بررسی و شناسایی فاکتورهای صوری یا دارای اشکال
1. الزامات فاکتور
1. فاکتور باید مهر و امضا داشته باشه.
مثلا کارپرداز خرید میکنه و می‌گه فروشنده مهر نداشت یا شماره فاکتور نزده بود.
2. فاکتور نباید خط‌خوردگی داشته باشه.
3. اگر کد ملی داده شده ایراد داره یا اسم فروشگاه با شماره حسابش نمی‌خونه، موضوع باید بررسی بشه. به عنوان مثال: کارپرداز از فروشگاه برادران دلاور خرید کرده ولی تو فاکتور شماره حساب فردی بنام احسان حقی رو دادن.
طبق آئین نامه فقط می‌تونیم به حساب خود شخص یا قائم‌مقام قانونیش پول واریز کنیم.
2. بررسی رسید دستگاه پوز (POS) رسید پوز باید از نظر تاریخ، اسم فروشگاه و مبلغ با فاکتور مطابقت داشته باشه. هر مغایرتی می‌تونه نشونه مشکل‌دار بودن فاکتور باشه. در صورتی که فکر میکنید این مبلغ از کارت تنخواه به حساب اون شخص یا شرکت واریز نشده، بهتره که از سامانه بام تراکنش های کارت تنخواه کارپردازی رو چک کنید.
3. بررسی مالیات بر ارزش افزوده بعضی از اقلام اصلا مشمول مالیات ارزش افزوده نیستن، ولی فروشنده از ما مطالبه میکنه.
1. باید چک بشه که اون کالا یا خدمت واقعا مشمول مالیاته یا نه.
2. بعضی وقت ها ممکنه یه کالایی مشمول باشه ولی درصدش کمتر از چیزی باشه که تو فاکتور خورده. مثلا شرکت میاد برای قند ۱۰٪ ارزش افزوده در فاکتور صورتحساب میکنه در صورتی که تو اون تاریخ فقط مشمول یک درصد بوده.
3. فروشنده اصلا مجاز به دریافت ارزش افزوده نیست و تو فاکتور ارزش افزوده رو هم محاسبه کرد، حتما باید از طریق سایت گواهی ارزش افزوده چک بشه و ضمیمه سند کنید.
4. بررسی نوع کالا و خدمات مندرج در فاکتور با نوع فعالیت شرکت کالایی که تو فاکتور هست باید با نوع فعالیت ثبت‌شده فروشنده همخوانی داشته باشه
مثلا یکی چند تا شرکت داره، ولی فاکتور خرید لوازم آشپزخونه رو از شرکت تجهیزات پزشکی‌اش می‌فرسته. این کار رو بعضی وقتا برای استفاده راحت‌تر از اعتبارات دارویی انجام می‌دن.
5. کنترل تکراری نبودن فاکتور ممکنه کارپرداز یه فاکتور رو به‌صورت اشتباهی یا حتی عمدی دوبار به اپراتور برای ثبت شدن بده.
6. فاصله زمانی بین درخواست خرید تا اجرای کار اگه فاصله زمانی بین درخواست خرید تا انجام کار زیاد باشه، باید دلیلش بررسی بشه. معمولا برای کالا و خدماتی که نیاز به تایید ناظر فنی یا دانشگاه دارن این مورد طبیعیه. ولی برای خریدهای عادی، فاصله غیرمعمول می‌تونه مشکوک باشه.
7. بررسی فروشندگان پرتکرار اگه با یه فروشنده جدید تو مدت کوتاهی همکاری زیادی شده، بهتره از قسمت مدیریت کالا و خدمات یه گزارش کلی بگیرین و تعداد تکرار فاکتورهای ثبت شده در بازه های دو ماهه یا 4 ماهه.رو بررسی کنین.
بررسی کنین که تو این مدت بیشترین فاکتور از طرف چه فروشنده‌هایی صادر شده. مثلا شرکتی که تو دو ماه بیست تا فاکتور داده و شماره فاکتورهاش از ۱ تا ۲۰ هست، قطعا باید بررسی بشه.
این مورد مشکوک‌تر می‌شه وقتی اون شرکت فقط با کد ملی ثبت شده و هیچ شناسه ملی یا کد اقتصادی نداره. | #رسیدگی_به_اسناد #کارپردازی
@hospitalaccounting
کانال تلگرام @hospitalaccounting
منبع : سایت حسابداری بیمارستان