمعی خود را به ترتیب شماره تخصیصی و بر حسب نوع و طبقه اموال در دفاتر مربوط ثبت نماید.
بر پایه این مواد، امین اموال مکلف است پیش از نهایی کردن کارت های اموال در بخش ویرایش و تکمیل کارت اموال، نسبت به ثبت مشخصه های ۱ تا ۱۴ اقدام کند. با توجه به ماهیت و طبقه اموال، مشخصات درخواستی در بخش مربوط متفاوت خواهد بود.
شاخص ۱۰: آیا مشخصات ۱ تا ۱۴ برای کارت اموال تکمیل شده است؟
تکلیف اموال مفقود، سرقتی و حادثه دیده
ماده ۳۸ آیین نامه اموال دولتی: همه دستگاه های مشمول این آیین نامه مکلفند در صورت مفقود یا از بین رفتن مال بر اثر سرقت، آتش سوزی یا هر علت دیگر، و همچنین در موارد تسامح در حفظ و نگهداری اموال دولتی و استفاده غیرمجاز از آنها، موضوع را حسب مورد به مراجع صلاحیتدار اداری، انتظامی، قضایی و دیوان محاسبات کشور اعلام و تا حصول نتیجه نهایی پیگیری کنند. اگر وزارتخانه ها و موسسات دولتی اموالی را به طور امانی از شرکت های دولتی در اختیار داشته باشند نیز باید مفاد این ماده را درباره آن اموال رعایت نمایند.
ماده ۳۹ آیین نامه اموال دولتی: اموال سرقت شده، مفقود یا از بین رفته وزارتخانه ها و موسسات دولتی در دو حالت زیر از دفاتر مربوط حذف می شوند:
- در صورت دستگیری سارق و به دست نیامدن مال، پس از طی مراحل نهایی رسیدگی به موضوع در مراجع صلاحیتدار.
- در صورت پیدا نشدن مال مفقودشده، سارق یا مال سرقت شده و اعلام بی گناهی و مبرا بودن مسئولان امر توسط مراجع ذیصلاح.
- تبصره ۱: هرگاه مال سرقت شده یا مفقود پس از حذف از دفاتر پیدا و مسترد شود، باید مانند اموال رسیده دوباره در دفاتر مربوط ثبت گردد.
- تبصره ۲: در مواردی که اموال دولتی بر اثر حوادث ناگهانی مانند سیل، زلزله، جنگ و حوادث مشابه از بین برود، با موافقت وزیر وزارتخانه مربوط یا رئیس موسسه یا سازمان مربوط یا مقام مجاز از طرف آنها از دفاتر اموال حذف خواهد شد.
ماده ۲۱ آیین نامه شرایط و طرز انتخاب و حدود وظایف و مسئولیت های امین اموال: امین اموال مکلف است در صورت مفقود یا از بین رفتن یا وارد شدن خسارت به مال ناشی از سیل، زلزله، سرقت، آتش سوزی یا هر علت دیگر، مراتب را کتبا به واحد ذیربط اطلاع دهد تا پس از گواهی رئیس آن واحد، موضوع برای رسیدگی و اقدام لازم به وزارتخانه یا موسسه دولتی مربوط گزارش شود.
بر پایه این مقررات، امین اموال موظف است در صورت سرقت اموال و دارایی های سرمایه ای، اصل و کپی فرم حوادث را به همراه فرم گزارش افسر نگهبان گشت اعزامی با مهر اصل کلانتری یا مهر کپی برابر اصل کلانتری، و همچنین استعلام عدم کشف پس از یک سال، برای انجام حذف از سیستم اموال نظام نوین مالی به مدیریت اموال، املاک و مستغلات ارسال کند.
شاخص ۱۱: آیا مکاتبات و پیگیری های لازم در خصوص اموال سرقتی، حادثه دیده و مانند آن انجام شده است؟
فروش، مازاد و اسقاط اموال
ماده ۱۱۲ قانون محاسبات عمومی: فروش اموال منقول وزارتخانه ها و موسسات دولتی که اسقاط شده یا مازاد بر نیاز تشخیص داده می شود و مورد نیاز سایر وزارتخانه ها و موسسات دولتی نیست، با اطلاع قبلی وزارت امور اقتصادی و دارایی و اجازه بالاترین مقام دستگاه اجرایی ذیربط و با رعایت مقررات مربوط به معاملات دولتی مجاز است و وجوه حاصل از فروش این اموال باید به حساب درآمد عمومی واریز شود. بر پایه تبصره این ماده، اموال منقولی که فروش آنها به موجب قانون ممنوع است از شمول این ماده مستثنی هستند.
ماده ۱۱۵ قانون محاسبات عمومی: فروش اموال غیرمنقول مازاد بر نیاز وزارتخانه ها و موسسات دولتی، به استثنای موارد زیر، بنا به پیشنهاد وزیر مربوط و تصویب هیات وزیران و با رعایت سایر مقررات مجاز است و وجوه حاصل باید به حساب درآمد عمومی کشور واریز شود:
- اموال غیرمنقولی که از نفایس ملی باشد.
- تاسیسات و استحکامات نظامی و کارخانجات اسلحه و مهمات سازی.
- آثار و بناهای تاریخی.
- اموال غیرمنقولی که در رابطه با مصالح و منافع ملی در تصرف دولت باشد و فروش آنها ممنوع است.
- تبصره ۱: در مورد موسسات دولتی که زیر نظر هیچ یک از وزارتخانه ها نیستند و به طور مستقل اداره می شوند، پیشنهاد فروش اموال غیرمنقول در اجرای این ماده از طرف بالاترین مقام اجرایی همان موسسه به عمل خواهد آمد.
- تبصره ۲: فروش اموال غیرمنقول شرکت های دولتی، جز اموال غیرمنقول مستثنی شده در این ماده، با تصویب مجمع عمومی آنها مجاز است.
ماده ۹ آیین نامه اموال دولتی: تشخیص مازاد بر نیاز یا اسقاطی بودن مال و نیز احراز عدم نیاز سایر وزارتخانه ها و موسسات دولتی موضوع ماده ۱۱۲ قانون بر عهده بالاترین مقام دستگاه اجرایی ذیربط است.
ماده ۱۰ آیین نامه اموال دولتی: اگر به تشخیص کمیسیونی مرکب از مدیر واحد تدارکاتی، ذیحساب یا نماینده او و یک نفر کارشناس در رشته مربوط به انتخاب رئیس دستگاه، به دلیل ارزش کم اموال اسقاطی موضوع ماده ۱۱۲ قانون، فروش این اموال به نفع دولت نباشد، اموال مزبور از ابواب جمعی دستگاه کسر و از دفاتر اموال حذف خواهد شد. اتخاذ تصمیم درباره این اموال پس از حذف از دفاتر، با رعایت صرفه و صلاح دولت بر عهده رئیس دستگاه اجرایی مربوط یا مقام مجاز از طرف اوست.
ماده ۹۱ آیین نامه مالی معاملاتی دانشگاه: موسسه می تواند اموال منقول و غیرمنقول مازاد بر احتیاج و همچنین اثاث فرسوده و اسقاط خود را به پیشنهاد رئیس واحد اجرایی و با تشخیص و تایید و ارزیابی بهای اموال توسط دو نفر از کارشناسان منتخب رئیس موسسه یا کارشناسان رسمی دادگستری و با رعایت مواد ۸۴ و ۸۵ این آیین نامه، به اشخاص حقیقی و حقوقی به فروش رساند یا اجاره یا معاوضه نماید، یا به موسسات دولتی، فرهنگی یا خیریه به نحو مقتضی اهدا کند؛ به استثنای اموالی که جزو نفایس علمی یا آثار و بناهای تاریخی است. اگر مال فاسد شده باشد آن را معدوم و آثار آن را در حساب ها شناسایی می کند. عواید حاصل از فروش این اموال به حساب درآمد اختصاصی موسسه منظور می شود.
شاخص ۱۲: آیا فرآیند فروش اموال اسقاطی و پلاک خور به درستی انجام شده است؟
عضویت امین اموال در کمیته خرید و تصدی پست
در هر سازمان به هنگام خرید و به منظور مدیریت صحیح هزینه ها و اصلاح فرآیند درخواست و خرید، کمیته ای با عنوان کمیته خرید تشکیل می شود. این کمیته در هر ماه یک یا دو جلسه برگزار می کند و پس از بررسی و ارائه نظر کارشناسی کارگروه و اعلام هزینه، درباره نحوه تخصیص منابع خرید تصمیم گیری می نماید. شایسته است در راستای حفظ و صیانت از اموال واحد، جلوگیری از هدررفت منابع و رعایت صرفه جویی، امین اموال هر واحد نیز عضوی از کمیته خرید دارایی های سرمایه ای باشد.
با توجه به اهمیت وظایف و مسئولیت امنای اموال، گستردگی شرح وظایف و ضرورت حفظ و حراست اموال دولتی که بخشی از بیت المال را تشکیل می دهد، شایسته است امین اموال صرفا در پست مورد تصدی خود فعالیت کند تا بتواند وظایف ابلاغی خود را به نحو احسن انجام دهد.
شاخص ۱۳: آیا امین اموال عضو کمیته خرید است؟ شاخص ۱۴: آیا امین اموال در شغل دیگری جز امین اموالی مشغول به خدمت است؟
شناسایی کارت اموال بدون محل
همه کارت های اموال باید دارای محل باشند؛ در غیر این صورت در گزارش اموال واحد مشاهده نمی شوند. برای بررسی وجود کارت اموال بدون محل در سیستم نظام نوین مالی، باید از مسیر مدیریت مالی، حسابداری کالا و اموال و خدمات، کارت اموال، گزارش اموال به تفکیک، گزینه بدون محل را فعال کرد و سپس با انتخاب گزینه نمایش نسبت به گزارش گیری اقدام نمود.
در صورت وجود کارت اموال بدون محل، باید پس از انتخاب همه کارت های اموال بدون محل، از منوی امکانات در بالای صفحه گزینه ارسال کارت های انتخابی به اموال تکمیل شده انتخاب و سپس نسبت به درج محل برای این کارت ها اقدام شود.
شاخص ۱۵: آیا کارت اموال بدون محل در سیستم اموال نظام نوین مالی وجود دارد؟
تحویل و تحول اموال و تسویه حساب کارکنان
همه فرم های تسویه حساب کارکنان در واحد باید به امضای امین اموال برسد. همچنین پس از امضای فرم تسویه حساب، اقدامات لازم برای اعمال جابجایی اموال در حساب مسئولان نگهداشت جدید باید توسط امین اموال انجام شود.
شاخص ۱۶: آیا اعمال جابجایی در حساب مسئولان نگهداشت به هنگام تسویه حساب انجام شده است؟
در هر واحد باید در صورت امکان فضای فیزیکی مسقف و محفوظی با استانداردهای لازم برای انباشت اموال مازاد، اسقاط و ضایعات غیرپلاک خور جانمایی شود. این کار از مشکلاتی مانند ایجاد جلوه نامناسب، سرقت و آتش سوزی در واحد پیشگیری می کند.
شاخص ۱۷: آیا مکان مناسبی برای انبار اموال مازاد، اسقاط و ضایعات غیرپلاک خور وجود دارد؟
برای نظارت موثر بر تحویل و تحول اموال میان کارکنان واحد، باید در همه ابلاغیه ها و مکاتبات مربوط به جابجایی محل خدمت کارکنان، اعم از درون سازمانی و برون سازمانی، یک رونوشت به امین اموال ارجاع شود. همچنین همه تسویه حساب های نیروهای انسانی اعم از طرحی، شرکت های طرف قرارداد و مانند آن الزاما باید به تایید امین اموال برسد.
شاخص ۱۸: آیا رونوشتی از مکاتبات مربوط به ابلاغیه های کارکنان و جابجایی نیروها به منظور تحویل و تحول اموال تحویلی ایشان به امین اموال ارجاع می گردد؟
سند انتقال داخلی و جابجایی اموال در واحد
به منظور نظارت موثر و افزایش کنترل های داخلی، پیش از هرگونه جابجایی اموال در واحد باید هماهنگی های لازم با امین اموال صورت پذیرد. امین اموال نیز موظف است به هنگام جابجایی اموال در داخل واحد نسبت به تکمیل سند انتقال داخلی اقدام کند و پس از تکمیل امضاهای مجاز، تغییرات را در سیستم اموال نظام نوین مالی اعمال نماید.
شاخص ۱۹: آیا هنگام جابجایی اموال در واحد هماهنگی لازم با امین اموال انجام می شود و آیا برای جابجایی از فرم مصوب سند انتقال داخلی استفاده و در سیستم اعمال شده است؟
اموال شرکت های طرف قرارداد
همه شرکت های طرف قرارداد باید فهرستی از دارایی های ثابت تحت مالکیت خود را با سربرگ شرکت به مدیریت واحد ارائه کنند. اموالی که در این فهرست از سوی شرکت اعلام می شود باید ملاک خروج توسط امین اموال قرار گیرد؛ در غیر این صورت آن اموال تحت مالکیت مرکز تلقی می شود.
همچنین درباره اموال تحویلی به شرکت های طرف قرارداد، باید فرم ۱۶ تحویلی به مدیریت شرکت یا نماینده قانونی طی یک بند به قرارداد الحاق شود و سالم بودن اموال توسط امین اموال وقت تایید گردد. بدیهی است ضمانت نامه لازم در این خصوص توسط امور قراردادها اخذ می شود.
شاخص ۲۰: آیا شرکت های طرف قرارداد فهرستی از دارایی های ثابت تحت مالکیت خود به واحد ارائه کرده اند و آیا فرم ۱۶ مبنی بر اموال تحویلی به مدیرعامل شرکت طرف قرارداد یا نماینده قانونی وجود دارد؟
منبع: دانشگاه علوم پزشکی اصفهان — مدیریت اموال، املاک و مستغلات
دانلود فایل کامل (PDF): آشنایی با نحوه نظارت و ارزشیابی دارایی های ثابت
کانال تلگرام @hospitalaccounting
منبع : سایت حسابداری بیمارستان