دستورالعمل اموال دانشگاه ها و دانشکده های علوم پزشکی کشور

مصوب: مجمع مرکزی هیات های امنای دانشگاه های علوم پزشکی کشور  |  تاریخ: ۱۴۰۳/۰۶/۲۴  |  مستند: ماده ۱۰۵ آیین نامه مالی و معاملاتی

در اجرای حدود اختیارات ماده (۱۰۵) آیین نامه مالی و معاملاتی دانشگاه ها / دانشکده های علوم پزشکی و خدمات بهداشتی درمانی کشور و به منظور ساماندهی وضعیت اموال، این دستورالعمل تدوین و در تاریخ …. به تصویب هیات امنا رسیده است.

فصل اول – تعاریف

موسسه: موسسه شامل دانشگاه / دانشکده مستقل علوم پزشکی و خدمات بهداشتی درمانی / انستیتو پاستور ایران و دانشگاه علوم بهزیستی و توانبخشی و موسسه آموزش و پژوهش طب انتقال خون، واحدهای تابعه … می باشد که منبعد موسسه نامیده می شوند (موضوع ماده یک آیین نامه مالی و معاملاتی).

۱- کلیه اموالی که توسط موسسه خریداری و یا به هر طریق قانونی دیگر به تملک موسسه درآمده یا درمی آید به استثنای اموال امانی، اموال موسسه محسوب و تابع مفاد این دستورالعمل می باشند.

۲- منظور از “اموال امانی” در این دستورالعمل، اموال منقولی و غیر منقولی است که از طرف وزارتخانه ها و موسسات دولتی و شرکتهای دولتی برابر مقررات و به طور موقت در اختیار دانشگاه ها قرار گرفته یا می گیرند.

۳- اموال منقول و غیرمنقول که از طرف دستگاه های دولتی و غیردولتی به صورت موقت در اختیار موسسه قرار گرفته یا می گیرد از نظر این دستورالعمل، اموال امانی محسوب می شود و چگونگی دریافت، نگهداری و استرداد آن، تابع توافق فی مابین موسسه و طرف قرارداد می باشد.

تبصره: تعاریف اموال منقول و غیرمنقول موضوع این آیین نامه، تابع تعاریف به عمل آمده در قانون مدنی می باشد.

۴- مسئولیت حفظ و نگهداری اموال منقول و غیرمنقول موسسه به عهده تحویل گیرنده می باشد.

۵- مسئولیت نگهداری حساب اموال با مدیر امور مالی (یا مقام مجاز از طرف ایشان) می باشد.

۶- اموال غیر منقول: اموالی هستند که نمی توان آنها را از محلی به محل دیگر نقل کرد. اعم از اینکه استقرار آنها ذاتی یا بواسطه عمل انسان باشد، به نحوی که انتقال آنها موجب خرابی یا نقص خود مال یا محل آن شود.

۷- اموال منقول: اشیایی که نقل آنها از محلی به محل دیگر ممکن باشد، بدون اینکه به خود یا محل آنها خرابی وارد آید و به سه دسته زیر تقسیم می شوند:

الف- اموال منقول مصرفی: اموالی هستند که بر اثر استفاده تغییر وضعیت داده، به صورت جزئی یا کلی از بین می روند.

ب- اموال منقول غیرمصرفی: اموالی هستند که بدون تغییر محسوس و از دست دادن مشخصات اصلی بتوان به طور مکرر مورد استفاده قرارداد و این دسته از اموال منقول در کلیه دفاتر ثبت شده و الصاق برچسب برای آن ها الزامی است.

ج- اموال در حکم مصرفی: اموالی هستند که در ظاهر با اموال غیرمصرفی مشابهت دارند اما به لحاظ طبیعت و ماهیت یا ارزش کم، تنظیم حساب برای آن ها به صورت اموال غیرمصرفی ضرورت ندارد.

۸- اموال رسیده شامل اموالی است که تحت ابواب جمعی امین اموال قرار می گیرد و اموال فرستاده شامل کلیه اموالی است که طبق مقررات این دستورالعمل به نحوی از انحا از ابواب جمعی امین اموال خارج و دستور حذف آن صادر شده باشد.

فصل دوم – حدود وظایف امین اموال

۹- امین اموال فردی است که با پیشنهاد رئیس واحد و تایید مدیر امور مالی (یا مقام مجاز از طرف ایشان) به این سمت منصوب می گردد و مسئولیت حفظ و نگهداری و تحویل و تنظیم حساب اموال و اوراقی که در حکم وجه نقد است و همچنین کالاهای تحت ابواب جمعی خود را بر اساس مقررات این دستورالعمل و آیین نامه مالی و معاملاتی به عهده دارد.

تبصره ۱: موسسه مجاز به استفاده از خدمات کارکنان رسمی، پیمانی و قراردادی، جهت تصدی مسئولیت امین اموال می باشد.

تبصره ۲: کارکنانی که تحت سایر عناوین شغلی در طرح های عمرانی، آزمایشگاه ها، کتابخانه ها، واحدهای درمانی، واحدهای آموزشی، خوابگاه ها و سایر بخش های عمومی عهده دار مسئولیت حفظ و نگهداری اموال دولتی و نگهداری حساب آنها می باشند، از لحاظ مسئولیت های موضوع این آیین نامه در حکم امین اموال خواهند بود.

تبصره ۳: تبادلات اطلاعاتی با وزارت امور اقتصاد و دارایی در خصوص کمیسیون ماده ۲ و اموال غیر منقول و سامانه های مربوطه به عهده امین اموال می باشد.

تبصره ۴: امین اموال باید دارای شرایط زیر باشد:

الف: داشتن حداقل مدرک تحصیلی کارشناسی

ب: داشتن صلاحیت و توانایی لازم برای انجام وظایف مربوطه

ج: پس از انتصاب امین اموال، باید وثیقه معتبر متناسب با اموال در اختیار ابواب جمعی تحت کنترل با تشخیص رئیس موسسه (یا مقام مجاز از طرف ایشان) جهت تضمین حسن انجام وظیفه و نگهداری مطلوب از اموال و جبران خسارات ناشی از تضییع، نقصان، فقدان اموال از وی اخذ گردد.

۱۰- امین اموال از لحاظ وظایف مربوط به نگهداری حساب اموال دولتی و تنظیم حساب آنها و تحویل و تحول اموال تحت ابواب جمعی و سایر مقررات مربوطه تحت نظارت مدیر مالی (یا مقام مجاز از طرف ایشان) انجام وظیفه می نماید.

۱۱- وظایف امین اموال:

• صورت برداری و پلاک کوبی کلیه دارایی های ثابت
• تهیه و تنظیم فرم تحویل و تحول
• شناخت و آگاهی کامل از طبقات اموال
• تهیه لیست اموال مازاد و ارائه گزارش به مقام مجاز به منظور اعلام نیاز به سایر واحدهای تابعه
• تهیه لیست اموال اسقاط و گزارش به مقام مجاز و پیگیری به منظور فروش
• ارسال گزارش اموال مسروقه به مقام مجاز، حفاظت فیزیکی و پیگیری امور مربوطه تا حصول نتیجه
• انجام امور مربوط به تجدید ارزیابی دارایی های ثابت به استناد بخشنامه های صادره و همکاری با سایر کارکنانی که در فرآیند فوق انجام وظیفه می نمایند.
• محاسبه سیستمی استهلاک دارایی های ثابت
• نگهداری حساب اموال منقول و غیر منقول و همچنین سوابق مربوط به آن ها
• تهیه گزارش های مدیریتی

فصل سوم – روش اجرایی

۱۲- موسسه می بایست اقدام لازم جهت همگام سازی های لازم برای استفاده و تکمیل فرآیندهای مورد نیاز برای اموال را در مجموعه نرم افزاری خود انجام دهد.

۱۳- موسسه باید فضای مناسب، ایمن و مسقف جهت حفظ و نگهداری اموال مازاد و اسقاط در اختیار امین اموال قرار دهد.

۱۴- در صورت نیاز واحدهای موسسه به اموال، فرم درخواست کالا از انبار در سیستم نرم افزاری توسط واحد درخواست کننده تکمیل و به واحد ذیربط ارسال می گردد تا اقدام بعدی صورت پذیرد.

۱۵- انبار دار موظف است حواله های صادره را بعد از اخذ امضا از فرد تحویل گیرنده جهت اقدام بعدی در اختیار امین اموال قراردهد.

۱۶- امین اموال در اسرع وقت نسبت به الصاق پلاک اموال روی دارایی ثابت اقدام نماید.

۱۷- چنانچه اموال متعدد ولی مشابه باشند برای تک تک این اموال اختصاص شماره پلاک مجزا و مشخص الزامی است.

۱۸- الصاق پلاک اموال باید به نحوی انجام گیرد که در معرض دید باشد، بر اثر فرسایش از بین نرود و به ارزش دارایی مزبور لطمه ای وارد ننماید.

۱۹- امین اموال مکلف است برای هر یک از اموال منقول غیر مصرفی تحت ابواب جمعی خود، یک شماره اختصاص دهد که در مورد اموالی که الصاق برچسب به آن ها میسر می باشد بر روی جنس الصاق و در مورد اموالی که الصاق برچسب به آن ها میسر نباشد، ثبت مشخصات جنس در نرم افزار کافی خواهد بود. نوع برچسب باید متناسب با وضعیت مال به صورتی که دوام لازم را داشته باشد تهیه و به نوعی الصاق گردد که صدمه و خسارتی به مال وارد نیاید.

تبصره ۱: برچسب الصاق شده به اموال، می بایست با شماره پلاک قدیم عددی در نرم افزار مالی مطابقت داشته باشد.

۲۰- به منظور صرفه جوئی و استفاده بهینه از امکانات موجود موسسه، نقل و انتقال اموال با موافقت رئیس واحدهای مبدا و مقصد، پس از هماهنگی با اداره حسابداری مدیریت موسسه بلامانع می باشد.

۲۱- امین اموال مکلف است برای هر یک از بخش ها و اتاق ها (فرم ۱۶ اموال) در دو نسخه تنظیم و پس از امضا خود و امضا تحویل گیرنده یک نسخه را نزد خود نگهداری و نسخه دوم را به کارمند مذکور تحویل می نماید.

۲۲- هنگام خروج اموال از واحد با توجه به مجوز صادر شده از طرف مقامات مربوطه، پروانه خروج توسط امین اموال که حاوی مشخصات کامل اقلام باشد در دو نسخه صادر می گردد. نسخه اول به واحد حفاظت فیزیکی و نسخه دوم نزد امین اموال نگهداری می شود. این گونه اقلام نیز در دفتر خروج جهت پیگیری و برگشت مال ثبت می شود. پروانه مذکور باید به امضا امین اموال و مقام مجاز ذیربط رسیده باشد. بدیهی است در صورتیکه اموالی بدون پروانه خروج از واحدی خارج گردد، مسئولیت پاسخگویی آن بر عهده واحد حفاظت فیزیکی خواهد بود.

۲۳- مدیریت منابع انسانی موسسه در زمان صدور ابلاغ احکام انتقال، تغییر محل خدمت، بازنشستگی و …. برای کارکنان، موظف به اخذ مفاصا حساب تحویل و تحول اموال از امین اموال می باشد.

۲۴- هر گونه فروش و حذف اموال اسقاطی بعد از اخذ مجوزهای لازم و بر اساس آیین نامه مالی و معاملاتی موسسه امکان پذیر می باشد.

۲۵- در صورت بکارگیری نیروهای شرکتی در موسسه، در صورت خسارت به اموال در اختیار کارکنان مذکور، شرکت موظف است خسارت وارده را از کارمند کسر و جبران نماید. و این بند در قرارداد فی مابین موسسه با شرکت لحاظ گردد.

۲۶- در کلیه قراردادهای استیجاری و مشارکتی موارد مرتبط با تحویل و تحول اموال بایستی در قرارداد فی مابین لحاظ گردد. آیین نامه اجرایی این بند توسط کمیته فنی تخصصی مالی (موضوع ماده ۱۰۵ آیین نامه مالی و معاملاتی) تدوین و ابلاغ خواهد شد.

۲۷- اموال موجود در سالن ها و فضاهای عمومی باید با هماهنگی مدیریت پشتیبانی به یکی از کارمندان مدیریت مذکور تحویل گردد.

۲۸- واحدها موظف می باشند، اموال مازاد را به امین اموال عودت نمایند.

۲۹- واحدها مکلفند مشخصات اموال مازاد خود به سایر واحدهای تابعه اطلاع رسانی نمایند تا در صورت اعلام نیاز سایر واحدها نسبت به انتقال آن به واحد متقاضی اقدام شود. در صورتی که اموال مزبور مورد استفاده سایر واحدهای تابعه نباشد بر اساس آیین نامه مالی و معاملاتی از طریق فرآیند مزایده به فروش خواهد رسید.

۳۰- در صورت تغییر، بازنشستگی، بازخرید و … امین اموال، اموال تحت ابواب جمعی وی به امین اموال جدید تحویل می گردد و صورت جلسه تحویل و تحول فی مابین به امضای آن ها و نماینده امور مالی می رسد. صورت جلسه مزبور در سه نسخه تنظیم می گردد. نسخه اول به امور مالی ارسال و نسخه دوم نزد امین اموال تحویل گیرنده و نسخه سوم نزد امین اموال تحویل دهنده نگهداری می گردد.

تبصره ۱: در صورتی که امین اموال از تحویل ابواب جمعی خودداری نماید و یا به هر دلیلی شرکت او در امر تحویل و تحول میسر نباشد، ابواب جمعی وی با حضور کمیسیونی مرکب از نماینده رئیس واحد مربوطه و نماینده مدیریت امور مالی موسسه، نماینده حراست به امین اموال جدید تحویل داده می شود. در صورت کسری ابواب جمعی، مراحل تسویه حساب با امین اموال بر اساس آیین نامه مالی و معاملاتی موسسه خواهد بود.

۳۱- هر گونه جابجایی امنای اموال منوط به تسویه حساب ابواب جمعی و تایید مدیر امور مالی موسسه می باشد.

فصل چهارم – انتقالات

۳۲- اموال مازاد بر نیاز و یا اسقاطی موسسه با رعایت مفاد آیین نامه مالی و معاملاتی، قابل فروش یا اهدا می باشد.

فصل پنجم – تعمیرات اموال

۳۳- در صورت نیاز به تعمیر اموال، واحد استفاده کننده پس از تایید کارشناس فنی مربوطه نسبت به ارسال اموال جهت تعمیرات اقدام نماید. وصول اموال تعمیر شده (بعد از عودت به واحد تحویل گیرنده) بایستی به امین اموال اعلام گردد.

تبصره ۱: تحویل تصویر پروانه خروج موقت اموال به انضمام فاکتور تعمیرات به واحد مالی الزامی است.

فصل ششم – کالاها و اموال اسقاطی

۳۴- کالا و اموال اسقاطی به کلیه کالاها و لوازم اعم از سرمایه ای اطلاق می گردد که بر اثر استفاده و یا بدون استفاده، به طور کلی ماهیت اصلی خویش را از دست داده و غیرقابل استفاده می باشد.

۳۵- تشخیص اسقاطی بودن اموال و نیز احراز عدم نیاز با پیشنهاد واحد بهره بردار بر عهده کارشناسان منتخب رئیس موسسه می باشد.

۳۶- اموال منقول اسقاط شده یا مازاد بر نیاز موسسه، توسط هیاتی مرکب از معاون توسعه مدیریت و منابع (یا مقام مجاز از طرف ایشان) مدیر امور مالی (یا مقام مجاز از طرف ایشان) و یک نفر کارشناس خبره و متعهد با انتخاب رئیس موسسه مشخص و تعیین می گردند. فروش این گونه اموال، با رعایت مفاد آیین نامه مالی و معاملاتی موسسه مجاز می باشد و وجوه حاصل از فروش آن ها با رعایت قوانین بودجه سنواتی به حساب موسسه واریز می گردد.

تبصره ۱: اموال منقولی که فروش آن ها به موجب قانون ممنوع می باشد، از شمول این ماده مستثنی است.

تبصره ۲: اتخاذ تصمیم در مورد اموال مذکور، پس از حذف از دفاتر با رعایت صرف و صلاح موسسه به عهده رئیس موسسه یا مقام مجاز از طرف او خواهد بود.

۳۷- نماینده رئیس موسسه ریاست کمیسیون اموال اسقاطی را به عهده خواهد داشت.

۳۸- امین اموال، مسئول تشکیل کمیسیون تشخیص اموال اسقاطی می باشد.

۳۹- اعضای کمیسیون تشخیص اموال اسقاط نسبت به بازدید اموال اسقاط با رعایت آیین نامه مالی و معاملاتی و مفاد این دستورالعمل اقدام و در صورت تایید، مراتب را صورت جلسه و با قید تاریخ و ساعت تشکیل جلسه آن را امضا می نمایند.

۴۰- صورت جلسه لیست اموال اسقاط در دو نسخه تهیه گردیده که یک نسخه نزد امین اموال و نسخه ای دیگر نزد مسئول واحد مربوطه تحویل می گردد.

۴۱- اسناد اموال اسقاطی با حضور اعضای جلسه همراه با یک نسخه از صورت جلسه جهت انجام فرآیند مزایده به مدیریت پشتیبانی و امور رفاهی تحویل می گردد.

۴۲- امین اموال موظف می باشد بر اساس ریز اقلام مذکور، اموال را تحویل گرفته و آن ها را در محل انبار اسقاط نگهداری نماید.

۴۳- امین اموال بایستی از طریق شماره جمعداری، مال اسقاطی را در دفتر اموال مشخص و سپس مقابل آن در ستون (مدرک حذف مال) تاریخ و شماره صورت جلسه اموال اسقاطی را ثبت نماید.

۴۴- واحد مالی موسسه نیز باید بر اساس لیست مذکور، نسبت به برکناری اقلام اسقاطی از حساب تاسیسات در جریان بهره برداری اقدام نماید.

۴۵- امین اموال باید اموال اسقاط شده را از لیست اموال موجود در اتاق ها کسر نماید.

۴۶- تبدیل به احسن نمودن اموال غیر منقول موسسه (به استثنای اموال غیر منقولی که از نفایس و آثار ملی و بناهای تاریخی است)، از طریق فروش یا تهاتر اموال مذکور، پس از تصویب هیئت امنا و با رعایت مفاد آیین نامه مالی و معاملاتی موسسه مجاز می باشد. وجوه حاصل از فروش این گونه اموال با رعایت قوانین بودجه سنواتی به حساب موسسه واریز می گردد. بدیهی است مولد سازی املاک دانشگاه تابع قانون کشوری می باشد.

تبصره: ارزیابی و تعیین مبنای قیمت اموال غیر منقول قابل فروش با نظر کارشناسان رسمی دادگستری یا کارشناسان منتخب رئیس موسسه صورت می پذیرد.

۴۷- هدایای غیر نقدی که اشخاص حقیقی و حقوقی به موسسه اهدا می کنند، جزو اموال موسسه محسوب می گردد. اموال مذکور بعد از قیمت گذاری توسط کارشناسان منتخب رئیس موسسه و صدور قبض انبار و حواله توزیع مصرف تحویل واحد استفاده کننده می گردد. نحوه استفاده اموال اهدایی بر اساس نیت اهدا کننده و در صورت عدم اعلام، با رعایت مفاد آیین نامه مالی و معاملاتی موسسه خواهد بود.

۴۸- فرآیند فروش اموال اسقاطی و ارائه مدارک به مدیریت امور مالی دانشگاه به شرح زیر می باشد:

• تا سقف معاملات جزئی: تهیه لیست اموال اسقاط توسط امین اموال با همکاری کارشناسان منتخب.
• کارشناسان منتخب می بایست تک تک اجناس را رویت نموده و از اسقاط بودن آن اطمینان حاصل نمایند.
• چیدمان اموال باید به گونه ای باشد که برای بازدید کننده قابل رویت باشد.
• بارگزاری لیست اموال مورد مزایده در سامانه تدارکات الکترونیکی دولت.
• بعد از بارگزاری لیست اموال اسقاطی و انجام فرآیند مزایده، موسسه حق تغییر، برداشت، کسر و جابجایی اموال مزایده ای را تحت هیچ شرایطی نخواهد داشت.
• در فرآیند فروش اموال اسقاطی، خریدار اذعان نماید که کلیه اجناس به رویت اینجانب رسیده و از کم و کیف آن آگاه است و در صورت برنده شدن حق هر گونه اعتراضی در این خصوص را از خود سلب و ساقط می نماید.
• در خصوص اموالی که به صورت کیلویی به فروش می رسد ضروری است فردی به عنوان نماینده رئیس واحد به همراه راننده خودرو جهت توزین اعزام گردد و در زمان بارگیری مسئول حراست واحد یا نماینده قانونی وی به همراه امین اموال بر انتقال اموال فروش رفته، نظارت داشته و از شخص خریدار (برنده مزایده) رسید اخذ شود و همزمان برگ خروج صادر گردد.
• اخذ فیش واریز وجه از خریدار توسط مامور فروش و اخذ تاییدیه از امور مالی واحد مربوطه.
• تهیه صورت جلسه تحویل اجناس به برنده مزایده با امضا خریدار، امین اموال، نماینده حراست، رئیس امور مالی و رئیس واحد.
• تحویل لیست اموال فرستاده (فروش رفته) به انضمام سایر مستندات فروش به مدیریت امور مالی جهت صدور سند حسابداری.

فصل هفتم – صدمات و خسارات وارده به اموال

۴۹- هرگاه یک واحد اموال یا جنس به علت حادثه ای از بین برود و یا آسیب ببیند، واحد استفاده کننده باید مراتب را به امین اموال اطلاع دهد.

۵۰- امین اموال باید فورا از اموال آسیب دیده بازدید و گزارشی در مورد علت و زمان وقوع حادثه تهیه و با هماهنگی رئیس امور مالی واحد به رئیس واحد تسلیم نماید.

۵۱- در صورتی که اموالی بر اثر سهل انگاری و قصور استفاده کننده دچار آسیب شده باشد، کارشناسان منتخب رئیس موسسه نسبت به تشخیص و برآورد خسارت وارده اقدام و بر اساس آیین نامه مالی و معاملاتی نسبت به جبران خسارت اقدام گردد.

فصل هشتم – سرقت و فقدان اموال

۵۲- هر گاه یک واحد اموال مفقود گردد، استفاده کننده باید در اسرع وقت مراتب را به اطلاع امین اموال برساند.

۵۳- امین اموال مکلف است گزارشی از اموال مفقود شده را تهیه و آن را با هماهنگی رئیس واحد به رئیس موسسه اعلام نماید.

۵۴- رئیس موسسه مکلف است در صورت مفقود شدن یا از بین رفتن اموال در اثر سرقت، آتش سوزی یا هر علت دیگری درموارد تسامح در حفظ و نگهداری اموال و استفاده غیر مجاز از اموال مذکور، نسبت به اعلام موضوع حسب مورد به مراجع صلاحیتدار اداری، انتظامی و قضایی و پیگیری امر تا حصول نتیجه نهایی اقدام لازم را به عمل آورد. در صورتی که موسسه، اموالی را به طور امانی از اشخاص حقیقی یا حقوقی در اختیار داشته باشند، مکلفند در مورد اموال مذکور نیز مفاد این ماده را رعایت نمایند.

۵۵- حفظ و نگهداری حساب اموالی که برای مصارف خاص از طرف اشخاص به موسسه اهدا شده یا می شود، ضمن رعایت نظر اهداکنندگان اموال مشمول مقررات این آیین نامه خواهد بود.

۵۶- اموال سرقت شده، مفقود یا از بین رفته موسسه در موارد زیر از دفاتر مربوط حذف خواهند شد:

الف – در صورت دستگیری سارق و بدست نیامدن مال، پس از طی مراحل نهایی رسیدگی به موضوع در مراجع صلاحیتدار.

ب – در صورت پیدا نشدن مال مفقود شده، سارق یا مال سرقت شده و اعلام بی گناهی و عدم سو نیت مسئولین امر توسط مراجع ذیصلاح.

تبصره ۱: هر گاه مال سرقت شده یا مفقود، بعد از حذف از دفاتر پیدا و مسترد شود باید مانند اموال رسیده مجددا در سیستم مربوط ثبت شود.

تبصره ۲: در مواردی که اموال بر اثر حوادث ناگهانی از قبیل سیل، زلزله، جنگ و حوادث مشابه از بین برود با موافقت رئیس موسسه یا سازمان مربوط و یا مقام مجاز از طرف آنها اموال مذکور از دفاتر اموال حذف خواهد شد.

۵۷- امین اموال با در نظر گرفتن موارد فوق الذکر می تواند نسبت به حذف مال مربوطه از سیستم اموال اقدام نماید ذکر شماره و تاریخ گزارش نتیجه موضوع بند ۸۰ و ۸۱ در دفتر اموال (در ستون مدرک حذف مال) ضروری است.

۵۸- امین اموال مدارک مربوطه را در جهت اعمال حساب به امور مالی ارسال می نماید.

فصل نهم – نحوه نظارت:

۵۹- به منظور ایجاد هماهنگی و وحدت رویه در اجرای این دستورالعمل، وظایف زیر به عهده کمیته فنی مدیران مالی (موضوع ماده ۱۰۵ آیین نامه مالی و معاملاتی) خواهد بود:

الف – ایجاد وحدت و هماهنگی در مورد اجرای قوانین و مقررات حاکم بر اموال دانشگاهها از طریق تهیه و ابلاغ فرمهای اموالی، دستورالعمل نگهداری حساب اموال و سایر دستورالعمل‌های لازم.

ب – راهنمایی و رفع ابهامات و اشکالاتی که برای دانشگاهها در زمینه اجرای این دستورالعمل به وجود می آید.

ج – بررسی نیازهای آموزشی در زمینه حسن اجرای قوانین و مقررات حاکم بر این دستورالعمل.

۶۰- مدیر امور مالی موسسه بر اساس آیین نامه مالی و معاملاتی نسبت به شناسایی و نگهداری حساب مقداری و ریالی اموال و دارایی‌های موسسه و نظارت موثر بر اموال موسسه و تمرکز حساب آنها اقدام خواهد کرد.

فصل ده – موارد متفرقه:

۶۱- اموال منقولی که با توجه به اهداف موسسه به منظور کمک یا اعانه و یا جهت اهدا از محل اعتبارات مربوط خریداری می شود از لحاظ واگذاری به دریافت کنندگان کمک و یا اهدا، مشمول مقررات این دستورالعمل نمی باشد و تابع ضوابط و مقررات مربوط به خود خواهد بود.

۶۲- موسسه موظف است به تشخیص هیئت رئیسه، نسبت به بیمه نمودن اموال منقول و غیرمنقول خود اقدام نماید.

۶۳- کلیه کالاهای وارده به انبار موسسه تا زمانی که در انبار نگهداری می شوند مشخصات آنها صرفا در سیستم انبار ثبت خواهد شد و ضرورتی به الصاق برچسب و نگهداری حساب اموال نخواهد داشت.

۶۴- حداقل یک بار در سال، امین اموال مکلف است نسبت به بازدید کلیه اموال تحت ابوابجمعی خود اقدام و لیستی از مغایرت اموال تحویل شده، تهیه و به مدیر امور مالی موسسه اعلام نماید.

۶۵- اقلام و لوازمی که در حکم اموال مصرفی هستند با در نظر گرفتن ارزش ریالی، بر اساس مبلغ اعلامی سالیانه از طریق وزارت امور اقتصادی و دارایی ابلاغ خواهد شد.

۶۶- کتابهای موجود در کتابخانه جزو ابوابجمعی امین اموال موسسه می باشد و لیست کتب موجود در کتابخانه بعد از فهرست برداری، طی صورتجلسه ای تحویل مسئول کتابخانه خواهد شد.

۶۷- حداقل یک بار در سال، امین اموال مکلف است با حضور مسئول کتابخانه نسبت به لیست برداری کتابهای موجود اقدام و در دو نسخه نسبت به تنظم صورتجلسه اقدام خواهد شد. یک نسخه از صورتجلسات مذکور نزد مسئول کتابخانه و نسخه دیگر به امین اموال تحویل می گردد.

۶۸- مسئولیت کسری کتاب ها با مسئول کتابخانه موسسه بوده و در صورت قصور در حفظ و نگهداری، بایستی نسبت به جبران خسارت آنها اقدام نماید.

۶۹- حداقل یک بار در سال، امین اموال و مسئول مربوطه در واحد نسبت به تطبیق فهرست تجهیزات اقدام و مراتب طی دو نسخه صورتجلسه و امضا می گردد. یک نسخه از صورتجلسه مذکور نزد مسئول مربوطه در واحد و نسخه دیگر به امین اموال تسلیم می گردد.

۷۰- هرگونه اصلاح، تغییر یا اضافه نمودن مواد جدید به این دستورالعمل منوط به پیشنهاد موسسه و تصویب هیات امنا خواهد بود.

۷۱- اموال مذکور مورد نظر دستورالعمل به شرح زیر طبقه بندی می گردد:

• اثاثیه و منصوبات
• وسایل نقلیه زمینی و زیرزمینی
• ماشین آلات و تجهیزات
• ساختمان و مستحدثات
• زمین
• اقلام گرانبها
• دارایی‌های زیستی
• وسایل و ادوات دریایی
• وسایل و ادوات هوایی
• جاده ها
• تاسیسات
• شبکه های توزیع و انتقال
• سدها
• میراث ملی
• دارایی در جریان تکمیل
• پیش پرداخت بابت عملیات سرمایه ای
• سایر دارایی‌های ثابت مشهود

تبصره: هر گونه تغییر در طبقات اموال تابع دستورالعمل های ابلاغی وزارت اقتصاد و دارایی خواهد بود.

فرم شماره ۱: کنترل فیزیکی دارایی های ثابت موجود در قسمت های هر واحد از دانشگاه

دانشگاه علوم پزشکی …

فرم کنترل فیزیکی دارایی های ثابت

• شماره:
• تاریخ:
• نام واحد:
• نام مسئول واحد:

ستونهای جدول: شماره پلاک – نام دارایی – تحویل گیرنده – محل استقرار – وضعیت دارایی (✓): سالم – مصوب – برخی اسقاط – بلا استفاده

امضا مسئول واحد – امضا جمعدار اموال

فرم شماره ۲: لیست اموال موجود در هر قسمت

دانشگاه علوم پزشکی …

لیست اقلام موجود

• شماره:
• تاریخ:
• نام واحد:
• نام قسمت:
• نام مسئول قسمت:

ستونهای جدول: ردیف – شماره پلاک – نام دارایی – مشخصات دارایی – تحویل گیرنده – ملاحظات و توضیحات

امضا مسئول قسمت – امضا جمعدار اموال

فرم شماره ۳: تغییر وضعیت دارایی

دانشگاه علوم پزشکی …

فرم تغییر وضعیت دارایی

• شماره:
• تاریخ:
• نام واحد:
• عنوان دارایی:
• شماره اموال:
• مشخصات دارایی:
• نام تحویل گیرنده:

شرح عدم انطباق که باعث برکناری شده است: …………..

تایید مدیر واحد

نظر مسئول فنی: …………..

تایید مسئول فنی

بدین وسیله تایید می گردد کالای فوق الذکر جهت تعمیرات ارسال گردد. تایید مدیر واحد

بدین وسیله تایید می گردد کالای فوق الذکر بدلیل اسقاط / عدم استفاده / مفقود شدن / از بین رفتن، تغییر وضعیت داده شد. تایید مدیر واحد

بدین وسیله تایید می گردد کالای فوق الذکر در ساعت ………….. مورخ ………….. از شرکت خارج گردید. نام و امضا مامور حراست

اداره محترم انبارها: با سلام، لطفا نسبت به تحویل کالای فوق در انبار نگهداری در انبار کالای مازاد اقدام لازم به عمل آید. جمعدار اموال

کالای فوق الذکر در مورخ ………….. طی رسید اموال شماره ………….. تحویل انبار گردید. نام و امضا مسئول انبار

جمعدار اموال – مدیر مالی

فرم شماره ۴: جابجایی اموال بین قسمت ها و همکاران

دانشگاه علوم پزشکی …

فرم درخواست جابجایی اموال بین قسمت ها و همکاران

• شماره:
• تاریخ:

مدیریت محترم واحد …………..

احتراما به دلیل …………..

لازم به نظر می رسد که اقلام مشروحه ذیل / لیست پیوست، به ترتیب زیر جابجا گردد.

جابجایی (✓): بین قسمت ها (قبلی: از محل / جدید: به محل) – بین افراد (قبلی: از / جدید: به)

خواهشمند است دستور فرمایید اقدامات مقتضی در این مورد به عمل آید.

ستونهای جدول: ردیف – پلاک قدیم – پلاک جدید – نام دارایی – مشخصات دارایی – ملاحظات

نام و امضا درخواست کننده

به: امور محترم مالی / حسابداری اموال / جمعدار اموال – با سلام و احترام لطفا اقدامات لازم برای انتقال اقلام مشروحه فوق به ترتیب ذکر شده صورت گیرد. نام و امضا مدیر واحد

به: امور محترم مالی / حسابداری اموال / جمعدار اموال – با سلام و احترام، انجام اقدامات لازم برای انتقال اقلام مشروحه فوق به ترتیب ذکر شده از نظر این واحد بلامانع است. نام و امضا مدیر دفتر

اداره محترم خدمات عمومی – با سلام و احترام جابجایی اقلام فوق از محل ………….. به محل ………….. بلامانع است. حسابداری اموال / جمعدار اموال

دفتر محترم حراست (قسمت حراست فیزیکی) – با سلام و احترام مراتب جهت استحضار و دستور صادر لازم به حضور ارسال می گردد. اقلام فوق برابر مشخصات و ترتیب ذکر شده توسط ………….. به شماره ………….. مورخ / / انتقال می یابد. رییس اداره خدمات عمومی

اداره محترم خدمات عمومی – با سلام و احترام برابر هماهنگی به عمل آمده با واحد نگهبانی، اقدام از نظر این قسمت بلامانع است. مسئول حفاظت فیزیکی

بدین وسیله تایید می گردد اقلام فوق در تاریخ ………….. تحویل این جانب ………….. در واحد ………….. گردید.

تحویل دهنده – تحویل گیرنده – جمعدار اموال – مدیر مالی

فرم شماره ____ – حواله اموال

دانشگاه علوم پزشکی …

«حواله اموال»

مشخصات سربرگ: نام تحویل‌دار، شماره دستور کار، شماره حواله، تاریخ، کد انبار، نام انبار.

شماره نامه درخواست کننده: …

وضعیت کالا: جدید □ مستعمل □ اسقاطی □

افراد درخواستی سابق درخواست کالا به جمعداری … جهت استفاده در … تحویل شود.

امضا، مقامی / تایید مدیر مربوط / ضریب کننده / حسابدار اموال.

کد کالا	نام دارایی	مشخصات دارایی	طبقه و گروه دارایی	مرکز هزینه	محل استقرار	شماره پلاک الصاق شده	بهای کالا

جمع بهای حواله: …

متصدی کارت‌کنی – انباردار / رییس اداره انبارها / نماینده فنی / تحویل گیرنده — نام و نام خانوادگی و امضا.

فرم صورت‌برداری اثاثیه و منصوبات حین تحویل و تحول

دانشگاه علوم پزشکی و خدمات بهداشتی درمانی

اداره حسابداری اموال، کالا و خدمات

تاریخ صورت‌برداری: … / صفحه … از … / طبقه اموال: … / واحد: …

ردیف	پلاک	مشخصات اموال (شرح)	نام مسئول نگهداشت	کشور	مدل	سریال	توضیحات	وضعیت (۱، ۲، ۳، ۴)
۱ تا ۲۵

راهنمای وضعیت: ۱- نو، ۲- قابل استفاده، ۳- مازاد، ۴- اسقاط.

تحویل گیرنده / حسابدار امین اموال قبلی / حسابدار امین اموال جدید / مسئول امور مالی واحد / رییس واحد.

فرم اعلام کسری اموال شبکه / بیمارستان / معاونت / دانشکده

باتوجه به تنظیم فرم ۱۶ اموال تحت ابوابجمعی آقای / خانم … و مطابقت با صورت اموال واحد، اقلام مشروحه ذیل رویت نگردیده است. خواهشمند است در این خصوص دستور لازم صادر فرمایید.

ردیف	سریال طبقه اموال	پلاک قدیم	شرح	محل	طبقه	الصاق	مسئول نگهداشت	توضیحات
۱ تا ۵

حسابدار امین اموال جدید / رییس امور مالی واحد.

نظر رییس محترم واحد:

امضا رییس واحد.

صورتجلسه حذف اموال تکمیل شده در سیستم نظام نوین مالی

تاریخ: … شماره: … پیوست: …

با توجه به بررسی‌های به عمل آمده در خصوص اموال تکمیل شده سیستم حسابداری اموال، کالا و خدمات این واحد و طبق لیست پیوست، تعداد … قلم اموال مورد اشاره که به تایید مسئول تجهیزات پزشکی □ مسئول تاسیسات □ مسئول مرکز کامپیوتر □ مسئول نقلیه □ مسئول … □ رسیده است: مصرفی □ تصنی □ تکراری □ سایر □ … تشخیص داده شده که به دلایل اشتباهات کاربری در سیستم، جزو اموال پلاک خور لحاظ گردیده که طبق تایید امضا کنندگان ذیل و طبق شماره این صورتجلسه، کنارت اموال آن از دفتر اموال سیستم نظام نوین مالی حذف گردد.

مسئول اموال مرکز / مسئول امور مالی / رییس واحد.

پروانه خروج اموال پلاک خور و غیر پلاک خور

باسمه تعالی

تاریخ: … شماره: … پیوست: …

مسئول محترم انتظامات دانشگاه اصفهان

با سلام و احترام

بدینوسیله اجازه داده می‌شود اموال زیر توسط خانم / آقای … به مسئولیت واحد … به مقصد … به وسیله خودرو … به شماره انتظامی … به طور دائم □ موقت □ به علت … بر اساس … (مجوز پیوست) خارج گردد.

ردیف	شماره برچسب	نام و مشخصات اموال	تعداد / مقدار	تاریخ عودت مال	ملاحظات
۱ تا ۵

تحویل گیرنده / مسئول خروج اموال / مهر و امضا حسابدار امین اموال / واحد تایید کننده لیست اموال / مهر و امضا رییس واحد / متقاضی خروج اموال.

مهر و امضا سرپرست اداره / مهر و امضا مدیریت خدمات پشتیبانی / حسابداری کالا، اموال و خدمات دانشگاه / تایید کننده نهایی.

1. علت خروج شامل: مازاد نیاز پیمانکار و شخصی (پلاک خور دانشگاه نمی‌باشد)، تعمیر، آماده‌سازی، فروش / واگذاری یا استفاده موقت.
2. نوع مجوز با ذکر شماره شامل: حواله انبار، سند انتقال، درخواست کارپردازی، مجوز فروش و جابجایی (مدت اعتبار این مجوز از تاریخ صدور حداکثر ۳ روز می‌باشد و بدون امضا کامل و مهر فاقد اعتبار می‌باشد).

فرم ۱۷ – پروانه خروج اموال

دانشگاه علوم پزشکی و خدمات بهداشتی، درمانی

نام واحد: … شماره: …

شماره ردیف	شماره برچسب	سه اثاثی (اسقاط، خروج)	پلاک	نام و مشخصات کامل مال (مطابق ثبت رسیده‌ها)	تعداد	علت خروج	نام و نام خانوادگی تحویل گیرنده	نام و نام خانوادگی تایید کننده	تعداد	وضعیت	تاریخ بازگشت	ملاحظات
۱ تا ۱۰

نام و نام خانوادگی حسابدار امین اموال / نام و نام خانوادگی مسئول امور مالی واحد / نام و نام خانوادگی رییس واحد — و امضا.

فرم شماره ۲۰ – صورتجلسه فروش اموال

تاریخ: … شماره: … پیوست: …

شبکه / واحد / دانشکده / معاونت / بیمارستان: …

(صورتحساب فرستاده)

ردیف	شماره برچسب قدیم	سریال طبقه اموال	شرح مشخصات مال	ارزش دفتری	شماره صورتجلسه مزایده حضوری	توضیحات
۱ تا ۱۰

گواهی می‌شود اموال مشروحه فوق براساس صورتجلسه پیوست فروش مزایده حضوری به شماره … مقررات مربوط به آیین‌نامه مالی و معاملاتی دانشگاه‌ها و رعایت سایر مقررات مربوطه در تاریخ … به آقای / خانم … خریدار فروخته و به موجب این سند تحویل خریدار گردید.

نام و نام خانوادگی حسابدار امین اموال واحد مزایده گزار / نام و نام خانوادگی مسئول امور مالی واحد مزایده گزار / نام و نام خانوادگی رییس واحد مزایده گزار / نام و نام خانوادگی رییس اداره حسابداری کالا، اموال و خدمات دانشگاه — و امضا.

پروانه خروج: (این قسمت برای خروج اموال مشروحه فوق از درب خروج واحد انتقال دهنده باید تکمیل شود).

فرم ۲۱ – صورتجلسه حوادث (فقدان، آتش سوزی، سیل، سرقت و غیره)

تاریخ: … شماره: … پیوست: …

ردیف	شماره پلاک قدیم عددی	کد طبقه اموال	سریال طبقه اموال	شرح مشخصات مال	شرح حادثه	ملاحظات
۱ تا ۵

امضا کنندگان (زیر گواهی می‌دهیم مال / اموال مشروحه بالا که در اختیار آقای / خانم … در ساعت … تاریخ … در محل … به جهات مذکور در ستون شرح حادثه و ملاحظات و مدارک ضمیمه / سرقت شده / از بین رفته / خسارت دیده است.

نام و نام خانوادگی / شامل / محل سکونت / کار / امضا:

مراتب بالا گواهی می‌شود:

نام و نام خانوادگی حسابدار امین اموال / نام و نام خانوادگی رییس امور مالی / نام و نام خانوادگی رییس واحد / نام و نام خانوادگی رییس اداره حسابداری کالا، اموال و خدمات — توضیح و امضا.

نسخه اول امین اموال – نسخه دوم اداره حسابداری کالا، اموال و خدمات – نسخه سوم حسابداری مرکز.

منبع: دستورالعمل های اجرایی هیات امنا — مصوب ۱۴۰۳/۰۶/۲۴

دانلود فایل کامل (PDF): دستورالعمل اموال دانشگاه های علوم پزشکی کشور

کانال تلگرام @hospitalaccounting
منبع : سایت حسابداری بیمارستان